Quali sono le spese operative? Una guida aziendale

Quali sono le spese operative?

Le spese operative sono spese direttamente correlate alle attività commerciali quotidiane. Gli esempi includono l'affitto, servizi di pubblica utilità, stipendi, forniture per ufficio, manutenzione e riparazione, tasse di proprietà e ammortamento.

Costi operativi e costi non operativi

Le spese operative di una società, a volte chiamato OpEx, si riflettono sul suo conto economico. Oltre alle spese non operative, aiutano le aziende a calcolare la loro redditività. Le spese non operative sono spese indirettamente correlate alle operazioni e sono il risultato di attività di finanziamento o di investimento, come il pagamento degli interessi sui prestiti.

Le spese operative (e non operative) possono essere fisse, non influenzate dalle variazioni del volume di produzione o dalla fornitura del servizio, o variabili, nel senso che fluttuano in proporzione alle variazioni di volume o di consegna. L'affitto e gli stipendi sono esempi di spese operative fisse, mentre il carburante e le commissioni di vendita sono esempi di spese operative variabili.

Spese operative contro COGS

Le spese operative sono diverse dal costo del venduto (COGS), quali sono le spese dirette che un'azienda paga per acquistare o fabbricare i suoi prodotti. I COGS possono essere difficili da calcolare a seconda della complessità dell'attività e di ciò che vende. Nei termini più semplici, I COGS includono l'inventario iniziale più gli acquisti di inventario meno l'inventario finale. La formula include il factoring nel costo di acquisto degli articoli, costi di trasporto in entrata, costi di produzione (compreso il lavoro), costi di modifica e imballaggio.

Spese in conto capitale e spese operative

A differenza dei COGS e delle spese operative, le spese in conto capitale non compaiono nel conto economico della società. Spese in conto capitale, o CapEx, sono spese una tantum di beni materiali o immateriali che si riflettono sul bilancio della società. Queste risorse di solito hanno una durata di un anno o più e apportano valore a lungo termine all'azienda.

Mentre le spese in conto capitale sono deducibili, la detrazione avviene per un periodo di tempo, piuttosto che immediatamente. L'ammortamento e l'ammortamento sono i processi attraverso i quali vengono prese tali deduzioni. Nota:in alcuni casi per determinate categorie di asset, È ammesso un ammortamento del 100% per il primo anno.

Punti chiave

• Ogni organizzazione ha spese operative che derivano dalla gestione di un'impresa e rendono possibile la vendita di beni o servizi.
• La compilazione di questi costi aiuta le organizzazioni a misurare la redditività e i relativi numeri, come margine di profitto operativo.
• Tenendo d'occhio i costi operativi, i team finanziari possono identificare valori anomali e tendenze che potrebbero rivelare opportunità per ridurre le spese senza sacrificare la qualità del prodotto o del servizio.
• Il software di contabilità rende molto più semplice calcolare e tenere traccia delle spese operative e delle relative metriche.

Spiegazione delle spese operative

Avere un quadro chiaro delle spese operative, COGS e spese non operative è fondamentale per capire se la tua attività è redditizia. Non esiste una regola rigida sulla percentuale ideale dei costi operativi rispetto ai ricavi. Sarà diverso a seconda del modello di business, l'industria e la maturità dell'impresa. Ma come regola generale, tenere sotto controllo i costi operativi e vendere più prodotti o servizi crea un flusso di cassa più libero per l'azienda, che è una buona cosa.

Cosa sono le attività operative?

Le spese operative sono il risultato delle attività operative di un'azienda, o attività direttamente correlate alla vendita di prodotti o servizi ai clienti. viaggio dei dipendenti, campagne di marketing e riparazione di apparecchiature chiave sono tutti esempi di attività operative.

Sul rendiconto finanziario, il flusso di cassa operativo misura la liquidità in entrata e in uscita dall'attività da queste attività operative. I contanti entrano, ad esempio, dalla vendita di beni o servizi, e flussi di cassa per pagare i dipendenti. Altre classificazioni sul rendiconto finanziario, come attività di investimento e finanziamento, sono considerate spese non operative.

