Quali sono le spese aziendali? Esempi, Suggerimenti e domande frequenti

Qualsiasi azienda avrà spese aziendali. Il loro monitoraggio meticoloso ti assicura di sapere dove stanno andando i tuoi fondi, e ti aiuta a ridurre la tua responsabilità fiscale. È anche fondamentale capire quali sono le spese aziendali e cosa puoi detrarre in modo da non pagare più tasse del necessario.

Quali sono le spese aziendali?

Secondo l'Agenzia delle Entrate (IRS), le spese aziendali sono costi ordinari e necessari sostenuti per gestire la tua attività. Gli esempi includono inventario, busta paga e affitto. Le spese fisse sono regolari e non cambiano molto, cose come l'affitto e l'assicurazione. Sono previste spese variabili, ma possono cambiare. Alcuni esempi includono commissioni di vendita, gas per veicoli commerciali e spese di spedizione. Ti aspetti spese variabili ogni mese, ma l'importo effettivo varierà. Tenere traccia delle spese aziendali ti aiuta a tenere d'occhio se vedrai profitti o perdite.

Punti chiave

• Le spese aziendali devono essere considerate ordinarie e necessarie per essere deducibili dalle tasse.
• Le spese aziendali sono registrate in un conto economico (utile e perdita).

Spiegazione delle spese aziendali

Dette anche detrazioni, le spese aziendali sono i costi di gestione di un'impresa. Sono registrati nel conto economico. Queste spese verranno sottratte dalle entrate aziendali per mostrare l'utile o la perdita netti di una società e il reddito imponibile.

Le linee guida per le spese aziendali possono essere trovate nella Sezione 162 dell'Internal Revenue Code (IRC). Fintanto che una spesa è considerata ordinaria e necessaria, può essere segnalato all'IRS per aiutare a ridurre la responsabilità fiscale.

Secondo l'IRS, ordinario si riferisce alle spese comuni alla maggior parte degli imprenditori del settore o del commercio. Necessario significa che le tue spese aiutano con le tue operazioni commerciali, e sono appropriati per la tua organizzazione.

In che modo le spese aziendali incidono o riducono le tasse?

Qualsiasi spesa che soddisfa la definizione IRS di ordinaria e necessaria può essere detratta. da cancellare, una spesa deve essere sostenuta da un'impresa che intende realizzare un profitto. Alcune spese possono essere interamente deducibili, mentre altri sono parzialmente deducibili o non saranno interamente detratti nell'anno in cui sono sostenuti.

Quali sono esempi di spese aziendali deducibili?

Le seguenti spese aziendali possono essere interamente o parzialmente deducibili:

• Pubblicità e Marketing
• Spese bancarie e interessi
• chilometraggio aziendale
• commissioni
• Spese educative per i dipendenti
• Benefici per i dipendenti
• Manutenzione e riparazione dell'attrezzatura
• Mobilia
• Ministero degli interni (dovrai soddisfare determinati requisiti come quello che è il tuo principale luogo di lavoro)
• Assicurazione
• Quote associative (solo spese legate all'attività)
• Spese legali
• Forniture e attrezzature per ufficio
• Buste paga (dipendenti e collaboratori)
• Affitto o locazione di uffici
• Pagamenti del mutuo
• Software
• Alcuni costi dei viaggi d'affari
• Utilità

Quali sono esempi di spese aziendali non deducibili?

Non tutte le spese aziendali sono deducibili dalle tasse.

Ecco alcuni esempi:

• Spese o perdite di demolizione
• Spese educative sostenute per soddisfare i requisiti per condurre affari
• Multe e sanzioni governative
• Attività illegali
• Spese di lobby
• Contributi politici

Si noti inoltre che le spese in conto capitale, mentre deducibile, sono in genere ammortizzati nel corso di diversi anni attraverso un processo contabile noto come ammortamento.

Rendiconto economico

Il tuo conto economico è il rendiconto finanziario principale utilizzato per la registrazione delle spese aziendali e la determinazione del reddito imponibile. Il conto economico mostra un'immagine delle spese e dei ricavi della tua azienda in un determinato periodo di tempo. Le dichiarazioni sono in genere suddivise in diverse categorie.

• Costi delle merci vendute (COGS): Detto anche costo del venduto, I COGS si riferiscono al costo dei beni fabbricati o acquistati venduti. I COGS sono una spesa aziendale e influiscono sulla quantità di profitto che un'azienda realizza sui suoi prodotti. Viene detratto dalle entrate totali di un'azienda per determinare l'utile lordo e può includere le spese generali di fabbrica, Deposito, costo delle materie prime e delle parti utilizzate per realizzare un prodotto, costi diretti del lavoro, spedizione o trasporto in costi e costi indiretti, come i costi di distribuzione o della forza vendita.

