La guida definitiva all'automazione della contabilità fornitori con il software [con confronto]

Se la tua azienda gestisce ancora manualmente i suoi conti da pagare (AP), stai perdendo un'opportunità per risparmiare tempo, denaro e aggravamento. Automatizzando il processo AP, il tuo team finanziario può ridurre gli errori, ridurre al minimo il rischio di frode e, cosa forse più importante, liberare tempo per affrontare progetti più grandi che porteranno avanti l'azienda.

L'attenzione al progresso aziendale è un tema chiave per i CFO e altri dirigenti aziendali. Secondo un sondaggio Brainyard, L'80% ha prospettive positive o molto positive per quest'anno, con gli intervistati che utilizzano i dati in modo più efficace e identificano le aree di risparmio e di investimento strategico come le 3 priorità principali per i loro team finanziari.

Nessuno ha menzionato il "rimescolamento manuale dei documenti" come un contributo al successo in un'economia in crescita, ecco perché l'automazione è un'area chiave di investimento in molteplici funzioni finanziarie, compreso AP.

Che cos'è l'automazione AP?

Il software di automazione AP rimuove i passaggi manuali da molti dei passaggi coinvolti nel processo di contabilità fornitori, come la codifica delle fatture ricevute, abbinandoli ai PO, indirizzandoli per l'approvazione, l'avvio dei pagamenti e la riconciliazione dei dati bancari con la contabilità generale. Inoltre, Il software finanziario che alimenta l'automazione AP può anche attingere a una varietà di dati per popolare dashboard e fornire funzionalità di analisi che mantengono l'azienda al passo con il suo flusso di cassa.

Per esempio, se una fattura per l'affitto mensile dell'ufficio di un'azienda è in linea con l'importo previsto, il codice di contabilità generale (GL) corretto può essere assegnato automaticamente, e il disegno di legge indirizzato al COO o al responsabile dell'ufficio per l'approvazione. Se tale importo aumenta improvvisamente del 20%, tuttavia, il sistema AP dovrebbe segnalare l'accusa per l'indagine. Per fatture una tantum o senza PO corrispondente, il sistema potrebbe suggerire un codice GL, ma un utente autorizzato dovrà confermare l'esattezza.

Punti chiave

• L'automazione AP fa risparmiare tempo, riduce gli errori e le frodi e consente ai team finanziari di lavorare su progetti che portano avanti il ​​business.
• Le attività che possono essere automatizzate includono l'immissione di dati, corrispondenza fattura/PO, assegnazione di codici GL, instradare le fatture agli approvatori e avviare i pagamenti.
• Con l'automazione finanziaria, le aziende spesso ottengono un migliore controllo sul flusso di cassa e la possibilità di usufruire di sconti per pagamenti anticipati.

Perché utilizzare il software di automazione AP?

Tradizionalmente, i flussi di lavoro della contabilità fornitori sono stati manuali e soggetti a errori e frodi. Man mano che le aziende crescono, I team AP devono elaborare sempre più fatture. Questo aumento del carico di lavoro aggrava i problemi esistenti e può ritardare il processo di pagamento delle bollette, potenzialmente facendo perdere all'azienda sconti o addirittura alienare i fornitori. per far fronte, molte aziende assumono membri aggiuntivi del team, una soluzione costosa che può essere evitata investendo in un software finanziario più capace.

Inoltre, più utenti nel sistema e un volume maggiore di transazioni possono aprire l'azienda a frodi AP, come schemi di tangente, ed errori manuali che possono causare mal di testa e perdite di tempo.

Automatizzare i processi, compreso AP, precedentemente gestiti manualmente risolveranno molti di questi problemi.

Come e perché automatizzare i processi di contabilità fornitori?

L'automazione AP aumenta la produttività, consentendo al personale esistente di ottenere di più, in modo che le aziende possano trattenere l'assunzione di personale contabile aggiuntivo. E, come discusso, l'automazione del processo AP riduce al minimo gli errori e le frodi creando audit trail dettagliati, impone il rispetto delle politiche di acquisto, segnala automaticamente gli outlier e può migliorare le relazioni con i fornitori.

Automatizzare i processi che una volta erano gestiti manualmente utilizzando la carta, fogli di calcolo e sistemi disconnessi consentono inoltre alla finanza di generare report che i membri del team autorizzati di tutti i reparti possono analizzare per individuare addebiti imprevisti o semplicemente per essere consapevoli delle tendenze di spesa. Questo è un passaggio proattivo che aiuta a raggiungere gli obiettivi perenni di utilizzare i dati in modo più efficace e identificare le aree di risparmio.

