Flussi di lavoro per la gestione delle spese:razionalizzazione e automazione del sistema di contabilità

La gestione delle spese è una funzione importante per qualsiasi azienda con più di una manciata di dipendenti. Sia che stiano facendo spese durante il viaggio, lavorare da remoto o svolgere il proprio lavoro in loco, la maggior parte del personale ha almeno alcune ricevute da presentare per il rimborso in un dato mese. Storicamente, gestire quel processo richiedeva molte ricevute, rimescolamento della carta e passaggi di approvazione tra manager e dirigenti senior.

Oggi, sempre più aziende utilizzano software per automatizzare questi passaggi e semplificare il processo per tutti, rendendolo anche più veloce e preciso.

Che cos'è un? Gestione delle spese Flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro di gestione delle spese delinea chiaramente il percorso che una ricevuta richiede dal momento in cui viene inserita nel sistema di gestione delle spese dell'azienda fino al rimborso del dipendente o al pagamento dell'addebito da parte dell'azienda.

È un processo graduale che si applica a tutte le spese e definisce come saranno ricevute, approvato e risolto.

Perché è importante stabilire un flusso di lavoro per la gestione delle spese?

Senza un flusso di lavoro di gestione delle spese definito, le aziende saranno limitate quando si tratta di ricevere, contabilità per, approvare e rimborsare le spese dei dipendenti.

Un approccio non strutturato alla gestione delle spese può essere sufficiente per un'azienda che ha solo una manciata di dipendenti che presentano le proprie spese. Ma man mano che un'azienda cresce, ha bisogno di un modo automatizzato per gestire questo aspetto della sua attività.

Stabilire un flusso di lavoro prevedibile per tutte le spese, le aziende possono risparmiare tempo, ridurre gli errori, prevenire più facilmente potenziali frodi e risparmiare denaro.

Perché un sistema di gestione delle spese è importante?

Per rimanere in funzione, tutte le organizzazioni devono pagare le bollette in tempo. Per qualsiasi azienda che ha dipendenti che svolgono attività al di fuori delle proprie "quattro mura, “Ci sarà sempre bisogno di una buona gestione delle spese. Anche il costo di un'attività comune come un pranzo aziendale con un cliente deve essere documentato, approvato e rimborsato alla persona che ha pagato la scheda.

Con efficaci processi di gestione delle spese in atto, le aziende possono emettere tali rimborsi in modo rapido e preciso. Non c'è niente di peggio che dover aspettare mesi dopo una spesa per essere rimborsati, in particolare per un dipendente che ha pagato di tasca propria per un prodotto o servizio.

Esempio di flusso di lavoro di gestione delle spese

1. Raccogliere i record . Il dipendente che presenta una nota spese per il rimborso raccoglie le ricevute, estratti conto della carta di credito, fatture o altra documentazione comprovante l'avvenuto acquisto.

   Il team di contabilità, il supervisore e/o il manager utilizzeranno questa documentazione per motivare la spesa e garantire che sia legittima e rimborsabile.

2. Il dipendente crea il rapporto. Il dipendente deve fare riferimento alla politica di gestione delle spese dell'azienda quando sviluppa la sua relazione, che rifletterà una o più spese da programmare per il rimborso.

   Il rapporto serve come documentazione primaria che un lavoratore utilizzerà per presentare la sua richiesta di spese ed è generalmente compilato e inviato su base mensile.

3. Relazione presentata per l'approvazione finale. Una volta presentato, la relazione sarà esaminata da un supervisore diretto e dal team di contabilità per convalidare le affermazioni.

   A questo punto, il report raggiunge la fase di “approvazione finale” e passa alla fase successiva.

4. Gli approvatori ricevono una notifica per la revisione. Il rapporto viene quindi distribuito agli approvatori appropriati, siano essi dirigenti o dirigenti, per la revisione.

   Queste persone esaminano il rapporto, assicurarsi che tutte le voci su di esso siano legittime e rimborsabili e quindi firmare.

5. Approvata la nota spese. I revisori hanno apposto il loro timbro di approvazione sul rapporto. Eventuali rapporti non approvati vengono rispediti al team di contabilità e, successivamente, il dipendente, per revisione e revisione.

   Per eventuali spese non approvate, il processo inizia di nuovo a "raccogliere i record, ” con l'onere del dipendente di ritirare il reclamo o di motivarlo.

6. Report inviato al contatto contabilità fornitori. A questo punto nel flusso di lavoro del sistema contabile, la nota spese va al coordinatore della contabilità fornitori per l'affissione.

   Una volta pubblicato il rapporto, le spese possono essere fissate per il pagamento. Il contatto della contabilità fornitori è responsabile di garantire che il dipendente venga pagato in tempo.

7. Le ricevute sono verificate. Eventuali ricevute presentate dal dipendente vengono verificate come legittime e inserite nel file ai fini fiscali e contabili.

   In caso di scontrini mancanti o comunque inutilizzabili, ci sono modi per ricrearli ai fini della detrazione fiscale. E, l'IRS considera le ricevute digitalizzate una prova legittima di una spesa.

8. Codici di contabilità generale (o codici fiscali) inseriti nel report. Il team di contabilità inserisce i codici corretti nella nota spese per ogni voce.

   Questi codici variano a seconda della spesa stessa, con il viaggio, alloggi, pasti e intrattenimento sono tra le categorie più popolari per i dipendenti fuori sede

9. Nota spese pubblicata. Le voci di spesa vengono aggiunte all'ERP o al sistema contabile come registrazioni prima nota, rivisto e approvato, e quindi inviato al GL in modo che il dipendente venga pagato - la spesa in genere deve essere nel sistema per i debiti per emettere un assegno - nonché per scopi di revisione contabile e contabilità.

   In caso di una futura controversia finanziaria o audit dell'IRS, questi rapporti serviranno come prova delle spese aziendali totali del dipendente per un certo periodo di tempo.

10. Il pagamento del rimborso è autorizzato. Durante questo passaggio, il pagamento del rimborso è autorizzato e fissato per il pagamento in base al calendario stabilito nella politica di gestione delle spese della società.

    L'autorizzazione al rimborso è l'ultimo passaggio che il team di contabilità eseguirà nel processo del flusso di lavoro di gestione delle spese.

11. Il lavoratore è rimborsato. Il dipendente riceve il rimborso della spesa tramite accredito diretto, assegno o contanti. Se il dipendente utilizza una carta di credito aziendale, i pagamenti sarebbero stati effettuati alla società della carta di credito.

    Una volta rimborsato il lavoratore, è ora di iniziare a raccogliere le ricevute e a raccogliere le informazioni per la sua prossima nota spese.

Vantaggi dell'automazione della gestione delle spese per l'approvazione delle spese

Quando il processo di gestione delle spese è automatizzato, i dipendenti possono inviare le spese da qualsiasi luogo tramite un browser Web o un dispositivo mobile. Le aziende possono personalizzare i flussi di lavoro e i processi di approvazione per soddisfare il proprio business unico, esigenze di contabilità del progetto e gestione delle spese. In cambio, le organizzazioni ottengono minori costi di elaborazione dei report, migliore accuratezza dei rapporti e meno ore trascorse a setacciare fogli di calcolo e carta. Finalmente, un sistema automatizzato di gestione delle spese migliora la collaborazione tra i membri del team di contabilità, dipendenti e approvatori, il tutto senza la necessità di alzare il telefono o inviare un'e-mail.