La complessità uccide i profitti:i CEO devono semplificare le loro attività

Di Simon Collinson e Melvin Jay

L'ambiente competitivo sta diventando più complesso e imprevedibile, e i senior manager non hanno alcun controllo sulle tendenze sottostanti, dalla globalizzazione al cambiamento tecnologico. I tipi più dannosi di complessità, tuttavia, venire da dentro.

Non c'è dubbio che Nokia abbia perso la barca quando i mercati di consumo si sono spostati sugli smartphone. Questo non è stato solo il risultato di una scelta strategica sfortunata; c'erano segni che l'azienda si fosse smarrita ben prima di prendere questa strada sbagliata. Aveva intrapreso una serie di acquisizioni e stava costruendo un portafoglio di prodotti sempre più diversificato attraverso investimenti in software, contenuti e servizi che aggiungevano complessità, ma non valore. Più recentemente, la nuova leadership e la ristrutturazione organizzativa si sono aggravate, invece di risolvere il problema. Nokia è diventata ancora più complessa e anche meno redditizia.

Sebbene Nokia sia attualmente una delle "stelle cadute" preferita dai media aziendali, la sua esperienza con una complessità schiacciante è comune alle aziende di tutti i settori industriali. Sappiamo che l'ambiente competitivo sta diventando più complesso, turbolenti e imprevedibili e i senior manager non hanno alcun controllo sulle tendenze sottostanti, dalla globalizzazione al cambiamento tecnologico. I tipi più dannosi di complessità, tuttavia, venire da dentro. È qui che i CEO possono agire e devono fare di più.

La nostra ricerca:misurare gli impatti sulla performance della complessità

Sebbene la complessità sia ampiamente riconosciuta come un ostacolo crescente al successo aziendale, ci sono sorprendentemente pochi studi accademici robusti sui suoi effetti o su come affrontarli. È anche evidente che i CEO non stanno facendo abbastanza per combattere il problema. La sfida di identificare e rimuovere la complessità costosa significa che spesso va sul mucchio "troppo difficile".

Per affrontare entrambi i problemi abbiamo condotto due importanti studi sugli impatti della complessità sulla performance aziendale. Il primo ha portato allo sviluppo del Global Simplicity Index (GSI), correlando una maggiore complessità con una ridotta redditività. Questo ha rivelato che le più grandi 200 aziende del Forbes Global 500 stanno perdendo, in media, Il 10,2 percento dei loro profitti annuali o $ 1,2 miliardi all'anno ciascuno a causa della complessità distruttiva del valore. Ciò si aggiunge a un'incredibile perdita collettiva di $ 237 miliardi ogni anno. ¹

Tuttavia, il rapporto tra complessità e performance non è semplice. Man mano che le aziende di successo crescono, aggiungono nuovi prodotti e servizi ai loro portafogli; entrare in nuovi mercati; impegnarsi in joint-venture e acquisizioni; aggiungere nuove business unit e linee di gestione, crescono anche i profitti. C'è un punto di svolta, tuttavia, quando si aggiunge complessità:una nuova linea di prodotti, un'altra acquisizione, un ulteriore livello di gestione – non aggiunge valore proporzionato.

Il GSI lo mostra sotto forma di una curva di complessità delle prestazioni a U invertita.

Il GSI ci permette anche di classificare aziende note, dai nostri 200 globali, rispetto a questa curva, come "Attori" (come GSK, China Mobile e Goldman Sachs), "Complicatori" (come IBM, Johnson &Johnson e BHP Billiton), "Semplificatori" (Renault, Safeway e Nippon Life) e "Strugglers" (Nokia, Hitachi, Fiat e EADS).

Qual è l'impatto della complessità sulle prestazioni individuali?

Il nostro secondo studio importante è stato un'indagine su larga scala su oltre 400 dirigenti di grandi aziende europee, identificare le fonti di complessità ad alto impatto e come queste variano a seconda del gestore, azienda e industria.

Abbiamo identificato oltre 100 fonti comuni di complessità, raggruppati in sei categorie complessive.

I risultati complessivi di questo sondaggio sono un campanello d'allarme per i CEO.

Il 63% dei manager nel nostro sondaggio ha riferito che la complessità è stata responsabile di oltre il 5% della perdita di produttività nella loro attività. Il 10% dei manager ha affermato che oltre il 30% delle perdite di produttività era dovuto alla complessità.

I primi 10 fattori di complessità sono classificati di seguito in termini di "punteggio di impatto della complessità"

(livello di complessità causato da questa fonte moltiplicato per l'impatto che ha sulle prestazioni).

