Capire i subledger e perché ne hai bisogno

I subledger fanno parte della tua contabilità generale e forniscono dettagli su specifici account ad alta attività. Scopri di più sui subledger e sul perché sono importanti per la tua piccola impresa.

Un libro mastro o un libro mastro sussidiario fornisce i dettagli che costituiscono il saldo di specifici conti di contabilità generale. Poiché i conti di contabilità generale forniscono solo un saldo finale per ogni conto particolare, viene utilizzato un libro mastro sussidiario per fornire i dettagli che risultano in quel saldo di contabilità generale. Solo gli account ad alta attività nella tua contabilità generale utilizzeranno una contabilità secondaria.

Panoramica:cos'è un subledger?

Immagina di guardare la tua contabilità generale e vedere che attualmente devi $ 4.500 ai tuoi fornitori, ma non avere idea di quanto devi a ciascun fornitore particolare. Lo stesso problema può anche influire sul saldo attivo dei tuoi conti. Sebbene il tuo saldo di contabilità generale ti informi che i tuoi clienti devono attualmente $ 10.000, come puoi raccogliere quei fondi e dare seguito ai ritardi di pagamento se non sai quali clienti devono quanto?

Ecco perché le riviste sussidiarie sono così importanti. Forniscono i dettagli per conti di contabilità generale ad alta attività, semplificando il pagamento delle bollette e la riscossione dei saldi dai clienti. I conti di contabilità sussidiaria sono comuni per i conti principali di contabilità generale come contanti, conti fornitori, conti attivi e vendite. Esempi di subledger includono quanto segue:

• Account cliente
• Account fornitore
• Conti bancari
• Conti di vendita
• Conti cespiti

Se la tua attività è molto piccola e hai solo uno o due fornitori o clienti, puoi facilmente tenere traccia dei tuoi saldi nella tua contabilità generale. Ma una volta che l'attività del fornitore o del cliente aumenta, avrai bisogno di un modo per tenere traccia delle singole transazioni che compongono il saldo di quei conti di contabilità generale. Solo la contabilità subledger lo farà.

Se stai utilizzando un software di contabilità per gestire le tue finanze aziendali, il tuo software creerà automaticamente conti subledger per te, eliminando la necessità di tenere traccia di queste transazioni separatamente. Il software di contabilità renderà irrilevante la questione del subledger rispetto alla contabilità generale.

3 differenze tra una contabilità generale e una contabilità secondaria

Sebbene progettati per funzionare insieme, ci sono alcune differenze tra un libro mastro generale e un libro mastro. Di seguito sono riportati alcuni dei più importanti.

1. La contabilità generale fa parte del tuo piano dei conti

La tua contabilità generale funge da piano dei conti, mentre la tua contabilità secondaria è l'informazione che alimenta la tua contabilità generale ma non ha un proprio piano dei conti. In altre parole, il libro mastro generale può funzionare senza subledger, ma un subledger richiede un libro mastro generale per funzionare correttamente.

2. La contabilità generale e la contabilità secondaria hanno un numero di conti diverso

Il tuo conto di contabilità generale contiene solo un conto specifico per ciascuna categoria, mentre un conto contabile secondario può avere un numero illimitato di transazioni di conto.

Ad esempio, la tua contabilità generale ha un solo conto fornitori, mentre il tuo subledger può avere un numero illimitato di transazioni di conto secondario che costituiscono il totale del tuo conto fornitori.

3. I conti di contabilità generale forniscono riepiloghi, mentre i conti di contabilità secondaria forniscono dettagli

La tua contabilità generale è progettata per fornire il saldo di ciascuno dei conti nel tuo piano dei conti, mentre la contabilità secondaria è progettata per fornirti i dettagli che compongono quel particolare conto.

