Perché uso YNAB invece di Quickbooks per gestire la mia attività

Se gestisci una piccola impresa e non devi occuparti dell'inventario fisico, YNAB potrebbe semplificare il tuo flusso di cassa e offrirti più tranquillità per il futuro.

Hai bisogno che un budget è stato progettato come soluzione per il budget personale, ed è così che la maggior parte delle persone lo usa. Ma puoi anche usare YNAB per la tua attività. In effetti, il forum YNAB ha un'intera comunità di proprietari di piccole imprese che condividono suggerimenti sull'uso di YNAB per le imprese.

Abbiamo parlato con Monica, la proprietaria di un'attività di agopuntura e un'appassionata utilizzatrice di YNAB. Ci ha compilato perché YNAB era la soluzione giusta per le sue finanze commerciali e come la usa.

incontra Monica

Monica Fauble è un agopuntore a Filadelfia e usa YNAB sia per le sue finanze commerciali che per le sue finanze personali. Ma non era un principiante al budget quando ha scoperto lo strumento:ha persino usato alcuni dei concetti YNAB prima ancora che sapesse che YNAB esistesse.

“Mi è stato insegnato come calcolare il budget da mio padre (che tiene in modo affettuoso un indirizzo e-mail contenente il moniker 'coupondad' e che una volta ha utilizzato un foglio di calcolo per calcolare i suoi risparmi annuali di affrancatura quando è finalmente passato al pagamento delle bollette online). Durante il primo round della scuola di specializzazione, ho usato Quicken per inserire le spese future come "scarpe" (c'era un outlet Saucony vicino alla mia scuola) con una data futura, mettendo da parte $ 5 o $ 10 alla volta finché non ho saputo di avere i $ 35 per una nuova coppia di scarpe da ginnastica ", ha detto Monica.

(sembra familiare ...)

Quando un'amica ha consigliato YNAB, Monica ha immediatamente riconosciuto che la possibilità di risparmiare per le spese future era una parte fondamentale dello strumento, e lo faceva da anni. In effetti, Monica ha vissuto con uno stipendio di soli $ 9.010 all'anno ($ 750 al mese) durante la scuola di specializzazione per il suo primo master (in letteratura inglese) utilizzando questa strategia di pianificazione in anticipo.

Gli affari di Monica prima di YNAB

Durante il primo anno di attività di Monica, ha utilizzato un foglio di calcolo Excel. Ha monitorato tutto, dalle sue entrate e spese al numero di pazienti che aveva. È stato efficace ma richiede molto tempo.

Ha considerato uno strumento di contabilità aziendale come QuickBooks, ma ha ritenuto che il programma sarebbe stato troppo ingombrante e difficile da usare. E sapeva che non avrebbe avuto la capacità critica di risparmiare per le spese future. Invece, si è bloccata con il suo foglio di calcolo, sapendo che potrebbe pianificare più facilmente le spese mensili e annuali.

"Mentre ero nella scuola di agopuntura, mi sono offerto volontario in una clinica di agopuntura della comunità che utilizzava QuickBooks", ha condiviso Monica. “Una volta sono entrato in una transazione sbagliata e ha causato un grande kerfuffle nella loro contabilità. Sapevo che avere un software così pignolo potrebbe non essere la scelta giusta per me mentre stavo appena iniziando e capire di cosa avevo bisogno. Così ho iniziato con Excel, che sapevo che avrei potuto facilmente abbandonare/passare da dopo. ”

Perché Monica ha scelto YNAB

Circa un anno dopo che Monica ha iniziato la sua attività di agopuntura, un'amica l'ha presentata a YNAB. Immediatamente, ha riconosciuto che YNAB si è intrecciato bene con le abitudini finanziarie che aveva già, come la pianificazione di spese più grandi ma meno frequenti. Non solo l'uso di YNAB ha aiutato a semplificare le finanze commerciali di Monica, ma le ha dato fiducia e l'ha aiutata a rilassarsi.

