21 modi per automatizzare una piccola impresa nel 2020

Il segno più sicuro di una piccola impresa è l'onnipresenza di "chi indossa molti cappelli". Questo è spesso vero se l'azienda è un'operazione di una sola persona o ha uno staff considerevole.

Il problema di indossare molti cappelli sul lavoro è che nessuna delle tue responsabilità ottiene la tua totale attenzione. Questa situazione di solito ha due risultati:o tu (e i tuoi colleghi) lavorate sempre, o le cose spesso cadono attraverso le crepe e il lavoro è eternamente indietro.

Per di più, senza processi standardizzati per le attività aziendali chiave, alcuni dettagli o passaggi potrebbero essere saltati, trascurato, inutilmente ripetuto o abbandonato prima del completamento. I processi aziendali garantiscono la conformità nelle operazioni quotidiane di un'azienda. Poiché alcuni processi sono ripetitivi e non cambiano, sono i primi candidati per l'automazione.

Fortunatamente, gli strumenti di automazione non sono solo per le grandi imprese:sono diventati semplici e convenienti, quindi sono ben all'interno dei budget di molte piccole imprese. Ciò significa che puoi automatizzare gran parte del lavoro noioso e concentrarti su iniziative strategiche che faranno crescere il business. La combinazione dei talenti e dell'automazione del tuo personale farà risparmiare tempo amplificando la crescita.

Esistono due categorie di funzioni aziendali:core e supporto. Le funzioni principali sono le attività che generano reddito per l'azienda e il motivo principale per cui esiste l'azienda. Le funzioni di supporto sono attività secondarie che supportano le funzioni principali.

Le aziende possono automatizzare numerosi passaggi nelle funzioni principali e di supporto per aumentare l'efficienza e ridurre i costi. In definitiva, l'automazione rende un'azienda più competitiva e la prepara al successo.

Tipi di automazione che le piccole imprese dovrebbero utilizzare

Spesso, le piccole e medie imprese (PMI) sfruttano il software che automatizza i processi e produce approfondimenti e report in una dashboard di facile utilizzo.

Un'unica soluzione può automatizzare varie attività tra i reparti e fare una grande differenza. Per esempio, i principali sistemi CRM possono automatizzare i processi relativi al marketing, saldi, operazioni e assistenza clienti.

Sebbene ci siano molti tipi di automazione che le piccole imprese possono e dovrebbero utilizzare, in genere rientrano in una delle tre grandi categorie:marketing, operazioni e vendite.

Tipi di automazione del marketing per piccole imprese

L'automazione del marketing è in circolazione da un po' ed è diventata estremamente popolare. Anche se potresti non aver inviato esplosioni di e-mail attraverso una piattaforma di automazione del marketing, probabilmente hai già ricevuto tali messaggi. L'automazione del marketing è uno strumento potente per le piccole imprese perché coordina i messaggi di marketing e li distribuisce su molti canali in base a una pianificazione prestabilita.

Le soluzioni di automazione del marketing sono strettamente legate ai sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). La piattaforma di automazione del marketing estrae i dati dal CRM, e una serie di popolari soluzioni CRM hanno anche funzionalità di email marketing che aiutano le aziende a rivolgersi a clienti potenziali o esistenti con offerte di marketing pertinenti.

L'automazione del marketing può aiutare con sforzi come:

1. Gestione del piombo: Quando arrivano nuovi contatti, il sistema di automazione del marketing può tenere traccia di questi potenziali clienti mentre si muovono attraverso il ciclo di vendita. Il sistema dividerà i lead in varie categorie:lead qualificati per il marketing, lead qualificati di vendita, e così via. Registrerà qualsiasi comunicazione o sviluppo chiave, e alcuni sistemi assegneranno ai lead un punteggio in base al loro potenziale per diventare clienti paganti.
2. Campagne e-mail :Il software di automazione del marketing può aiutare a coordinare le campagne di email marketing e ad aumentarne l'efficacia con le metriche sulle prestazioni. Per esempio, potrebbe tenere traccia della data in cui il cliente ha acquistato un frigorifero e inviare loro promemoria di manutenzione annualmente o informarli di prodotti complementari attualmente in vendita.
3. Annunci display: È più probabile che i potenziali clienti si convertano quando vedono più messaggi su canali diversi, e visualizzare annunci su siti Web o piattaforme di social media sono un altro modo efficace per raggiungere il tuo pubblico. L'automazione del marketing può garantire che le persone giuste vedano questi annunci. Per esempio, un'azienda potrebbe prendere di mira qualcuno che ha fatto clic tramite un'e-mail su una nuova linea di prodotti con un annuncio di Facebook su quella stessa linea.
4. Post sui social: Un sistema di automazione del marketing aiuta le aziende a gestire i propri post su più piattaforme e a pianificare i post futuri. È un luogo centralizzato in cui tutti possono vedere l'attività sui social media dell'azienda.
5. Campagne di posta diretta: Il sistema potrebbe, Per esempio, attivare l'invio di un coupon ai clienti che scaricano l'app del marchio.
6. Bot di chat: I chat bot hanno rapidamente guadagnato popolarità perché consentono alle aziende di conversare con potenziali clienti e clienti senza l'assistenza dei dipendenti. Un chatbot può rispondere a domande su un prodotto, aiutare a risolvere i problemi con un ordine o addirittura promuovere determinati beni o servizi. Molti fornitori di chat bot si integrano con le principali piattaforme di automazione del marketing.

