Sistemi di gestione degli ordini:come scegliere il miglior OMS per l'e-commerce

Nel 2020 l'e-commerce è cambiato per sempre. Secondo Adobe, la spesa online totale a maggio ha raggiunto gli 82,5 miliardi di dollari. Ad aprile, il settore ha visto dieci anni di crescita in soli tre brevi mesi. Catene di approvvigionamento tese e domanda senza precedenti hanno costretto i marchi a rivalutare le proprie operazioni.

Lo shopping avviene quasi esclusivamente online e la concorrenza non è mai stata così grande. Per prosperare in questo ambiente iperaccelerato, i rivenditori devono essere resistenti agli urti e agili.

Per compensare le sfide di un ecosistema solo online, i marchi hanno bisogno di una maggiore impronta digitale. Ciò include la vendita su mercati, nuovi canali di vendita e persino tramite partnership di vendita al dettaglio. Secondo un recente rapporto, il 73% dei clienti utilizza più canali quando effettua un acquisto. Ma l'aggiunta di canali di vendita aggiunge anche complessità. Come puoi stare al passo con le aspettative dei clienti e con la concorrenza? Parte della risposta è un sistema di gestione degli ordini di e-commerce.

Cos'è la gestione degli ordini e-commerce?

La gestione degli ordini e-commerce è il processo di back-end per la gestione e l'evasione degli ordini online. Ciò include tutto, dall'instradamento degli ordini e dalla stampa delle etichette di spedizione ai resi e alla gestione degli abbonamenti.

Storicamente, la gestione degli ordini si basava su ERP goffi e fogli di calcolo aggiornati manualmente. Questi sistemi legacy e processi obsoleti non possono supportare i marchi e i venditori sul mercato di oggi. Per rimanere competitivi, i marchi hanno bisogno di soluzioni flessibili, scalabili e adattabili. Hanno bisogno di una tecnologia operativa in grado di scalare per soddisfare la domanda e i cambiamenti del settore. È qui che entra in gioco un sistema di gestione degli ordini.

I sistemi di gestione degli ordini (OMS) forniscono automazione e integrazione in ogni fase del percorso dell'ordine. Ciò consente ai marchi di offrire customer experience coerenti su larga scala su ogni canale. I sistemi di gestione degli ordini di e-commerce consentono agli operatori di gestire gli ordini in arrivo da più canali di vendita e in uscita da più punti di evasione. Facilita l'automazione tra i fornitori di servizi e aggrega i dati all'interno di un'unica interfaccia.

I dati in tempo reale sono al centro di un'efficace strategia di gestione degli ordini. I dati di vendita al dettaglio ora viaggiano attraverso più livelli di canali di vendita, piattaforme tecnologiche come BigCommerce e infrastrutture operative. Con così tanti dati, è impossibile fare affidamento su fogli di lavoro statici.

Poiché le aziende adottano la vendita al dettaglio multicanale, i sistemi di gestione degli ordini sono diventati essenziali.

Come funziona la gestione degli ordini e-commerce?

L'obiettivo di un sistema di gestione degli ordini è portare un prodotto nelle mani di un cliente nel modo più efficiente possibile. Gestisce il viaggio di ogni articolo nell'ordine del cliente, dal momento in cui entra nel carrello fino al momento in cui arriva alla porta di casa, e gli eventuali resi che potrebbero seguire.

1. Il processo di evasione dell'ordine.

Ogni azienda ha un approccio unico alla realizzazione. Questo può essere basato su clienti, luoghi di evasione, processi di reso e fornitori. Sebbene i processi possano variare, la maggior parte dei processi di evasione degli ordini include i seguenti passaggi:

• L'azienda riceve un ordine dal cliente.
• L'azienda inserisce l'ordine nel proprio sistema.
• Il cliente riceve una notifica che l'azienda ha ricevuto l'ordine.
• L'ordine viene indirizzato al magazzino o al centro logistico più vicino.
• Un dipendente preleva l'ordine dallo scaffale.
• L'azienda prepara l'ordine per la spedizione e stampa le etichette di spedizione.
• L'azienda spedisce l'ordine.
• Il cliente riceve una notifica che l'ordine è in corso.
• L'ordine arriva.

