Come utilizzare le registrazioni di storno nella contabilità aziendale

Lo storno delle voci annulla le voci del diario registrate in precedenza. Ti mostriamo come utilizzare lo storno delle voci per mantenere i registri contabili delle piccole imprese in modo più efficiente.

La contabilità è lo studio del passato finanziario della tua azienda. E, come abbiamo visto in molti film di Hollywood, accadono cose brutte quando provi a pasticciare con il passato.

Ecco perché è un passo falso per la contabilità eliminare le transazioni nel tuo software di contabilità. Gli imprenditori dovrebbero familiarizzare con lo storno delle voci, che può cancellare le transazioni registrate in precedenza senza cancellare i dati finanziari.

Panoramica:cosa sono le voci di storno?

Gli imprenditori utilizzano le registrazioni di storno per neutralizzare le prime note preparate nel periodo contabile precedente. Le scritture di storno vengono utilizzate nella contabilità per competenza, in cui le entrate e le spese sono registrate quando guadagnate e sostenute e non solo quando sono coinvolti contanti.

Le imprese per competenza, guidate dal principio di congruenza, predispongono scritture rettificative in modo che i ricavi e le spese siano rilevati nel periodo opportuno. Il primo giorno del periodo contabile successivo possono preparare scritture di storno che azzerano le scritture di rettifica.

La preparazione delle voci di storno è un passaggio intermedio facoltativo tra la registrazione di entrate o spese e l'ingresso o l'uscita di contanti dalla tua attività. Molti imprenditori implementano lo storno delle voci per ridurre la probabilità di conteggiare due volte entrate e spese.

La voce di storno più comune è per il libro paga. In primo luogo, si registra una registrazione di rettifica alla fine del mese per i salari dovuti ma non ancora pagati. Si registra una registrazione di storno il primo del nuovo mese, aprendo la strada alla registrazione prima nota del libro paga il giorno di paga.

Senza la registrazione di storno, rischi di registrare accidentalmente le spese del personale due volte:una alla fine del primo mese e di nuovo il giorno di paga.

Le aziende utilizzano anche lo storno di voci per eliminare le transazioni registrate erroneamente. Puoi fare in modo che gli errori di trasposizione e altri errori scompaiano con una voce di inversione. Le registrazioni di storno sono un tipo di registrazione prima nota, che è il modo in cui le aziende registrano le transazioni.

3 vantaggi dell'utilizzo delle voci di storno

Le voci di annullamento sono facoltative, ma le consiglio vivamente. Ecco perché dovresti implementare lo storno delle voci nel tuo sistema di contabilità per piccole imprese.

1. Riducono la probabilità di errori contabili

Le scritture di storno, che sono generalmente registrate il primo giorno di un periodo contabile, cancellano le registrazioni di rettifica del periodo precedente. Riducono la probabilità di duplicare entrate e spese e commettere altri errori.

Supponi di essere un consulente che utilizza il metodo di competenza. Stai aspettando un conto dal tuo appaltatore indipendente che prevedi sia di circa $ 10.000, ma non l'hai ancora ricevuto per posta. Invece di aspettare il conto, alla fine del mese registri una spesa di $ 10.000.

Per mantenere puliti i tuoi registri contabili, registri una voce di storno il primo del mese successivo che riporta la tua passività a $ 0. Quindi, quando il conto arriva a $ 9.500, registri una nuova registrazione prima nota per $ 9.500 in spese di consulenza e conti da pagare.

Senza una voce di storno, avresti una spesa di $ 10.000 sui tuoi libri contabili fino all'arrivo del conto. Dovresti quindi fare un po' di contabilità e ginnastica aritmetica per registrare accuratamente la fattura di $ 9.500.

Immagina quanto sarebbe facile dimenticare di aver registrato $ 10.000 il mese scorso. In assenza di una voce di storno, finiresti per mostrare una spesa di $ 19.500 per il lavoro dell'appaltatore, un errore che a volte è difficile da cogliere.

2. Semplificano le cose per più contabili

Se hai più di una persona che lavora con il tuo software di contabilità, lo storno delle voci può aiutarti a evitare errori dovuti a problemi di comunicazione.

