Lavori di assistente personale:competenze, stipendio e percorso di carriera | [Nome della tua azienda]

Dall’esterno, gli assistenti personali possono sembrare un ruolo secondario, ma spesso sono professionisti molto apprezzati sul posto di lavoro. Cosa comporta realmente questo lavoro? Stai cercando posizioni diverse e ti stai chiedendo come affinare le tue capacità per distinguerti?

I lavori di assistente personale possono essere gratificanti e ragionevolmente ben pagati, soprattutto se sei un assistente di dirigenti di alto livello o un assistente esecutivo. Spesso dovrai svolgere attività amministrative, gestire in modo proattivo i calendari esecutivi, rispondere alle telefonate e organizzare il sistema di archiviazione.

In questo articolo imparerai di più sui lavori da assistente personale, così saprai se questa è una carriera che ti piacerebbe.

Cosa fa esattamente un assistente personale?

Un assistente personale ha una serie di compiti essenziali. In generale, gli assistenti personali supportano i dirigenti dell'azienda e forniscono assistenza d'ufficio. Inoltre, potrebbero essere responsabili della digitazione di email e altra corrispondenza, dell'organizzazione delle richieste, dello spostamento delle priorità, della risposta al telefono e dell'esecuzione di ricerche indipendenti quando necessario.

Un assistente esecutivo spesso controlla anche le chiamate in arrivo, legge le e-mail, gestisce l'organizzazione del viaggio, incontra i visitatori, organizza riunioni, distribuisce la posta e tratta con i clienti. Possono supportare altri membri del personale e coprire note spese e progetti ad hoc.

Quali sono le competenze principali per una posizione di assistente personale?

Sono necessarie molte competenze per essere un eccezionale assistente personale, comprese competenze informatiche di base come l'elaborazione di testi. Ecco le principali capacità che una segretaria esecutiva dovrebbe possedere:

• Grandi capacità di comunicazione
• Eccellenti capacità organizzative
• Grande attenzione ai dettagli
• Gestione del tempo
• Capacità di ricerca

Diamo un'occhiata a come ognuno di questi aiuta con le responsabilità di un assistente personale.

Capacità di comunicare

Le capacità comunicative sono fondamentali perché spesso hai a che fare con molte persone in tutto l'ufficio. Il lavoro amministrativo svolto dagli assistenti esecutivi richiederà spesso che tu sia in grado di parlare con persone di ogni team.

Gestirai anche le telefonate e pianificherai le riunioni, quindi devi comunicare in modo educato, amichevole e caloroso per far sì che tutto funzioni senza intoppi. Pertanto, le tue capacità interpersonali devono essere eccellenti se vuoi essere un ottimo assistente personale.

Capacità organizzative

Le capacità organizzative sono di fondamentale importanza per la maggior parte degli assistenti personali poiché spesso gestisci molte attività contemporaneamente. Queste attività includono la gestione dei calendari in continua evoluzione, quindi devono essere in grado di tenere traccia delle date importanti quando si pianificano appuntamenti e riunioni.

Inoltre, gli assistenti personali mantengono i sistemi di archiviazione, il che può avere un impatto significativo sul corretto funzionamento dell'ufficio.

Infine, potrebbe essere necessario partecipare a riunioni con il direttore operativo o con altri dirigenti che supporti, prendere appunti e quindi creare un rapporto completo per il resto dell'ufficio. Ancora una volta, organizzare i tuoi appunti in modo logico per il resto dell'azienda può essere fondamentale.

Attenzione ai dettagli

Un forte supporto esecutivo significa attenzione ai dettagli. Spesso è tuo compito evitare che le cose sfuggano di mano e garantire che le attività vengano eseguite in tempo e correttamente. Quindi devi essere la persona che pensa agli aspetti minori e funzionali di ogni cosa.

Ad esempio, se stai pianificando un pranzo di lavoro, spesso sarai tu a dover pensare all'organizzazione del pranzo.

Supponiamo che il tuo direttore operativo stia partendo per un viaggio. In tal caso, probabilmente sarai responsabile della prenotazione di voli, alloggio, trasporto, ecc. e dell'aggiunta al calendario della persona per assicurarti che sappia cosa sta facendo e quando.

Se gestisci la pianificazione del calendario, devi assicurarti che non ci siano conflitti e ricordarti di mantenere aggiornati tutti i calendari condivisi, anche se non supporti direttamente tali persone. In alcune circostanze, potresti anche dover inviare informazioni ai clienti sulle riunioni.

Se ricopri questa posizione, devi considerare tutti i dettagli dei tuoi compiti, assicurandoti che la giornata si svolga senza intoppi per i dirigenti che supporti.