Alcune delle cause principali della complessità ad alto impatto da parte dei nostri intervistati includono:

Cambiamenti nella strategia o richieste multiple del progetto:

• il 30% dei manager sta affrontando 6 o più iniziative strategiche contemporaneamente; Il 12% sta affrontando più di 16

Gerarchie di gestione contorte:

• il 57% dichiara 6 o più livelli di gestione nelle proprie aziende; Il 19% ha più di 16

Monitoraggio, procedure di controllo e pianificazione:

• il 56% ha 5 o più fasi nel processo di approvazione delle spese in conto capitale; L'11% ha più di 11 stadi
• il 41% gestisce 4 o più report gestionali interni ogni mese; 9% gestisce oltre 16
• Il 61% delle aziende impiega 4 settimane o più per la pianificazione del budget; Il 35% impiega più di 6 settimane e il 10% più di 16 settimane

Processi e sistemi:

• il 38% si occupa di 6 o più diversi tipi di sistemi IT specializzati sul posto di lavoro; Il 13% si occupa di oltre 16 sistemi

Comunicazione e coordinamento:

• il 46% dei manager interagisce regolarmente con 6 o più altre divisioni interne; 14% con più di 11
• Le e-mail occupano circa l'8% del tempo del manager, in media. Ma per il 16% dei manager che si occupano di e-mail consuma oltre il 30% del proprio tempo.

Perché la complessità riduce così tanto i tuoi profitti?

Quindi, per la prima volta abbiamo dimostrato che la complessità ha un impatto ampio e misurabile sulla redditività. Perchè è questo?

1. La complessità aggiunge costi improduttivi:stai pagando per risorse/attività di cui non hai effettivamente bisogno. In effetti ti rendono più difficile ottenere ciò che ti sei prefissato di fare!
2. La complessità riduce la velocità e l'agilità:rallenta la risposta alle forze del mercato. Le aziende più semplici fanno meglio in tempi turbolenti.
3. La complessità riduce la motivazione dei dipendenti:gli studi psicologici indicano che le persone preferiscono vivere in organizzazioni più semplici e che le loro prestazioni diminuiscono man mano che la complessità diventa opprimente.
4. La complessità fa perdere tempo al tuo dipendente:distrae i dipendenti dal concentrarsi su attività generatrici di valore, creando "folli impegnati":persone che stanno lavorando sodo, correndo nella direzione sbagliata, o lottando per fare cose semplici.

Così, complessità sta rendendo sempre più difficile per i manager controllare, concentrarsi e portare avanti le proprie attività. Per molte aziende, processi interni, sistemi, prodotti, le iniziative strategiche e le strutture organizzative si sono evolute al punto da essere troppo complesse da gestire.

Come ha detto un manager in una delle nostre interviste “Posso vedere chiaramente dove si trova A e posso vedere dove si trova B. Non riesco proprio ad arrivare a B a causa della pura complessità della mia organizzazione e dei nostri processi". Nei casi peggiori "B", l'obiettivo strategico stesso, è nascosto dalla melassa aziendale. I manager non sanno dove concentrare i loro sforzi.

La complessità riduce la velocità e l'agilità:rallenta la risposta alle forze del mercato. Le aziende più semplici fanno meglio in tempi turbolenti.

Da dove viene questa complessità "cattiva"?

Dirigenti e dipendenti a tutti i livelli lamentano gli effetti dannosi della complessità, ma la complessità non si crea da sé, è il risultato della combinazione, decisioni e comportamenti cumulativi di questi stessi dirigenti e dipendenti. Il prevalere, Il fatto ironico è che le persone sono sia le creatrici della complessità che le vittime di essa.

Così, allo stesso modo in cui siamo addestrati a considerare l'impatto finanziario delle nostre decisioni, dobbiamo anche imparare a identificare l'"impatto sulla complessità" delle nostre decisioni. Non puoi affrontare la complessità senza affrontare i comportamenti umani che la causano. Un grande programma di riduzione della complessità potrebbe rendere la tua azienda più semplice in alcune aree chiave per ora, proprio come la "reingegnerizzazione dei processi" o un'"iniziativa snella", ma la nuova complessità si insinuerà di nuovo se le persone non cambiano anche i loro modi di pensare e lavorare.

Cosa possono fare i leader per affrontare il problema?

