Come tenere traccia delle spese della tua piccola impresa in 7 semplici passaggi

Molte piccole imprese faticano a tenere sotto controllo le spese aziendali. Infatti, il pagamento delle spese operative è stata la sfida finanziaria più comune scoperta dalla Federal Reserve Small Business Credit Survey, e il 47% degli imprenditori ha affermato che sarebbe costretto a utilizzare i propri fondi personali se le entrate scomparissero per due mesi.

Monitoraggio, la registrazione e l'analisi delle spese è una componente fondamentale della gestione finanziaria, e se fatto correttamente, può aumentare notevolmente la possibilità che un'azienda eviti tali problemi finanziari. Tracciando le spese, un'azienda può pianificare meglio, anticipa i rallentamenti del flusso di cassa e assicurati che le spese aziendali più importanti, come il libro paga, siano sempre soddisfatte.

Le spese aziendali sono costi "ordinari e necessari" sostenuti per gestire la tua attività, come inventario, spese per il personale e l'affitto. Dette anche detrazioni, le spese aziendali sono i costi di gestione di un'impresa. Sono registrate nel conto economico:queste spese verranno sottratte dalle entrate aziendali per mostrare l'utile o la perdita netta di una società e il reddito imponibile.

Perché dovrei tenere traccia delle spese?

La US Small Business Administration (SBA) afferma che la gestione finanziaria copre la contabilità, proiezioni, bilanci e finanziamenti. Le pratiche di base di gestione finanziaria includono la creazione di un budget, trovare fonti di credito (e avere sempre del credito disponibile) e avere un conto bancario separato per pagare i dipendenti.

Le banche della Federal Reserve di Chicago e San Francisco hanno trovato una correlazione diretta tra una sana gestione finanziaria e la salute finanziaria delle piccole imprese. Le aziende con una salute finanziaria superiore alla media o eccellente avevano quattro cose in comune:conoscenza ed esperienza con i prodotti di credito, un livello più elevato di crediti inutilizzati, budget che hanno rivisitato regolarmente e contanti accantonati per il libro paga.

Il monitoraggio delle spese aziendali aiuta un'azienda a:

• Crea un budget. Un budget è un elenco di tutte le spese mensili o annuali, organizzato per categoria. Per preventivare correttamente, l'azienda ha bisogno di sapere quanti soldi ha, quanto probabilmente spenderà e terrà traccia delle spese preventivate rispetto a quelle effettive.
• Approfitta delle detrazioni fiscali. L'IRS dice di essere deducibile, le spese aziendali devono essere sia ordinarie che necessarie. Una spesa ordinaria è comune e accettata nel particolare commercio o attività. Una spesa necessaria è utile e appropriata per il commercio o l'attività. La maggior parte delle spese aziendali può essere completamente o parzialmente ammortizzata, purché sia ​​corroborata da prove documentali (ricevute e dichiarazioni). Ciò riduce il reddito d'impresa imponibile di un'organizzazione.
• Gestire e ottimizzare il flusso di cassa. Tracciare e registrare regolarmente le spese in base al metodo contabile scelto dall'azienda garantisce che ci sia abbastanza denaro a disposizione per pagarle. Questo aiuta anche il business plan all'uso responsabile delle carte di credito, linee di credito o prestiti per coprire le mancanze. Aiuta anche un'azienda a massimizzare i termini di pagamento favorevoli con i fornitori per sfruttare gli sconti e trattenere più a lungo i contanti.
• Individua i valori anomali e identifica i risparmi sui costi. La creazione di grafici e la revisione regolare delle spese aiutano i leader aziendali a individuare rapidamente aumenti non pianificati dei costi, determinare se sono legittimi e affrontarli. Questo è un modo semplice per ridurre i costi inutili.
• Benchmark rispetto ad altri settori. L'U.S. Census Bureau fornisce dati per settore, stato e regione per aiutare le aziende a determinare se le loro spese sono in linea con quelle di altri nel loro settore. Se l'azienda tiene traccia delle spese, può confrontare regolarmente quei dati con quelli di altri nel suo settore e area geografica per garantire che i suoi costi siano ragionevoli e cercare opportunità per ridurli.
• Garantire il perdono del prestito PPP. Molte piccole imprese hanno ricevuto prestiti dal Paycheck Protection Program (PPP) per coprire i rallentamenti durante la pandemia di coronavirus, e quel debito sarà condonato dal governo federale se è stato utilizzato per coprire determinate spese aziendali. Le spese aziendali ammissibili includono il libro paga e i costi specifici relativi agli interessi ipotecari aziendali, affitti e locazioni e utenze.

