Contabilità definita

La contabilità è una disciplina ampia che si concentra sullo stato attuale delle attività finanziarie di un'organizzazione. Ma i contabili di oggi sono molto lontani dalla stereotipata "persona dei numeri" che è più a suo agio con un foglio di calcolo che con un piano aziendale strategico. Infatti, le intuizioni prodotte dai contabili, e dai team finanziari in generale, informano e modellano la strategia per tutti gli angoli dell'azienda.

I contabili lavorano a stretto contatto con le parti interessate, inclusi dirigenti, investitori e consigli di amministrazione, nonché risorse umane, IT e team di vendita e marketing e fungono da collegamento tra le loro aziende e il governo, agenzie fiscali e di regolamentazione.

Startup, le organizzazioni non profit e le piccole aziende possono lavorare con CFO frazionati, un CFO esperto che lavora su base contrattuale o part-time, o con partner contabili, ma sia interna che esternalizzata, la funzione contabile è vitale per il successo.

Che cos'è la contabilità?

La contabilità è il processo di registrazione e classificazione delle transazioni di un'azienda, e poi riassumendo, analizzare e riferire su queste attività. Le informazioni risultanti, sotto forma di bilancio, rendiconto economico e finanziario, previsioni e altri report—viene utilizzato per informare i leader aziendali in quanto:

• Valutare il personale e il libro paga
• Bilancia o valuta i livelli di inventario
• Indagare nuove opportunità di business
• Massimizzare la redditività
• Gestire il flusso di cassa
• Analizzare la salute finanziaria dell'azienda

Le relazioni e le altre informazioni prodotte dai contabili vengono utilizzate anche al di fuori dell'azienda, da istituti di credito, investitori, revisori dei conti e, nel caso di società pubbliche, investitori.

Punti chiave

• La contabilità comprende una vasta gamma di attività, dalla contabilità di base all'analisi della salute finanziaria dell'azienda, previsione delle entrate, preparare le tasse e garantire la conformità legale.
• Le aziende utilizzano cinque tipi principali di contabilità:gestionale, costo, progetto, contabilità fiscale e finanziaria.
• Le società pubbliche statunitensi devono utilizzare i Principi contabili generalmente accettati (GAAP).

Cosa fa un ragioniere?

Un contabile generalmente svolge una serie di compiti finanziari. I più comuni includono la revisione delle informazioni finanziarie, analisi dei conti, fornendo approfondimenti sulle finanze dell'azienda e preparando budget e report. I contabili delle piccole imprese possono anche essere incaricati della contabilità, in tal caso possono mantenere la contabilità generale, pagare le bollette, gestire le buste paga e riconciliare i conti.

Un ragioniere pubblico certificato CPA) è un contabile autorizzato da un consiglio di contabilità statale. L'ottenimento di una licenza CPA richiede che un candidato completi un'istruzione adeguata, ottenere esperienza nel mondo reale e superare un esame CPA. I CPA in genere forniscono consulenza aziendale e fiscale e aiutano a creare strategie finanziarie che consentono alle aziende di massimizzare i profitti.

Tipi di contabilità

Ci sono molte specialità contabili. Le aziende utilizzano cinque tipi principali:manageriali, costo, progetto, contabilità fiscale e finanziaria.

Contabilità gestionale

La contabilità gestionale fornisce la rendicontazione, analisi e interpretazione dei dati finanziari di cui i decisori hanno bisogno per creare e perfezionare la strategia aziendale. I contabili gestionali supportano la pianificazione eseguendo analisi costi-volume-profitto, pesare sulla struttura organizzativa e analizzare le varianze.

Contabilità dei costi

Contabilità dei costi, una specializzazione in contabilità gestionale, è focalizzato su quanto un'azienda spende per creare i suoi prodotti, compresi i costi di manodopera e fornitura. Le informazioni raccolte dalla contabilità dei costi vengono utilizzate per ottimizzare le operazioni, per valutare l'inventario, impostare i prezzi di vendita dei prodotti e creare budget per progetti simili.

Contabilità fiscale

Contabilità fiscale, che è disciplinato dall'Internal Revenue Code degli Stati Uniti, si occupa della preparazione delle dichiarazioni dei redditi e del pagamento delle tasse. I contabili assicurano che le aziende rispettino leggi complesse e mutevoli.

Contabilità del progetto

Professionisti come project manager e contabili utilizzano la contabilità di progetto per integrare le principali attività finanziarie progetto per progetto e segnalare i progressi e il successo alla direzione.

