Come preparare un budget in contanti per la tua attività

I budget di cassa aiutano gli imprenditori a prevedere il loro saldo di cassa nel prossimo futuro. Ecco i sei passaggi per creare un budget di cassa per la tua attività.

Tengo una citazione di Coco Chanel incorniciata sulla mia scrivania. Si legge:"Le cose migliori della vita sono gratuite. I secondi migliori sono molto, molto costosi. La gestione di una piccola impresa rientra esattamente in quest'ultima categoria, la maggior parte di noi può essere d'accordo.

La liquidità è la linfa vitale di qualsiasi piccola impresa, quindi è fondamentale monitorare la posizione di cassa della tua azienda e prevedere come cambierà nel prossimo futuro.

Panoramica:cos'è un budget di cassa?

Un budget di cassa, chiamato anche budget di cassa combinato, è uno strumento di pianificazione finanziaria che prevede quando il denaro entrerà e lascerà la tua attività, di solito su base mensile o trimestrale.

Il budget evidenzia le aree in cui la tua azienda potrebbe non avere abbastanza soldi per coprire i pagamenti essenziali, come i salari dei dipendenti, i pagamenti dei debiti e le emergenze. Può anche identificare i momenti in cui potresti avere troppi soldi, un buon problema da avere.

Tutti i budget di cassa seguono la stessa formula:

Saldo di cassa di apertura + afflussi di cassa - Deflusso di cassa =Saldo di cassa di chiusura

Tenere traccia della posizione di cassa futura della tua azienda può impedire alla tua attività di rimanere temporaneamente senza liquidità. Ad esempio, un budget di cassa può segnalare una potenziale carenza di liquidità a distanza di mesi a cui puoi rimediare ora assicurandoti una linea di credito. Non puoi ottenere l'approvazione per un prestito dall'oggi al domani, quindi la pianificazione può acquistare la longevità della tua attività.

I budget di cassa riflettono gli incassi e i pagamenti basati sul budget principale della tua azienda, un'aspettativa di alto livello di entrate e spese future.

Esempio di budget di cassa

Un budget di cassa è un conto economico, un estratto conto bancario e un rendiconto finanziario tutto in uno.

Dai un'occhiata all'esempio di budget di cassa semestrale riportato di seguito. Inizia fornendo il saldo di cassa di apertura previsto, che è lo stesso del saldo di cassa di chiusura del mese precedente.

Nel mezzo, c'è spazio per ogni tipo di riscossione di contanti, come le vendite in contanti e i pagamenti dei clienti sulle vendite a credito e i pagamenti in contanti per le spese e i pagamenti di prestiti. Ho adottato un approccio di budget flessibile, stimando i costi di spedizione come percentuale delle vendite in contanti dell'azienda per il mese.

Il budget di cassa termina con una carenza di cassa o un'eccedenza in base al saldo di cassa target dell'azienda, l'importo minimo di denaro che l'azienda è disposta ad avere alla fine del mese.

La società prevede flussi di cassa in entrata - per portare più di quanto spende - a febbraio, marzo e aprile. I contanti stanno arrivando e le spese sono relativamente basse. La vita è bella.

Tuttavia, stanno pianificando deflussi di cassa netti a gennaio, maggio e giugno, dove la società prevede di spendere più di quanto incassa. Non dovrebbe essere un problema a maggio, dal momento che il saldo di cassa termina al di sopra dei $ 70.000 target. Tuttavia, l'azienda deve considerare come se la caverà con migliaia di persone in meno di quanto vorrebbe mantenere per le emergenze a gennaio e giugno.

Come preparare un budget di cassa per la tua attività

La preparazione di un budget di cassa richiede uno sguardo al futuro. Avrai bisogno del tuo software di contabilità, dell'ultimo estratto conto e di una sfera di cristallo per completare tutti e sei i passaggi.

1. Crea un modello di budget di cassa

Il posto migliore per fare un budget di cassa è in Microsoft Excel. Un potente strumento per la contabilità delle piccole imprese, Excel ti dà le redini per personalizzare il tuo budget di cassa. Copia il formato sopra; Sarò onorato.

Alcuni pacchetti software di contabilità hanno funzionalità di budgeting, quindi puoi seguire quella strada se è disponibile per te.

2. Determina il periodo di tempo

Pensa a quanto vorresti proiettare il flusso di cassa della tua azienda. L'orizzonte temporale di un budget di cassa non deve superare un anno; è improbabile che tu possa fare una proiezione realistica così lontano in futuro.

In questa fase di pianificazione, valuta se desideri stimare le tue entrate e uscite di cassa su base mensile o trimestrale. Dovresti preparare un budget di cassa trimestrale solo quando la tua azienda ha accumulato liquidità sufficiente per coprire le spese per l'intero trimestre.

