Suggerimenti e trucchi per la politica di rimborso delle spese per le piccole imprese

A volte è più conveniente per i dipendenti pagare di tasca propria le spese aziendali. Che sia una cena con i clienti, nuovi strumenti per un lavoro specializzato o gas per arrivare alle riunioni, i costi aziendali spesso finiscono sulle carte di credito personali dei dipendenti. È prassi comune rimborsare i dipendenti. E farlo correttamente e rapidamente può rendere felici i tuoi dipendenti riducendo al contempo il carico fiscale complessivo.

Che cos'è un rimborso spese?

Un rimborso spese è un pagamento a un dipendente per una spesa aziendale che ha pagato di tasca propria. Come regola generale, se la spesa è una spesa aziendale legittima, che il rimborso non è tassato, e la società può rivendicare il costo totale o parziale della spesa come detrazione fiscale.

La politica dell'IRS afferma, “essere deducibile, una spesa aziendale deve essere sia ordinaria che necessaria. Una spesa ordinaria è una spesa comune e accettata nel tuo settore. Una spesa necessaria è utile e appropriata per il tuo commercio o attività. Una spesa non deve essere indispensabile per essere considerata necessaria”.

Che cos'è una politica di rimborso spese?

Per richiedere rimborsi spese come detrazioni fiscali, i pagamenti devono essere effettuati nell'ambito di quello che viene chiamato un piano responsabile. L'IRS afferma che gli accordi di rimborso delle spese nell'ambito dei piani responsabili devono seguire queste tre regole:

1. La spesa deve avere una connessione commerciale. Il dipendente deve aver pagato o sostenuto spese deducibili durante l'esecuzione di servizi come dipendente.
2. Il dipendente deve rendicontare adeguatamente tali spese entro un periodo di tempo ragionevole. Il dipendente lo fa presentando una nota spese e includendo prove documentali come ricevute.
3. Il dipendente deve restituire qualsiasi rimborso o indennità in eccesso entro un periodo di tempo ragionevole.

Se i rimborsi spese non soddisfano tali requisiti, devono essere trattati come rimborsi nell'ambito di un piano non responsabile. Questi rimborsi spese saranno tassati e trattati come salari. Avere piani responsabili e non responsabili può essere utile se la politica delle spese aziendali consente il rimborso di spese non aziendali come il costo di un abbonamento a una palestra come incentivo per i dipendenti.

L'IRS non richiede che vengano scritti piani responsabili, ma è una buona idea farlo. Molti di questi requisiti potrebbero essere già previsti nella politica di spesa dell'azienda.

Perché le aziende hanno/hanno bisogno di politiche di rimborso spese?

Le politiche di rimborso stabiliscono chiare aspettative per i dipendenti su quali spese possono aspettarsi di essere rimborsate. Più chiara è la politica, più è probabile che i dipendenti si conformino. Avere politiche in atto aiuta anche a semplificare il processo di approvazione e pagamento e garantisce che tali rimborsi rimangano esentasse.

Una caratteristica importante di una politica di rimborso è che ogni transazione deve essere motivata, il che significa che ci deve essere la prova che è avvenuto ed era per uno scopo commerciale. Ciò riduce al minimo le opportunità di uso improprio e frode.

Prima del 2018, i dipendenti sono stati in grado di richiedere varie detrazioni fiscali dettagliate per le spese legate al lavoro non rimborsate come uffici domestici, uniformi ed esami medici richiesti dal datore di lavoro. Il Tax Cuts and Jobs Act ha rimosso queste detrazioni, il che rende particolarmente importante che i tuoi dipendenti possano essere facilmente rimborsati per le spese relative all'attività.

Quali spese dovrebbe coprire un'azienda?

Non esiste una legge federale che richieda esplicitamente il rimborso delle spese. Ai sensi del Fair Labor Standards Act, i datori di lavoro sono tenuti a rimborsare i dipendenti se la spesa correlata al lavoro porta la retribuzione del dipendente al di sotto del salario minimo federale, secondo la Society for Human Resources Management (SHRM).

Però, i requisiti di rimborso variano a seconda dello stato. California, Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana, New York e Washington, D.C. richiedono alcuni rimborsi spese. Per esempio, La California richiede ai datori di lavoro di rimborsare alcuni costi del telefono cellulare se il dipendente utilizza il proprio telefono cellulare per uso aziendale.

