Capitolo 1 La guida completa all'imposta sulle vendite per i venditori online [Nexus per Stato incluso]

Le tasse possono essere schiaccianti, ma sono essenziali per gestire un'attività di successo.

Per assicurarci di pagare le tasse in modo corretto ed efficiente, abbiamo compilato una guida rapida per aiutare i venditori online a navigare.

In questo capitolo tratteremo l'imposta sulle vendite di e-commerce e la conformità. Entriamo.

Cos'è l'imposta sulle vendite e-commerce?

Iniziamo con le basi dell'imposta sulle vendite dell'e-commerce.

L'imposta sulle vendite è una piccola percentuale di una vendita aggiunta a quella vendita da un rivenditore online.

L'imposta sulle vendite è una "imposta sul consumo", il che significa che i consumatori pagano l'imposta sulle vendite solo sugli articoli tassabili che acquistano al dettaglio.

45 stati degli Stati Uniti e Washington DC hanno tutti un'imposta sulle vendite.

Inoltre, la maggior parte di questi stati consente ad aree locali come città, contee e altri "distretti fiscali speciali" di avere un'imposta sulle vendite.

Ecco perché potresti vedere aree locali, come Rhinebeck, New York, che hanno un importo dispari di imposta sulle vendite combinata.

Ecco tutti i componenti dell'aliquota dell'imposta sulle vendite di Rhinebeck, NY:

L'imposta sulle vendite è regolata a livello statale. Non esiste una legge "nazionale" sull'imposta sulle vendite negli Stati Uniti 

Per questo motivo, i venditori online potrebbero trovarsi a dover affrontare leggi e regole sull'imposta sulle vendite molto diverse quando si occupano di imposta sulle vendite nei diversi stati degli Stati Uniti.

Devi addebitare l'imposta sulle vendite per le vendite e-commerce?

In qualità di rivenditore online, se sei responsabile dell'imposta sulle vendite in uno stato, è tua responsabilità addebitare ai tuoi acquirenti l'importo corretto dell'imposta sulle vendite e rimettere le tasse raccolte allo stato.

Diamo un'occhiata a quando e da quali clienti i venditori online devono riscuotere un'imposta sulle vendite su Internet.

La regola di base per i venditori online quando riscuotono l'imposta sulle vendite è:

• La tua attività ha un nesso di imposta sulle vendite nello stesso stato del tuo cliente.
• Il prodotto è tassabile in quello stato.

Esploriamo questi concetti un po' più in profondità.

1. Nesso dell'imposta sulle vendite.

Il nesso con l'imposta sulle vendite è solo un modo legale di fantasia per dire "connessione significativa" con uno stato.

Se tu, come rivenditore online, hai Nexus in uno stato, allora quello stato ti considera in procinto di addebitare l'imposta sulle vendite agli acquirenti nello stato.

Avrai sempre un nesso di imposta sulle vendite nel tuo stato di origine. Tuttavia, alcune attività commerciali creano un nesso fiscale anche in altri stati.

Modi per avere un nesso di imposta sulle vendite in diversi Stati

• Un luogo:un ufficio, magazzino, negozio o altra presenza fisica di attività commerciali.
• Personale:un dipendente, appaltatore, venditore, installatore o altra persona che lavora per la tua attività.
• Inventario:la maggior parte degli stati considera l'archiviazione dell'inventario nello stato per creare nessi anche se non hai altri luoghi di lavoro o personale.
• Affiliati:qualcuno che pubblicizza i tuoi prodotti in cambio di una riduzione dei profitti crea nessi in molti stati.
• Una relazione di drop shipping:se hai una spedizione di terze parti per i tuoi acquirenti, questo potrebbe creare un nesso.
• Vendita di prodotti a una fiera o altro evento:alcuni stati ritengono che tu abbia un nesso anche se vendi lì solo temporaneamente.
• Nesso economico:superi un importo di vendite in dollari imposto dallo stato in uno stato o effettui un certo numero di transazioni imposto dallo stato in uno stato.

2. Condizioni del nesso di imposta sulle vendite per ogni stato

La maggior parte delle definizioni di nesso include i termini "fare affari" o "impegnarsi in affari".

Requisiti Nexus per Stato:

Quello che segue è l'elenco attuale fino al momento in cui scrivo. Si prega di consultare i siti web statali per confermare.