Potresti diventare anche più specifico di un mensile, ma sarebbe più lavoro di quanto valga la pena. Le aziende hanno spesso la leva per ritardare i pagamenti in contanti entro un periodo di 30 giorni per evitare carenze di denaro temporanee.

3. Identificare un saldo di cassa obiettivo

Proprio come gli individui, le aziende dovrebbero avere un fondo in contanti di emergenza se i tempi si fanno difficili. Proteggi almeno tre mesi di spese in contanti e promettiti di non spenderli a meno che non ti trovi in ​​circostanze disastrose.

Gli imprenditori solitari senza dipendenti possono sfruttare a doppio scopo i loro risparmi personali in caso di emergenza.

4. Inserisci il saldo di cassa corrente della tua azienda

L'attuale saldo di cassa della tua attività potrebbe essere l'unico numero certo nell'intero budget. Includi il saldo di cassa corrente della tua azienda, inclusi i risparmi e i piccoli contanti.

I proprietari individuali senza un conto bancario aziendale separato potrebbero non avere un saldo iniziale di per sé. Inserisci l'importo che hai messo da parte per finanziare le spese aziendali future.

5. Prepara e analizza il rendiconto finanziario della tua attività

Per prevedere il futuro, guarda indietro ai flussi di cassa della tua azienda. Apri un rendiconto finanziario mese per mese nel tuo software di contabilità ed esamina come la tua azienda spende e raccoglie denaro.

Il rendiconto finanziario dovrebbe anche essere la base per tutte le categorie del budget di cassa. Come mostrato nell'esempio sopra, ogni riga di incasso o pagamento rappresenta una riga sul rendiconto finanziario.

6. Proietta il flusso di cassa della tua azienda

Ecco la parte più impegnativa. Prevedi il flusso di cassa della tua azienda inserendo gli incassi e i pagamenti stimati dell'azienda. Segui la nostra guida alle proiezioni finanziarie.

Inizia stimando le entrate di cassa stimate della tua azienda, chiamate anche entrate di cassa. Gli incassi su crediti, vendite in contanti e interessi sul reddito sono i flussi di cassa più comuni.

Quindi, stima i pagamenti in contanti o le uscite di cassa. Prendi in considerazione le spese operative, come l'affitto e le utenze, gli acquisti di inventario e il debito incombente e il pagamento delle tasse. I produttori incorporano anche gli acquisti di materie prime previsti delineati nei loro budget di produzione.

Dovresti avere un budget di cassa a tutti gli effetti ormai. Chiedi a un collega di esaminarlo per assicurarti di non perdere nessun prestito o pagamento delle tasse.

3 migliori pratiche durante la preparazione di un budget di cassa

Tieni in considerazione questi suggerimenti quando prevedi la posizione di cassa futura della tua attività.

1. Approfitta della tecnologia

L'intelligenza artificiale (AI) non è qui per prendere il lavoro del tuo contabile, ancora. Tuttavia, la contabilità AI può aiutarti a sviluppare il tuo budget di cassa.

I software di contabilità come Intuit QuickBooks Online e Xero creano automaticamente proiezioni del flusso di cassa a breve termine basate sui recenti modelli di spesa della tua azienda. I conti business della Bank of America fanno lo stesso.

Anche se potresti saperne di più sui debiti imminenti e sui pagamenti delle tasse rispetto al tuo software, dai un'occhiata a cosa si aspettano in futuro.

2. Confronta il flusso di cassa previsto e quello effettivo

Migliora la precisione dei budget di cassa futuri sovrapponendo il flusso di cassa effettivo e preventivato e analizzando le varianze.

Il confronto tra i numeri previsti e quelli effettivi potrebbe rivelare modelli di riscossione e pagamento che inizialmente non avevi riconosciuto. I tuoi futuri budget di cassa saranno migliori per questo.

3. Avere un piano per eccedenze e carenze di cassa

Elabora un piano per garantire denaro contante per mantenere a galla la tua attività durante la siccità di cassa.

Molte piccole imprese stabiliscono linee di credito revolving, un tipo di prestito, per appianare potenziali problemi di flusso di cassa. Quando la tua azienda ha bisogno di contanti, può tirare su la sua linea di credito. Quando il debito viene rimborsato, hai immediatamente diritto a prelevare più denaro, fino al tuo limite di credito.

Allo stesso modo, troppi contanti in banca significano che potresti perdere l'opportunità di investire nella crescita della tua attività. Crea una strategia di crescita da attuare durante i periodi di prosperità.

I budget non sono scritti in concreto

I budget di cassa sono una parte essenziale della pianificazione finanziaria di una piccola impresa. Sebbene le spese occasionalmente escano dal nulla e minaccino di rovinare la tua attività, avere un budget di cassa può aiutarti a vedere dietro gli angoli con abbastanza tempo per reagire.