2. I sistemi di gestione degli ordini facilitano l'evasione degli ordini

Il compito di un sistema di gestione degli ordini è rendere il processo di evasione il più snello, conveniente e automatizzato possibile. Ottimizza questi passaggi per ridurre i costi di spedizione e generali, aumentare la qualità dei dati e prelevare e imballare nel modo più efficiente possibile. Molti sistemi di gestione degli ordini hanno anche funzioni che semplificano la gestione dei resi e l'elaborazione delle carte di credito. Il miglior software operativo si integrerà con i principali strumenti e piattaforme di e-commerce per adattarsi al tuo modo di fare business.

Quando un cliente paga un articolo, il sistema di gestione degli ordini potrebbe aggiornare il sistema di contabilità Quickbooks, generare una fattura e stampare un'etichetta di spedizione. Quando un ordine viene spedito, il software di gestione degli ordini e-commerce può persino monitorare l'avanzamento dell'ordine integrandosi con il tuo 3PL, Logistica di Amazon o corriere come FedEx o DHL. Una volta che un ordine lascia un magazzino, il tuo cliente è in grado di seguirne l'avanzamento fino a quando non raggiunge la sua porta. In molti casi, ciò è facilitato dall'OMS.

Motivi per cui i sistemi di gestione degli ordini e-commerce sono importanti

La maggior parte dei marchi di e-commerce non è in grado di crescere senza un sistema di gestione degli ordini in atto. I clienti si aspettano un'evasione degli ordini efficiente, economica e personalizzata. Non c'è spazio per errori manuali. I dipendenti dovrebbero concentrarsi sull'ottimizzazione dell'esperienza del marchio, non sull'analisi degli SKU degli ordini arretrati, sul chiamare i corrieri o sulla stampa della documentazione.

1. Consegna più veloce.

In un'era in cui la spedizione in due giorni è diventata la norma, le aziende devono trovare il modo di evadere gli ordini sempre più velocemente. Le finestre di adempimento si stanno restringendo. L'automazione che un sistema di gestione degli ordini può fornire qui è fondamentale.

Quando un cliente effettua un ordine, un OMS può scegliere immediatamente il magazzino o il luogo di evasione ordini più vicino alla destinazione dell'ordine in entrata. Può utilizzare i dettagli dell'ordine e persino la cronologia degli ordini per dettare il metodo di evasione. Invierà quindi una richiesta di evasione automatizzata a quel magazzino in modo che il suo personale possa preparare l'ordine il prima possibile e farlo spedire tramite un corriere conveniente.

2. Meno errori.

Un sistema di gestione degli ordini riduce l'errore umano. Gli errori di origine umana sono un'enorme perdita di tempo e denaro per le aziende ed è la principale fonte di errori di adempimento per molti magazzini. Un sistema di gestione degli ordini può eseguire la gestione multicanale dell'inventario e l'ottimizzazione del magazzino inviandoti avvisi per sapere quando i livelli delle scorte diventano troppo bassi o quando hai troppo e devi liquidare. Ciò eviterà ritardi nella spedizione, commissioni di mercato e perdita di clienti.

Un sistema di gestione degli ordini potrebbe anche migliorare la comunicazione rapida e diretta con più magazzini contemporaneamente su quale inventario prelevare e imballare. È quindi meno probabile che il personale causi ritardi dimenticando o inserendo gli ordini in modo errato.

3. Più scalabilità.

Un sistema di gestione degli ordini potrà crescere insieme alla tua azienda. A differenza dei sistemi legacy o dell'inserimento manuale, un aumento delle esigenze di evasione omnicanale non prevarrà su un sistema di gestione degli ordini ben implementato. Il suo software appositamente progettato sarà in grado di stare al passo con l'azienda e crescere man mano che cresci.

4. Maggiori opportunità multicanale.

Al giorno d'oggi, l'e-commerce non si limita all'acquisto da un sito di e-commerce aziendale. I marchi devono essere diretti ovunque. Viviamo in un'era di vendite multicanale e omnicanale che spaziano su siti Web, mercati come Amazon e siti di social media tra cui Facebook, Instagram, Pinterest e YouTube. Lo stato degli ordini può diventare molto complicato da monitorare ed evadere quando arrivano da così tanti luoghi e il traffico dei clienti scorre attraverso piattaforme distribuite. Ciò può influire sulla velocità di evasione degli ordini e sulla soddisfazione del cliente.