Qual è il modo migliore per tenere traccia delle spese delle piccole imprese?

Per monitorare con precisione le spese, tutte le piccole imprese devono impegnarsi nella contabilità, che lo SBA definisce come il metodo organizzato di monitoraggio di tutte le operazioni di entrata e di uscita.

Fatto manualmente, tenere traccia delle spese per una piccola impresa può assomigliare a qualcosa del genere:mentre il proprietario dell'attività attraversa la settimana, raccoglie tutti i documenti relativi alle spese, come fatture, ricevute, ricevute di credito, ecc. Il contabile prende tutti quei documenti e li inserisce in un modello Excel per assicurarsi che i contanti in entrata siano contabilizzati e le spese vengano pagate in tempo. Questi numeri vengono messi insieme per produrre diversi rapporti completati almeno su base mensile, compreso il conto economico, bilancio, Rendiconto finanziario, rapporto debitori, rapporto di contabilità clienti e rapporto di inventario. Il titolare dell'attività esamina tali rapporti, individua ciò che non ha senso o potrebbe essere migliorato e apporta le modifiche di conseguenza.

Anche il software di contabilità per piccole imprese di livello base può automatizzare la maggior parte del processo sopra descritto. Questo software può semplificare questo processo consentendo agli utenti aziendali di acquisire le ricevute con la fotocamera di uno smartphone e abbinarle a categorie di spesa predefinite tramite la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

A seconda della complessità dell'attività e della quantità di entrate che genera, può scegliere tra una varietà di soluzioni di contabilità che hanno capacità diverse che semplificano e automatizzano i processi di contabilità e gestione finanziaria. Ma ci sono passaggi fondamentali che le piccole imprese all'inizio devono seguire per assicurarsi che i dati che entrano nel sistema e i processi che lo circondano siano affidabili.

7 passaggi per tenere traccia delle spese delle piccole imprese

Per monitorare e gestire efficacemente le spese, i leader delle piccole imprese dovrebbero seguire questi passaggi:

1. Aprire un conto bancario aziendale. Lo studio della Federal Reserve ha riferito che oltre il 60% delle aziende con un'eccellente salute finanziaria ha creato un budget e un conto bancario separato per il libro paga. Nel frattempo, meno del 5% delle imprese con problemi finanziari ha completato questi due passaggi fondamentali.

La creazione di un conto bancario separato per le spese aziendali rende più semplice tenerne traccia e successivamente rivendicarle come detrazioni fiscali. I conti bancari aziendali delle note SBA offrono anche una protezione della responsabilità personale mantenendo i fondi aziendali separati dai fondi personali. Inoltre, i conti bancari aziendali in genere hanno l'opzione per una linea di credito che può essere utilizzata per coprire le carenze di flusso di cassa.

Le aziende dovrebbero aprire un conto corrente, conto di risparmio, conto della carta di credito e un conto di servizi commerciali. Quest'ultimo consente all'azienda di accettare transazioni con carta di credito e di debito dai clienti. L'azienda avrà bisogno del suo numero di identificazione federale dell'occupazione (EIN) per aprire un conto bancario aziendale. Un unico proprietario può utilizzare il proprio numero di previdenza sociale.

2. Utilizzare una carta di credito aziendale dedicata. Con una carta di credito aziendale dedicata, l'azienda può stabilire una storia creditizia per ricevere finanziamenti (e condizioni di finanziamento ottimali) quando è necessario. Avere credito offre anche all'azienda un modo per fare grandi acquisti quando è appena agli inizi. Non sorprendentemente, il credito disponibile è un indicatore della salute finanziaria complessiva:il 65% delle aziende in cattive condizioni finanziarie ha riferito di non avere credito disponibile sulle proprie carte di credito, ma l'87% e il 95% delle imprese con una salute finanziaria superiore alla media ed eccellente, rispettivamente, aveva credito disponibile, secondo lo studio della Federal Reserve. La SBA afferma che le carte di credito aiutano le aziende a negoziare accordi favorevoli con i fornitori e possono aiutare a proteggere le aziende dal furto di identità. Le carte di credito offrono vantaggi per il business, anche, come premi aziendali o premi di viaggio.

3. Scegli la contabilità di cassa o competenza. Ogni piccola impresa deve scegliere una serie di regole per determinare quando riportare entrate e spese. Ciò fornisce un metodo contabile coerente ai fini fiscali. Generalmente, le piccole imprese con 25 milioni di dollari o meno di entrate lorde annue per i tre anni fiscali precedenti possono utilizzare la contabilità per competenza o la contabilità di cassa (il limite precedente era di 5 milioni di dollari).

