Controllo dell'inventario - Audit dell'inventario e conteggi dei cicli

Qualsiasi inventario di materie prime, i prodotti finiti così come le scorte intermedie in corso hanno un valore economico ed è considerato un bene nei libri dell'azienda. Di conseguenza, qualsiasi risorsa deve essere gestita per garantire che sia mantenuta correttamente e sia conservata in un ambiente sicuro per evitare furti, smarrimento o furto ecc.

Il controllo delle scorte assume importanza a causa di molti fattori.

Prima di tutto, l'inventario delle materie prime e dei prodotti finiti può essere eseguito in migliaia di varietà di SKU. In secondo luogo, l'inventario può trovarsi in un'unica sede o essere distribuito su più sedi. In terzo luogo, l'inventario potrebbe essere presso l'azienda o sotto la custodia di un fornitore di servizi logistici di terze parti. Questi fattori richiedono l'elaborazione di meccanismi di manutenzione dell'inventario per garantire il controllo dell'inventario.

Il controllo dell'inventario è anche richiesto come requisito del processo operativo. L'inventario ha due dimensioni diverse. A un livello è fisico e comporta transazioni fisiche e movimento di inventario. Mentre d'altra parte, l'inventario è riconoscibile dallo stock contabile e dalle scorte di sistema mantenute. Ciò richiede l'implementazione di un meccanismo di controllo dell'inventario per garantire che le scorte di libri e le scorte fisiche corrispondano in ogni momento.

In terzo luogo, l'inventario si muove sempre attraverso la catena di approvvigionamento e passa attraverso varie transazioni in vari luoghi. Il numero di transazioni e di movimentazione che effettua dal punto di origine al punto di destinazione è numeroso. Pertanto diventa essenziale controllare l'inventario e avere visibilità attraverso la pipeline, compreso l'inventario di transito.

Il controllo dell'inventario viene esercitato tramite audit dell'inventario e conteggi dei cicli. Una verifica dell'inventario comprende essenzialmente la verifica delle scorte e delle transazioni dei libri e l'abbinamento delle scorte fisiche con le scorte dei libri.

Numero di cicli: Il conteggio del ciclo si riferisce al processo di conteggio degli articoli di inventario disponibili nelle ubicazioni fisiche. A seconda della natura dell'inventario, numero di transazioni e valore degli articoli, il conteggio dei cicli può essere effettuato periodicamente o perennemente.

1. Conteggio del ciclo giornaliero: Normalmente dove il numero di SKU è molto elevato insieme a un numero elevato di transazioni e throughput, viene avviato il conteggio del ciclo giornaliero, dove in una certa percentuale di ubicazioni o SKU vengono contati su base giornaliera e lo stock fisico viene confrontato con lo stock di sistema. Entro la fine del mese tutte le azioni sarebbero state coperte una volta nel conteggio del ciclo.

   Il sistema di inventario genera un elenco di conteggio basato su un'analisi dei movimenti di SKU in rapido movimento insieme ad altri attributi come valore ecc. In alcuni sistemi, i controllori dell'inventario possono impostare gli attributi per ogni conteggio del ciclo.

2. Conteggi del ciclo trimestrale e semestrale: Fine del trimestre di vendita o fine delle vendite semestrali, i prodotti finiti e i pezzi di ricambio sono normalmente coperti da audit di inventario e viene effettuato un conteggio del ciclo al 100%.

3. Numero di cicli da parete a parete: La fine dell'anno finanziario e la chiusura dei libri implicano il conteggio ciclico da parete a parete di tutte le scorte che si trovano in tutte le località e il conteggio con i libri contabili. Questo è un requisito di verifica obbligatorio e fino a quando i valori delle scorte non saranno riconciliati, certificato da revisori dei conti e pubblicato, I libri contabili di Capodanno non possono essere avviati da zero.

Come funziona il processo di audit?

Fatta eccezione per i conteggi dei cicli giornalieri, tutti gli altri conteggi del ciclo comportano il conteggio del cento per cento di tutte le scorte interrompendo tutte le transazioni durante il periodo di conteggio. Anche le transazioni di sistema vengono bloccate fino al completamento del conteggio.

Il sistema di inventario genera un elenco di conteggio con il numero SKU, descrizione e numero di posizione. L'operatore si reca sul posto, controlla lo SKU, conta la quantità disponibile e aggiorna la lista, che viene poi immesso nel sistema. Il sistema riconcilia la quantità fisica con la quantità di sistema e genera un rapporto di discrepanza, su cui si lavora ulteriormente per conteggiare e regolare l'inventario.