Contabilità generale	Subledger
Conti master considerati in cui vengono registrate tutte le transazioni e i saldi	Utilizzato per registrare i dettagli del conto di contabilità generale a cui è collegato
Esempi di conti includono banche, crediti, debiti, vendite e immobilizzazioni	Esempi di conti includono transazioni bancarie, conti cliente, conti vendita, conti fornitore e transazioni cespiti
Le informazioni sulla transazione variano da account a account	Ciascun gruppo di transazioni condivide caratteristiche simili
C'è un solo account per ogni categoria	Spesso sono presenti diversi conti per ciascuno dei corrispondenti conti di contabilità generale
Contiene solo informazioni di riepilogo	Contiene informazioni dettagliate su ciascuna transazione
Non ha un requisito di bilanciamento	Deve sommare l'importo visualizzato nel conto di contabilità generale appropriato

Best practice quando si utilizza un subledger

Se stai ancora utilizzando un sistema di contabilità manuale, ci sono alcune cose a cui dovrai prestare molta attenzione quando utilizzi un subledger.

Assicurati che i saldi corrispondano

Il totale della transazione nel tuo conto di contabilità sussidiaria deve sempre corrispondere al totale nella tua contabilità generale. Ad esempio, se disponi di più conti contabili attivi che attualmente equivalgono a $ 15.000, anche il saldo dei tuoi conti attivi nella contabilità generale dovrebbe essere di $ 15.000. Se i saldi non corrispondono, è necessario riconciliare il conto per determinare il motivo della differenza.

Conto di contabilità generale al 31-12-2020	Addebito	Credito
Contabilità clienti	$ 15.000

Subledger dei crediti al 31-12-2020

Data	Cliente	Addebito	Credito	Saldo
10-12-2020	J. Smith	$  1.200		$  1.200
15-12-2020	M. Jones	$ 4.000		$ 5.200
18-12-2020	W. Marrone	$ 5.000		$ 10.200
19-12-2020	C. Johnson	$  1.800		$ 12.000
22-12-2020	S. Smith	$  3.000		$ 15.000
23-12-2020	W. Marrone		$ 5.000	$ 10.000
27-12-2020	J. Johnson	$ 5.000		$ 5.000
31-12-2020	Totale	$ 20.000	$ 5.000	$ 15.000

Assicurati di completare le voci di chiusura dopo la riconciliazione

Dopo aver riconciliato tutti i tuoi conti contabili, assicurati di completare correttamente il ciclo contabile inserendo tutte le voci di chiusura o rettificando le voci che potresti avere, comprese le transazioni mancanti. Potrebbe anche essere necessario annullare eventuali voci duplicate errate.

Considera il passaggio a un sistema di contabilità automatizzato

Se sei stanco di mantenere i subledger per i tuoi conti di contabilità generale ad alto volume, considera di passare al software di contabilità. L'utilizzo di un'applicazione software di contabilità terrà traccia dei totali della tua contabilità secondaria e trasferirà automaticamente il totale di tali transazioni nella tua contabilità generale, eliminando la necessità di tenerne traccia manualmente.

L'utilizzo del software di contabilità elimina anche la necessità di riportare i totali dei conti subledger nella contabilità generale a fine mese. Inoltre, automatizza l'intero processo di registrazione prima nota, quindi le uniche registrazioni di fine mese che dovrai completare sono l'adeguamento delle registrazioni per interessi, ammortamento e ammortamento.

I subledger sono una parte importante del processo contabile

Sebbene la contabilità generale sia la spina dorsale del tuo sistema di contabilità in partita doppia, anche i contabili secondari svolgono un ruolo importante, poiché dettagliano le transazioni che costituiscono i saldi della contabilità generale.

L'uso del software di contabilità può semplificare il processo di mantenimento di più conti subledger, eliminando la necessità di registrare più transazioni manualmente. Può anche ridurre la quantità di tempo che devi dedicare alla ricerca e alla riconciliazione dei conti fuori bilancio.

Ma indipendentemente dal fatto che registri i tuoi conti subledger automaticamente o manualmente, sono una necessità per gestire correttamente la contabilità della tua piccola impresa, quindi assicurati che siano fatti bene.