Importanza delle spese operative

Le spese operative sono necessarie per gestire un'impresa. Ma se le spese operative superano le entrate totali dell'azienda, la società non trarrà alcun profitto. Con quello in mente, costi associati alle persone, energia, trasporti e viaggi sono quattro tipi di spese operative che le aziende possono esaminare per opportunità di risparmio sui costi quando hanno una visione chiara di tali spese.

Come calcolare le spese operative

Le spese operative variano da un'organizzazione all'altra. Alcune aziende hanno costi di cui altre non devono preoccuparsi. Tenendo questo a mente, ecco una formula generale per il calcolo delle spese operative:

Spese operative =Paghe/Salari + Commissioni di vendita + Costi di marketing/pubblicità + Affitto + Utenze + Assicurazione + Tasse

Le aziende possono quindi utilizzare le loro spese operative, COGS e spese non operative per misurare il profitto. Inizia con questa semplice formula della US Small Business Administration:

Vendite – Costo delle merci vendute =Profitto Lordo – Sovraccarico =Utile Netto

Sebbene questa formula sia piuttosto semplice, non è sempre immediatamente ovvio se, ad esempio, un costo relativo al trasporto dovrebbe essere inserito sotto COGS o spese operative.

COGS per un produttore, ad esempio, include ogni costo associato all'acquisto dei materiali, costi di trasporto per portare quelle forniture al tuo magazzino o impianto, spese per realizzare il prodotto, costi di modifica e imballaggio. Quel numero viene sottratto dall'inventario finale per arrivare al COGS. (Si noti che gli standard contabili IFRS e U.S. GAAP utilizzano metodi diversi per ottenere COGS.)

Il prossimo passo è sottrarre COGS dalle vendite per ottenere il profitto lordo. È qui che entrano in gioco le spese di gestione. Una volta che un'azienda sottrae le spese operative dall'utile lordo, ha il suo utile netto.

Esempio di spese operative

In un semplice esempio di questo calcolo, prendi la gelateria Dig Dog Ice Cream.

Dig Dog vende $ 200, 000 di gelato all'anno. Il COGS include i coni, gelato e involucri di carta meno tutte le forniture che non sono state utilizzate, pari a $75, 000. Le spese operative includono $ 2, 000 nelle utenze, $ 10, 000 in affitto, $ 40, 000 di stipendi, $ 1, 000 deprezzamento del congelatore e $ 2, 000 per l'assicurazione aziendale. Non ci sono costi non operativi. Ciò renderebbe il suo profitto netto di $ 70, 000. (Vedi il calcolo sotto.)

$ 200, 000 – $75, 000 (COGS) = $ 125, 000 (profitto lordo) – $55, 000 (spese generali) = $ 70, 000 (utile netto)

Spese operative su un conto economico

Di seguito è riportato un modello di conto economico fornito dalla U.S. Small Business Administration con un elenco dettagliato di molte spese operative comuni. (Vedi sezione evidenziata.)

Questo modulo automatizzato è reso disponibile come complemento di CCH Business Owner's Toolkit