Le aziende che adottano l'automazione del marketing vedono un aumento medio del 14,5% della produttività delle vendite e una riduzione del 12,2% delle spese generali di marketing, secondo l'Invest. L'80% delle aziende che hanno adottato l'automazione del marketing ha visto un aumento del numero di lead, e il 77% ha registrato un aumento delle conversioni.

Tipi di automazione delle operazioni per piccole imprese

Le piccole imprese possono automatizzare numerosi processi operativi per liberare tempo al personale, garantire la conformità alle leggi e persino eseguire attività mentre le persone non stanno lavorando.

Le aree in cui le aziende possono automatizzare le operazioni includono:

7. Scripting ed escalation del call center: Il software può inserire i dati dei clienti e dei prodotti negli script del call center in modo che gli agenti non debbano cercare le informazioni per fornire assistenza ai clienti, individuare opportunità di upselling o affrontare problemi di garanzia. Nel caso in cui il problema del cliente non possa essere risolto dall'agente, l'automazione può inoltrare la chiamata a un agente di supporto più esperto oa un manager.
8. Buste paga e timesheet: I dipendenti possono segnalare le loro attività e ore online, che alimenta schede attività e un sistema automatizzato di libro paga. Le tasse e i benefici dei dipendenti vengono quindi calcolati e sottratti da ciascuna busta paga, che viene automaticamente distribuito a ciascun dipendente.
9. Risorse umane: L'automazione dell'onboarding e dell'iscrizione ai benefit consente ai dipendenti di fornire facilmente e rapidamente le proprie informazioni personali online per calcolare le ritenute fiscali e di benefit. Con il software di gestione delle risorse umane, i dipendenti possono anche programmare i loro giorni di ferie in conformità con le regole del datore di lavoro e le esigenze di personale per periodo.
10. Software e patch di sicurezza: Una soluzione Software-as-a-Service (SaaS) automatizzerà gli aggiornamenti del software e le patch di sicurezza. Ciò garantisce che le tue informazioni siano protette e che tu possa sfruttare le ultime funzionalità, lavoro che potrebbe fallire quando il personale è impegnato altrove.
11. Catena di fornitura: Gli ordini di acquisto possono essere automatizzati in base alle attuali necessità dell'azienda di forniture o inventario. Per esempio, il sistema può ordinare automaticamente le materie prime da fornitori di fiducia per garantire una fornitura adeguata in base al programma di produzione di un produttore. O, immagina un negozio di alimentari in grado di ricevere automaticamente gli ordini di rifornimento per abbinare le vendite in tempo reale in modo che gli scaffali non siano vuoti ma i magazzini non siano pieni di prodotti che si muovono lentamente.
12. Pianificazione/programmazione di viaggi di lavoro: La pianificazione e la programmazione automatizzate dei viaggi di lavoro consentono ai dipendenti di pianificare e spendere i viaggi di lavoro entro le regole e i budget di spesa stabiliti dal datore di lavoro. Ciò consente ai manager di concentrarsi su attività chiave che richiedono la loro esperienza piuttosto che su queste attività di gestione che distraggono ma sono necessarie.
13. Gestione delle spese: I dipendenti possono scattare una foto delle ricevute di viaggio, pasti o altre spese e inviarli tramite un'app che attiva quindi un flusso di lavoro per l'approvazione, rimborso e iscrizione nelle scritture contabili della società.
14. Utilizzo dei dipendenti: I sistemi automatizzati possono calcolare il numero di dipendenti necessari per periodi di tempo specifici sulla base di dati storici e piani giornalieri. La soluzione può mostrare solo i dipendenti disponibili, tenendo conto dei tempi di ferie, orari di viaggio e altri permessi consentiti in modo che i datori di lavoro possano assegnare turni di lavoro di conseguenza. Ulteriore, i dipendenti possono essere classificati in base ai loro livelli di produttività.

Tipi di automazione delle vendite per piccole imprese

Mentre molti tendono a pensare all'e-commerce quando si tratta di automazione delle vendite, è importante ricordare che anche alcuni aspetti della vendita al dettaglio fisici possono essere automatizzati. Per esempio, pensa a un'officina di riparazione che invia messaggi a un cliente quando il servizio è terminato.

Ulteriore, le linee tra i negozi online e fisici continuano a sfumare poiché sempre più clienti utilizzano più canali, a volte nella stessa transazione. Per esempio, potrebbero ordinare un prodotto online e poi ritirarlo sul marciapiede o effettuare un ordine online in negozio con l'aiuto di un addetto per un prodotto esaurito. Quando le informazioni fluiscono tra questi canali, dovrebbe garantire un'esperienza del cliente senza interruzioni sia al momento dell'acquisto che dopo.

