Come scrivere una lettera per una richiesta di rimborso a un concessionario di auto

Una lettera accuratamente realizzata è fondamentale se ti aspetti di ricevere un rimborso per un acquisto importante come un'auto. La tua richiesta di rimborso affronta il problema fondamentale del servizio clienti. Se il concessionario di auto apprezza il servizio clienti e hai una legittima richiesta di rimborso, dovrebbe onorare la tua richiesta.

Passo 1

Rivolgiti al concessionario auto. Spiega la natura della tua chiamata e ottieni un nome di contatto per la persona che gestisce i problemi del servizio clienti come i rimborsi. Informa il concessionario della tua intenzione di richiedere un rimborso e perché. In questo modo l'azienda viene avvisata in modo che sia a conoscenza della tua richiesta. Usa tatto se ritieni che chiedere un rimborso potrebbe potenzialmente diventare controverso. L'ultima cosa che vuoi fare è ridurre le tue possibilità di ricevere un rimborso a causa delle cattive maniere.

Passo 2

Usa un formato aziendale per creare l'intestazione della tua lettera. In un formato aziendale, questo è il tuo nome, indirizzo e data nella parte superiore della pagina. L'intestazione dovrebbe essere simile a questa:

Il tuo nome Il tuo indirizzo La tua città, Indica il CAP Il tuo indirizzo email (se ne hai uno) Data

Passaggio 3

Crea l'indirizzo interno, che include il nome e il cognome della persona a cui stai scrivendo. L'indirizzo interno segue lo stesso formato dell'intestazione:

Nome e cognome della persona di contatto presso la concessionaria di auto Loro indirizzo Città, CAP dello stato

Il distanziamento è importante. Idealmente, non devono esserci più di due spazi di riga tra l'intestazione e l'indirizzo interno.

Passaggio 4

Crea il saluto, che è dove ti rivolgi alla persona nella lettera. Il saluto standard è:"Caro signor (signora) Nome completo:" A differenza di una lettera amichevole, assicurati di utilizzare il nome e il cognome della persona nella lettera commerciale, che richiede un saluto formale.

Passaggio 5

Scrivi (o digita) il corpo della lettera. Qui è dove fai il tuo punto principale. Separare il corpo della lettera in tre parti:l'inizio, mezzo e fine. Presentati usando il tuo nome completo e il motivo per cui stai scrivendo la lettera:per chiedere un rimborso. Non indentare, perché le lettere commerciali seguono un formato a blocchi.

Passaggio 6

Affronta il motivo per cui meriti un rimborso nella parte centrale del corpo della lettera. Questa è una lettera convincente, che è professionale e appassionato. Indica il motivo per cui ritieni di meritare un rimborso dopo la tua presentazione. La semplice richiesta di un rimborso senza spiegazioni molto probabilmente cadrà nel vuoto. Includi tutte le informazioni pertinenti e le copie della documentazione di supporto come i nomi delle persone con cui hai parlato e la ricevuta di vendita. Termina il corpo della lettera ringraziando la persona di contatto e includi il tuo numero di telefono e l'orario migliore per raggiungerti.

Passaggio 7

Chiudi la lettera con "Cordiali saluti, " e firma il tuo nome in fondo alla lettera. Se hai digitato la lettera, digita anche il tuo nome completo sotto la tua firma.

Consiglio

Comprendi la politica di rimborso del concessionario di auto prima di scrivere la tua lettera. Questo dovrebbe aiutarti a personalizzare la lettera per includere punti specifici relativi a un rimborso. Ottieni i nomi completi di qualsiasi persona con cui hai parlato di persona o per telefono. Includi i nomi di queste persone nella tua lettera. Sii il più dettagliato possibile ed evita di usare lo slang o di essere troppo prolisso. La tua lettera commerciale dovrebbe essere succinta e diretta al punto. Infine, correggi la tua lettera per evitare errori di battitura ed errori grammaticali. Considera di chiedere a un'altra persona di leggere la lettera per un secondo parere e un secondo paio di occhi. Una lettera digitata può essere più efficace nell'ottenere i risultati desiderati ed ha un aspetto professionale. Dovresti assolutamente digitare la lettera se hai una calligrafia scadente.

Avvertimento

Potrebbe essere necessario effettuare diversi tentativi per ottenere un rimborso dal concessionario auto, incluse diverse lettere e telefonate. Non mollare dopo il primo tentativo. Mantenere un registro delle date, orari e conversazioni con il personale compresi i loro nomi.