[Il nome della tua azienda]
Conto economico
Per l'anno terminato [MM, DD, AAAA] Reddito: Vendite lorde $ 0,00 in meno:resi e abbuoni sulle vendite $ 0,00 Vendite nette $ 0,00 Costo dei beni venduti: Inventario iniziale $ 0,00 Aggiungi:Acquisti $ 0,00 Spedizioni entro $ 0,00 Manodopera diretta $ 0,00 Spese indirette $ 0,00 $ 0,00 Meno:Fine dell'inventario $ 0.00 Costo dei beni venduti $ 0,00 Utile lordo (perdita) $ 0,00 Spese: Pubblicità $ 0,00 Ammortamento $ 0,00 Debiti inesigibili $ 0,00 Spese bancarie $ 0,00 Contributi di beneficenza $ 0,00 Commissioni $ 0,00 Lavoro a contratto $ 0,00 Commissioni della carta di credito $ 0,00 Spese di consegna $ 0,00 Deprezzamento $ 0,00 Quote e abbonamenti $0,00 Assicurazione $0,00 Interessi $0,00 Manutenzione $0.00 Varie $0.00 Spese d'ufficio $0.00 Forniture operative $ 0,00 Tasse sui salari $ 0,00 Permessi e licenze $ 0,00 Spese di spedizione $ 0,00 Commissioni professionali $ 0,00 Tasse di proprietà $ 0,00 Affitto $0.00 Riparazioni $0.00 Telefono $0.00 Viaggi $ 0,00 Utenze $ 0,00 Spese per veicoli $ 0,00 Salari $ 0,00 Spese totali $ 0,00 Utile operativo netto $ 0,00 Altri proventi:(spese non operative) Guadagno (perdita) sulla vendita di attività $ 0,00 Reddito da interessi $ 0,00 Totale altri redditi $ 0,00 Utile (perdita) netto $ 0,00

Come utilizzare le spese operative

Conoscere l'importo totale delle spese operative aiuta l'azienda a calcolare non solo il profitto ma anche un altro numero prezioso:reddito operativo, indicato anche come utile prima di interessi e imposte (EBIT). Il modo in cui il reddito operativo cambia nel tempo aiuterà l'azienda e i potenziali investitori a determinare se si tratta di un'operazione efficiente.

Reddito operativo = Utile lordo – Spese operative

Una volta che un'azienda conosce le sue spese operative, può utilizzare formule più complesse che forniscono informazioni sulla redditività complessiva, come il margine di profitto operativo.

Margine di profitto operativo = EBIT / Fatturato di vendita x 100

Maggiore è la percentuale del margine di profitto operativo, più redditizia è l'attività.

Cosa c'è di più, aumentare le vendite senza un aumento significativo dei costi operativi è fondamentale per aumentare i profitti. Così, una conoscenza delle spese operative è utile, poiché i team finanziari possono approfondire le voci di spesa per vedere valori anomali e tendenze e quindi cercare modi per controllarli.

Come Tagliare i Costi Operativi

La ricerca suggerisce che una diminuzione dell'1% delle spese operative può aumentare la redditività fino a 10 volte di più di un corrispondente aumento delle entrate, per Capgemini. Con una chiara visione dei costi operativi, puoi identificare le aree che sembrano troppo costose, quindi esplodi ed esaminali per trovare opportunità di risparmio sui costi.

Ecco alcuni modi comuni per ridurre le spese operative:

• Rivedere le bollette delle utenze:sono aumentate nel tempo? Cerca investimenti efficienti dal punto di vista energetico, come luci con sensore di movimento o aggiornamenti HVAC.
• Valutare le opzioni per Internet/cavo e fornitori di assicurazioni. Vedi se un altro venditore offre un prezzo più competitivo.

Come il software di contabilità aiuta a calcolare le spese operative

Per automatizzare il processo di monitoraggio, registrazione e classificazione delle spese, la maggior parte delle aziende si rivolge al software di contabilità. Il primo passo nell'elenco "Dieci passaggi di contabilità di base" dell'amministrazione delle piccole imprese degli Stati Uniti è l'acquisto di software di contabilità. È prima di aprire un conto corrente aziendale separato, riconciliare quell'account e persino monitorare le vendite.

I software di contabilità e gestione finanziaria sono essenziali per monitorare entrate e spese, generazione di report finanziari e monitoraggio di altre metriche che garantiscono la salute finanziaria dell'azienda. L'automazione riduce gli errori causati dall'inserimento manuale dei dati e rende molto più efficiente un processo che richiede tempo.

Soprattutto, un tale sistema aiuterà un'azienda a generare rendiconti finanziari e report accurati conformi agli standard contabili U.S. GAAP e IFRS.