• Alabama – La sezione 40-23-68 del codice dell'Alabama descrive in dettaglio cosa crea un nesso fiscale sulle vendite in Alabama.
• Arizona – La guida Arizona's Nexus in Arizona descrive in dettaglio cosa crea il nesso fiscale in Arizona.
• Arkansas – La pubblicazione "Arkansas Rules" del Dipartimento delle finanze e dell'amministrazione dell'Arkansas del 2008 illustra il nesso a pagina 1, in "F. Fare affari come."
• California – Leggi qui cosa crea un nesso fiscale sulle vendite in California (modificato dopo il South Dakota v. Wayfair decisione).
• Colorado – Il regolamento 39-26-102.3 del Dipartimento delle entrate del Colorado entra in ciò che crea il nesso fiscale delle vendite nello stato.
• Connecticut – Statuti generali del Connecticut, Titolo 12 Fiscalità, Capitolo 219, sezione 12-407(a)(15)(A) dettaglia cosa costituisce il nesso di imposta sulle vendite. (Puoi trovarlo facilmente in questa lunga pagina di testo cercando il termine esatto "Impegnato in affari nello stato".
• Florida – La Florida chiama i venditori con nexus "rivenditori" e definisce "rivenditore" nella sezione del codice della Florida 212.06.
• Georgia – La Georgia chiama i venditori con il nesso "rivenditori" e definisce il rivenditore in Georgia titolo codice 48, sezione 48-8-2(3). Leggi qui quando i venditori al di fuori dello stato devono riscuotere l'imposta sulle vendite in Georgia.
• Hawaii – Le Hawaii non hanno l'imposta sulle vendite, ma hanno una "accisa generale". La maggior parte degli stati con qualsiasi tipo di presenza alle Hawaii, inclusa la fornitura di servizi, sarà probabilmente soggetta all'accisa generale. Le Hawaii definiscono il fare affari nella loro legge sulle accise generali, capitolo 237-2 (inizia a pag. 4 di questo link).
• Idaho – Idaho ritiene che i "rivenditori impegnati in affari" in Idaho abbiano un nesso fiscale sulle vendite. Ecco come Idaho definisce il nesso fiscale sulle vendite.
• Illinois – L'Illinois ritiene che i "rivenditori" nello stato abbiano un nesso fiscale sulle vendite. Ecco come l'Illinois definisce "rivenditori" (cerca "Rivenditore che mantiene una sede di attività in questo Stato").
• Indiana – Indiana ritiene che i "rivenditori" abbiano un nesso in Indiana. Ecco come Indiana definisce i rivenditori con nexus:Indiana Code 6-2.5-3-1(c) (potrebbe essere necessario scegliere "Capitolo 6:Tassazione", quindi utilizzare la barra di ricerca all'interno del codice).
• Iowa:scopri cosa crea un nesso di imposta sulle vendite in Iowa nella Guida all'imposta sulle vendite e sull'uso dell'Iowa.
• Kansas – Kansas statute 79-3702(h)(1) definisce quali attività commerciali sono considerate per creare un nesso fiscale in Kansas.
• Kentucky:le attività di vendita al dettaglio che creano un nesso in Kentucky sono descritte nello statuto del Kentucky 139.340(2).
• Louisiana – Louisiana ritiene che le entità "Impegnarsi in affari in una giurisdizione fiscale" abbiano un nesso. Questa definizione può essere trovata in Louisiana Code Sez. 47:301(4).
• Maine:puoi trovare ciò che costituisce un nesso di imposta sulle vendite nel Maine nella loro "Guida di riferimento alle imposte sulle vendite".
• Maryland – Maryland definisce ciò che è considerato nesso per i fornitori al di fuori dello stato nelle loro domande frequenti sulle tasse di vendita e utilizzo qui.
• Massachusetts:puoi scoprire cosa costituisce il nesso in questa pagina alla voce "Chi è un venditore di imposte sulle vendite/uso?"
• Michigan – Scopri cosa ha da dire il Michigan sul nesso dell'imposta sulle vendite qui.
• Minnesota – Minnesota definisce il nesso di imposta sulle vendite nello statuto del Minnesota 297A.66.
• Mississippi – Scopri cosa significa fare un nesso tra attività commerciali e imposte sulle vendite nel Mississippi nel Mississippi Code Ann. 27-65-9.
• Missouri – Scopri qui cosa costituisce il nesso di imposta sulle vendite nel Missouri.
