Sei l'esecutore testamentario? Ecco 7 consigli per superarlo

È un ruolo che nessuno apprezza davvero:essere nominato esecutore testamentario del patrimonio di una persona deceduta.

Ma l'onere di questa responsabilità può essere notevolmente ridotto se sei metodico e organizzato.

Un esecutore testamentario è anche conosciuto come il "rappresentante personale" del patrimonio ed è legalmente responsabile della protezione della casa, risparmi e altri beni della persona deceduta - forse un genitore o un nonno - fino al completamento del processo di successione e all'esborso dei beni.

Puoi sempre dire di no se non sei in grado o non vuoi servire come esecutore testamentario. L'esecutore del backup può intervenire, o un giudice di successione può nominare un sostituto.

Però, se imposti una lista di controllo e cerchi un'adeguata consulenza fiscale e legale, la sistemazione di una proprietà può essere ordinata. Ecco sette consigli per tenerti in carreggiata.

1. Ottieni il certificato di morte

L'esecutore testamentario è responsabile delle disposizioni funerarie e della sepoltura e paga tali spese a carico dell'eredità.

Inoltre, l'impresa di pompe funebri ti chiederà quante copie del certificato di morte sono necessarie.

Tali copie saranno richieste al momento della notifica alle banche, imprese di investimento, assicuratori sulla vita, il Dipartimento degli affari dei veterani degli Stati Uniti, l'amministrazione della sicurezza sociale e altri sulla morte, e per la presentazione della dichiarazione dei redditi finale del defunto. Quindi gli esperti consigliano di ordinare il doppio di quanto pensi di aver bisogno.

Se il defunto percepiva i benefici della previdenza sociale, è fondamentale informare immediatamente l'amministrazione della sicurezza sociale per disattivare tali pagamenti, dice Renno Peterson, un avvocato di pianificazione patrimoniale e coautore di "Proteggi e migliora la tua proprietà".

"Altrimenti, è un casino cercare di ripagarlo, "Dice Peterson, "e una vera seccatura."

2. Trova la volontà o la fiducia

Chiunque ti abbia informato che sei esecutore testamentario conoscerà probabilmente la posizione del testamento o dei documenti fiduciari. Avrai bisogno di una copia del testamento per il tribunale di successione; di solito deve essere presentato entro pochi giorni a un mese dopo la morte.

Se la persona deceduta aveva una fiducia vivente, potresti essere in grado di evitare il tribunale di successione se il trust è stato istituito correttamente.

I beni fiduciari possono essere erogati immediatamente senza l'approvazione del tribunale, mentre un giudice delle successioni deve decidere sulla distribuzione dei beni coperti da testamento. Il tempo richiesto per il processo di successione varia in base allo stato e agli intervalli, in media, da sei mesi a due anni.

Il trust vivente può essere tenuto fuori dal tribunale di successione perché il trust possiede tutta la proprietà, non la persona deceduta. Così, in effetti, la fiducia non muore mai anche se la persona lo fa.

3. Cerca una consulenza professionale

Una volta che hai il testamento o i documenti di fiducia, avrai un'idea più chiara di quanto possa essere complicato il processo di amministrazione del patrimonio. A quel punto, ti consigliamo di consultare un avvocato immobiliare, commercialista fiscale, perito o qualsiasi altro professionista la cui esperienza può aiutarti a evitare errori.

Un avvocato può consigliarti sui passaggi legali e aiutarti a rispondere alle domande dei beneficiari che potrebbero spingere per una rapida distribuzione dei beni. Se la proprietà deve passare attraverso l'omologazione, l'avvocato conoscerà anche i moduli giusti da compilare per rendere il processo più agevole.

"Parlando in generale, se provi a farlo da solo, ci vorrà più tempo, "dice Peterson.

Il professionista fiscale può assistere con le dichiarazioni fiscali finali e qualsiasi problema riguardante i beni ereditati, come una casa, investimenti, conti pensionistici o un'impresa familiare.

