Come registrare una spesa prepagata

I risconti attivi si riferiscono a spese pagate prima del sostenimento della spesa. Ogni volta che si paga una fattura in anticipo, è considerata una spesa prepagata e deve essere registrata come tale.

Pagare le spese fa parte del fare affari. Ma alcune spese vengono gestite in modo diverso rispetto ad altre. Ad esempio, se paghi l'affitto il 31 gennaio per febbraio, non si tratta di una spesa prepagata. Ma se paghi l'affitto per l'intero anno a venire, si tratta di una spesa prepagata e deve essere registrata come tale.

Scopri di più sulle spese anticipate, sul modo in cui influiscono sui tuoi rendiconti finanziari e sul motivo per cui devono essere registrate in modo diverso dalle spese normali.

Panoramica:cos'è una spesa prepagata?

Una spesa prepagata è qualsiasi spesa pagata che non è stata ancora sostenuta. Conosciute anche come spese differite, la registrazione di queste spese fa parte del processo di contabilità per competenza. Richiede di registrare le spese quando sono sostenute, contabilizzandole in quel momento. Se utilizzi la contabilità di cassa, non devi preoccuparti delle spese prepagate. Nella contabilità di cassa, registri una spesa solo quando il denaro passa di mano.

Una spesa prepagata apparirà nel tuo bilancio come un'attività e, man mano che l'attività viene utilizzata, apparirà nel tuo conto economico come una spesa.

Ad esempio, ti trasferisci in un nuovo edificio alla fine di dicembre, con il primo mese di affitto in scadenza il 1 gennaio. Poiché il tuo nuovo padrone di casa ti ha permesso di trasferirti in anticipo, ora ti chiede di pagare l'affitto per l'intero anno, in anticipo.

I tuoi canoni mensili sono di $ 2.000, quindi paghi l'intero $ 24.000 alla fine di dicembre, addebitando un conto spese di affitto prepagato e accreditando sul tuo conto bancario $ 24.000, con il conto di affitto prepagato registrato come conto patrimoniale.

Quando arriva gennaio, devi quindi addebitare $ 2.000 come spese di affitto per gennaio e accreditare il tuo conto spese di affitto prepagato per $ 2.000, lasciandoti con un saldo di $ 22.000. I $ 2.000 che hai speso per l'affitto di gennaio appaiono sul tuo conto economico come spese per l'affitto, mentre il tuo conto patrimoniale prepagato viene ridotto di $ 2.000 sul tuo bilancio. Alla fine dell'anno, avrai speso l'intero importo di $ 24.000 e il tuo conto per l'affitto prepagato avrà un saldo di $ 0.

A volte, il tuo software di contabilità può gestire il processo di creazione delle spese di ammortamento, quindi le tue registrazioni mensili verranno completate automaticamente. Se utilizzi i libri mastri manuali per la tua contabilità, puoi creare un foglio di calcolo che delinei le tue spese mensili che dovranno essere registrate nella tua contabilità generale come movimento di rettifica.

Come registrare una spesa anticipata

Farai diversi passaggi per registrare correttamente le tue spese prepagate. Ciò inizia con la determinazione se l'importo deve essere spesato in più periodi contabili, quanto dovrebbe essere spesato in ciascun periodo e per quanto tempo. Ad esempio, se paghi in anticipo le spese di contabilità per $ 1.650, per coprire i prossimi sei mesi, dovresti spendere $ 275 al mese per sei mesi.

1. Paga la spesa

Il primo passo per registrare una spesa anticipata è l'acquisto effettivo della spesa. Ad esempio, se paghi la tua assicurazione per l'anno successivo, pagherai prima la spesa, assicurandoti di registrarla correttamente.

Data	Account	Addebito	Credito
01-01-2021	Assicurazione prepagata	$ 12.000
01-01-2021	Conto contanti		$ 12.000

Questa registrazione prima nota viene completata per stabilire il tuo conto patrimoniale di assicurazione prepagata che rappresenta l'importo prepagato. La voce riduce anche il tuo Conto Cash dell'importo pagato. Ricorda, per tenere traccia correttamente le spese anticipate, devono essere registrate nella tua contabilità generale come un'attività per spese anticipate, con una parte dell'attività prepagata contabilizzata per ogni mese come una spesa.