• Nebraska – Nebraska Revised Statute 77-2701.13 definisce quali attività commerciali creano un nesso fiscale sulle vendite in Nebraska.
• Nevada – Nevada definisce ciò che crea un nesso di imposta sulle vendite nello stato in una FAQ sull'imposta sulle vendite. È interessante notare che il Nevada ha abrogato la loro definizione di "rivenditore che mantiene una sede di attività" nello stato nel 2007 e non l'ha sostituita. Tuttavia, hanno fornito una guida per i venditori al di fuori dello stato nel documento Tassa sull'uso - Domande e risposte comuni (si apre in word doc!) sul sito Web del Dipartimento delle imposte.
• New Jersey:questo Bollettino tecnico del New Jersey 78-R approfondisce le attività che creano un nesso fiscale sulle vendite nel New Jersey (pag. 2).
• Nuovo Messico – Il New Mexico ha una "imposta sulle entrate lorde" anziché un'imposta sulle vendite. Puoi facilmente scoprire di più su chi deve riscuotere e versare l'imposta sulle entrate lorde qui.
• New York – New York definisce "fornitori" come aventi un nesso fiscale sulle vendite. Puoi trovare la definizione di "fornitore" nella sezione 1101(B)(8) del codice di New York.
• Carolina del Nord:puoi trovare la definizione della Carolina del Nord di "impegnato in affari" (che crea un nesso fiscale sulle vendite) qui (pag. 4 in "Impegnato in affari.")
• Nord Dakota – Nel Nord Dakota, qualsiasi "rivenditore che mantiene una sede di attività in questo stato" ha un nesso. Puoi trovare questa definizione qui (pag. 2).
• Ohio – Ohio discute qui cosa costituisce il nesso per i venditori fuori dallo stato (Sezione (8) "Nesso con lo Stato").
• Oklahoma – Puoi fare clic qui per leggere esattamente ciò che il Dipartimento delle entrate dell'Oklahoma (l'autorità fiscale dell'Oklahoma) ha da dire su ciò che costituisce il nesso di imposta sulle vendite in Oklahoma (pagina 8 – "Luogo di affari.”)
• Pennsylvania – Pennsylvania considera i venditori che "hanno o mantengono una sede commerciale" nello stato come un nesso. Ecco cosa dice il codice della Pennsylvania su ciò che definisce "avere o mantenere una sede di attività".
• Rhode Island – Vedi p.2 di questo documento per ciò che significa "impegnarsi in affari nello stato" del Rhode Island.
• Carolina del Sud – Carolina del Sud specifica chi ha un nesso di imposta sulle vendite nello stato in questa pagina sotto "Chi è tenuto a presentare una dichiarazione dei redditi e utilizzare la vendita?"
• South Dakota – Fai clic qui per vedere "chi ha bisogno di una licenza per l'imposta sulle vendite" in South Dakota.
• Tennessee:puoi trovare la definizione del Tennessee del nesso fiscale sulle vendite per i rivenditori al di fuori dello stato a pagina 11 di questa pubblicazione.
• Texas – Puoi trovare la definizione del Texas di "impegnato in affari" nel codice del Texas Sez. 151.107.
• Utah – Leggi la pubblicazione 37 per ciò che costituisce il nesso di imposta sulle vendite nello Utah.
• Vermont:scopri cosa crea un nesso di imposta sulle vendite per i venditori al di fuori dello stato nel Vermont qui (sotto il sottotitolo (9).)
• Virginia – Virginia ritiene che i "rivenditori" abbiano un nesso fiscale sulle vendite. Scopri come Virginia definisce "rivenditore" qui.
• Washington:questa pubblicazione definisce il nesso nello stato di Washington.
• Washington D.C. – I venditori "impegnati in affari nel distretto" hanno un nesso fiscale sulle vendite nel Distretto di Columbia..
• West Virginia:consulta la pubblicazione delle imposte sulle imprese del West Virginia qui.
• Wisconsin – Visualizza le "attività che creano il nesso del Wisconsin" qui (11.97(3).)
• Wyoming – Il Wyoming ritiene che i "fornitori" abbiano un nesso di imposta sulle vendite. Puoi trovare la definizione di "fornitore" del Wyoming qui sotto "Articolo 1 - Tassa sull'uso statale.

