Spese di vendita Contabilità SaaS e cloud computing:una guida esperta per il 2021

Il software come servizio (SaaS) è ​​il modello di vendita di software in più rapida crescita, ma la complessità contabile può porre delle sfide. Molte delle sfide derivano dal modo in cui i fornitori SaaS forniscono i loro servizi:la complessità degli abbonamenti può rendere difficile analizzare con precisione come applicare le regole contabili, tasse sul commercio, rinnovi contrattuali, commissioni e altre variabili.

I team finanziari devono svelare i dettagli della contabilità SaaS per assicurarsi di riferire e prevedere correttamente, per non parlare della conformità alle regole del Financial Accounting Standards Board (FASB) e degli International Financial Reporting Standards (IFRS) e alle leggi fiscali pertinenti.

Che cos'è la contabilità SaaS?

La crescita del settore ha coinciso con significativi cambiamenti contabili SaaS. Tra i più recenti e di impatto ci sono ASC 606 e IFRS 15.

L'ASC 606 di FASB:Ricavi da contratti con i clienti sostituisce le regole in ASC 605:Riconoscimento dei ricavi, mentre l'IFRS ha anche modificato la sua guida per far corrispondere le regole FASB più da vicino (ma non esattamente) con l'IFRS 15:Ricavi da contratti con i clienti. In entrambi i casi, le regole stabiliscono che una percentuale significativa dei ricavi e delle spese di un'azienda SaaS deve essere riconosciuta durante la durata dell'abbonamento al servizio piuttosto che nel momento in cui vengono ricevuti o sostenuti.

Ciò ha creato un insieme di regole standardizzate a livello globale, sebbene complesso, per la contabilità SaaS che si applicano alle aziende se soddisfano determinati criteri, vale a dire:

• L'azienda mantiene il possesso esclusivo del software , e i clienti non hanno alcun diritto contrattuale di prendere possesso del software, a differenza della licenza o dell'acquisto di software.
• Clienti potrebbe non eseguire il software sul proprio o su hardware di terze parti.
• L'azienda i dipendenti amministrano i servizi SaaS , e la consegna degli obblighi di prestazione non può avvenire da parte del cliente o di terzi.

La maggior parte dei fornitori SaaS soddisfa tutti e tre i criteri, rendendo le regole contabili specializzate ampiamente applicabili a questo mercato.

Sfide comuni di contabilità SaaS

Anche con il solido quadro che le regole FASB e IFRS prevedono per il riconoscimento di entrate e spese, I fornitori SaaS devono affrontare ulteriori ostacoli contabili. Queste sfide possono causare problemi significativi di rendicontazione finanziaria; rischio di non conformità con lo stato, fiscalità federale e internazionale e altre norme e regolamenti; e determinare cifre come il valore della vita del cliente (CLV), un compito complesso per i team finanziari.

Diamo un'occhiata a tre specifiche aree di sfida della contabilità SaaS.

Sapere quando riconoscere i ricavi

La sfida più comune e significativa per le aziende SaaS è sapere quando riconoscere i ricavi. Poiché il cliente non "ottene mai il controllo" del bene o del servizio, non si applicano le regole generali di riconoscimento dei ricavi. Anziché, Le regole FASB richiedono alle aziende SaaS di riconoscere gran parte delle loro entrate durante la durata del contratto nella maggior parte dei casi. Ciò è vero se il provider SaaS riceve l'intero saldo per il servizio in anticipo o utilizza un settimanale, mensile, modello di abbonamento trimestrale o annuale.

Saper gestire le spese

I fornitori SaaS devono anche ripartire molte delle loro spese sulla durata del contratto o sulla durata stimata della relazione con il cliente. Sapere quali spese devono ammortizzare le imprese e quali possono essere riconosciute immediatamente è fondamentale. Come i ricavi, l'attività SaaS deve riconoscere determinate spese in determinati momenti.

Riscossione dell'imposta sulle vendite

La gestione dell'imposta sulle vendite è un'altra sfida significativa per i fornitori SaaS, che spesso hanno forza lavoro remota, operazioni e vendite che comprendono più stati. Sebbene le società SaaS non siano sempre tenute a riscuotere le imposte sulle vendite sui loro servizi, alcuni stati tassano il software in alcune o in tutte le categorie di servizi. Le società SaaS sono responsabili delle norme sull'imposta sulle vendite negli stati in cui hanno il nesso.

Come gestire le tasse SaaS

I fornitori SaaS richiedono un know-how contabile specializzato per evitare errori costosi. La tassazione è una delle aree più complesse e comporta il potenziale per sanzioni significative.