Come esempio, un fornitore storico potrebbe aumentare costantemente i suoi prezzi, anche se non abbastanza in un dato momento da indurre un decisore a prenderne atto. Fornendo al proprietario del budget un report che mostra una linea di tendenza costante al rialzo, Finance ha scoperto l'opportunità di avviare una conversazione con il fornitore.

Per le aziende che hanno appena iniziato ad automatizzare, AP è un buon punto di partenza perché è uno sforzo che richiede tempo e che deve essere gestito su base continuativa; ha storicamente fatto affidamento su fatture cartacee inviate per posta, un processo costoso e incerto; e tende ad essere un'area su cui si concentrano i revisori dei conti, semplicemente perché è una fonte comune di errori e frodi.

Chi utilizza l'automazione del software AP?

Il software di contabilità fornitori che alimenta l'automazione viene utilizzato dai membri del team di contabilità, che può includere uno staff AP dedicato, più il controller o CFO, principalmente per approvare le esecuzioni di controllo, e dai leader aziendali per approvare i pagamenti. Spesso fa parte di un sistema finanziario più ampio che può collegarsi ad altri software aziendali, come ERP, Sistemi HR o CRM, fornire una fonte centrale di dati sul flusso di cassa.

La configurazione iniziale di un software AP con funzionalità di automazione potrebbe richiedere il contributo di esperti in grado di aiutare la tua azienda a valutare varie opzioni, come SaaS rispetto a un sistema locale. Definire regole, ruoli e parametri sarà un compito che coinvolge il personale che capisce esattamente come funziona l'elaborazione dei tuoi conti correnti fornitori.

Chi trae vantaggio dall'automazione AP?

CFO che sovrintendono alla strategia finanziaria e alla salute dell'azienda beneficiano di dati più aggiornati, migliori capacità di analisi, personale più produttivo e un profilo migliorato per il team con le business unit.

controllori che gestiscono la contabilità e la rendicontazione finanziaria e sono responsabili della conformità e dei controlli apprezzeranno una pista di controllo più pulita, meno errori, riduzione del rischio di frode e miglioramento del flusso di cassa.

Responsabili contabili che sovrintendono alle attività del dipartimento AP beneficiano della capacità di fare di più con lo stesso personale.

contabili chi gestisce l'attività quotidiana della contabilità impiegherà meno tempo a sbrigare le pratiche burocratiche e a inseguire le approvazioni e apprezzerà la possibilità di concentrarsi sulle eccezioni.

Leader di linea di business che sono responsabili della revisione delle fatture ottengono non solo approvazioni con un clic, ma la capacità di generare report che mostrano esattamente dove stanno andando i loro budget.

Tipi di software di automazione AP

Esiste una soluzione per abilitare l'automazione AP appropriata per la maggior parte delle aziende, che vanno dal software di contabilità di base che gestisce solo un aspetto del processo di pagamento a soluzioni più avanzate che si collegano ad altri sistemi di core business.

Soluzioni avanzate. Le aziende seriamente intenzionate a ottenere i vantaggi dell'automazione dovrebbero cercare una soluzione in grado di gestire l'intero processo da fattura a pagamento a riconciliazione, con reportistica e personalizzazione robusti. L'intervento manuale non sarà completamente eliminato; la maggior parte delle fatture dovrà ancora essere approvata, le eccezioni dovranno essere corrette e un'esecuzione di pagamento dovrà essere approvata dal responsabile contabile o finanziario appropriato. Ancora, quanto più autonomo è il sistema, maggiori sono i vantaggi.

I sistemi AP più robusti gestiscono l'intero ciclo di vita della contabilità fornitori con un intervento manuale minimo e fanno parte di una suite di software contabile e finanziaria più ampia che può anche essere integrata con altri software aziendali principali, come il sistema ERP aziendale. I dati finanziari fluiscono in un database centrale e sono disponibili per analisi e report affidabili.

Soluzioni di base. Nella parte inferiore ci sono le app di scansione e acquisizione dati di base. Quando arrivano le fatture, sono scansionati, se necessario. Uno specialista AP applica la codifica corretta e li indirizza per le approvazioni necessarie, poi per il pagamento e la riconciliazione. Questi sistemi di base richiedono un intervento più umano e sono i migliori per le aziende che elaborano un piccolo numero di fatture ogni mese.

