Come fare una riconciliazione con QuickBooks Online

Per gli utenti di QuickBooks Online, c'è un modo semplice e veloce per riconciliare gli estratti conto bancari. Spiegheremo cos'è una riconciliazione bancaria, perché sono importanti e come completarne una utilizzando QuickBooks.

Indipendentemente dal fatto che tu possieda un'attività in crescita o sia un lavoratore autonomo, un software di contabilità come QuickBooks Online può aiutarti a gestire meglio le tue finanze offrendo un modo più semplice per riconciliare i conti bancari e quelli delle carte di credito. Anche i contabili delle piccole imprese apprezzano la funzione di riconciliazione automatizzata di QuickBooks Online che consente di riconciliare i tuoi account in pochi minuti, non in ore.

Ti forniremo un rapido tutorial sulla riconciliazione, evidenzieremo i passaggi necessari per utilizzare questa pratica funzione e ti avviseremo a cosa prestare attenzione quando utilizzi la funzione di riconciliazione.

Panoramica:cos'è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione del conto bancario viene utilizzata per garantire che il saldo della contabilità generale e il saldo bancario corrispondano. Questo viene fatto rilevando discrepanze tra i due conti, trovando le informazioni mancanti e apportando eventuali aggiunte o correzioni nella tua contabilità generale.

Ad esempio, se la tua banca ti addebita regolarmente una commissione di servizio ogni mese, non verrà registrata nella tua contabilità generale, lasciandoti con un saldo impreciso. Supponendo che non ci siano altre transazioni in sospeso che devono essere registrate, una volta registrata la commissione per i servizi bancari nella contabilità generale, il saldo bancario e il saldo della contabilità generale dovrebbero corrispondere.

Cosa considerare prima di riconciliarti con QuickBooks Online

Sebbene il collegamento del tuo conto bancario direttamente a un'applicazione software di contabilità come QuickBooks Online semplifichi il monitoraggio e l'abbinamento delle transazioni, devi comunque completare il processo di riconciliazione.

Potrebbe essere necessario prendere in considerazione quando riconcilia i tuoi conti se hai collegato i tuoi conti bancari all'applicazione o se stai semplicemente caricando le tue transazioni elettronicamente a fine mese. Ecco alcune altre cose che potresti prendere in considerazione quando utilizzi QuickBooks Online.

1. Il tuo estratto conto e la tua contabilità generale raramente corrispondono

Sebbene riduca la quantità di tempo che devi dedicare al lavoro per riconciliare i tuoi conti, le probabilità del tuo estratto conto bancario e della corrispondenza immediata della tua contabilità generale sono piuttosto ridotte. Non è che non ci siano vantaggi nel collegare il tuo conto bancario al tuo software, ma non fa tutto il lavoro per te. L'unica volta in cui è probabile che i due corrispondano è se non ci sono attività sull'account.

2. Tieni traccia degli assegni in sospeso

Se paghi i tuoi fornitori o i tuoi dipendenti con un assegno, dovrai tenere traccia di tali assegni. Soprattutto, dovrai sapere quanti assegni in sospeso hai alla fine del mese.

Ad esempio, se paghi i tuoi fornitori con un assegno eseguito l'ultimo giorno lavorativo del mese, nessuno di questi assegni avrà cancellato la banca quando sarai pronto per riconciliare il tuo account. Sebbene gli assegni in sospeso non richiedano una registrazione prima nota aggiuntiva, poiché sono già registrati, ti consigliamo di sottrarli dal tuo saldo bancario finale per riconciliare il saldo con la tua contabilità generale.

3. Cerca sempre gli errori

È facile presumere che le grandi istituzioni finanziarie non commettano errori, ma lo fanno. Alcuni anni fa, ho avuto assegni appartenenti a qualcun altro in compensazione nel mio conto per tre mesi di seguito. Se non avessi guardato gli assegni che stavano liquidando per abbinarli alle mie transazioni, è probabile che non li avrei mai individuati.

Ciò è particolarmente vero se hai difficoltà a conciliare i due equilibri. Controlla sempre se qualcosa ha cancellato il tuo account che semplicemente non appartiene a lì.