3. Tassabilità del prodotto.

La maggior parte dei beni personali tangibili, come mobili o spazzolini da denti, sono soggetti a tassazione.

Ma alcuni stati fanno eccezioni per determinati prodotti.

Ad esempio, l'abbigliamento non è tassabile in Pennsylvania. Quindi, se vendi vestiti a un cliente in Pennsylvania, non addebitargli l'imposta sulle vendite!

Come altro esempio, lo stato dell'Illinois applica l'imposta sulle vendite a un'aliquota ridotta dell'1% sui prodotti alimentari.

Quindi, se hai un nesso in Illinois e vendi prodotti alimentari, assicurati di addebitare l'aliquota dell'imposta sulle vendite dell'1% anziché l'aliquota dell'imposta sulle vendite completa dell'Illinois. La normale aliquota dell'imposta sulle vendite dell'Illinois è del 6,25% + eventuali aliquote locali applicabili.

Ciascuno stato decide quali articoli sono e non sono tassabili. Se pensi di vendere un articolo che non è tassabile, verifica con il tuo stato.

Se disponi di un nesso di imposta sulle vendite in uno stato e i prodotti che vendi sono tassabili in quello stato, devi registrarti per ottenere un'autorizzazione per l'imposta sulle vendite e riscuotere l'imposta sulle vendite dagli acquirenti in quello stato.

3 passaggi per la conformità all'imposta sulle vendite

Una volta che hai determinato che hai Nexus in uno stato e che stai vendendo articoli tassabili in quello stato, il tuo prossimo passo è ottenere la conformità.

1. Registrati per un permesso fiscale sulle vendite.

Prima di fare qualsiasi altra cosa, ottieni la conformità registrando un permesso per l'imposta sulle vendite nel tuo stato di nesso.

Puoi farlo contattando l'autorità fiscale del tuo stato (di solito chiamata "Dipartimento delle entrate [statale]"). Lo stato richiederà informazioni identificative da te e dalla tua attività e informazioni sulle tue attività commerciali.

Puoi scoprire come registrarti per un permesso di imposta sulle vendite in ogni stato qui.

Non saltare questo passaggio!

La maggior parte degli stati considera illegale riscuotere l'imposta sulle vendite senza un permesso.

Dal loro punto di vista, se riscuoti senza un permesso stai dichiarando ai tuoi clienti che stai riscuotendo l'imposta sulle vendite, ma intascando i soldi per te stesso.

Avere sempre un permesso valido per l'imposta sulle vendite prima di iniziare a riscuotere.

Quando rilasciano il tuo permesso per l'imposta sulle vendite, il tuo stato ti assegnerà anche una frequenza di dichiarazione dell'imposta sulle vendite. Questo è generalmente mensile, trimestrale o annuale.

Come regola generale, maggiore è il volume delle vendite in uno stato, più spesso lo stato vorrà che tu presenti una dichiarazione dei redditi e rimetta l'imposta sulle vendite che hai riscosso.

2. Riscuoti l'imposta sulle vendite.

Quindi, imposta e inizia a riscuotere l'imposta sulle vendite online per tutti i tuoi carrelli della spesa e i marketplace online.

Ogni carrello e mercato della spesa ti consentirà di riscuotere l'imposta sulle vendite, sebbene alcuni motori di riscossione dell'imposta sulle vendite siano più robusti di altri.

Ad esempio, Amazon ha un motore di riscossione dell'imposta sulle vendite molto dettagliato ed esatto.

eBay, d'altra parte, consente ai venditori online di riscuotere solo un'aliquota dell'imposta sulle vendite dagli acquirenti in ogni stato.

Perché è importante poter riscuotere più di un'aliquota dell'imposta sulle vendite per stato? È a causa di un concetto chiamato "approvvigionamento dell'imposta sulle vendite".

Andiamo oltre le basi.

Approvvigionamento dell'imposta sulle vendite basato sull'origine e sulla destinazione

Abbiamo già detto che ogni stato è autorizzato a stabilire le proprie regole e leggi sull'imposta sulle vendite.