Società SaaS e imposta sulle vendite

La mancanza di software fisico e la natura basata sul web delle società SaaS rendono complicato sapere quando riscuotere l'imposta sulle vendite. Alcuni stati, come Arizona e New York, trattare SaaS come qualsiasi software venduto in negozio o acquistato e scaricato, e l'imposta sulle vendite viene applicata di conseguenza. Altri stati, tra cui California e New Jersey, considera SaaS esclusivamente come un servizio non tassabile. Ancora più confuso, alcuni stati non richiedono alle società SaaS di riscuotere le tasse sulle vendite, ma le città al loro interno sì, come l'Illinois e la città di Chicago.

complicando ulteriormente le cose, Le società SaaS che operano in più stati devono seguire le regole del nesso per determinare se devono riscuotere le tasse sulle vendite. Mentre la definizione di base di "nesso" significa avere una "presenza fisica sostanziale" in uno stato, il commercio basato su Internet ha modificato l'interpretazione di questo concetto.

Alcuni stati hanno emanato leggi sul "nesso di affiliazione" che stabiliscono che le imprese fuori dallo stato che stabiliscono una connessione fisica attraverso dipendenti statali, appaltatori, affiliati o altri rappresentanti devono riscuotere le tasse di vendita in quegli stati. Altri hanno introdotto regole di "nesso economico" che richiedono alle società fuori dallo stato di riscuotere le tasse sulle vendite dopo aver raggiunto una certa soglia di fatturato o volume di transazioni in quello stato.

Tipi di spesa SaaS

Le aziende SaaS hanno molte delle stesse spese di qualsiasi attività commerciale, più alcune spese esclusive per i fornitori di software e le organizzazioni basate su cloud. Questi generalmente rientrano in quattro categorie di spesa:

1. Generale e amministrativo. Le spese G&A comprendono i costi operativi giornalieri della gestione di un'attività che non si riferiscono alla produzione di un bene o servizio. Sebbene non sia correlato alla produzione di un prodotto o servizio di un fornitore SaaS, Le spese generali, amministrative e di vendita sono ancora necessarie per far andare avanti l'attività. Le spese generali, amministrative e di vendita includono spazi per uffici, servizi di pubblica utilità, forniture d'ufficio e buste paga.

2. Vendite e marketing. Le spese di vendita e marketing sono la parte "S" del KPI SG&A comunemente utilizzato e sono correlate agli sforzi di un provider SaaS per pubblicizzare e promuovere i propri servizi. Le spese di vendita e marketing includono stampa, TV, costi di pubblicità digitale, materiale di vendita e marketing, spese per il sito web a contatto con il cliente, strumenti di marketing automation e costi di pubbliche relazioni.

   Simile al personale di ricerca e sviluppo, queste spese dovrebbero includere il libro paga per il personale di vendita e marketing, comprese le commissioni.

3. Ricerca e sviluppo (R&S). Le spese di ricerca e sviluppo possono essere una parte importante del budget di un fornitore SaaS, soprattutto nelle prime fasi. Queste spese comprendono il costo delle attrezzature, licenza del software e qualsiasi altra spesa sostenuta dallo sviluppo del software e dei servizi.

   Sebbene la maggior parte del libro paga sia considerata una spesa SGAV, i costi del personale per lo sviluppo del software e dei servizi venduti da un fornitore SaaS, come gli stipendi del team di ingegneri, fanno parte di R&S.

4. Costo del venduto (COGS). Il costo delle merci vendute (COGS) è strettamente per le spese dirette necessarie per fornire l'applicazione SaaS. Tra i costi più comuni che comprendono i COGS per un'azienda SaaS ci sono le spese di hosting e server e le commissioni di transazione. I fornitori SaaS possono anche utilizzare una metrica correlata, costo del ricavo, comprensivo di tutte le componenti COGS e dei costi diretti per la funzione di vendita, come commissioni, sconti sulle vendite, distribuzione e commercializzazione. come COG, il costo delle entrate esclude i costi G&A indiretti, come gli stipendi dei dirigenti, che non attribuiscono a una vendita.

Le aziende SaaS possono riconoscere immediatamente alcune delle spese di cui sopra, mentre devono rimandare gli altri.

Sostenere e differire spese e ricavi

Le regole di rendicontazione finanziaria richiedono alle società SaaS di ripartire molte delle loro spese sulla durata del contratto o sulla durata stimata della relazione con il cliente, qualunque sia più lungo. Esistono regole specifiche in merito a quali spese i fornitori SaaS possono rinviare e come dovrebbero gestire spese specifiche, come le commissioni di vendita.

Spese, commissioni e ricavi

La maggior parte dei fornitori SaaS utilizza il metodo di contabilità per competenza, il che significa che registrano le entrate quando viene guadagnata una transazione di acquisto, non quando si riceve il denaro.

La chiave qui è differire queste spese e riconoscerle in parti uguali all'elemento di ricavo a cui sono collegate. Per esempio, un $1, 200 commissioni per un contratto cliente di 12 mesi vedrebbero la commissione divisa in 12 importi uguali di $ 100, con $ 100 rimossi dal bilancio della sezione delle passività e aggiunti alle attività, rilevata a conto economico al momento della rilevazione.

