Stato dell'inventario - Fattori importanti da considerare per evitare la mancata corrispondenza dell'inventario

Qualsiasi inventario di materie prime o prodotti finiti raggiunge migliaia di articoli SKU. Soprattutto in caso di inventario delle materie prime e dell'inventario dei pezzi di ricambio, questi numeri potrebbero essere molto più alti rispetto ai prodotti finiti. Anche nei prodotti finiti alcuni prodotti come i vestiti, generi alimentari ecc. potrebbero imbattersi in migliaia di SKU nell'intera gamma.

Ogni unità di inventario ha un valore economico nei libri dell'azienda. Pertanto, come risorsa, è necessario avere un controllo sull'inventario e assicurarsi che lo stock dei libri corrisponda allo stock fisico. Per stock di libri intendiamo essenzialmente stock di sistema.

La gestione dell'inventario da un lato consiste nella gestione delle transazioni e dei dati di inventario nel sistema e dall'altro coinvolge i processi fisici sul campo. Entrambi devono lavorare in tandem per garantire che tutte le transazioni siano chiuse e completate sia nel sistema che in officina.

In un magazzino le operazioni quotidiane iniziano con la ricezione di materiali da diversi fornitori, che vengono scaricati, contati e aggiornati nel sistema. Il sistema quindi emette un GRN e indica la posizione in cui il materiale deve essere immagazzinato. Di conseguenza, il materiale viene quindi spostato nella posizione di stoccaggio e una conferma nel sistema chiude l'intera transazione. Allo stesso tempo, saranno in corso processi paralleli per la consegna della spedizione in cui il sistema rilascerà gli ordini di prelievo nel magazzino. Il personale operativo preleva i materiali come da lista di prelievo e conferma al sistema, che rilascia quindi un ordine di imballaggio e una fattura per la spedizione. In mezzo a queste transazioni multiple ci sarebbero parecchie transazioni operative come i trasferimenti da bin a bin, kitting ecc. che vengono nuovamente trattati nel sistema, seguiti da un processo fisico e da una nuova conferma al sistema.

In tale situazione in cui sono in corso più transazioni sia nel sistema che nelle operazioni fisiche e le attività sono interdipendenti, qualsiasi deviazione di processo in una qualsiasi delle transazioni è destinata a verificarsi con conseguenti differenze tra le transazioni di sistema e l'inventario fisico.

La tendenza attuale nei settori è quella di esternalizzare le operazioni di stoccaggio a fornitori di servizi di terze parti, in tal caso le transazioni aumentano molteplici a causa dell'introduzione di sistemi aggiuntivi a fine magazzino, che appartiene al fornitore terzo. Il cliente principale mantiene il suo inventario nel suo ERP, che effettua transazioni con i fornitori di terze parti WMS - Warehouse Management System e le transazioni fisiche in officina, che devono essere eseguiti in concomitanza con il sistema.

1. Problemi di sistema

   Normalmente il sistema ERP e il WMS sono interfacciati tramite interfacce standard. Entrambi i sistemi scambiano file di interfaccia standard aggiornando le transazioni effettuate in ciascuno dei sistemi e vengono scaricati ad entrambe le estremità con cadenze batch periodiche di mezz'ora o un'ora. Pertanto, tutte le ricevute ricevute fisicamente al magazzino in un'ora vengono aggiornate nel WMS di magazzino che invia quindi le informazioni GRN all'ERP del cliente per l'aggiornamento. Allo stesso modo, l'ERP del cliente elabora gli ordini in base all'inventario disponibile nel suo sistema ed emette ordini di vendita che vengono inviati a WMS. WMS genera quindi ondate di prelievo che, una volta confermate, portano al rilascio della distinta di imballaggio e della fattura. Queste transazioni vengono nuovamente completate fisicamente e WMS viene aggiornato. WMS invia inoltre le informazioni di spedizione a ERP per ulteriori aggiornamenti. Affinché queste transazioni avvengano senza intoppi, sia ERP che WMS dovrebbero corrispondere perfettamente in termini di inventario e informazioni sulle transazioni.

   Quando in caso di operazioni quotidiane, centinaia di transazioni vengono processate ad entrambe le estremità contemporaneamente; gli aggiornamenti di sistema potrebbero non avvenire in tempo reale e possono portare a discrepanze di inventario. Pertanto diventa necessario avere una riconciliazione giornaliera di tutte le transazioni tra entrambi i sistemi e le operazioni.

2. È richiesta la disciplina del sistema

   Tali sistemi basati sulle transazioni richiedono una rigorosa disciplina da parte degli utenti del sistema per garantire che completino tutti i processi senza deviazioni e aggiornino regolarmente i master e si riconciliano su base giornaliera. Qualsiasi mancanza di disciplina può influire non solo sull'inventario, ma anche sulle transazioni. Per esempio, se per qualsiasi motivo un determinato SKU o spedizione è bloccato nel magazzino e non deve essere spedito, il blocco dell'inventario non dovrebbe avvenire solo in WMS che controlla le operazioni di piano, ma anche in ERP. In caso contrario, nell'ERP l'inventario bloccato potrebbe essere visualizzato come inventario aperto e allocato per un ordine di vendita.

3. L'aggiornamento dei dati anagrafici è un MUSTM

   I numeri di codice SKU in qualsiasi inventario sono soggetti a frequenti modifiche. Puoi anche avere la stessa descrizione e lo stesso articolo fornito da fornitori diversi. Ogni volta che viene creato un nuovo SKU presso l'ERP del Cliente, bisogna assicurarsi che gli stessi nuovi SKU vengano creati anche nel WMS. Dati anagrafici WMS per quanto riguarda il codice SKU, la descrizione e altri dati anagrafici SKU e informazioni anagrafiche fornitori dovrebbero rispecchiare quella dell'ERP. Se per disattenzione o negligenza questa coordinazione viene trovata carente, l'inventario viene confuso o non viene caricato nel sistema.

4. L'inventario di sistema dovrebbe corrispondere all'inventario fisico

   L'inventario impostato e gestito nell'ERP e nel WMS dovrebbe corrispondere all'inventario in officina. Ad esempio l'inventario mostrato in ERP e WMS con i dettagli di ciascuna posizione su dove, quanto è memorizzato in quale posizione dovrebbe corrispondere esattamente alla realtà fisica. In officina, la sede fisica dovrebbe avere lo stesso SKU, Quantità esatta come da voce di sistema. Qualsiasi discrepanza nella posizione del piano derivante da un errore del personale operativo nel mantenere l'inventario in una posizione sbagliata creerà scompiglio sia nel sistema che nelle operazioni.