• Costi operativi: I costi operativi sono tutte le spese associate alla manutenzione quotidiana e all'amministrazione di un'azienda. I costi operativi includono fissi, costi variabili e semivariabili. Queste spese vengono sottratte dall'utile lordo per trovare l'utile operativo e in genere includono i costi di marketing e la retribuzione dei dirigenti. Anche regali e pasti rientrerebbero in questa categoria.

• Ammortamento: L'ammortamento è il processo di deduzione del costo di un bene aziendale per un lungo periodo di tempo, anziché più di un anno. L'ammortamento ha due componenti principali:uno è la diminuzione del valore di un bene nel tempo e quando si alloca il prezzo originariamente pagato per un bene nel periodo di tempo in cui si utilizza quel bene. I Principi contabili generalmente accettati (GAAP) richiedono che le società utilizzino metodi di ammortamento standard con piani di ammortamento specifici per varie categorie di beni. L'ammortamento è simile all'ammortamento, ma è un metodo per ripartire il costo di un'attività immateriale in un determinato periodo di tempo.

• Spese di interessi: Gli interessi pagati sui prestiti vengono sottratti dal reddito imponibile.

Spese personali e spese aziendali

Le spese aziendali possono essere detratte per ridurre il reddito imponibile complessivo della tua azienda. Le spese personali non possono. Così, quali sono alcune delle differenze e c'è mai una zona grigia?

Spese personali: È fondamentale che tu mantenga le tue spese personali separate da quelle lavorative. Per esempio, se vai dal ferramenta per comprare del legname per un progetto personale e ci metti dentro del detergente industriale per pulire i pavimenti del tuo negozio, assicurati di eseguire due transazioni. In questo modo puoi conservare ricevute separate e se hai una carta di credito o di debito aziendale, puoi usarlo per l'acquisto aziendale.

Spese aziendali: Stai effettuando un acquisto per cercare di aumentare le entrate per la tua attività? È qualcosa che sarebbe considerato un normale acquisto nel tuo settore? È probabilmente una spesa aziendale. Registra l'acquisto, conservare lo scontrino e annotare il motivo dell'acquisto. L'importo può essere detratto dal tuo reddito e ridurre il tuo debito fiscale. Grandi spese che aumentano il valore a lungo termine della tua attività, come l'acquisto di nuove attrezzature o l'investimento in un nuovo edificio, sono considerate spese in conto capitale e vengono gestite in modo diverso rispetto ad altre spese.

Differenze chiave: Gli acquisti aziendali sono cose che acquisti nelle normali operazioni della tua attività. Le spese personali sono voci che non riguardano la tua attività. Ma che dire di cose come gli uffici domestici? Se utilizzi un ufficio fuori casa principalmente per motivi di lavoro, potresti essere in grado di ammortizzare quella spesa. Ma non sarai in grado di detrarre l'intero prezzo del tuo mutuo casa. Ci sono occasioni in cui puoi elencare alcuni aspetti delle spese come le utenze, tasse immobiliari o telefoni. È particolarmente importante che tu tenga registri meticolosi che dettaglino il motivo per cui stai spendendo questi articoli, nel caso dovessi essere sottoposto ad audit.

I 6 migliori consigli per le spese aziendali

Tenere sotto controllo le spese aziendali può essere opprimente. Ma è anche uno dei modi più semplici per ridurre la tua responsabilità fiscale complessiva. Ecco alcuni suggerimenti per rendere un po' più semplice la gestione delle spese.

1. Tieni registri meticolosi.

   In caso di dubbio, tienilo. Non solo le ricevute e altra documentazione delle spese aziendali ti saranno utili se verrai mai sottoposto a revisione, l'IRS richiede che alcuni registri siano conservati per un massimo di 7 anni. Cose come ricevute, le dichiarazioni dei redditi e i registri dell'occupazione devono essere conservati per 3-4 anni. E la documentazione di cancellazione di crediti inesigibili dovrebbe essere conservata per 7 anni. Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di contabilità aziendale per tenere traccia delle tue spese e passare senza carta per la tenuta dei registri.

2. Spese personali e aziendali separate.

   Le spese aziendali possono essere ammortizzate e ridurre la tua responsabilità fiscale complessiva. Inizia subito a separare le tue spese aziendali da quelle personali. Apri un conto corrente aziendale separato. Ottieni una carta di credito o di debito aziendale. E assicurati che i tuoi partner commerciali sappiano quali spese possono essere ammortizzate, e che non può.

3. Rispolverare quali spese sono considerate deducibili dalle tasse.

   Non tutte le spese sono fiscalmente deducibili. Ma la maggior parte delle spese sostenute durante il tentativo di generare entrate per la propria attività può essere ammortizzata. Alcuni acquisti importanti come le attrezzature di grandi dimensioni sono considerati spese in conto capitale. L'acquisto iniziale non può essere ammortizzato tutto in un anno fiscale, ma il deprezzamento del valore, insieme ai costi di gestione sarebbe.