5 vantaggi chiave del software di automazione AP

L'automazione dei processi di contabilità fornitori aggiunge valore e consente al team di concentrarsi sulla gestione delle eccezioni. Ecco cinque vantaggi specifici dell'automazione AP:

1. Tempo risparmiato: Niente più tag email o, peggio, lasciare fatture cartacee sulla scrivania di qualcuno per l'approvazione. Con il percorso automatizzato, i team riducono il tempo necessario per approvare, rifiutare o rivedere le fatture prima di inviarle per il pagamento.

2. Costi ridotti: L'elaborazione manuale delle fatture richiede tempo, e il tempo è denaro. Automatizzando il processo di contabilità fornitori, le aziende possono ridurre significativamente il tempo necessario per gestire la presentazione delle fatture, codifica e altri passaggi nel processo di contabilità fornitori. E non dimenticare i manager che devono approvare le fatture in modo tempestivo; il moderno software AP mantiene la promessa "un clic".

3. Meno errori: Quando i dipendenti non inseriscono manualmente i dati, la probabilità di errore umano è notevolmente ridotta. Con un sistema completamente automatizzato, i dati su ciascuna fattura vengono automaticamente abbinati alle informazioni dell'ordine di acquisto, che facilita l'identificazione degli errori del fornitore, come addebiti duplicati o sovrapprezzi.

4. Maggiore visibilità: Il software di automazione AP tiene traccia e visualizza "a colpo d'occhio" il ciclo di pagamento completo su ogni fattura. Questa intuizione porta a rapporti più accurati e affidabili e supporta un buon processo decisionale.

5. Protezione dalle frodi: Con un'alta percentuale di aziende bersaglio di frodi nei pagamenti, adottare misure per proteggere la tua attività non è mai stato così importante. I moderni software di contabilità consentono alle aziende di definire regole in modo che solo i dipendenti autorizzati abbiano l'autorità per, Per esempio, chiare eccezioni o liberare pagamenti superiori a un determinato importo in dollari. Le aziende possono quindi creare flussi di lavoro di approvazione con più approvazioni, che aumenta le possibilità di catturare fatture fraudolente prima che un pagamento venga rilasciato.

Funzionalità di automazione del software AP

I fornitori di software comprendono che non tutte le aziende gestiscono l'AP allo stesso modo e hanno sviluppato una varietà di funzionalità progettate per soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda. Le caratteristiche utili da cercare includono:

• L'abilità di calcola automaticamente gli sconti per pagamento anticipato disponibili e garantire che l'azienda riceva tutte le possibili riduzioni di prezzo.

• Per quanto possibile, eliminare l'immissione manuale dei dati . Il software moderno realizza questo tramite, Per esempio, facilitando l'invio automatico delle fatture e fornendo funzionalità OCR avanzate e accurate per convertire i documenti scansionati in un formato utilizzabile dal sistema AP.

• Cerca la capacità di definire e automatizzare l'elaborazione delle eccezioni , quando le fatture non corrispondono agli ordini di acquisto o alle ricevute, garantendo al contempo che potenziali errori superiori a un determinato importo in dollari siano contrassegnati al livello di anzianità con cui l'azienda è a proprio agio.

• Le capacità di apprendimento automatico possono assicurarsi che nessuna fattura venga persa o pagata in duplicato e può individuare e segnalare anomalie che potrebbero indicare una transazione fraudolenta.

• Reportistica in tempo reale durante tutto il processo A/P è fondamentale. I team finanziari dovrebbero essere in grado di ritirare rapidamente le fatture, ricevute e contratti e approfondire le singole transazioni.

• Sulla base delle vostre esigenze di audit e conformità, cercare riconciliazione e competenza adeguate processi e rendiconti finanziari dettagliati.

Infine, le aziende potrebbero volere la possibilità di acquistare un marketplace di app per strumenti di terze parti che si integrano con le loro soluzioni AP, da fornitori specializzati, e aiutare con, Per esempio, pagamenti globali accelerati o requisiti specifici del settore.

Tendenze chiave dell'automazione AP

Mentre la tecnologia continua ad avanzare, i fornitori di software finanziario stanno aggiungendo nuove funzionalità alle loro piattaforme per rispondere meglio alle esigenze dei clienti e ai punti deboli.

