9 vantaggi sorprendenti (e alcuni svantaggi) della fatturazione senza carta

Già nel 2001, la fatturazione senza carta era ancora agli inizi, ed ero un neolaureato che aveva appena iniziato nel mondo degli adulti. Al tempo, il mio fornitore di assicurazione auto mi ha offerto uno sconto se mi sono registrato per la fatturazione online. Lo sconto mi ha aiutato a superare la mia riluttanza a rinunciare alle mie dichiarazioni cartacee e alla mia amata routine di scrittura degli assegni.

Il mondo della fatturazione senza carta si è molto evoluto dal primo anno del nuovo millennio. Ecco i pro e i contro dell'utilizzo della fatturazione senza carta oggi, e alcuni suggerimenti per assicurarsi che i benefici superino sempre i costi.

1. Pro:la fatturazione senza carta è migliore per l'ambiente

Passare dall'estratto conto cartaceo a quello online non fa risparmiare solo francobolli, è anche un modo importante per aiutare l'ambiente. Secondo gli studi PayItGreen del 2010, se solo il 20% delle famiglie americane passasse dalla fatturazione completamente cartacea a quella completamente digitale, dichiarazioni, e pagamenti, l'impatto collettivo sarebbe enorme. Tali modifiche includerebbero:

• Risparmia 150, 939, 615 libbre di carta
• Salva 1, 811, 275 alberi
• Evita di produrre quasi due milioni di tonnellate di gas serra
• Evita di creare più di un miliardo di galloni di acque reflue nel processo di produzione della carta
• Evita di utilizzare oltre 100 milioni di galloni di gas per spedire i pagamenti

2. Pro:le aziende offriranno incentivi per eliminare la carta

Poiché le aziende spendono meno in carta, francobolli, e l'ordinamento quando effettuano tutte le operazioni di fatturazione e pagamento online, può fare una grande differenza nella loro linea di fondo per ottenere il maggior numero possibile di clienti con fatturazione senza carta. Spesso addolciscono il suggerimento di passare senza carta offrendo ai clienti una sorta di incentivo per il passaggio. In alcuni casi, come il mio assicuratore auto nel 2001, puoi aspettarti un piccolo sconto. Altri incentivi potrebbero includere una dichiarazione di credito, una carta regalo, o anche l'opportunità di vincere un premio.

3. Pro:la fatturazione senza carta ti aiuta a fare ordine

Il disordine della carta spesso sembra avere una vita propria. Passare alla fatturazione senza carta significa che non perderai mai una fattura in un mucchio di posta indesiderata, né distruggerai o riciclerai mai accidentalmente una bolletta non pagata perché ha deciso di nascondersi nella pila di richieste di carte di credito sulla tua scrivania.

4. Pro:sarai protetto meglio dal furto di identità

Può offrire l'illusione di sicurezza tenere in mano una banconota cartacea, ma non è sempre così. È un gioco da ragazzi per i ladri di posta e i sommozzatori di cassonetti raccogliere informazioni sensibili sull'account da una bolletta rubata che hanno rubato dalla cassetta postale o dalla spazzatura. Quando ti rendi conto che la tua identità è stata compromessa, potresti avere un vero mal di testa da affrontare, e qualche danno finanziario da annullare.

Gli estratti conto inviati via e-mail non mostreranno mai i dati completi della carta di credito o del conto bancario. Anche se un truffatore entra nella tua casella di posta, dovrebbero comunque penetrare nell'account online del tuo fornitore di fatture per accedere a informazioni sensibili. Previeni questo problema utilizzando una password complessa che includa più caratteri e lettere maiuscole e minuscole.

5. Pro:accedi alle tue dichiarazioni da qualsiasi luogo

Se ricevi una fattura senza carta, non importa dove ti trovi:se hai accesso a Internet, hai accesso alla tua dichiarazione. Se sei fuori città per lavoro o vacanza, non dovrai preoccuparti di quali informazioni vulnerabili vengono lasciate nella cassetta della posta mentre sei via.

6. Contro:dimenticare di pagare una bolletta senza carta

Quando ignori la tua posta ordinaria, tende ad accumularsi, rendendo più difficile dimenticare che potrebbe esserci qualcosa di importante lì dentro. E-mail, d'altra parte, è estremamente facile da ignorare, quindi la tua bolletta senza carta può facilmente passare inosservata.