Oltre il 10% dei profitti viene sprecato dall'eccessiva complessità. Ignorarlo è al limite della negligenza aziendale! Quindi come si modificano i comportamenti sopra menzionati? Come puoi coinvolgere l'energia del tuo personale in tutta l'organizzazione per sradicare la complessità? Come puoi fare della semplicità un valore fondamentale e un principio operativo centrale nella tua azienda?

L'ex CEO di GE, Jack Welsh, ha deciso di ridurre la complessità come sua missione. Ha intrapreso una serie di progetti di semplificazione in tutta l'azienda, sostenendo che "perché una grande organizzazione sia efficace, deve essere semplice."

Ecco alcuni consigli pratici su cosa puoi fare per inizia una rivoluzione della semplicità nel tuo business .

1. Inizia dall'alto . Questo è tutto un problema aziendale, quindi la rivoluzione deve iniziare con i leader dell'organizzazione che dimostrano di essere profondamente impegnati a ridurre la complessità ovunque essa si nasconda.

2. Diagnostica dove si trovano i tuoi maggiori problemi di complessità. La complessità si nasconde in ogni angolo delle grandi imprese. Il primo passo è identificare i 5-10 problemi di maggiore complessità nella tua azienda (sono diversi in ogni organizzazione), quindi sviluppare progetti per ridurre la complessità dove sta causando più danni. Ciò rivelerà anche gli specifici comportamenti gestionali che sono alla base della dannosa complessità.

3. Sviluppare una strategia di semplificazione. Tutte le aziende dovrebbero avere una strategia chiara per ridurre la complessità dannosa. Questo dovrebbe consistere in:

• Alcuni "Principi di semplicità" fondamentali che tutti nella tua azienda possono vivere giorno per giorno. Questi creano un insieme generale di regole che possono essere ampiamente applicate da tutte le tue persone ogni giorno.
• Alcuni progetti "Semplicità 101". Si tratta di idee di semplificazione facili da eseguire che tutti possono iniziare rapidamente a implementare (ad es. regole su presentazioni più semplici, processi decisionali più semplici, eccetera)
• Alcuni “Progetti di Semplificazione ad Alto Impatto”:sono queste le grandi aree di complessità individuate nella diagnostica che, una volta rimosso o ridotto, ridurrà significativamente la tua impronta di complessità complessiva (questi sono spesso difficili, ma devono essere fatti)
• Un programma "Semplicità, cambiamento e valori" che mostra come cambierai la cultura e i comportamenti dei manager in modo da poter rendere la semplicità uno stile di vita quotidiano nella tua azienda, per sempre.

4. Ora coinvolgi le masse. Anche lo slancio per il cambiamento deve venire dal basso verso l'alto. Comunicare la necessità di cambiamento e dimostrare i vantaggi personali e aziendali della semplificazione. Dimostra di avere una strategia credibile per affrontare la complessità. Fai in modo che le persone inizino a vivere i tuoi principi di semplicità e chiedi loro di implementare subito i progetti "Semplicità 101" nella loro area di attività.

5. Abilita le persone mostrando loro "come" semplificare e cambiare. Sapere di dover cambiare e di voler cambiare è essenziale. Ma sapere "cosa" devi fare non è abbastanza, devi anche sapere "come" semplificare il lavoro. La maggior parte delle persone semplicemente non ha le competenze per semplificare la propria attività. Quindi è essenziale anche formare le persone sugli strumenti diagnostici e sulle tecniche di semplificazione. Se investi in questo, puoi fornire loro gli strumenti di cui hanno bisogno per identificare e rimuovere i propri problemi di complessità locali o dipartimentali.

6. Rafforzare i comportamenti di semplicità. Infine, naturalmente, come sappiamo tutti, devi rafforzare i comportamenti che stai cercando di cambiare costruendo il valore della semplicità in tutti gli elementi della tua attività, tra cui:

• Sistemi di ricompensa e riconoscimento
• Feedback e revisione annuale
• Reclutamento

Risolvere l'enigma della complessità è al centro del vantaggio competitivo aziendale. Semplificare con successo oggi creerà l'azienda adatta per domani.

Conclusione:l'imperativo della semplicità

Risolvere l'enigma della complessità è al centro del vantaggio competitivo aziendale nell'ambiente aziendale di oggi. È chiaro che i leader delle grandi imprese devono prendere sul serio il problema della complessità e impegnarsi in modo duraturo per ridurla. L'incapacità di affrontare questo problema sta già colpendo duramente le tue persone e i tuoi profitti oggi, ma renderà anche più difficile rispondere alla crescente turbolenza e all'imprevedibilità dei mercati e delle economie in futuro.

Semplificare con successo oggi creerà l'azienda adatta per domani.