Capacità di gestione del tempo

Inoltre, un assistente esecutivo spesso deve essere in grado di gestire il proprio programma anziché lasciare che qualcun altro lo imposti per lui. Anche in questo caso, però, ciò può dipendere dall'ufficio e dalla posizione.

Sarai responsabile di capire su cosa lavorare e quando in modo che il tuo lavoro venga svolto in modo efficace.

Capacità di ricerca

Potrebbe essere necessario ricercare varie cose. Ad esempio, potresti dover esaminare una nota spese o trovare il luogo ideale per una riunione fuori sede. Più riesci a condurre ricerche indipendenti in modo rapido ed efficace, meglio è.

Per fortuna, non è necessario essere di persona per utilizzare queste abilità. Molti lavori di assistente personale possono essere svolti da remoto.

I lavori di assistente virtuale possono essere un ottimo modo per guadagnare denaro con un programma flessibile. Partecipare a un webinar gratuito tenuto dall'assistente coach virtuale Kayla Sloan è un buon modo per imparare come trovare lavori ben pagati.

Quali qualifiche sono necessarie per essere un assistente personale?

Nella maggior parte dei casi, dovrai dimostrare di aver ricevuto l'istruzione primaria per diventare un assistente personale. Potrebbe essere necessario un GED o un diploma di scuola superiore.

Potresti anche volere più certificazioni. Ad esempio, potresti aver bisogno di una laurea in gestione aziendale o amministrazione aziendale se supporti dirigenti di alto livello.

Se stai pensando di ottenere la certificazione, dovresti lavorare per ottenere la certificazione IAP Personal Assistant, un corso di sei settimane che copre tutte le nozioni di base. Ti insegnerà come gestire il tuo carico di lavoro, gestire eventi aziendali e coprire altri aspetti dell'amministrazione aziendale.

Sebbene la certificazione non sia un requisito per ottenere un lavoro come assistente personale, potrebbe aiutarti a distinguerti tra le altre candidature.

Ogni lavoro di assistente personale avrà requisiti diversi, quindi è essenziale controllare gli annunci nella tua zona per trovare quelli adatti a te e alle tue qualifiche.

Nella maggior parte dei casi, un assistente personale avrà bisogno anche di esperienza nel supportare altri membri del personale per qualificarsi per il lavoro. Vuoi mostrare un'esperienza rilevante quando cerchi un lavoro come assistente personale.

Se non hai questa esperienza, cerca di assumere alcune attività di supporto all'interno della tua azienda attuale o di trovare modi diversi per dimostrare che puoi assumerti le responsabilità del lavoro.

Non tutti i tipi di lavoro richiederanno di dimostrare esperienza. Tuttavia, molti lo fanno, quindi preparati in anticipo in modo da poter parlare di come ti sei assunto responsabilità simili in passato.

Dovrai anche dimostrare di essere un intraprendente e di saper gestire correttamente le informazioni riservate, poiché a volte potresti essere a conoscenza di documenti sensibili per celebrità o atleti ben pagati.

Qual è lo stipendio più alto pagato per l'assistente personale?

Le tariffe possono variare e il luogo in cui vivi influirà in modo significativo su quanto puoi aspettarti di guadagnare. Ad esempio, vivendo a Washington, D.C., potresti guadagnare di più che lavorando in una piccola città.

Lo stipendio medio per questa posizione è di $ 20 l'ora, ma potrebbe arrivare fino a $ 38. Per il lavoro entry-level, la paga è più vicina ai 10 dollari l’ora. La maggior parte dei ruoli di supporto amministrativo sono orari anziché salariali.

Cosa dovresti considerare quando esamini i lavori di assistente personale

C’è sempre molto da considerare quando si accetta un nuovo lavoro, incluso lo stipendio, i compiti chiave e altri elementi. L'azienda sta cercando qualcosa di specifico che tu possa offrire?

Ad esempio, stanno pubblicizzando un assistente riservato per il direttore del personale? Vogliono vedere la precedente esperienza di gestione, dimostrando che puoi stare al passo con i costanti cambiamenti amministrativi?

Supporterai i clienti, tratterai con il direttore operativo, coordinerai tra i dipartimenti o qualcos'altro?

Sarebbe meglio se considerassi anche il pacchetto lavoro completo. Ad esempio, una posizione che offre uno stipendio leggermente inferiore ma più tempo per le ferie potrebbe essere più adatta a te se ti piace viaggiare.