Il rimborso delle spese è una best practice ampiamente accettata e concordata a causa dei suoi vantaggi fiscali e di coinvolgimento dei dipendenti. Le spese che l'azienda copre varia in base a ciò che fa l'azienda e alla sua cultura. Alcune delle cose per le quali un'azienda può consentire il rimborso delle spese potrebbero non essere deducibili dalle tasse, come il rimborso delle spese di trasloco (non deducibili a meno che la persona non sia in servizio militare) o il pendolarismo in bicicletta. Ma l'azienda può ancora scegliere di fornirli in base a un accordo di rimborso a beneficio del dipendente.

Gli elementi di base da considerare inclusi in una politica di rimborso spese includono:

• Spese di viaggio d'affari come alloggio, pasti e trasporti, ma non intrattenimento.
• Uso di un veicolo personale per scopi commerciali.
• Spese di telelavoro, come telefono e Internet, può essere richiesto da diverse leggi statali.

Vantaggi della politica di rimborso per le piccole imprese

Oltre ai maggiori vantaggi fiscali, ecco alcuni altri motivi per cui una piccola impresa dovrebbe avere una politica di rimborso:

• Aumenta la conformità. Affinché le spese siano fiscalmente deducibili, devono soddisfare le linee guida dell'IRS per essere considerati parte di un piano responsabile. Una politica scritta e formalizzata aiuta te e i tuoi dipendenti a sapere quali spese possono essere rimborsate. Una comunicazione chiara aiuta i tuoi dipendenti ad aderire alla politica e a seguirne i limiti.
• Frenare le frodi. Circa il 56% dei CFO in un sondaggio di Robert Half Management Resources ha affermato di aver visto un aumento del numero di richieste di rimborso inadeguate da parte dei lavoratori negli ultimi tre anni. Non tutti i rimborsi inappropriati sono facili da individuare, come cercare di spendere l'acquisto di una barca. Anziché, alcuni sono meno chiari e possono scivolare attraverso, come articoli per l'infanzia o per ufficio per uso personale. Una politica di rimborso che si evolve con i cambiamenti normativi e i driver esterni fornisce una guida ai dipendenti, il più delle volte ben intenzionati, che cercano il rimborso.
• Ridurre la comunicazione non necessaria. Quando le aspettative sono chiare, semplifica il processo di approvazione perché i dipendenti hanno meno probabilità di richiedere spese che non rientrano nella politica. Ciò riduce il tempo dalla presentazione al rimborso e aumenta la soddisfazione per tutti in quel processo, compreso il dipendente, il loro manager di approvazione e il reparto contabilità fornitori che elaborano le richieste.

6 passaggi per creare una politica di rimborso spese

Per creare una politica di rimborso spese, Segui questi passi:

1. Definisci cosa è coperto e cosa no. Per esempio, quando si tratta di rimborso del viaggio, elementi comuni da escludere sono gli aggiornamenti delle compagnie aeree, baby sitter, lavoro in casa, spese di pet-sitting/canile e pendolarismo tra casa e luogo di lavoro principale.
2. Metti limiti a quanto dovrebbero spendere i dipendenti, e assicurati che stimino i rimborsi quando possibile. Per viaggiare, le agenzie federali forniscono alcune linee guida che puoi prendere in considerazione. Il Bureau of Transportation Statistics pubblica i prezzi medi delle tariffe aeree nazionali. E l'IRS rilascia annualmente tassi di rimborso del chilometraggio standard. Non dimenticare di coprire il rapporto con fornitori e appaltatori nella politica di spesa.
3. Considera come i tuoi dipendenti possono sfruttare la politica di gestione delle spese al di là dei viaggi di lavoro, come la presentazione del rimborso per le spese del Ministero degli Interni. Ai fini fiscali, e in alcuni stati per la conformità legislativa, potrebbe avere senso rimborsare i dipendenti per questi elementi.
4. Per usufruire delle detrazioni fiscali, assicurarsi che le spese possano essere rimborsate secondo un piano responsabile. Annota l'accordo di rimborso del piano responsabile della tua azienda. Molti di questi requisiti possono essere già definiti nella politica delle spese.
5. Crea una nota spese per i tuoi dipendenti da inviare per il rimborso che includa le seguenti informazioni:
   • Nome
   • Numero identificativo del dipendente
   • Data di presentazione
   • Periodo di rimborso
   • Centro di costo (es. un progetto specifico, cliente, eccetera.)
   • Quantità
   • Scopo aziendale
   • Qualsiasi documentazione, come ricevute e fatture
6. Automatizza le parti del processo soggette a errori. L'implementazione di un software di gestione delle spese ha molti vantaggi. Alcuni sistemi utilizzano la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che converte i documenti scansionati come le ricevute in PDF ricercabili. Per un calcolo accurato del chilometraggio, i sistemi hanno l'integrazione GPS integrata. L'integrazione di un software per le spese con un sistema di buste paga velocizza il rimborso. Le migliori aziende elaborano le note spese dei dipendenti in 3,5 giorni, secondo The Aberdeen Group, una società di marketing B2B. Quando si automatizza il processo, il software segnala spese ed errori inappropriati, notifica gli approvatori e si integra persino nel libro paga.