I sistemi di gestione degli ordini sono in grado di centralizzare e tenere traccia dei dati, del rapporto di rotazione delle scorte e dell'instradamento degli ordini attraverso i canali. Questo è uno dei maggiori vantaggi di un sistema di gestione degli ordini di e-commerce nell'ambiente di e-commerce di oggi.

Caratteristiche principali di una gestione efficace degli ordini

Per sfruttare l'accelerazione dell'e-commerce, i marchi dovrebbero cercare un sistema di gestione degli ordini che supporti la loro infrastruttura esistente. La funzionalità di gestione degli ordini può creare o distruggere la tua attività. Ecco alcune caratteristiche da tenere a mente.

1. Si integra tra i sistemi aziendali.

Una funzione essenziale di un sistema di gestione degli ordini distribuito è la sua capacità di integrarsi nell'infrastruttura aziendale, nei fornitori di servizi e nella tecnologia della catena di approvvigionamento. La maggior parte dei sistemi di gestione degli ordini si integrerà con il tuo sistema contabile, il gestore dell'inventario, i magazzini, i dipartimenti del servizio clienti e altro ancora. Alcuni hanno persino un App Store o almeno un'API aperta per creare connessioni di terze parti se non sono disponibili. Le integrazioni con i tuoi sistemi attuali garantiranno che la gestione degli ordini sia il più semplice e automatizzata possibile.

2. Elimina i processi manuali con l'automazione.

Meno processi manuali, meglio è. I processi manuali non possono mai essere paragonati alla velocità del software di gestione degli ordini e sono molto più soggetti a errori umani. Un sistema di gestione degli ordini fornisce automazione ove possibile, dal calcolo dei costi di spedizione all'invio delle richieste di evasione.

3. Fornisce un servizio internazionale.

Viviamo in un mondo sempre più globalizzato. I marchi ricevono ordini da oltre i loro confini su base giornaliera. La maggior parte dei sistemi di gestione degli ordini può facilitare ordini e pagamenti e-commerce transfrontalieri da qualsiasi paese e tipo di valuta. Questo non solo espande l'impronta al dettaglio di un marchio, ma consente loro di imparare e crescere dalle proprie esperienze in nuovi mercati.

4. Segnala e prevede le esigenze di stock.

Molti sistemi di gestione degli ordini possono prevedere la quantità di scorte di sicurezza di cui avrai bisogno per evitare ordini eccessivi o, peggio, vendite eccessive. Ciò può essere particolarmente importante nel quarto trimestre e durante i periodi di fluttuazioni impreviste della domanda. Un sistema di gestione degli ordini che si collega ai tuoi canali di inventario può anche supportare una strategia gestita dal commerciante. Questo può darti maggiore autonomia e controllo sulle operazioni di gestione degli ordini.

5. Funziona su tutti i canali.

I sistemi di gestione degli ordini possono soddisfare le esigenze dei clienti su tutte le piattaforme di e-commerce e i canali di vendita che ti aspetteresti, inclusi il tuo sito Web o negozio di e-commerce, i mercati o qualsiasi canale di vendita principale su cui vendi. La gestione di questi ordini attraverso canali singoli diventerà sempre più ingombrante man mano che la tua attività cresce. Ogni canale ha i propri accessi e processi e, senza un modo per integrare gli ordini di vendita e i dati di ciascuno, il tuo personale sperimenterà il burnout e un maggiore potenziale di errori.

Un sistema di gestione degli ordini può integrare tutti i tuoi canali in un'unica interfaccia utente. Ciò ridurrà drasticamente il tempo che il tuo personale dedica all'evasione degli ordini e alla formazione di nuovo personale. Ti darà anche una visione d'insieme di ordini e dati e ridurrà gli errori mettendo tutte le informazioni di cui hai bisogno in un unico luogo accessibile sulla base di dati in tempo reale.

Il processo di gestione degli ordini e-commerce passo dopo passo

Il ciclo di vita della gestione degli ordini è guidato dall'offerta di un'esperienza cliente eccezionale. Dall'inserimento dell'ordine alla consegna, fino a resi e rimborsi, un sistema di gestione degli ordini si impegna a soddisfare le esigenze dei clienti dall'inizio alla fine.