Le aree mature per l'automazione delle vendite includono:

15. Mappatura dell'andamento delle vendite: Gli strumenti di automazione possono monitorare e misurare i progressi delle vendite in modo che i venditori possano determinare rapidamente lo stato di potenziali clienti o potenziali clienti e le prestazioni complessive delle vendite.
16. Comunicazione: Uno strumento di automazione delle vendite può inviare automaticamente e-mail di follow-up e promemoria per riunioni future dopo che un potenziale cliente ha espresso interesse per un prodotto o servizio. Se è passato molto tempo dall'ultima interazione tra il rappresentante e il potenziale cliente, il sistema potrebbe ricordare al rappresentante di effettuare il check-in.
17. Transazioni: L'automazione completa i dettagli della transazione dal pagamento al momento dell'acquisto ai controlli automatici del credito e alle fatture inviate secondo i termini di vendita.
18. Gestione dei contratti: L'automazione garantisce la conformità alle regole contrattuali di un'azienda per prevenire problemi lungo la strada. Può anche attivare avvisi per garantire che i termini siano rispettati sia dall'azienda che dal cliente.
19. Upsell e promemoria e-commerce: Il sistema può aumentare le opportunità di upsell o cross-sell elencando automaticamente consigli come "i clienti che hanno acquistato questo hanno anche acquistato, "Sono necessarie parti aggiuntive o strumenti di assemblaggio" o "perché ti è piaciuto X, pensiamo che ti piacerà Z." I clienti possono anche ricevere promemoria automatici via e-mail su un articolo che hanno visualizzato o inserito nel carrello ma non hanno acquistato.
20. Messaggistica e coupon in negozio: Un'azienda potrebbe essere in grado di rilevare i telefoni dei consumatori quando entrano nel negozio, l'attivazione di coupon o altri incentivi di vendita consegnati direttamente al telefono.
21. Sviluppo della proposta: L'automazione può precompilare i campi per personalizzare le proposte e altri accordi con i clienti nel rispetto delle regole aziendali in materia di prezzi, sconti e altre offerte speciali.

6 vantaggi dell'automazione per la tua piccola impresa

Ci sono molti vantaggi che derivano dall'automazione dei processi aziendali. Molti di questi vantaggi si applicano ad aziende di ogni tipo e dimensione, mentre alcuni sono unici per un settore specifico. Di seguito sono riportati i cinque maggiori vantaggi dell'automazione per le piccole imprese.

1. Produttività: L'automazione accelera i processi in modo che il lavoro venga completato più velocemente e prevenga il lavoro ripetitivo, come reimpostare i dati. Inoltre aumenta notevolmente la produttività in tutte le aree della tua attività, comprese le vendite, marketing, libro paga, contabilità, catena di fornitura ed elaborazione dei pagamenti.
2. Visibilità: Quando le informazioni sono accessibili a tutti i reparti perché fluiscono automaticamente tra i sistemi, c'è una migliore visibilità nei processi aziendali. Ciò rende più facile identificare la fonte dei problemi e perfezionare i processi.
3. Analisi dei dati migliorata: L'automazione ti consente inoltre di scoprire più informazioni e analizzare più dati di quanto faresti se monitorassi manualmente le prestazioni della tua azienda. Per esempio, puoi vedere se i tuoi addetti alla manutenzione o all'installazione sono nei tempi previsti o sono in ritardo. Puoi sapere in anticipo se venderai un prodotto prima che arrivi una nuova spedizione. E, puoi facilmente identificare i cambiamenti che aumenteranno i tuoi profitti, che si tratti di utilizzare un fornitore diverso o di aumentare i prezzi.
4. Comunicazione: L'automazione può tenere traccia delle vendite o dello stato di un progetto, aggiorna il team sui progressi e invia importanti promemoria e suggerimenti a dipendenti e clienti. Ciò aumenta l'organizzazione e semplifica la gestione e la crescita della tua attività. Per esempio, il software può generare automaticamente pietre miliari e rapporti sui progressi e condividerli in base a una pianificazione regolare scelta dall'azienda. Le scorte possono essere rifornite automaticamente, chiamate di vendita programmate automaticamente, fornitori informati delle modifiche alla politica di acquisto, e i dati dei clienti condivisi tra i reparti.
5. Costi del personale ridotti: L'automazione delle attività libera i programmi dei dipendenti, consentendo alle aziende di aumentare la produzione di lavoro senza espandere la forza lavoro o dover pagare gli straordinari. Al contrario, le aziende possono ridurre i costi del personale e mantenere lo stesso livello di output e produttività attraverso l'automazione.
6. Efficienza operativa: Forrester prevede che l'automazione può ridurre i costi operativi del 90%. Ma oltre a risparmiare denaro, l'automazione può darti la tranquillità di sapere che la tua attività è conforme a leggi e regolamenti, ci sono molti meno errori e poco o niente è caduto nelle fessure. Poiché l'automazione consente ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro più velocemente, possono godere di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.