Apprendimento automatico (ML), un sottoinsieme di intelligenza artificiale (AI), può essere particolarmente utile in AP. Con ML, il sistema “apprende” dalle transazioni precedenti cosa è normale rispetto a cosa potrebbe indicare un errore o una frode e avvisa i team finanziari di anomalie anche piccole che potrebbero facilmente essere ignorate. E, poiché il software di apprendimento automatico analizza set di dati più diversi e più grandi, diventa più veloce, più preciso e più in sintonia con le anomalie. in AP, l'apprendimento automatico può aiutare con una serie di attività, come l'instradamento automatico delle fatture in base a fattori come il fornitore o la parola chiave e l'esecuzione di operazioni di corrispondenza degli ordini di acquisto.

La differenza tra ML, che esamina i dati esistenti e impara a individuare gli outlier, e l'intelligenza artificiale è che l'intelligenza artificiale alza la posta dell'automazione aggiungendo contesto. Per esempio, un vero sistema AP abilitato per l'intelligenza artificiale potrebbe essere in grado di interrogare fonti di dati interne ed esterne per conoscere il prezzo medio del legname in un intervallo di date specifico e il volume dei materiali utilizzati da un costruttore di case, e utilizzare tali dati per automatizzare l'approvazione delle fatture che rientrano nei parametri previsti o contrassegnare quelle che indicano che è stato fatturato più materiale di quello utilizzato.

Come passare all'automazione AP

Automatizzare i sistemi non è sempre facile; ci sono strutturali, ostacoli tecnologici e culturali. Può essere particolarmente difficile per le aziende che dipendono da supporti cartacei, processi manuali e che utilizzano soluzioni puntuali che non dialogano tra loro.

La buona notizia è che i vantaggi dell'automazione superano di gran lunga i problemi che potrebbero emergere durante la fase di installazione e implementazione. Non ci vorrà molto perché i membri del team apprezzino la tecnologia assumendo la maggior parte del lavoro ripetitivo associato alla ricezione delle fatture, approvazione, pagamento e riconciliazione. La maggior parte delle aziende scopre che invece di perdere il controllo, l'automazione fornisce in realtà un maggiore controllo; questo è uno dei motivi principali per cui le aziende implementano l'automazione della contabilità fornitori.

Per garantire una transizione graduale, inizia trovando una soluzione che soddisfi le esigenze della tua azienda:consulta la sezione successiva per ulteriori informazioni sui criteri di selezione. Esamina i tuoi processi attuali, e vedere quali sfide AP stanno causando problemi per il personale finanziario; forse è un'elaborazione lenta, errori di corrispondenza o pagamento delle fatture prima della consegna di un servizio o di un prodotto. Prossimo, stimare sia il volume di fattura attuale che quello previsto, almeno tre e preferibilmente cinque anni.

Un'autovalutazione franca è un passaggio fondamentale perché non otterrai efficienza se non tieni conto della crescita o semplicemente cerchi di automatizzare processi manuali inefficienti.

I moderni fornitori di software finanziario hanno lavorato con migliaia di aziende e possono aiutarti a portare i metodi all'altezza. Per esempio, forse la tua pratica è quella di raggruppare e pagare le fatture il 15 e il 30 di ogni mese. Con l'automazione, puoi essere molto più flessibile:spostati rapidamente su fatture che offrono sconti per pagamenti anticipati, Per esempio, in attesa della data di scadenza per saldare quelli che non offrono incentivi.

Considera i tuoi KPI AP, come il costo medio per l'elaborazione di una fattura, i migliori metodi di pagamento, fatture elaborate per dipendente, tempi medi di approvazione e percentuale di sconti fornitore acquisiti.

Ora, contare il numero di “tocchi” richiesti per ogni fattura, e mappa chi gestisce ciascuna di queste interazioni. Sulla base di tutte queste metriche, considera i tuoi obiettivi:vuoi eliminare l'inserimento manuale dei dati? Hai bisogno di rapporti migliori? Stai cercando di ridurre gli errori e le potenziali frodi? Tutti i precedenti?

Questi sono tutti punti importanti da discutere con il tuo team IT, fornitore di software o consulente. Poi, il tuo partner di implementazione può aiutarti a progettare un sistema e un flusso di lavoro che soddisfino le tue esigenze garantendo al contempo controlli finanziari solidi.

Infine, definire un budget prefissato e un obiettivo di ritorno sull'investimento (ROI) per l'acquisto del software in base ai potenziali risparmi di tempo e costi descritti in questo articolo.

Scegliere il giusto software di automazione AP per la tua azienda

L'impostazione degli obiettivi AP e l'analisi del ROI che hai fatto sono le fondamenta quando inizi ad acquistare il software di automazione AP. Mentre il processo è normalmente guidato dall'IT interno, il tuo fornitore di servizi tecnologici o un consulente specializzato, coinvolgere i membri del tuo team nella conversazione facendoli sedere e discutere i loro maggiori punti deboli, problemi che stanno riscontrando con il processo AP in generale e i loro obiettivi e aspettative una volta che l'automazione è a posto.