Un perito può attribuire un valore equo di mercato a oggetti d'antiquariato e altri oggetti di valore.

4. File "lettere testamentarie"

Se la proprietà deve passare attraverso l'omologazione, il tribunale delle successioni confermerà legalmente la tua nomina a esecutore testamentario con le cosiddette lettere testamentarie (a volte chiamate certificati surrogati).

Questi sono documenti certificati che dimostrano che hai l'autorità legale per agire per conto della proprietà per iniziare a pagare le bollette, presentazione delle dichiarazioni dei redditi, gestione e distribuzione di beni, trattare con i beneficiari, e aprire o chiudere conti bancari.

5. Localizzare e proteggere i beni

Il miglior regalo che un esecutore testamentario può ottenere dalla persona deceduta è un elenco dettagliato dei beni e dove trovarli. Questo include testamenti e trust, e pratiche relative alle assicurazioni, conti di investimento, piani funebri prestabiliti, conto in banca, beni immobili come case vacanza o opere d'arte, interessi commerciali e partnership. Anche i documenti che verificano il valore di oggetti d'antiquariato o da collezione possono tornare utili.

Idealmente, tutte queste scartoffie sarebbero in una cassetta di sicurezza, pronto per l'esecutore. Ma anche se la persona deceduta non ha nascosto i documenti in un luogo sicuro, l'avvocato che ha preparato il testamento ha in genere un elenco di beni, dice Marshall Jones, principale presso la società di servizi finanziari Jones Lowry e un pianificatore immobiliare accreditato e consulente di assicurazioni sulla vita.

Dopo aver fatto il punto sugli asset, è importante non lasciare che zia Edna prenda il suo quadro preferito, una sedia amata o anche un solo cucchiaino dalla proprietà fino a quando il processo di successione non è completo e i creditori sono stati pagati.

6. Pagare bollette e tasse

L'eredità è incaricata di pagare i debiti della persona deceduta, comprese eventuali imposte sul reddito e sulla proprietà dovute. Se i debiti superano il patrimonio, i potenziali eredi non sono responsabili della loro copertura.

Prima di pagare qualsiasi debito, l'esecutore testamentario è responsabile di garantire che i beni dell'eredità possano coprirli tutti. Altrimenti, un giudice di successione darà la priorità ai creditori.

Se la persona deceduta non ha tenuto una contabilità dettagliata delle bollette mensili, reddito e debiti, tu, come esecutore, bisognerà capire tutto.

Un ottimo punto di partenza è il libretto degli assegni, che fornisce una registrazione dei pagamenti e dei depositi effettuati dalla persona deceduta. Per ulteriori indizi, spulcia la posta ordinaria e le e-mail, se possibile, e vagliare le dichiarazioni dei redditi, pure.

Una banca può aprire un conto a nome della proprietà o del trust, così puoi pagare le bollette e accettare depositi.

7. Non affrettare il processo

La naturale inclinazione dell'esecutore testamentario è quella di cercare di “far contenti tutti e distribuire i beni, "dice Jones. Ma se l'esecutore si affretta e salta alcuni passaggi legali cruciali, lui o lei potrebbe essere ritenuta personalmente responsabile.

È qui che avere un avvocato può essere di grande aiuto.

Un avvocato può anche intervenire e mediare nelle controversie del beneficiario, che può diventare brutto.

"C'è un detto che non conosci mai nessuno finché non hai condiviso un'eredità con loro, ", afferma Peterson, avvocato specializzato in pianificazione successoria. “Se qualcuno si sente offeso, può diventare molto amaro.”

Istituire un sistema di archiviazione separato per l'eredità, e conservare copie di tutto ciò che hai inviato e ricevuto dai creditori, beneficiari, istituzioni finanziarie e altri.

Con un po' di organizzazione e un'attenta tenuta dei registri, gli obblighi di un esecutore testamentario non devono essere schiaccianti.