1. Scoperta.

Il processo di gestione dell'ordine inizia anche prima che il cliente effettui un ordine cliente. Il sistema di gestione degli ordini può notare quando un cliente inserisce un articolo nel carrello online e adegua automaticamente l'inventario. Il sistema può anche inviarti una notifica che l'articolo è nel carrello o se è stato abbandonato.

2. Posizionamento dell'ordine.

Quando un cliente decide di acquistare, il sistema di gestione degli ordini comunica con i tuoi sistemi di back-office per verificare i pagamenti con carta di credito ed elaborare i dettagli dell'ordine. Una volta che l'ordine è stato approvato, può essere indirizzato all'evasione.

3. Evasione dell'ordine.

Sulla base dei dettagli dell'ordine, un OMS ottimizzerà la selezione del magazzino in base alla sua vicinanza alla destinazione dell'ordine. Calcolerà quindi automaticamente i costi di spedizione e i corrieri più veloci in base a criteri preimpostati. Potrebbe anche stampare i documenti di trasporto, le etichette di spedizione e comunicare la variazione dei livelli di inventario con il tuo sistema di gestione del magazzino.

4. Gestione del magazzino.

Se uno SKU è esaurito, l'OMS può comunicare con i tuoi fornitori e fornitori per inviare l'inventario in anticipo a quel magazzino. L'esaurimento delle scorte può essere evitato anche se il sistema di gestione degli ordini è in grado di emettere automaticamente un ordine di acquisto quando i livelli di inventario sono bassi o raggiungono un punto di riordino. Il sistema può aumentare l'efficienza dei dipendenti indicando dove nel magazzino i dipendenti possono trovare l'articolo, i KPI del magazzino da monitorare, quali articoli spedire insieme e se l'articolo richiede una gestione specializzata.

5. Spedizione.

Quando il magazzino preleva, imballa e spedisce i prodotti, il sistema di gestione degli ordini può inviare una notifica al cliente che l'ordine è stato spedito. Può anche dire loro quando aspettarselo in base all'indirizzo di spedizione e alle informazioni sull'ordine. Sia tu che il cliente potete tracciare il pacco mentre viaggia verso la sua destinazione, che si tratti della casa del cliente o del punto vendita.

6. Resi e rimborsi.

Anche se un cliente insoddisfatto restituisce un articolo, un efficiente sistema di restituzione e rimborso può fare molto per ricostruire la buona volontà. Un sistema di gestione degli ordini può elaborare istantaneamente una richiesta di rimborso e comunicare con i tuoi sistemi di back-office per elaborare il rimborso. Può anche connettersi al tuo fornitore di resi per garantire che i dati siano accurati e aggiornati man mano che il processo procede.

Sfide della gestione degli ordini

Prima di lanciarti nell'implementazione di un sistema di gestione degli ordini, devi essere consapevole delle sfide. Nonostante i vantaggi dei sistemi di gestione degli ordini, ci sono anche degli ostacoli alla loro adozione.

1. Difficoltà a scelta.

Con così tanti software di gestione degli ordini sul mercato, è difficile trovare l'OMS perfetto per soddisfare tutte le esigenze del tuo negozio online. Alcune delle sfide che potresti incontrare includono quanto segue:

• Un sistema di gestione degli ordini che non si integra bene con il tuo sito web o piattaforma di e-commerce esistente
• Un sistema di gestione degli ordini che non si aggiorna continuamente in base alle esigenze o ai requisiti in evoluzione dei clienti
• Un sistema di gestione degli ordini che rende più difficile avere visibilità sull'inventario e ordinare dai tuoi fornitori

Fai le tue ricerche, fai domande ed esamina più opzioni prima di sceglierne una.

2. Costo.

Il costo di un sistema di gestione degli ordini varia ampiamente, spesso da mille a diverse migliaia di dollari al mese. Se la tua azienda non può permettersi un sistema ERP completo, potresti dover scegliere un sistema operativo più concentrato.

3. Implementazione complicata.

Una delle cose più importanti che trattengono le aziende dal software di gestione degli ordini è la paura di un sistema complicato che non riescono a capire. Per risolvere questo problema, cerca un fornitore che offra una demo, un'implementazione guidata e un supporto continuo. Non aver paura di fare domande, una volta implementato un sistema di gestione degli ordini che non funziona, può essere difficile cambiare.