Usando queste risposte, il tuo partner di implementazione può sviluppare un elenco dei criteri principali da utilizzare durante lo sviluppo di un "elenco ristretto" di soluzioni da valutare.

Altri fattori da valutare:

• La tua attuale infrastruttura tecnologica: Utilizzi principalmente software on-premise, o è la tua azienda, come molti, passare al software come servizio (SaaS) per ottenere vantaggi come un'implementazione più rapida e costi iniziali inferiori?

• Dove lavora il tuo team finanziario: Sei in molti uffici regionali e domestici? Se è così, il cloud ha un vantaggio. Considera anche la struttura del tuo reparto AP per determinare quanto deve essere completa la soluzione.

• Che cosa, se del caso, saranno necessarie integrazioni — esempi comuni sono i sistemi di gestione delle spese e il software di budgeting. Cosa può fare questa soluzione per ridurre il doppio inserimento di dati tra i sistemi?

La soluzione software AP "migliore" è quella che supporterà la tua completa operazione di contabilità fornitori, integrarsi perfettamente con altri sistemi finanziari e di core business e crescere con la tua azienda. Fare i compiti e lavorare con un consulente esperto ti assicurerà di fare la scelta giusta a lungo termine.

Confronto software di automazione AP

Le opzioni di automazione AP vanno da contenuti, sistemi autonomi sviluppati da fornitori più piccoli su piattaforme espansive supportate da grandi, fornitori stabiliti.

Ecco una panoramica di base delle piattaforme che includono l'automazione AP:

• Microsoft Dynamics GP è una soluzione ERP progettata per le piccole e medie imprese. Le sue capacità includono la gestione finanziaria e la contabilità, gestione dell'inventario e delle operazioni e gestione delle vendite e dei servizi. È meno adatto per le aziende impegnate in un modello cloud-first e per coloro che cercano una suite integrata per tutti i processi aziendali principali.

• Salvia Intatto offre approfondimenti finanziari e operativi in ​​tempo reale e la capacità di automatizzare i processi critici, ma alcuni utenti notano una mancanza di flusso di lavoro e personalizzazione dei moduli, un piccolo mercato e pratiche specifiche del settore limitate.

• Fattura SAP Concur è una soluzione di gestione della spesa connessa che aiuta con i viaggi, spese, fattura del fornitore, conformità e rischio. È meno adatto per le aziende con operazioni o clienti globali.

• QuickBooks aiuta le piccole aziende a organizzare i loro libri, gestire l'inventario, monitorare le vendite ed eseguire il libro paga, ma la scalabilità è limitata.

Il software di gestione finanziaria di NetSuite fa parte di una soluzione unificata che combina contabilità, Approvvigionamento, supply chain e altre funzionalità ERP su un sistema integrato, piattaforma basata su cloud, migliorare la produttività e l'efficienza operativa delle imprese di tutte le dimensioni.

Casi di studio sull'automazione AP

Fornitori di servizi professionali, comprese le società di revisione, spesso traggono grandi vantaggi dall'automazione. AP è un punto dolente nella contabilità del progetto, Per esempio, perché queste aziende hanno bisogno di una visione in tempo reale della performance finanziaria di ogni progetto; che richiede un monitoraggio costante di tutti i costi, comprese le spese di T&E dei dipendenti spesso di grandi dimensioni e il lavoro a contratto. La riconciliazione bancaria può anche essere noiosa e dispendiosa in termini di tempo, soprattutto con volumi di transazioni elevati, più conti bancari o più valute da riconciliare. Ancora, l'automazione può liberare ore significative e spesso fatturabili.

Le startup spesso cercano di automatizzare fin dall'inizio. Brex, una giovane azienda fintech che offre carte di credito aziendali per altre startup, è stato in grado di crescere senza aggiungere ulteriore personale per gestire AP e il processo di approvvigionamento, e senza sacrificare su controlli e contrappesi. L'automazione AP aiuta a generare dati accurati per consentire ai fondatori di prendere decisioni aziendali intelligenti.

Infine, piccole aziende che si affidano ancora agli assegni cartacei, fogli di calcolo e processi altamente manuali si stanno trovando nel mirino delle frodi. I controlli di pagamento abilitati dall'automazione AP limitano il rischio di, Per esempio, attuare la separazione dei compiti per rendere più difficile la creazione di approvazioni, richiedere l'autenticazione a doppio fattore per ridurre la possibilità di acquisizione di account, automatizzando la corrispondenza degli ordini di acquisto e segnalando le anomalie.