Una scelta che gli Stati possono fare è se utilizzare o meno l'approvvigionamento dell'imposta sulle vendite "basato sull'origine" o "basato sulla destinazione".

Ciò significa semplicemente che gli stati possono decidere se i venditori online addebitano l'imposta sulle vendite in base all'aliquota dell'imposta sulle vendite della loro sede aziendale (approvvigionamento basato sull'origine) o se i venditori online sono tenuti a riscuotere l'imposta sulle vendite all'indirizzo di spedizione del cliente (destinazione- approvvigionamento basato.)

La maggior parte degli stati è basata sulla destinazione.

Dal punto di vista dello stato, questo assicura che ogni area locale riceva l'importo esatto dell'imposta sulle vendite riscossa dagli acquirenti nella loro giurisdizione.

Ma può rendere molto difficile la riscossione dell'imposta sulle vendite, la rendicontazione e l'archiviazione per i venditori online che hanno un nesso negli stati di destinazione.

Esempio di riscossione dell'imposta sulle vendite basata sull'origine

Lou vive e vende online dalla sua casa a Irving, in Texas. Il Texas è uno stato di imposta sulle vendite basato sull'origine, quindi quando Lou effettua una vendita a un acquirente ad Archer City, in Texas, addebita a quel cliente la sua tariffa di casa dell'8,25% a Irving.

Non addebita al cliente la tariffa Archer City.

Esempio di riscossione dell'imposta sulle vendite basata sulla destinazione

Amanda vive e vende dalla sua casa a Stamford, New York. New York è uno stato dell'imposta sulle vendite basato sulla destinazione, quindi quando Amanda effettua una vendita e spedisce un articolo a un acquirente a Buffalo, è tenuta ad addebitare al suo cliente l'aliquota dell'imposta sulle vendite di Buffalo.

Non addebita all'acquirente l'aliquota dell'imposta sulle vendite di case a Stamford.

Non hai superato il test delle 2 domande sopra? Puoi leggere molto di più sull'origine e sull'approvvigionamento dell'imposta sulle vendite basato sulla destinazione qui.

3. Segnalare e presentare l'imposta sulle vendite.

Quando hanno rilasciato il tuo permesso per l'imposta sulle vendite, il tuo stato ti ha assegnato una frequenza di dichiarazione dell'imposta sulle vendite.

Ciò significa che la data di scadenza dell'imposta sulle vendite sarà mensile, trimestrale o annuale (e talvolta semestrale).

Tieni presente che le date di scadenza dell'imposta sulle vendite di ogni stato sono leggermente diverse.

La maggior parte degli stati vuole avere tue notizie il 20° giorno del mese successivo al periodo d'imposta, ma altri vogliono avere tue notizie l'ultimo giorno del mese, o il 15, o il 23, ecc.

Quando la data di scadenza arriva, il tuo compito è segnalare l'importo dell'imposta sulle vendite che hai riscosso in ogni stato.

Se lo stato volesse vedere solo un numero, il tuo lavoro sarebbe facile.

Ma per complicare le cose, la maggior parte degli stati vuole sapere quanta tassa sulle vendite hai riscosso dagli acquirenti in ciascuna giurisdizione fiscale.

Ciò significa calcolare l'importo dell'imposta sulle vendite che hai raccolto in ogni stato, città, contea e altre giurisdizioni fiscali speciali in tutti i tuoi stati nexus. (E chi diavolo sa quale città si trova in quale contea in uno stato senza cercarlo?)

Questo processo diventa particolarmente doloroso se vendi su più canali e devi tentare di integrare più di un rapporto sull'imposta sulle vendite.

Fortunatamente, viviamo in un'epoca in cui esiste la tecnologia di automazione del software per l'imposta sulle vendite dell'e-commerce per semplificare questo processo.

Accidenti!

TaxJar è un'app di automazione dell'imposta sulle vendite che puoi utilizzare all'interno della dashboard di BigCommerce.

Dopo aver segnalato l'importo dell'imposta sulle vendite che hai riscosso, il passaggio successivo consiste nel presentare la dichiarazione dei redditi e versare l'imposta sulle vendite che hai riscosso dai clienti.

