Documenti finanziari:cosa tenere e cosa buttare

In vena di organizzare? Assicurati di non buttare via nulla di cui potresti aver bisogno.

Se, come molti di noi, hai pile e file di documenti finanziari archiviati in casa, potresti essere curioso di sapere per quanto tempo dovresti conservarli tutti. Ecco una carrellata di ciò che devi conservare e di ciò che puoi distruggere.

Documenti da conservare mentre sei attivo

Alcuni documenti finanziari dovrebbero essere conservati fino a quando non vengono cancellati, venduti, incassati, scaduti o non servono più a uno scopo. Includono:

• Documenti assicurativi
• Contratti 
• Garanzia 
• Certificati azionari
• Contratti di locazione (puoi eliminarli dopo che ti sei trasferito e il proprietario ha restituito il deposito cauzionale)

Documenti da conservare per 12 mesi

Se non hai bisogno di nessuno dei seguenti elementi ai fini fiscali, possono essere triturati e riciclati dopo un anno:

• Conto utenze
• Scheda busta paga
• Controlli annullati
• Ricevute di carte di credito
• Estratto conto mensile della banca e della carta di credito 
• Dichiarazione di investimento trimestrale

Documenti da conservare per un minimo di tre anni

In generale, il termine di prescrizione per l'IRS per controllare un ritorno è di tre anni (sebbene ci siano eccezioni alla regola, come discuteremo più dettagliatamente di seguito). Conserva tutti i documenti relativi all'IRS per almeno tre anni. Ecco alcuni degli oggetti che puoi lanciare a quel punto:

• W-2
• 1099
• Fatture mediche 
• Record dalla vendita di azioni
• Dichiarazioni di investimento annuali 
• Ricevute per contributi di beneficenza
• Prova del pagamento degli alimenti
• Estratto conto degli interessi ipotecari
• Dichiarazioni contributive per il piano pensionistico
• Documenti giustificativi utilizzati nella dichiarazione dei redditi, come ricevute (compresa la tassa di proprietà), assegni annullati e dichiarazioni di interessi

Documenti da conservare per un minimo di sei anni

L'IRS può controllarti per un massimo di sei anni se hai sottostimato il tuo reddito di oltre il 25%, sopravvaluta le tue basi (menti su quanto hai inizialmente pagato per un investimento) o non riporti entrate, regali o beni esteri . Nota :Se presenti una dichiarazione fraudolenta, non firmi la tua dichiarazione o semplicemente scegli di non presentare alcuna dichiarazione, l'IRS non è vincolata a una prescrizione se può dimostrare che hai tentato di commettere una frode.

Questi sono i documenti che utilizzerai per calcolare le plusvalenze quando vendi una casa. Conservali, nel caso in cui tu venga verificato entro sei anni dalla richiesta delle spese per le tue tasse:

• Documenti relativi all'acquisto di una casa e registrazioni di miglioramenti sostanziali apportati, come una nuova aggiunta o un impianto idraulico.
• Registri delle spese sostenute per l'acquisto (e successivamente per la vendita) della tua casa, come le commissioni pagate agli agenti immobiliari e le spese legali.

Documenti da conservare per sempre

Sebbene non siano necessariamente documenti finanziari, dovresti conservare a tempo indeterminato tessere di previdenza sociale, carte d'identità, passaporti, atti di fucilazione, certificati di nascita e morte, licenze di matrimonio, licenze commerciali e documenti di adozione. Inoltre, conserva questi documenti finanziari:

• Registrazioni di mutui e atti pagati
• Volontà
• Polizze assicurative sulla vita
• Procure
• Testamento biologico
• Accordi pre e post-matrimoniali
• Piani pensionistici e pensionistici

E nel caso in cui dovessi presentare una richiesta di risarcimento assicurativo, conserva i documenti associati all'acquisto di questi articoli (o fino a quando non li possiedi più):

• Gioielli
• Computer (e altri dispositivi elettronici)
• Arte costosa

Fai in modo di distruggere i documenti che non ti servono più per proteggere informazioni preziose e ridurre il rischio di cadere vittima di frodi con carta di credito. Il posto migliore per archiviare i record rimanenti è un posto lontano dalla vista dei visitatori occasionali, preferibilmente in una scatola impermeabile/ignifuga. Tuttavia, prima di archiviare quei record, scansionali e archiviali online per assicurarti di disporre di copie di backup.

A meno che tu non sia una persona a cui piace il processo, non c'è niente di divertente nel raccogliere e organizzare documenti importanti. Tuttavia, così facendo puoi risparmiare tempo e stress quando hai bisogno di accedervi. Può anche aiutarti a farti un'idea migliore della tua situazione finanziaria, incluso quanto hai nel tuo conto bancario.