Gestione delle attività:come rendere la tua organizzazione più responsabile

La responsabilità implica assumersi la responsabilità di mantenere i propri impegni. È una pratica guida che determina il comportamento di manager e dipendenti allo stesso modo. Per quanto riguarda il lavoro, la responsabilità è una nozione complessa che comprende molteplici aspetti.

In definitiva, la responsabilità sottolinea la capacità del tuo ambiente aziendale di:

• Fornisci una vista multiprospettica del progetto
• Garantire feedback fruibile sulle prestazioni delle attività 
• Mantieni l'efficienza della forza lavoro a un livello elevato.

Ritenersi responsabili richiede sagge politiche manageriali, coerenza e visione strategica. Inoltre, per un successo garantito, deve "applicare a tutti".

Perché la responsabilità è importante 

La responsabilità appartiene agli attributi proattivi, il che significa che deve essere dichiarata prima della performance del progetto:in questo modo, aiuta a prevenire errori ea raggiungere gli obiettivi prefissati secondo il piano.

Nella fase retrospettiva, la responsabilità consente di presentare i risultati del lavoro in modo trasparente, compreso l'utilizzo di tempo, denaro e risorse.

A lungo termine, la creazione di responsabilità si traduce in: 

• Creazione di una migliore stima dell'allocazione del tempo in futuro
• Assegnazione delle risorse con maggiore precisione per i progetti imminenti 
• Rispettare le scadenze in tempo 
• Distribuzione uniforme del carico di lavoro tra il team 
• Prevenire le insidie ​​nelle prestazioni del progetto
• Massimizzare le possibilità di successo.

Come la gestione delle attività migliora la responsabilità

Nell'abbondanza di oggi di strumenti di gestione dei progetti per una migliore pianificazione, gli impiegati possono essere effettivamente bloccati nel passaggio da un software all'altro per gestire le attività. È inefficiente e dannoso per mantenersi responsabili, per non dire altro.

Ridurre il numero di software a strumenti su misura per le esigenze specifiche del progetto sarebbe una soluzione che consente di risparmiare tempo e risorse del tuo team. Riducendo gli strumenti non necessari, i processi di lavoro vengono snelliti, il che rende i risultati aziendali più prevedibili.

Uno dei modi più efficaci per migliorare la responsabilità dei dipendenti sul posto di lavoro consiste nell'applicare il software di gestione delle attività che garantirebbe la visibilità delle priorità, l'interconnessione delle attività e fornirebbe i canali di comunicazione aperti per una maggiore flessibilità.

Con gli efficienti sistemi di gestione delle attività, i project manager:

• Imposta chiaramente le attività e le aspettative dei progetti
• Consenti ai membri del team di contare in anticipo sul feedback sulle prestazioni
• Crea una cultura della fiducia
• Rendi le ricompense logiche
• Evidenzia obiettivi collettivi

In termini di miglioramento della responsabilità, l'implementazione della gestione delle attività aiuterà con un migliore processo decisionale per i progetti attuali e futuri.

Indipendentemente dal fatto che i progetti includano attività interdipendenti o simultanee, la gestione delle attività sarebbe rilevante per mantenere le prestazioni di un'attività in sequenza o simultanea mantenendo il layout dei dettagli del progetto. La visibilità delle priorità e delle attività nel flusso di lavoro crea solide basi per il riconoscimento delle fasi del progetto e la creazione della struttura di responsabilità.

Va anche affermato che quando si tratta di creare responsabilità, i time tracker e il software di gestione delle attività sono una combinazione perfetta in quanto sfrutta l'automazione. Il software di monitoraggio del tempo integrato nei sistemi di gestione delle attività garantisce la fusione della visibilità delle attività con le metriche temporali, creando così le basi per una migliore trasparenza e maggiori possibilità di successo.

L'implementazione del monitoraggio del tempo nella gestione delle attività fornisce calcoli automatici e garantisce coerenza nelle prestazioni delle attività rendendo il flusso di lavoro ininterrotto e fluido. Ottenendo i mezzi per risparmiare tempo ed energia sulla gestione del tempo e delle attività, il team realizza gli obiettivi prefissati e assume il controllo delle attività in un unico spazio.

Inoltre, mantenere le attività e le metriche del tempo in un unico sistema ti aiuta anche a ottenere flessibilità preservando l'aspetto granulare e dettagliato dei progetti in corso. Il software che è alla base di un'efficace gestione delle attività grazie alle sue funzionalità ampie e ben integrate è incluso nell'elenco seguente.

Software di gestione delle attività per una migliore responsabilità

Zona di lavoro

Essendo uno dei primi strumenti di collaborazione di progetto, Workzone ha superato la prova del tempo. Essendo ospitato su cloud, è adatto per i team decentralizzati.

Un'altra utile funzionalità è il promemoria automatico via e-mail per le attività prioritarie.