Riconoscimento dei ricavi per le aziende SaaS

Il principio di riconoscimento dei ricavi, in contabilità per competenza, richiede che i ricavi siano rilevati a conto economico nel periodo in cui sono realizzati e realizzati, non necessariamente quando si riceve il denaro. I ricavi guadagnati rappresentano beni o servizi che sono stati forniti o eseguiti, rispettivamente. La maggior parte dei fornitori SaaS utilizza il metodo di contabilità per competenza, il che significa che registrano le entrate quando viene effettuata la vendita, non in contanti che registra le entrate quando il denaro viene ricevuto.

L'ASC 606 e l'IFRS15 stabiliscono quando le imprese dovrebbero rilevare i ricavi per i servizi appaltati. Ciò accade generalmente quando un'azienda trasferisce il controllo del servizio al cliente. Tuttavia, perché i clienti SaaS non ottengono mai il controllo del servizio, il "trasferimento" avviene per incrementi nel corso della vita del contratto. Ciò significa che ai sensi dell'ASC 606 e dell'IFRS 15, I fornitori SaaS devono riconoscere i ricavi dai servizi venduti in incrementi durante la durata del contratto con il cliente.

5 passaggi per il riconoscimento dei ricavi della contabilità SaaS

ASC 606 fornisce una struttura in cinque fasi per il riconoscimento delle entrate. Queste linee guida delineano le misure appropriate di riconoscimento dei ricavi ed eliminano incongruenze e ambiguità nelle pratiche contabili SaaS.

1. Identificare il contratto con un cliente: Le aziende seguono questo passaggio quando iscrivono nuovi clienti al servizio.

2. Identificare gli obblighi di prestazione del contratto: Per questo passaggio, il fornitore deve assicurarsi che il contratto indichi esplicitamente i servizi che fornisce, la durata di tali servizi (la durata del contratto) e gli obblighi e i diritti del cliente e del fornitore SaaS. Ciò include l'elenco dei risultati del servizio e degli obblighi.

3. Determina il prezzo della transazione: Questo è l'importo che il fornitore si aspetta di ricevere per fornire i servizi appaltati. Tale cifra comprende il totale di tutti i servizi standalone e in bundle, nonché eventuali sconti.

4. Assegna il prezzo della transazione: Questo passaggio richiede i calcoli di allocazione della sezione precedente. Poiché la maggior parte delle aziende SaaS lavora su abbonamento continuativo, la tempistica di assegnazione per i contratti più lunghi, diciamo 12 mesi o più, possono essere scomposti ai fini del riconoscimento. Quel calcolo è spesso 30 giorni, poiché è il ciclo di fatturazione più piccolo per la maggior parte dei provider SaaS.

5. Riconoscimento dei ricavi al momento dell'adempimento dell'obbligazione di fare: In questo passaggio finale, Le società SaaS rilevano i ricavi quando soddisfano gli obblighi di prestazione e il cliente beneficia del servizio o dei servizi forniti.

I fornitori SaaS devono avere un contratto stabilito con il cliente, servizi chiaramente definiti, diritti e doveri, e prezzi e allocazione adeguati prima di riconoscere le entrate dai loro servizi.

Supera le sfide di contabilità SaaS con il software di contabilità

La natura della contabilità SaaS richiede una quantità significativa di conoscenze e approfondimenti. Purtroppo, molti fornitori SaaS si affidano ancora a sistemi e fogli di calcolo disconnessi e ad altri processi manuali. Ciò porta spesso alla disorganizzazione, sviste ed errori costosi.

Così, cosa stanno facendo le migliori aziende SaaS per combattere questi problemi? Stanno utilizzando un moderno software di contabilità e gestione finanziaria che offre soluzioni completamente integrate, funzionalità complete di contabilità e finanza. Ciò consente alle aziende SaaS di snellire e ottimizzare i propri sforzi di gestione finanziaria automatizzando le attività manuali come il calcolo dell'imposta sulle vendite.

Il software giusto può anche fornire una rendicontazione finanziaria meticolosa che consente ai fornitori SaaS di rispettare lo stato, standard contabili federali e internazionali e superare con successo audit e altri esami finanziari.

Avere una solida conoscenza delle regole contabili delle società SaaS è fondamentale, ma le regole e i regolamenti che disciplinano la contabilità SaaS possono essere schiaccianti. Ecco perché lavorare con un partner esperto è essenziale.

La funzionalità di riconoscimento delle entrate di NetSuite consente alle aziende SaaS di segmentare i servizi e differire automaticamente le entrate in base a regole predefinite. Il sistema crea, aggiorna e pubblica automaticamente tutti i record di entrate ricorrenti. Tale automazione elimina gli errori di immissione manuale e garantisce la conformità agli standard contabili come ASC 606 e IFRS 15.