Però, perché la contabilità per competenza è il metodo contabile riconosciuto secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP), la maggior parte delle aziende private, con alcune eccezioni limitate, richiede questo approccio per la rendicontazione finanziaria.

La contabilità di cassa può essere un approccio più semplice e più facile da gestire per le piccole imprese perché registra la transazione quando viene ricevuto il pagamento. Le spese vengono detratte nell'anno d'imposta in cui vengono pagate. La contabilità per competenza registra la transazione nei libri al momento del completamento della vendita e consente alle imprese di detrarla nell'anno fiscale in cui è stata sostenuta, indipendentemente da quando viene effettuato il pagamento. La contabilità per competenza richiede una contabilità in partita doppia e dipinge un quadro finanziario più accurato e completo perché offre una visione a lungo termine dell'attività.

4. Scegli un software di contabilità per automatizzare la tenuta dei registri e tenere traccia delle spese in un unico punto. Il 58% degli intervistati statunitensi intervistati da Robert Half ha riferito che le proprie aziende ora utilizzano alcune o solo soluzioni basate su cloud nelle funzioni di contabilità e finanza. Queste soluzioni semplificano il monitoraggio, organizzare e pagare le spese, se fatture da un fornitore, un canone di locazione o busta paga. Possono ridurre il lavoro necessario per tenere traccia delle spese e aumentare l'accuratezza di queste informazioni. Inoltre, il software di contabilità dispone di strumenti di reporting che possono rivelare i soldi spesi per ciascuna categoria o fornire confronti anno su anno.

5. Digitalizza le ricevute con uno scanner di ricevute. Alcuni software di contabilità includono o supportano app mobili che consentono ai dipendenti o ai titolari di attività commerciali di scansionare le ricevute con la fotocamera del proprio smartphone. Il software in ciascuno utilizza la tecnologia OCR, che trasforma il testo in codice leggibile dalla macchina. Ma l'acquisto di uno scanner di ricevute separato consente alle organizzazioni di scansionare un documento, rivederlo e classificarlo, mappando automaticamente i contenuti in campi definiti nel software di contabilità o fornendo la possibilità di farlo manualmente. Scanner di ricevute da tavolo, costano solo $ 100, sono un investimento prezioso per le aziende sia per la gestione delle spese che dei documenti, e si collegano facilmente con la maggior parte dei sistemi software di contabilità.

6. Collega il tuo conto bancario al tuo software di contabilità per importare le transazioni. Esistono diversi livelli di integrazione che una piccola impresa può abilitare con la propria banca a seconda del software che sceglie. Le aziende possono scaricare estratti conto e carte di credito e importarli manualmente come file CSV (Excel) nel sistema. La maggior parte dei software di contabilità offre un plug-in di connettività che ti fornirà un feed bancario. Questo collegamento digitale tra il conto bancario e il software di contabilità importa giornalmente le transazioni bancarie, insieme alle dichiarazioni L'azienda può definire le regole di corrispondenza nel suo sistema per riconciliare le dichiarazioni, che rende più efficiente il processo di riconciliazione.

C'è qualche software di contabilità che offre un'integrazione diretta alla banca, così l'imprenditore può gestire e completare tutte le operazioni bancarie nel sistema contabile senza accedere anche al portale del conto bancario.

7. Rivedere e classificare le spese regolarmente. Più spesso una piccola impresa rivede i suoi numeri, e meglio li comprende, più è probabile che sopravviva e cresca. I leader aziendali devono comprendere la salute finanziaria attuale ea breve termine della loro organizzazione e l'esame frequente delle spese e delle relative metriche è una parte cruciale di ciò.

Le piccole imprese affrontano difficoltà difficili. Anche prima della pandemia, solo la metà circa delle piccole imprese è rimasta aperta per cinque anni o più e solo un terzo è durato 10 anni. Ma il loro ruolo nella salute dell'economia nazionale è enorme ed essenziale. Le imprese con meno di 500 dipendenti rappresentano quasi la metà della forza lavoro del settore privato, e l'Office of Advocacy della SBA attribuisce loro il 44% dell'attività economica degli Stati Uniti.

Il monitoraggio delle spese aziendali è un primo passo fondamentale per disporre dei dati necessari non solo per una migliore gestione quotidiana o mensile, ma un miglioramento del processo decisionale a lungo termine che andrà a beneficio dei dipendenti, clienti e l'intera economia.