2. Registra la spesa nella tua contabilità generale

Il tuo prossimo passo sarebbe registrare le spese di assicurazione per i prossimi 12 mesi. Potresti essere in grado di impostare una registrazione a giornale ricorrente nel tuo software di contabilità che la completerà automaticamente. In caso contrario, dovrai creare un piano di ammortamento per aiutarti a determinare quanto devi pagare ogni mese e per quanti mesi. Ciò è particolarmente importante se il periodo di tempo è inferiore a 12 mesi.

Data	Account	Addebito	Credito
31-01-2021	Spese assicurative	$ 1.000
31-01-2021	Assicurazione prepagata		$ 1.000

La prima nota mostra come viene registrata la prima spesa di gennaio.

3. Inserisci la spesa mensile per ciascun periodo contabile

Poiché dividi la spesa assicurativa in modo uniforme per l'anno, dovrai registrare la spesa ogni mese, il che significa che la registrazione prima nota sopra dovrà essere registrata ogni mese per i successivi dodici mesi.

Se stai creando un foglio di lavoro per tenere traccia delle tue spese mensili, sarebbe simile a questo.

Account	Data di pagamento	Importo pagato	Periodo di copertura	gennaio	febbraio	marzo
Assicurazione prepagata	1-2-2021	$ 12.000	dal 1-1-2021 al 31-12-2021	$ 1.200	$ 1.200	$ 1.200
Affitto prepagato	1-2-2021	$ 24.000	dal 1-1-2021 al 31-12-2021	$ 2.000	$ 2.000	$ 2.000
Conservatore legale	1-2-2021	$  3.000	dal 1-1-2021 al 31-12-2021	$   250	$   250	$   250

Il foglio di calcolo continuerà fino a dicembre, visualizzando l'importo che dovrà essere speso ogni mese. Questo può essere utile per creare le tue voci di rettifica mensili.

Queste voci influiranno anche sui tuoi rendiconti finanziari, con il tuo conto patrimoniale (assicurazione prepagata) costantemente ridotto mentre l'importo delle tue spese assicurative aumenterà.

4. Continua il processo fino a quando il conto spese prepagato è di $ 0

A dicembre, registrerai la voce del diario un'ultima volta. Questa voce finale chiuderà il saldo della tua assicurazione prepagata a $ 0, mentre la tua spesa assicurativa per l'anno sarà di $ 12.000.

Data	Account	Addebito	Credito
31-12-2021	Spese assicurative	$ 1.000
31-12-2021	Assicurazione prepagata		$ 1.000

Esempi di spese anticipate

Quasi tutte le spese pagate in anticipo possono essere considerate spese prepagate. Di seguito sono elencate le spese prepagate comuni che potrebbero essere sostenute dalle piccole imprese.

• Assicurazione (salute, vita e proprietà)
• Tasse
• Affitto
• Spese legali
• Ritenuti
• Forniture sfuse
• Tutto pagato in anticipo

Ad esempio, a causa di recenti problemi legali, Jill mette il suo avvocato in fermo. La tassa di mantenimento è di $ 3.000 all'anno. Sebbene paghi per intero l'acconto, Jill deve comunque determinare quanto dovrà spendere ogni mese poiché l'acconto viene utilizzato.

$ 3.000 ÷ 12 =$ 250

In primo luogo, Jill dovrà registrare il pagamento iniziale al suo avvocato per $ 3.000.

Data	Account	Addebito	Credito
1-05-2021	Spese legali prepagate	$ 3.000
05-01-2021	Conto contanti		$ 3.000

Dopo che il suo pagamento è stato registrato, Jill dovrà quindi registrare le spese legali ogni mese fino a quando non viene utilizzato il fermo e il conto spese legali prepagate ha un saldo di $ 0.

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2021	Spese legali	$ 250
31-1-2021	Spese legali prepagate		$ 250

Le spese anticipate possono essere gestite facilmente

Se non sei un contabile esperto, gestire le spese prepagate può sembrare complicato, ma si tratta semplicemente di registrare il costo come un bene e poi prendere una spesa ogni mese per utilizzare parte di quel bene.

Il modo più semplice per gestire le spese prepagate è utilizzare un software di contabilità, che registrerà automaticamente una registrazione prima nota ogni mese per ridurre il saldo nei conti prepagati. Ma anche se utilizzi semplicemente un foglio di calcolo per calcolare le tue spese mensili, la gestione delle spese prepagate è una delle cose più facili che dovrai gestire.