Alcuni lavori di assistente esecutivo richiedono un dipendente intermittente, il che significa che lavorerai con orari irregolari, qualcosa che si adatta meglio ad alcuni individui rispetto ad altri. Assicurati di sapere se il lavoro che stai considerando elenca il tipo di dipendente, come a tempo pieno, part-time, stagionale o temporaneo.

Ricorda di considerare il tipo di ufficio in cui lavorerai e se la posizione è remota. Questi lavori spesso richiedono la presenza di persona, ma sempre più datori di lavoro offrono lavoro a distanza. Anche se potrebbe non essere remoto al 100%, potrebbe fornire una pianificazione ibrida.

Se vuoi lavorare da casa è possibile, ma ci vuole impegno per trovare l'opportunità giusta.

Infine, quando fai un colloquio per una potenziale posizione, fai molte domande e conosci la persona che assisterai. Dal momento che lavorerai a stretto contatto con questa persona, devi andare d'accordo.

Se hanno tratti caratteriali che non sono in linea con i tuoi, molto probabilmente non è una buona soluzione, anche se tutti gli altri aspetti del lavoro sono ideali.

Domande frequenti

Come trovi lavoro come assistente personale?

Sarebbe utile iniziare con una ricerca online, dove troverai la maggior parte delle offerte di lavoro. Quindi, chiedi in giro e usa la tua rete per vedere se qualcuno conosce un'azienda che sta attualmente assumendo per questa posizione.

Inoltre, quando parli con la tua rete, assicurati di chiedere anche informazioni su lavori al di fuori dell'ufficio. Ad esempio, molte persone hanno bisogno di un assistente che le aiuti con i lavoretti domestici, tra cui fare la spesa, fare commissioni e altro ancora.

ZipRecruiter è una buona risorsa da utilizzare per individuare lavori di assistente personale ben pagati se nessuno nella tua rete ha una connessione.

Un assistente personale ha un proprio ufficio?

Avere il tuo ufficio dipende fortemente dall’azienda per cui lavori. Ad esempio, se gestisci informazioni riservate o parli spesso con i clienti, potresti avere il tuo ufficio o lavorare vicino all'ufficio del tuo capo.

Se questo è importante, sollevalo con l'azienda durante il colloquio o quando accetti un'offerta.

È piacevole essere un assistente esecutivo?

A molte persone piace svolgere questo ruolo, ma è solo per alcuni. Pertanto, dovresti valutare in che modo le tue competenze si adattano al lavoro, oltre a qualsiasi esperienza che hai avuto in questo tipo di ruolo, e valutare se ti piacerà e non preoccuparti di ciò che pensano gli altri.

Considerazioni finali

I lavori di assistente personale possono essere affascinanti e offrire molte opportunità per acquisire un'esperienza significativa, indipendentemente dal background. A seconda dei tuoi interessi e delle tue competenze, puoi intraprendere molti percorsi lavorativi come assistente personale.

Se il tuo sogno è contribuire alla gestione degli eventi delle celebrità più importanti o supportare una squadra in un ambiente aziendale, questo tipo di carriera potrebbe fare al caso tuo.

Puoi salire rapidamente la scala con duro lavoro, creatività e resilienza. Quindi, se ti senti pronto ad affrontare le sfide che derivano dalla gratificante professione di assistenza personale, perché non provarci? Dopotutto, la vita è un'avventura, quindi assicurati di viverla al massimo!

Questo articolo è apparso originariamente su Wealth of Geeks.

Cosa è più importante per te quando cerchi una nuova opportunità di carriera?

Informazioni sull'autore:Jon è il fondatore di MoneySmartGuides, che aiuta le persone a liberarsi dai debiti e a iniziare a creare ricchezza per realizzare i propri sogni. Ha oltre 15 anni di esperienza nel settore dei servizi finanziari e 20 anni di investimenti nel mercato azionario. Ha conseguito la laurea e la laurea in Finanza, ha la licenza FINRA Serie 65 e un certificato in Pianificazione finanziaria.

Giovanni Schmoll

Sono John Schmoll, un ex agente di cambio, laureato in MBA, scrittore di finanza e fondatore di Frugal Rules.

In qualità di veterano del settore dei servizi finanziari, ho lavorato come amministratore di fondi comuni di investimento, banchiere e agente di cambio e ho ottenuto le licenze Serie 7 e 63, ma ho lasciato tutto alle spalle nel 2012 per aiutare le persone a imparare a gestire i propri soldi.

Il mio obiettivo è aiutarti ad acquisire le conoscenze necessarie per diventare finanziariamente indipendente con strumenti finanziari testati personalmente e soluzioni per risparmiare denaro.