Sfide operative nella gestione dell'inventario

L'ultima tendenza in tutti i settori è stata quella di esternalizzare le funzioni di gestione dell'inventario a fornitori di servizi di terze parti. Le aziende esternalizzano sia l'inventario delle materie prime che i prodotti finiti al fornitore di servizi.

In caso di inventario di prodotti finiti, a seconda della progettazione della catena di approvvigionamento, ci possono essere più punti di stoccaggio a livello nazionale, livello regionale e statale. In tal caso ciascuno dei magazzini un diverso fornitore di servizi può gestire le operazioni, poiché potrebbe non essere possibile trovare un fornitore con attività in tutto il paese.

Pertanto, l'inventario in tale situazione sarà gestito nel sistema della Società e nel sistema del fornitore di servizi. La gestione e il controllo dell'inventario diventa una funzione fondamentale soprattutto in situazioni in cui sono coinvolte più sedi e più fornitori di servizi.

Per garantire che il controllo dell'inventario sia mantenuto in tutte le sedi, i seguenti punti critici, se focalizzati, aiuteranno:

1. Stabilire e delineare il processo operativo per i fornitori di servizi: Redigere SOP - Procedura operativa standard che dettaglia il processo delle operazioni di magazzino, processo del sistema di inventario del magazzino e processo di documentazione.

   Soprattutto nella struttura di un fornitore di servizi di terze parti, è importante avere aderenza al processo e una gestione definita, struttura di autorizzazione ed escalation per le operazioni in mancanza delle quali le operazioni di inventario non saranno sotto controllo.

2. Stabilisci la visibilità dell'inventario in ciascuna delle sedi tramite i rapporti MIS: Redigere un elenco di report e dati MIS per tutte le sedi e assicurarsi che vengano inviati per posta a un desk centrale nel team di inventario per la revisione quotidiana. Il responsabile del team di inventario dovrebbe analizzare i report giornalieri di tutte le sedi ed evidenziare eventuali non conformità, risolverle e aggiornare la gestione.
3. Avviare la procedura di conteggio giornaliero delle scorte da eseguire in tutte le sedi e riferire al desk dell'inventario.

   Il conteggio giornaliero delle scorte dovrebbe essere in grado di riflettere la precisione della posizione, l'accuratezza delle scorte e il riepilogo delle transazioni per il giorno.

4. Gli audit mensili e il conteggio dell'inventario dovrebbero essere implementati in tutte le sedi senza fallo e insistere sull'adesione al cento per cento.
5. Inventario trimestrale:il conteggio completo o il conteggio completo semestrale e annuale dovrebbe essere implementato a seconda del volume delle transazioni e del valore delle transazioni in ciascuna sede.
6. Il team di inventario centrale è responsabile di garantire la revisione di tutti i rapporti e il controllo degli inventari in tutte le sedi.
7. Riconciliazione dell'inventario:comporta la riconciliazione dell'inventario fisico presso il sito con l'inventario del sistema presso il sito 3PL e quindi la riconciliazione delle scorte del sistema 3PL con le scorte del sistema dell'azienda.
8. Visitare i principali siti ed essere presenti durante gli audit delle scorte fisiche su base trimestrale o semestrale è molto importante.
9. Infine, continua a rivedere i processi e assicurati che la formazione e la riqualificazione vengano svolte regolarmente e in ogni momento presso il sito in modo che venga assorbita una cultura orientata al processo e tutto il personale operativo comprenda l'importanza del mantenimento dei processi e della salute dell'inventario.

L'inventario non è altro che denaro per l'azienda. Se il fornitore 3PL gestisce l'inventario, inutile dire che dovresti avere i tuoi processi in atto per essere in grado di controllare e mantenere l'integrità dell'inventario.