I project manager si affidano alla contabilità di progetto per informarli dello stato dei costi diretti, costi generali ed eventuali ricavi in ​​un progetto specifico. I contabili di progetto generano queste cifre nei report finanziari. Un project manager utilizza questi report per determinare se è necessario modificare il budget del progetto e la struttura di suddivisione del lavoro (WBS).

Contabilità finanziaria

Questa disciplina si concentra sulla fornitura di informazioni a soggetti esterni interessati all'attività. Un contabile finanziario in genere prepara bilanci, rendiconti economici e rendiconti finanziari per aiutare gli investitori a comprendere le prestazioni dell'azienda o per chiedere a una banca di prestare denaro all'azienda.

Contabilità vs. Contabilità

Sebbene i termini "contabilità" e "contabilità" siano talvolta usati in modo intercambiabile, la contabilità è solo una funzione all'interno dell'ampia disciplina della contabilità. La tenuta della contabilità implica il mantenimento di registrazioni sistematiche delle transazioni finanziarie nei conti appropriati, o libri mastri. Questi record si riflettono infine nella contabilità generale della società, un documento contabile anagrafico contenente una registrazione completa delle operazioni della società.

La contabilità comprende molto più della contabilità. Include funzioni avanzate come il riepilogo, analizzare e comunicare dati; preparare le tasse; e garantire il rispetto della legge. Per esempio, un contabile senior in un'azienda gestirebbe la contabilità generale, redigere bilanci e collaborare con revisori esterni.

Come funziona la contabilità?

Ogni azienda ha bisogno di una qualche forma di funzione contabile. Decidere quando assumere un contabile interno è una decisione importante per gli imprenditori. Per le piccole imprese, una sola persona può svolgere tutte le attività contabili e agire anche come CFO. In alternativa, assumere un contabile esterno può avere senso, soprattutto ai fini fiscali. Molte piccole imprese utilizzano software per tenere traccia di entrate e spese e quindi inviano tali informazioni a un contabile in outsourcing per la revisione.

Indipendentemente dal fatto che l'azienda utilizzi partner contabili esterni o dipendenti interni, le funzioni contabili comprendono la registrazione, categorizzare, analizzare e rendicontare le attività finanziarie. I report focalizzati internamente aiutano i manager ad allocare i fondi e prendere decisioni aziendali come quanto addebitare per i prodotti. Altri rapporti vengono utilizzati per la conformità, le tasse, attrarre investitori e richiedere prestiti.

Ruoli e titoli

Diamo un'occhiata alla gerarchia di alcuni ruoli contabili e finanziari comuni per ottenere tutto ciò: CFO: Un chief financial officer riporta direttamente all'amministratore delegato e al consiglio di amministrazione. I CFO non si limitano a chiudere i libri:servono come controllori della realtà, strateghi e mitigatori del rischio per le loro aziende. Il CFO in genere supervisiona un team finanziario/contabile diversificato ed è responsabile della salute finanziaria complessiva dell'azienda. I CFO nelle società quotate in borsa attestano formalmente l'accuratezza dei rendiconti finanziari e delle relazioni degli azionisti. Vicepresidente delle finanze: Il VP della finanza in genere ha un profondo background contabile - essenzialmente, un CPA con capacità di leadership e comprende in profondità i dati finanziari attuali e storici dell'azienda. Generalmente pagato meno di un CFO, I vicepresidenti finanziari possono anche essere promossi al ruolo di CFO. Controllore: Il controllore è un CPA e, spesso, possiede un MBA. I controllori sono esperti di contabilità senior e sovrintendono al flusso di cassa e all'AR/AP di un'azienda. Nelle aziende più piccole, possono aiutare con la pianificazione e l'analisi finanziaria, sebbene generalmente FP&A sia una funzione finanziaria rispetto alla contabilità. Contabile: Questi professionisti detengono CPA e possono essere interni o appaltatori che lavorano con un numero di aziende, a volte all'interno di un settore. Preparano rendiconti finanziari certificati e supervisionano i registri finanziari, come le dichiarazioni dei redditi, bilanci, spese dei dipendenti, e il flusso di cassa e il conto economico. Contabile: Questa posizione è la tua prima assunzione finanziaria e, ancora, può essere un appaltatore o un dipendente interno. Questi professionisti hanno un background contabile e sono responsabili della redazione di dichiarazioni di reddito mensili e bilanci per l'azienda. Altri ruoli del personale: All'interno del team finanziario, le aziende possono avere specialisti che si concentrano sulla revisione, FP&A, risorse umane, contabilità, tassazione, analisi di bilancio, crediti/debiti e inventario o altri aspetti operativi.