4. Salva le ricevute per i viaggi di lavoro.

   Molte spese di viaggio d'affari sono deducibili dalle tasse. Tieni un registro dei costi come il trasporto, alloggio e parte dei pasti (di solito il 50% del costo). Conservate le ricevute di queste spese per almeno tre anni, finché l'IRS può controllarti.

5. Registra le spese il prima possibile.

   Sia che tu memorizzi i tuoi documenti da solo o utilizzi un programma software di contabilità aziendale, prendere l'abitudine di registrare subito le spese. Formalizzare il processo per il modo in cui tenere traccia e archiviare le ricevute e registrare le spese.

6. Monitorare e rivedere le spese regolarmente.

   Il software di contabilità aziendale può visualizzare le informazioni sulle spese con grafici e dashboard. E se monitori le tue spese manualmente, assicurati di inserire una revisione regolare nelle politiche e nelle procedure di gestione delle spese. Prendi in considerazione la contabilità in partita doppia per rilevare gli errori e prevenire le frodi.

Come tenere traccia delle spese aziendali?

Tenere traccia delle spese aziendali dovrebbe diventare un'abitudine. Rendendolo parte del tuo normale flusso di lavoro, hai meno probabilità di perdere spese che possono ridurre il carico fiscale complessivo. E tenendo d'occhio le tue spese e le tue entrate attraverso il tuo conto economico, sei in grado di monitorare meglio la salute finanziaria della tua azienda.

1. Aprire un conto bancario aziendale. Assicurati che sia separato dal tuo conto corrente personale e utilizzalo solo per le spese aziendali. In questo modo sarà più facile tenere traccia delle spese aziendali. E potresti avere diritto a carte di credito o di debito aziendali dotate di vantaggi come cash back o finanziamento senza interessi per tre mesi.

2. Formalizza il modo in cui conservi le ricevute. Prendi in considerazione la scansione delle ricevute e la conservazione delle copie digitali. Prova a renderlo parte del tuo normale flusso di lavoro. Se non tutti i giorni, prova a dedicare lo stesso tempo ogni settimana per scansionare e organizzare le ricevute. Scrivi lo scopo commerciale sulla ricevuta in modo da poterlo ricordare in seguito, se necessario.

3. Rivedi e classifica regolarmente le tue spese. Esamina ogni transazione e monitora le tue spese per categoria. Confrontando le tue spese con le entrate, puoi vedere quanto costa produrre una quantità di entrate in un dato momento.

4. Considera l'acquisto di un software di contabilità aziendale. Risparmia tempo e assicurati di avere le informazioni più aggiornate con una piattaforma di contabilità. Archivia e tieni traccia delle ricevute e classifica facilmente le spese. Puoi vedere grafici e dashboard delle tue informazioni finanziarie, oltre a generare report importanti, come il conto economico.

Monitoraggio delle spese aziendali con il software

Tracciando le tue spese, puoi ridurre il tuo debito fiscale. Ma è anche importante tenere registri dettagliati di queste spese nel caso in cui sei sottoposto a revisione o devi riconciliare i conti. Eliminare la carta e utilizzare un software di contabilità aziendale può aiutare a risparmiare tempo, automatizzare i processi e mantenere registri finanziari più accurati, anche se hai una piccola impresa o una startup. Man mano che la tua attività cresce, il software scalerà con la tua crescita. E le soluzioni cloud di alto livello come NetSuite si integrano con altri software aziendali, come il tuo CRM, gestione dell'inventario e funzioni di e-commerce.

Domande frequenti sulle spese aziendali

È possibile riportare le spese aziendali?

La tua azienda potrebbe essere in grado di portare avanti un riporto se hai una perdita operativa netta (NOL), hai superato l'importo delle detrazioni consentite e un credito non rimborsabile per il quale ti qualifichi è superiore all'imposta che devi in ​​un anno.

Le spese aziendali deducibili non sono tassate. Ci sono alcune spese aziendali come la demolizione che non possono essere ammortizzate.

Posso detrarre le spese personali per le imprese?

Non puoi detrarre le spese personali per la tua attività. Tuttavia, se la spesa è sia per uso aziendale che personale, puoi detrarre la parte aziendale. Per esempio, supponiamo che tu abbia un veicolo e guidi per consultare i clienti in loco il 25% delle volte. Puoi detrarre il 25% delle spese aziendali. Dovrai tenere registri come il chilometraggio sostenuto, i costi di manutenzione e lo scopo di ogni viaggio.

Quali sono i tre tipi di spese aziendali?

I tre tipi principali sono:

• Fisso: Queste spese tendono a non cambiare e rimangono le stesse. Gli esempi includono i pagamenti per l'affitto o il leasing di attrezzature.
• Variabile: Queste spese cambiano di mese in mese. Gli esempi includono le commissioni e le utenze dei dipendenti.
• Periodico: Queste spese si verificano occasionalmente. Gli esempi includono riparazioni di apparecchiature di emergenza e bonus annuali.