Ci sono un paio di considerazioni importanti qui:

• Presenta sempre "restituzioni zero:" Presenta una dichiarazione dei redditi entro la data di scadenza, anche se non hai riscosso alcuna imposta sulle vendite dai tuoi acquirenti durante il periodo d'imposta. Gli Stati vogliono sentirti anche se non hai alcuna imposta sulle vendite da versare. Alcuni stati ti impongono persino una sanzione per non aver presentato una dichiarazione zero.
• Sfrutta gli sconti:circa la metà degli stati con un'imposta sulle vendite si rende conto che chiedere ai rivenditori di agire come agenti di riscossione delle tasse è un peso. Questi stati ti consentono di mantenere una percentuale molto piccola (di solito 1-2%) dell'imposta sulle vendite che riscuoti dagli acquirenti. Assicurati di approfittare di questo sconto quando presenti in uno di questi stati uno sconto sull'imposta sulle vendite.

Per essere completamente conforme all'imposta sulle vendite, registrati per un permesso fiscale negli stati in cui hai un nesso con l'imposta sulle vendite, quindi archivia e versa l'imposta sulle vendite dovuta entro ciascuna delle date di scadenza dell'imposta sulle vendite.

Altri dati importanti sull'imposta sulle vendite di e-commerce per i venditori online

Con questo, hai le basi di cui hai bisogno per essere conforme all'imposta sulle vendite.

Ci sono un paio di altre cose interessanti da notare sull'imposta sulle vendite.

1. Certificati di rivendita.

Nella maggior parte degli stati, il tuo permesso per l'imposta sulle vendite funge anche da certificato di rivendita o permesso del venditore.

Se svolgi l'arbitraggio al dettaglio, acquistando articoli al dettaglio con l'intento di rivenderli tu stesso, non sei tenuto a pagare l'imposta sulle vendite su tali articoli se presenti il ​​certificato di rivendita a un rivenditore partecipante.

Ora tieni presente che i rivenditori non sono obbligati ad accettare il tuo certificato di rivendita.

Pertanto, se disponi di un certificato di rivendita valido, ma il rivenditore da cui stai acquistando articoli per rivenderti addebita l'imposta sulle vendite, spesso puoi recuperare l'imposta sulle vendite pagata alla successiva dichiarazione dell'imposta sulle vendite.

Inoltre, tieni presente che i certificati di rivendita devono essere rigorosamente utilizzati per acquistare articoli che prevedi veramente di rivendere. È illegale utilizzare il certificato di rivendita per acquistare articoli come forniture per ufficio o imballaggio o articoli per uso personale.

Lo stato considera questa frode e sia tu, in quanto rivenditore, sia il rivenditore che ti ha venduto gli articoli, potresti incorrere in multe e sanzioni.

2. Periodici "controlli dell'imposta sulle vendite".

Dovresti ricontrollare periodicamente la tua conformità all'imposta sulle vendite.

Attività commerciali come l'assunzione di un dipendente in un altro stato o l'apertura di una sede in un altro stato o semplicemente il superamento di un determinato importo di vendite o l'esecuzione di un certo numero di transazioni di vendita in uno stato possono significare che ora hai un nesso fiscale sulle vendite nel nuovo stati. Il report Sales Tax Insights di TaxJar ti avviserà se stai per raggiungere una soglia.

Al contrario, puoi anche chiudere una sede o lasciare che un dipendente lasci la tua azienda, il che significa che non hai più nesso in uno stato.

Se la tua imposta sulle vendite cambia, assicurati di aggiornare i tuoi permessi per le imposte sulle vendite con ogni stato e anche di aggiornare la tua riscossione dell'imposta sulle vendite sui tuoi vari carrelli degli acquisti e mercati.

Una revisione periodica garantirà che tu sia completamente conforme all'imposta sulle vendite.

Per ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite su Internet, puoi consultare l'ufficio delle entrate del tuo stato o un professionista qualificato dell'imposta sulle vendite.

Conclusione

È essenziale capire in che modo le tasse influiscono sulla tua attività e quale software fiscale è meglio utilizzare. Se utilizzi un software fiscale come TaxJar, puoi facilmente integrare il tuo account con BigCommerce per automatizzare il calcolo dell'imposta sulle vendite, la rendicontazione e la dichiarazione.