Lo storno delle voci annulla i ratei di entrate e spese, semplificando la registrazione delle transazioni senza dover guardare indietro a ciò che qualcun altro ha già registrato.

Supponiamo che tu e il tuo coniuge condividete le responsabilità di contabilità. Il 31 marzo hai registrato una registrazione prima nota entrate di $ 2.000 per un cliente il cui lavoro è stato completato ma non l'hai ancora fatturato. L'hai registrato a tarda notte e non l'hai detto immediatamente al tuo coniuge perché hai una regola di non parlare di lavoro dopo le 18:00

Quando il tuo coniuge invia le fatture il 3 aprile, il software di contabilità registra automaticamente altri $ 2.000 di crediti per lo stesso cliente. A sua insaputa, le entrate della tua azienda vengono gonfiate di $ 2.000.

Se la tua azienda utilizzasse lo storno di voci, avresti rendiconti finanziari accurati e un punto dolente in meno con il tuo coniuge.

3. Creano una traccia di controllo per gli errori

È buona norma non eliminare le voci del diario, anche se c'è un errore. Il modo migliore per correggere le registrazioni contabili è registrare una registrazione di storno e creare una registrazione prima nota fresca e corretta.

Il software di contabilità numera automaticamente tutte le voci di giornale in modo che i revisori possano tenere facilmente traccia delle eliminazioni. I revisori dei conti metteranno in discussione i documenti contabili con voci di giornale mancanti poiché potrebbero essere un segno di illeciti finanziari.

Anche se potresti essere stato ben intenzionato a eliminare le voci di diario errate, è meglio presentare le tue carte ai revisori mostrando loro le tue voci di diario errate e correttive.

Un esempio di annullamento delle voci

Timothy possiede Tim's Antiques, un negozio di curiosità a Boston. Ha due dipendenti che vengono pagati ogni lunedì per il lavoro della settimana precedente. Ragioniere in un'altra vita, Timothy usa la contabilità per competenza.

L'ultimo giorno di settembre cade di mercoledì. Il 30 settembre, Timothy registra un accumulo di stipendio per riflettere i salari dovuti ma non pagati per lunedì, martedì e mercoledì. Ogni dipendente guadagna $ 250 al giorno lavorativo.

La registrazione prima nota di rettifica è la seguente. (Per semplicità, sto ignorando le tasse sui salari, ma vuoi includere qui tutte le passività sui salari.)

Data	Account	Addebito	Credito
30/9	Spese salariali	$ 1.500
30/9	Stipendi da pagare		$ 1.500

L'accumulo di stipendio è di $ 1.500, che rappresenta tre giorni di stipendio per due dipendenti ($ 250 per giorno lavorativo x 2 dipendenti x 3 giorni).

Il 1 ottobre, Timothy registra una voce di storno, che ribalta i conti addebitati e accreditati. La registrazione prima nota neutralizza la registrazione prima nota del 30 settembre, rendendola come se non fosse mai accaduta e il conto stipendi di Timothy torna a $ 0.

Data	Account	Addebito	Credito
1/10	Stipendi da pagare	$ 1.500
1/10	Spese salariali		$ 1.500

Quando il giorno di paga arriva il 5 ottobre, Timothy registra una registrazione nel diario delle retribuzioni per l'intero importo che deve ai suoi dipendenti, che è di $ 2.500 ($ 250 per giorno lavorativo x 2 dipendenti x 5 giorni lavorativi).

Data	Account	Addebito	Credito
5/10	Spese salariali	$ 2.500
10/5	Contanti		$ 2.500

L'accantonamento del 30 settembre rifletteva tre giorni di stipendio, ma ora deve ai dipendenti per aver lavorato cinque giorni. Dal momento che ha stornato i salari maturati, la registrazione prima nota del libro paga riguarda l'intero importo pagato ai dipendenti.

Non dimenticare di registrare le voci di storno

Lo storno delle voci può aiutarti a gestire le tue registrazioni contabili in modo più efficiente. Uno svantaggio è quanto sia facile dimenticare di stornare le voci all'inizio del mese. Lega un nastro attorno al dito o metti una nota sul calendario per ricordarti di registrare le voci invertite.