"Quando ho iniziato a usare YNAB, ho scoperto che mi ha aiutato a potenziare il mio flusso di cassa", ci ha detto Monica. "Entro la fine dell'anno uno in attività, avevo una discreta comprensione di ciò di cui avevo bisogno in termini di spesa su base mensile, trimestrale e annuale."

“YNAB mi ha aiutato a superare il continuo ricalcolo che stavo facendo con Excel, che ha richiesto molti calcoli manuali e ricontrolla per assicurarmi di essere davvero in linea con i miei obiettivi. Excel richiedeva troppa energia mentale e alla fine era un drenaggio per la mia attenzione e la mia potenza cerebrale. ”

Comprendere la componente finanziaria è particolarmente importante nell'agopuntura, un campo in cui la proprietà delle piccole imprese è il corso naturale.

"Una delle sfide dell'agopuntura come professione è che la maggior parte delle persone che finiscono in una scuola di agopuntura vogliono diventare una guaritrice, ma molte non hanno alcun interesse a possedere un'impresa", ha condiviso Monica. “Sebbene esistano lavori W-2 per agopuntori, sono pochi e rari. Potrebbe non essere necessario fino all'anno 2, o anche 3, di un programma di 3-4 anni che qualcuno nella scuola di agopuntura si rende conto che probabilmente finirà per diventare un piccolo imprenditore. "

Monica ha visto molti dei suoi colleghi lottare con il lato finanziario della loro attività. Ad esempio, vede gli altri agopuntori pagare prezzi più alti per la loro assicurazione di negligenza medica. Non hanno un sistema in atto per pianificare il premio annuale scontato, quindi pagano di più a lungo termine in modo da poter invece pagare un trimestre. Con uno strumento come YNAB, sarebbero in grado di pianificare in anticipo e risparmiare denaro e stress a lungo termine.

E come ci ha detto Monica, “Nessuno vuole lavorare con un agopuntore stressato! I clienti vengono da noi in cerca di stabilità e supporto. Quindi la gestione del denaro è super essenziale per poter continuare ad essere un agopuntore. ”

Come utilizzare YNAB per la tua azienda

Molti proprietari di piccole imprese usano YNAB per aiutarli a gestire le loro finanze commerciali:funziona per qualcosa di più che solo gli agopuntori! Il primo passo che Monica consiglia di prendere è la creazione di categorie nel budget per riflettere ciascuna delle categorie di spese IRS. In questo modo, puoi facilmente consegnare le tue transazioni a un contabile quando il tempo fiscale rotola.

C'è anche un workshop registrato che spiega come avviare la tua attività su YNAB.

Un altro consiglio che Monica consiglia agli imprenditori è di leggere il libro Profit First e implementare i suoi insegnamenti nel tuo budget.

"Sebbene il libro si rivolga ad aziende multimilionarie e io non sono affatto vicino a quel punto di riferimento, una cosa che amo di Profit First è il budget basato sulla percentuale", ha condiviso Monica.

Il metodo Profit First ti consente di decidere in anticipo quale percentuale di entrate destinare a profitto, buste paga, tasse e spese. Dopo aver impostato queste percentuali nella tua attività, è facile decidere come impostare il budget una volta che inizi a generare entrate.

Infine, a Monica piace ricordare ai proprietari di piccole imprese di pianificare il budget solo con i soldi che già hanno.

"Si è tentati di prevedere denaro non ancora ricevuto quando si è autonomi", ha detto Monica. “Ma non farlo! Lavora con ciò che hai e lascia che la scarsità sia dalla tua parte per aiutarti a stabilire le priorità".

Scopri altre risorse YNAB per i proprietari di piccole imprese!

Stai pensando di utilizzare YNAB sia per la tua attività che per le tue finanze personali? Ecco un consiglio per te:puoi avere più di un budget nel tuo account YNAB. Usa un budget per le tue finanze personali e un altro per la tua attività. Quindi usa la funzione "Open Budget" per rimbalzare avanti e indietro secondo necessità.