Perché NetSuite è la soluzione giusta per aziende di tutte le dimensioni?

Le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori possono automatizzare il processo di contabilità fornitori con la piattaforma di gestione finanziaria di NetSuite. Le funzionalità AP specifiche includono:

• La capacità di abbinare facilmente gli ordini di acquisto, ricevute di articoli e fatture del fornitore.
• Criteri di pagamento configurabili per ottimizzare il flusso di cassa utilizzando lo strumento di flusso di lavoro grafico SuiteFlow di NetSuite.
• Un portale fornitori in cui i fornitori possono vedere lo stato di qualsiasi fattura; questo riduce l'onere di rispondere alle richieste e promuove buoni rapporti con i fornitori.
• La capacità di precompilare e verificare automaticamente le informazioni di fatturazione pertinenti, in base alla corrispondenza PO.
• Gestire le eccezioni approvando automaticamente le fatture conformi alle regole predefinite.

Le capacità di automazione integrate odierne avvantaggiano le aziende piccole e grandi, attraverso i settori. Per AP in particolare, automazione significa meno tempo speso per cose mondane, compiti ripetitivi e maggiori opportunità per migliorare il flusso di cassa, approfitta degli sconti e abbatti errori e frodi.

I CFO e i dirigenti IT e di linea di business che sostengono la tecnologia di automazione per aiutare i loro team finanziari a lavorare in modo più intelligente vedranno anche una maggiore soddisfazione e fidelizzazione del lavoro. È una vittoria/vincita.

Domande frequenti principali sul software di automazione AP

D:Perché dovremmo passare a un sistema AP automatizzato?

UN: Le aziende traggono vantaggio dal passaggio a un sistema di contabilità fornitori automatizzato perché i processi AP manuali sono molto laboriosi e soggetti a errori e frodi. Le pratiche AP legacy danneggiano la produttività, efficienza e il risultato finale. Man mano che le aziende crescono, questi processi diventano ancora più complessi e ingombranti. per far fronte, molte aziende assumono membri aggiuntivi del team finanziario. Ma questa è una soluzione costosa che può essere evitata aggiungendo l'automazione AP.

D:Quali processi gestirà il software AP per me?

UN: Il software di automazione AP converte le fatture in formato digitale, gestisce la codifica e l'abbinamento dei PO e li indirizza attraverso un flusso di lavoro digitale che culmina con l'emissione del pagamento e la riconciliazione. Le piattaforme di automazione AP possono integrarsi direttamente con il software aziendale principale dell'azienda, compreso CRM, Sistemi ERP e risorse umane. Questa integrazione consente più funzionalità, inclusa l'approvazione automatica delle note spese e la possibilità di accedere a più dati e utilizzare l'apprendimento automatico per individuare le anomalie.

D:Quali sono i vantaggi dell'automazione AP?

UN: Ci sono molti vantaggi nell'automazione di AP, con risparmio di manodopera, riduzione degli errori, approfondimenti sui dati migliorati e rilevamento delle frodi migliorato sono tra i più grandi. L'automazione AP può ridurre i costi di elaborazione consentendo al tempo stesso all'azienda di crescere senza assumere più persone.

D:In che modo l'automazione AP aiuta a ridurre le frodi?

UN: Si stima che nel 2019 l'81% delle aziende sia stato oggetto di frodi nei pagamenti, secondo l'AFP Payments Fraud and Control Survey. Il software di automazione AP può aiutare le aziende a proteggersi dalle frodi controllando quali dipendenti hanno accesso ai sistemi AP e sono autorizzati a rilasciare i pagamenti e richiedendo più livelli di approvazione. I sistemi automatizzati sono in grado di individuare anomalie e discrepanze tra PO e fattura. Possono quindi rilevare addebiti fraudolenti prima che il pagamento venga elaborato.

D:Come sarà la soluzione AP di automazione del futuro?

UN: Nel futuro, I sistemi di automazione AP probabilmente sfrutteranno l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) in nuovi modi per ridurre ulteriormente il carico di lavoro dei team contabili garantendo al contempo pagamenti accurati. Poiché queste tecnologie avanzate aiutano i sistemi AP a capire cosa è "normale" per ogni azienda, assistono gli esperti di finanza umana nell'aiutare a guidare la crescita.