Vantaggi di un sistema di gestione degli ordini e-commerce

Una volta implementato un sistema di gestione degli ordini, ti chiederai come hai fatto a farne a meno. Un OMS è un must nell'ambiente di vendita al dettaglio trasformato digitalmente di oggi, in cui i cambiamenti della domanda possono verificarsi da un momento all'altro. Ecco un riepilogo dei vantaggi di un sistema di gestione degli ordini e-commerce.

1. Costi controllati e aumento delle entrate.

L'automazione è il tuo amico quando si tratta di mantenere bassi i costi e aumentare i ricavi, e un sistema di gestione degli ordini fornisce le capacità di automazione di cui hai bisogno per prosperare. Per prima cosa, il sistema può fornire il controllo dell'inventario generando automaticamente rapporti sul tuo inventario, dicendoti esattamente dove stai esaurendo e cosa liquidare. Può utilizzare i dati storici per prevedere le tendenze future dell'inventario in modo da sapere quali articoli preventivare e quando averli in magazzino.

L'automazione ha un altro vantaggio:rimuove i processi manuali ove possibile. L'errore umano ti farà perdere soldi e clienti. Intacca anche i profitti e distoglie l'attenzione dei tuoi dipendenti dalle attività di creazione del marchio di alto valore.

2. Migliore esperienza per i dipendenti.

La sostituzione dei processi manuali con un sistema di gestione degli ordini ha un impatto positivo anche sui tuoi dipendenti. Man mano che la tua azienda cresce, non sarà necessario adattare processi manuali lenti per soddisfare una domanda maggiore. Possono concentrare la loro attenzione su dove conta di più, i tuoi clienti.

I dipendenti apprezzeranno anche la maggiore efficienza che deriva da un sistema di gestione degli ordini. Fornendo informazioni istantanee e integrando tali dati lungo la catena di approvvigionamento, il sistema consentirà ai dipendenti di svolgere un lavoro migliore.

3. Migliore soddisfazione del cliente.

Il vantaggio più importante di un sistema di gestione degli ordini è il suo effetto positivo sull'esperienza del cliente. I sistemi di gestione degli ordini sono in definitiva progettati per fornire il prodotto al cliente più velocemente, ridurre gli errori e fornire un'esperienza più personalizzata. Quando implementi un sistema di gestione degli ordini, anche i tuoi clienti ne sperimenteranno i vantaggi.

4. L'esperienza moderna di cui tu e i tuoi clienti avete bisogno.

Un sistema di gestione degli ordini è progettato per evadere gli ordini in modo efficiente su tutti i canali di vendita nel tuo ecosistema di e-commerce. Senza un software di gestione degli ordini moderno, integrato e dedicato, la tua azienda farà fatica a stare al passo con la concorrenza.

Quando i tuoi clienti pensano a te, non vuoi che associno la tua azienda a parole come "datato", "lento" e "vecchio stile". Con la giusta soluzione di gestione degli ordini, noteranno l'elevata esperienza del cliente che puoi fornire e la tua azienda crescerà di conseguenza.

Conclusione 

Le società di e-commerce e i marchi diretti ai consumatori trovano costantemente nuovi modi per soddisfare e persino superare le aspettative dei clienti in evoluzione. La famosa garanzia di spedizione gratuita di due giorni di Amazon Prime ha spinto le aspettative dei clienti in merito alla velocità di spedizione a un livello quasi irraggiungibile. I clienti si aspettano anche la possibilità di tracciare i loro pacchi e ricevere frequenti aggiornamenti via e-mail e persino SMS sullo stato del loro ordine in transito.

Queste aspettative indicano le tendenze di un e-commerce sempre più veloce e personalizzato nei prossimi anni. A questo punto, un solido sistema di gestione degli ordini è l'unico modo per tenere il passo e continuare a innovare. Sono finiti i giorni in cui gestire gli ordini dei clienti attraverso canali individuali e comunicare tra i reparti in modo sparpagliato.

Un sistema di gestione degli ordini è la via del futuro nel mondo dell'e-commerce. È il metodo migliore per fornire l'esperienza di evasione degli ordini rapida, personalizzata e priva di errori che i clienti si aspettano. Come rivenditore di e-commerce, devi costantemente pensare in modo più veloce, più personalizzato e più moderno. Le odierne soluzioni di gestione degli ordini sono progettate per fornire una soddisfazione del cliente senza pari in ciascuna di queste aree.