Come fare una riconciliazione con QuickBooks Online

QuickBooks Online rende molto più semplice riconciliare i tuoi conti bancari e può anche riconciliare i conti delle carte di credito. Tieni presente che mentre l'applicazione fa un buon lavoro nell'abbinare automaticamente le transazioni tra la tua contabilità generale e il tuo conto bancario, dovrai comunque fare un po' di lavoro, in particolare se un numero elevato di transazioni viene elaborato tramite il tuo account.

Per iniziare a riconciliare i tuoi account, segui questa semplice procedura in tre passaggi.

1. Scegli l'account che desideri riconciliare

In QuickBooks Online, puoi scegliere di riconciliare tutti i tuoi conti collegati, così come i conti bancari che non sono collegati. Se vuoi riconciliare il tuo conto corrente, dovresti semplicemente scegliere il controllo dal menu a discesa. Puoi anche riconciliare vari conti attivi e passivi utilizzando la funzione di riconciliazione.

Assicurati sempre che il tuo saldo iniziale in QuickBooks Online corrisponda al tuo saldo iniziale sul tuo estratto conto. Se non hai eseguito una riconciliazione per il mese precedente, questi saldi potrebbero non corrispondere. Una volta che sei certo che lo facciano, puoi inserire il saldo finale che si trova sull'estratto conto bancario e la data di fine dell'estratto conto.

2. Inizia a riconciliare l'account

Se hai collegato i tuoi conti bancari a QuickBooks Online, è importante che tutte le transazioni scaricate siano state abbinate alle spese registrate. Anche queste transazioni dovranno essere classificate prima di continuare con il processo di riconciliazione.

Una volta completata questa, l'eventuale differenza tra i due saldi verrà evidenziata nella pagina di riconciliazione. Se hai transazioni molto limitate per il mese, i saldi di QuickBooks Online e dell'estratto conto potrebbero corrispondere, il che è raro ma indicherebbe che non è necessaria un'ulteriore riconciliazione.

3. Confronta i totali degli estratti conto con i totali di QuickBooks Online

L'ultima parte del processo di riconciliazione consiste nel confrontare i totali degli estratti conto con i totali di QuickBooks Online. Una volta che una spesa sul tuo estratto conto può essere abbinata a una spesa registrata, puoi fare clic sul cerchio accanto all'importo per abbinare i due importi.

Dovresti continuare questo processo fino a quando tutte le transazioni non sono state contabilizzate seguendo la stessa procedura indipendentemente dal fatto che i tuoi conti bancari siano collegati o che tu abbia inserito le transazioni manualmente.

Assicurati di annotare tutte le transazioni che appaiono in QuickBooks ma non sono sul tuo estratto conto, così come tutte le transazioni sul tuo estratto conto che non appaiono in QuickBooks. Queste discrepanze di riconciliazione dovrebbero fare la differenza tra i due.

Ad esempio, se il tuo estratto conto mostra una commissione bancaria o un altro addebito, è probabile che l'addebito non sia stato registrato. Puoi riscontrare lo stesso problema se usi la tua carta di credito per pagare una bolletta ma ti sei dimenticato di registrarla in QuickBooks Online.

In tal caso, tutto ciò che devi fare è registrare le transazioni in QuickBooks Online utilizzando la schermata delle spese sopra. La registrazione della spesa servirà a ridurre la differenza tra l'estratto conto e il saldo di QuickBooks Online, fornendoti il ​​saldo riconciliato. La stessa procedura dovrebbe essere completata per i depositi effettuati ma non registrati nella contabilità generale registrandoli nella funzione Ricevute.

Riconciliare gli account è più facile utilizzando QuickBooks Online

Se hai paura di riconciliare i tuoi conti bancari, l'utilizzo della funzione di riconciliazione in QuickBooks Online renderà il compito molto più semplice. Come bonus, puoi anche utilizzare il processo di riconciliazione per gestire l'attività del tuo piano dei conti, così puoi essere certo che i totali del tuo conto siano accurati, il che significa che anche i tuoi rendiconti finanziari sono accurati.

Se sei un utente di QuickBooks Online, smetti di passare ore a riconciliare i tuoi account e inizia a utilizzare questa funzione per risparmiare tempo oggi stesso.