Storia della contabilità

La contabilità esiste da quando le antiche civiltà hanno iniziato a commerciare merci. La prima prova di contabilità si trova su tavolette di argilla risalenti al 3, 300 a.C. in Egitto e Mesopotamia.

Alcuni dei concetti contabili odierni sono emersi nell'Europa medievale. Il mercante Benedetto Cotrugli è accreditato di aver inventato il sistema di contabilità debito/credito nel 1458. Tuttavia, Il matematico italiano e monaco francescano Luca Bartolomes Pacioli è comunemente noto come il padre della contabilità e della contabilità. Ha descritto la contabilità in partita doppia nel suo libro del 1494 Summa de Aritmetica, Geometria, Proporzioni et Proporzionalita —“La conoscenza collettiva dell'aritmetica, Geometria, Proporzione, e proporzionalità”, un lavoro che ha influenzato l'insegnamento e la pratica della contabilità fino ad oggi.

Esempio di contabilità

I contabili utilizzano il metodo della contabilità a partita doppia per registrare le transazioni. Ogni transazione viene registrata come registrazione a giornale, con un accredito su un conto e un corrispondente addebito su un altro. Queste voci devono bilanciarsi tra loro. Questo metodo aiuta a garantire che ogni transazione sia registrata nell'importo appropriato e che i cinque principali tipi di conto:entrate, spese, risorse, passività e patrimonio netto:tutto equilibrio.

Ecco un esempio di contabilità in partita doppia in contabilità:un'azienda invia una fattura a un cliente. Utilizzando il metodo della partita doppia, il contabile registra un addebito sui crediti. Il credito di contropartita viene registrato nel conto ricavi di vendita.

Quando il cliente paga la fattura, il contabile accredita il conto clienti e addebita il rendiconto di cassa.

Le voci del diario contabile per questo evento sono:

Per registrare i ricavi delle vendite: Addebito Credito Contabilità clienti $1, 500 entrate $ 1, 500 Per registrare i contanti ricevuti ed eliminare l'importo dovuto dal cliente:Cash $1, 500 conti attivi $ 1, 500

Perché la contabilità è fondamentale per la tua attività?

La contabilità supporta una serie di funzioni aziendali critiche. A livello di base, consente all'azienda di monitorare le entrate, spese, risorse, passività e patrimonio netto, e gestire il flusso di cassa e sapere se i clienti hanno pagato, e se la società ha pagato le proprie bollette.

La contabilità fornisce a un'azienda informazioni che possono aiutarla a pianificare il futuro. Per esempio, i manager possono utilizzare i metodi di contabilità dell'inventario per sapere se il costo per produrre un prodotto è aumentato e regolare il prezzo o cambiare i fornitori di conseguenza. Possono esaminare i dati di vendita per prendere decisioni informate su quali nuovi prodotti aggiungere e quali clienti dovrebbero ricevere maggiore attenzione.

I contabili aiutano anche le loro aziende a ottenere finanziamenti e a trovare investitori. La maggior parte dei finanziatori, se stanno prestando denaro a piccole imprese o grandi società, bisogno di vedere la prova che l'attività è redditizia. Gli investitori vogliono anche valutare il potenziale ritorno che otterranno sui loro investimenti.

Finalmente, la contabilità aiuta con le tasse e la conformità. La produzione di rendiconti finanziari accurati è necessaria per segnalare le entrate all'IRS per le società pubbliche, mentre sia le aziende private che quelle pubbliche sono tenute a fornire stime fiscali trimestrali e una dichiarazione dei redditi annuale. Se i rapporti non sono corretti, una società potrebbe essere sottostimata e soggetta a un controllo o a sanzioni da parte del governo o, al contrario, sovrastimare e pagare più del dovuto. Altri problemi di conformità includono la segnalazione per i covenant di prestito e per i regolamenti di segnalazione della Securities and Exchange Commission (SEC) degli Stati Uniti per le società pubbliche.

Che cos'è GAAP (Principi contabili generalmente accettati)?

I Principi contabili generalmente accettati (GAAP) sono linee guida e standard contabili statunitensi emessi dal Financial Accounting Standards Board (FASB).

Le aziende pubbliche devono rispettare i GAAP nelle loro pratiche contabili, anche in fase di redazione del bilancio. Ciò aiuta gli investitori e le autorità a valutare e confrontare i bilanci di diverse società. Le società private non devono rispettare i GAAP, ma queste aziende spesso scelgono di farlo, specialmente se hanno intenzione di diventare pubbliche in futuro.