Vantaggi

• Elenco di cose da fare personalizzato
• Dashboard fornisce una vista portfolio dei progetti
• Il team di Workzone offre supporto e formazione eccellenti 
• Livelli di autorizzazione regolabili per ogni persona
• Possibilità di importare file di progetto MS e file Microsoft Excel
• Moduli di lavoro e rapporti personalizzabili

Costo :Il prezzo è di $ 20/utente/mese e con l'aumento degli utenti il ​​prezzo diminuisce.

Jira

Jira è uno strumento agile con un ampio set di funzionalità di gestione delle attività. Consente ai team di creare attività (problemi), assegnarle ai membri del team o nominare te stesso come assegnatario e tenere traccia delle attività per creare la trasparenza delle prestazioni del progetto.

Vantaggi

• Crea rapporti sulle attività pianificate 
• Fai commenti
• Filtra attività
• Imposta priorità attività 
• Vedi la "posizione" dell'attività nel flusso di lavoro sulla mappa del progetto
• Aggiungi la descrizione dell'attività 
• Cerca attività con filtri 
• Integra un time tracker nella dashboard 

Costo :puoi iniziare a utilizzare Jira da $ 10 al mese.

Sistemi davvero semplici

Really Simple Systems è un software CRM con gestione delle attività che ti aiuta a organizzare il tuo carico di lavoro in modo efficiente e non perdere mai nessun dettaglio su una vendita. Lo strumento offre al team molteplici opzioni che ti consentono di concentrarti sul cliente e massimizzare il livello di automazione quando si tratta di comunicazioni e gestione delle attività.

Idealmente si basa sul concetto di un luogo di lavoro sincrono in cui i dipendenti prendono decisioni tramite sistemi di comunicazione centralizzati e, quindi, si sentono più produttivi con il software che consente un lavoro di messa a fuoco profonda senza distrazioni.

Vantaggi

• Visualizza l'ultima corrispondenza
• Imposta attività 
• Assegna attività ai membri del team 
• Sincronizza in Google Calendar 
• Abilita la sequenza temporale delle attività per rendere più trasparenti le prestazioni delle attività 
• Automatizzare uno spostamento di un'attività nella sequenza temporale delle attività al completamento dell'attività

Costo :gratuito per un massimo di 2 utenti e 100 account.

Stessa pagina

Samepage è uno strumento di gestione delle attività online con opzioni di comunicazione del team in un'unica area di lavoro. Con questo software, il tuo team rimane responsabile poiché la funzionalità dello strumento copre l'impostazione degli obiettivi, la visibilità delle attività, le azioni e i risultati.

Vantaggi

• Delega le attività per una maggiore efficienza 
• Sposta le date di scadenza 
• Attiva indicatori visivi del completamento dell'attività 
• Aggiungi il numero illimitato di membri del team per un completamento più rapido delle attività
• Informa i partecipanti delle prossime scadenze 
• Filtra elenchi di attività per team, progetto, assegnatario, priorità

Costo :Le funzionalità di base sono disponibili gratuitamente.

ProWorkFlow

Il più grande punto di forza di ProWorkFlow è che è altamente personalizzabile. Fornisce strumenti di monitoraggio del tempo e budgeting e un calcolatore dei requisiti della forza lavoro. L'integrazione con altri strumenti di produttività è semplice.

Vantaggi

• Programmazione semplice
• Cronologia in stile Gantt
• App per dispositivi mobili e iPhone
• Apri API
• Robusto strumento di reporting
• Prova gratuita

Costo : Questo strumento ti costerà $ 10- $ 30/utente/mese

TaskQue

TaskQue è un'applicazione di gestione delle attività intelligente che si distingue per l'ampia capacità in termini di creazione di pipeline di progetti.

Vantaggi

• Automatizzazione del processo di assegnazione delle attività
• Massimizza l'utilizzo delle risorse (assegnando compiti alle risorse)
• Crea spazi di lavoro diversi per progetti diversi  
• Integra le conferenze
• Abilita il backtracking per vedere i tuoi risultati 
• Crea l'ordine alfabetico delle attività 
• Gestisci le attività con i filtri 

Costo :il set di funzionalità di base è disponibile nel piano gratuito.

Conclusione

La responsabilità che emerge nel punto di convergenza tra processi, comunicazione e produttività ha un impatto positivo sullo sviluppo dei dipendenti e, quindi, garantisce di facilitare la crescita e l'espansione del business.

La strategia di responsabilità può essere implementata se i dipendenti sono pronti a rivendicare la proprietà dei risultati aziendali, contribuendo con la loro quota di lavoro ai risultati dell'organizzazione. I manager sono i primi a promuovere questa mentalità all'interno dei loro team.

La responsabilità, che è parte integrante del successo aziendale, non significa che un project manager debba microgestire ogni fase del team:tali tattiche provocano l'effetto opposto. Piuttosto che scegliere lo stile disciplinare, è preferibile ritenere il team responsabile fornendogli strumenti pertinenti per una gestione delle attività leggera ed efficiente che consenta l'allineamento con gli impegni senza fallimenti.