Allo stesso modo, anche se tieni sotto controllo sia la posta cartacea che la posta elettronica, potresti non essere pronto a pagare il conto nel momento in cui arriva. Se questo è il caso di una dichiarazione cartacea, puoi sempre impostare il conto da qualche parte in cui lo vedrai, per ricordarti di pagarlo in un altro momento. È molto più difficile contrassegnare la tua email per ricordarti di pagare il conto, il che significa che potresti dimenticarlo fino a dopo aver perso la data di scadenza.

La soluzione:un account e-mail dedicato e promemoria del calendario

Crea un account e-mail dedicato solo per tutte le tue fatture, e pianifica di controllare regolarmente questa email. Inoltre, crea promemoria nel tuo calendario per chiederti di controllare il tuo account di posta elettronica dedicato in modo da non perdere mai un pagamento.

7. Contro:password perse

Le password sono una parte importante della sicurezza online, ma il fatto che praticamente tutto ciò che fai online debba essere protetto da password significa che le probabilità sono contro di te per ricordare tutte le tue password. Molte persone aggirano questo problema utilizzando la stessa password per tutto, il che può compromettere seriamente la tua sicurezza se uno qualsiasi degli account che utilizzi viene violato.

Le aziende che offrono la fatturazione senza carta spesso richiedono ancora più sicurezza dalla tua password, come aver bisogno di un carattere speciale, un numero, e una lettera maiuscola. Questo è comprensibile, ma rende ancora più difficile per la persona media ricordare la propria password e a volte più ipotesi errate possono farti bloccare l'accesso al sito.

La soluzione:creare una password basata su una frase

Il segreto per password sicure ma memorabili è iniziare con una frase che significa qualcosa per te. Ad esempio:"Sto aspettando la reincarnazione di Elvis".

Quindi lettere sostitutive, numeri, e simboli per ciascuna delle parole:I@w4troE

Con quella come password di base, potresti adattarlo a ciascun sito in modo da poter ancora ricordare le tue password, ma la password di ogni sito è leggermente diversa. Ad esempio, potresti aggiungere lettere e numeri che rappresentano il sito alla fine della tua password di base.

Per Capital One 360, la tua password diventerebbe:I@w4troECO360

Basta annotare la frase originale da qualche parte in cui puoi trovarla. Ti ricorderà la tua password, e non significa niente per nessun altro.

8. Contro:dimenticarsi di aggiornare le informazioni sull'account

Se ti sei trasferito, dovresti informare i tuoi fornitori di bollette e informarli del tuo nuovo indirizzo di casa. Bene, lo stesso vale per la tua email quando ricevi estratti conto non cartacei.

Forse stai per perdere l'accesso a un'email di lavoro o di scuola che era collegata al tuo account di fatturazione, o stai per chiudere una vecchia email che è stata sommersa dagli hacker. Se dimentichi di aggiornare questa modifica nelle impostazioni dell'account di fatturazione online, potresti finire per perdere del tutto l'accesso.

9. Contro:scoperti da pagamenti automatici

Molte persone che impostano la fatturazione senza carta passano anche ai pagamenti automatici online. Per chi ha un reddito variabile, o chiunque viva stipendio per stipendio, i pagamenti automatici delle fatture possono causare grossi grattacapi se non hai fondi sufficienti nel tuo account il giorno in cui il pagamento viene addebitato. Questo rende qualcosa di un Catch-22, poiché molte persone in una situazione del genere hanno bisogno dello sconto che fornisce un pagamento automatico, ma l'automazione li mette in pericolo di scoperto ogni mese.

La soluzione:chiedere una modifica della data di pagamento

La maggior parte delle aziende consentirà ai propri clienti di richiedere una data di pagamento specifica, in particolare se utilizzano opzioni di pagamento automatico. Se hai a che fare con un reddito variabile o hai difficoltà a passare da una busta paga all'altra, imposta i tuoi pagamenti automatici in modo che vengano addebitati il ​​giorno in cui la tua busta paga viene cancellata. Se hai più fatture con addebito automatico, puoi scaglionarli nel mese in modo che coincidano con i tuoi giorni di paga.

Fare in modo che la fatturazione senza carta funzioni per te

La fatturazione digitale è qui per restare, ma è lontano da un sistema perfetto. Sapere quale degli aspetti negativi ha maggiori probabilità di farti inciampare ti consentirà di pianificare in anticipo i problemi mentre godi dei benefici.