Aree di competenza contabile

La finanza aziendale comprende una serie di aree di competenza. Le aziende più grandi possono assumere commercialisti specializzati in una o più di queste aree:

• Libro paga: Garantire che i dipendenti siano pagati in modo accurato e puntuale e che le detrazioni appropriate, come le tasse e i premi dell'assicurazione sanitaria, vengono trattenuti dalla busta paga.
• Costo: Inventario di valore, impostare i prezzi di vendita dei prodotti e creare budget utilizzando i dati storici.
• Contabilità clienti/debiti (AR/AP): Concentrarsi sull'invio di fatture, riscuotere pagamenti e pagare bollette.
• Contabilità: Registra le transazioni e bilancia i libri.
• Collezioni: Monitora se i clienti pagano in tempo e prendi provvedimenti per ottenere il pagamento in caso contrario.
• Imposta: Assicurati che l'azienda paghi le tasse applicabili e massimizzi le detrazioni a cui ha diritto.

Fasi del ciclo contabile

Il ciclo contabile si compone di otto fasi principali durante ciascun periodo contabile. Il software di contabilità può automatizzare la maggior parte di queste attività.

1. Identificare e classificare le transazioni: Per esempio, un contabile classificherebbe gli ordini di vendita come entrate.
2. Registra le voci del diario: Le singole transazioni vengono registrate negli appositi conti.
3. Registrare le voci del diario nella contabilità generale: Questo compito deve essere eseguito in conformità con le regole della contabilità in partita doppia.
4. Preparare un bilancio di prova non rettificato: Questo rapporto include tutti i conti dell'azienda e i loro saldi, confrontare debiti e crediti. Debiti e crediti devono essere in equilibrio.
5. Rettifica scritture contabili: Alla fine di un periodo contabile, un contabile aggiungerà tutte le voci che non sono state registrate in precedenza, come gli interessi sui conti bancari.
6. Preparare un bilancio di prova rettificato: Questo report include le modifiche apportate al passaggio precedente.
7. Preparare i rendiconti finanziari: Utilizzare i saldi dei conti dal passaggio 6 per creare rendiconti finanziari, compreso un conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario.
8. Chiudi i libri: Prepararsi per il prossimo periodo contabile.

Contabilità per piccole imprese vs. impresa

Mentre molti principi contabili sono gli stessi per una piccola impresa e una grande impresa, ci sono alcune differenze pratiche fondamentali, la più grande è il volume delle attività finanziarie. Una piccola impresa può avere solo poche centinaia di transazioni al mese, mentre un'impresa può gestire molte migliaia o addirittura milioni.

Un'altra differenza comune è il metodo di registrazione delle transazioni. Ci sono due metodi principali:contabilità per cassa e per competenza. Le piccole imprese utilizzano spesso la contabilità di cassa, che è più semplice. Con questo metodo, le entrate e le spese sono registrate quando il denaro passa di mano.

Le aziende che devono conformarsi ai GAAP, come le aziende pubbliche, deve utilizzare la contabilità per competenza. La contabilità per competenza è più complessa, ma generalmente fornisce un quadro più accurato della posizione finanziaria di un'azienda. Con la contabilità per competenza, una società registra il reddito quando è guadagnato e le spese quando sono sostenute, indipendentemente da quando il denaro passa di mano. Per esempio, una società che viene pagata in anticipo per un contratto pluriennale registrerebbe una parte dei ricavi in ​​ogni anno.

Gestire un sistema contabile

L'utilizzo di un sistema di contabilità aiuta le aziende ad automatizzare molte attività contabili di routine, come pagare le bollette e redigere rapporti. Il software di contabilità può eliminare molto lavoro manuale, soprattutto se il sistema è integrato con altre applicazioni aziendali. Questa automazione fa risparmiare denaro alle aziende e riduce gli errori. Tipicamente, il dipartimento finanziario svolgerà un ruolo chiave nell'impostazione del sistema, in particolare quando si tratta di creare report personalizzati e flussi di lavoro di approvazione.

Il lavoro necessario per la manutenzione e l'aggiornamento del software di contabilità dipende dal tipo di sistema scelto. Le aziende generalmente possono scegliere tra software di contabilità on-premise e basato su cloud. Il software in loco richiede in genere competenze IT per installare e gestire software e hardware in loco. Il software basato su cloud o i sistemi software-as-a-service sono più facili da gestire perché il provider aggiorna il software automaticamente e gli utenti accedono al sistema tramite Internet utilizzando un browser.

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda utilizzi competenze interne o assuma un fornitore indipendente, i contabili forniscono competenze essenziali per gestire le attività finanziarie quotidiane, rispettare i requisiti fiscali e normativi e generare approfondimenti sulle prestazioni dell'azienda.