4 migliori pratiche di rimborso per le piccole imprese

L'obiettivo per i migliori processi di rimborso è rimuovere gli ostacoli al pagamento. Ecco quattro passaggi che le piccole imprese possono intraprendere per rendere le politiche e le procedure il più efficienti possibile.

1. Esaminare la politica regolarmente. Assicurati che la politica sia al passo con i cambiamenti del codice fiscale e delle condizioni ambientali ed economiche. Una buona pratica è quella di istituire un comitato di viaggio e spese con rappresentanti di diverse parti dell'azienda, come le comunicazioni aziendali, finanza, risorse umane, saldi, e possibilmente legale per incontrarsi mensilmente e rivedere e aggiornare la politica secondo necessità.
2. Comunicare la politica oltre l'onboarding. Invia regolarmente e-mail e fornisci sessioni di formazione su aggiornamenti significativi per manager e altri dipendenti. Se una politica deve essere aggiornata, il messaggio dovrebbe provenire da qualcuno nel tuo team di leadership e spiegare chiaramente perché vengono apportate le modifiche e dove i dipendenti possono trovare le informazioni più recenti. Fornisci esempi senza chiamare dipendenti specifici per evidenziare le aree difficili e spiegare come evitarle. Se disponi di una intranet per dipendenti, pubblica quel promemoria in una sezione di facile accesso.
3. Rimborsa le spese aziendali nell'ambito di un piano responsabile per ridurre il reddito d'impresa imponibile.
4. Applicare la politica ai massimi livelli. Più di un quarto delle frodi sui rimborsi proviene da dirigenti e quadri superiori, secondo un sondaggio dell'Association of Certified Fraud Examiners. Dovrebbe essere chiaro che le politiche si applicano a tutti.

Modello di politica di rimborso delle spese dei dipendenti per le piccole imprese

Esamina attentamente i tipi di spese comuni alla tua attività. Per esempio, se hai molti viaggi di lavoro, considera la creazione di modelli da compilare per i tuoi dipendenti. L'IRS fornisce un modello di esempio per il chilometraggio su un veicolo e un modello per il rimborso dei viaggi d'affari. I modelli ti aiuteranno a identificare le spese comuni e a semplificare la politica di rimborso con tutte le informazioni necessarie in un unico posto. I modelli ti aiutano anche a tenere sotto controllo i requisiti del piano di responsabilità in modo che le spese possano essere deducibili dalle tasse.

La gestione delle spese può essere un processo noioso con un sacco di immissione manuale di dati e scartoffie soggette a errori. L'automazione della gestione delle spese rende questo processo più rapido, più facile e riduce la possibilità di errori e frodi. E la sua popolarità sta crescendo. Infatti, un sondaggio di Technavio, un gruppo di ricerche di mercato, stima che il software di gestione dei viaggi e delle spese cresca del 12% annuo. Conoscendo le normative federali e statali, il codice fiscale e assicurando che le esigenze dei dipendenti siano soddisfatte, puoi rimborsare i dipendenti in modo responsabile sia per i profitti della tua azienda che per le esigenze dei tuoi dipendenti.