Best practice per la contabilità fornitori:smetti di perdere denaro nei tuoi processi AP

Il successo finanziario a lungo termine di un'azienda dipende quasi tanto dal pagamento tempestivo dei propri debiti quanto dalla riscossione delle entrate. A quello scopo, le aziende devono eccellere nella gestione dei debiti (AP), il termine contabile per il denaro che una società deve ai suoi creditori.

Col tempo, si sono evolute le migliori pratiche per la contabilità fornitori. Seguendoli, qualsiasi azienda può migliorare il proprio flusso di cassa e ridurre inefficienze ed errori, tra gli altri vantaggi.

Perché dovresti ottimizzare i processi di contabilità fornitori?

Sfortunatamente, documenti cartacei, ricevute e processi manuali sono ancora all'ordine del giorno per troppi team di contabilità fornitori e non è possibile gestire un reparto AP.

Ottimizzando il ciclo di elaborazione delle fatture e abbandonando l'uso della carta per tutto, dall'emissione di assegni alla registrazione delle ricevute, il team di contabilità fornitori può controllare meglio i costi, ridurre al minimo una serie di rischi e ottenere informazioni finanziarie più tempestive.

Ulteriore, questi miglioramenti possono liberare capitale circolante tanto necessario per finanziare la crescita o la ricerca e sviluppo o creare una riserva di liquidità per tempi difficili.

In qualità di leader finanziario, ottimizzare i processi di contabilità fornitori è una delle cose più importanti che puoi fare per migliorare la situazione finanziaria della tua azienda, ridurre al minimo le frodi e gli errori, e rendi il tuo team più efficiente.

In che modo variano le best practice AP per le piccole imprese rispetto a quelle aziendali?

È più probabile che le grandi imprese sfruttino gli incentivi contrattuali e usufruiscano di condizioni di pagamento favorevoli, come sconti o altri premi per il pagamento anticipato. Se c'è un incentivo, un'impresa può contrassegnare la fattura per il pagamento anticipato; altrimenti, la società non paga fino alla data di scadenza in modo che il denaro rimanga disponibile per altri scopi.

Le aziende sfruttano anche l'automazione AP per identificare quei dettagli nei contratti e nelle fatture e agire su di essi, con poco o nessun intervento umano. Inoltre, alcune aziende utilizzano sistemi avanzati di automazione dei processi robotici (RPA), che può aiutare a perfezionare ulteriormente i processi di contabilità fornitori e automatizzare processi aggiuntivi. Per esempio, RPA può essere utilizzato per smistare fatture provenienti da canali diversi, come e-mail o un portale di fornitori, e indirizzarli al team appropriato per l'approvazione e il pagamento, risparmiando un notevole sforzo manuale.

In contrasto, le piccole imprese hanno maggiori probabilità di prendere un "primo arrivato, primo pagamento” approccio alle bollette. Anche se può sembrare efficiente pagare le bollette non appena le ricevi, quella tattica ti sta costando soldi per una ricompensa molto piccola.

Un elenco di best practice AP per tutte le aziende inizia con l'eliminazione dei costi non necessari e dei processi inefficienti e con il pagamento strategico delle bollette per massimizzare il flusso di cassa. Però, i passaggi e gli obiettivi all'interno di una strategia di contabilità fornitori possono differire tra aziende più piccole e più grandi a causa dei rispettivi vincoli finanziari.

Come adottare un approccio più strategico all'AP Management

Oltre ad avere il team e i processi giusti in atto, la tecnologia è fondamentale per aiutare i team finanziari ad adottare un approccio più strategico alla gestione dei debiti. Storicamente, solo le grandi aziende che abbiamo menzionato avevano accesso a sistemi ERP che offrivano una solida automazione per le attività di contabilità fornitori. Queste soluzioni erano costose e al di fuori della portata della maggior parte delle piccole imprese.

Però, Il software ERP cloud basato su abbonamento consente alle aziende più piccole di accedere a funzionalità ERP avanzate a un costo gestibile.

Le piccole imprese hanno iniziato a vedere l'opportunità e la necessità. In uno studio recente, Il 60% delle aziende ha affermato di non disporre di flussi di lavoro automatizzati per l'approvazione delle fatture, il che significa che ci sono molte e-mail in giro. Nel frattempo, le piccole imprese impiegano circa 25 giorni per elaborare manualmente le fatture, e sprecano in media $ 12, 000 mensili su fatture duplicate.

Il nostro sondaggio Brainyard Fall 2020 State of the CFO mostra che una migliore pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) e contabilità/rendicontazione stanno crescendo in termini di attenzione della leadership finanziaria.

La gestione dei conti da pagare tramite un sistema ERP è un ottimo modo per aumentare l'efficienza e la produttività rispondendo alla richiesta di una contabilità più efficace e di FP&A più accurati.

13 Migliori pratiche per la contabilità fornitori

Abbandona il modo di lavorare incentrato sulla carta

I processi cartacei hanno costi più elevati per l'azienda, e sono anche rappresentativi del vecchio, flussi di lavoro AP lineari che si basano su una moltitudine di manuali, processi ripetitivi e producono solo istantanee statiche dello stato di cassa dell'azienda.

Pronto per andare senza carta, o almeno senza carta? Le migliori pratiche iniziano con la digitalizzazione dei documenti AP, che consente la creazione di report e la condivisione dei dati in tempo reale eliminando le ridondanze. Questo elimina anche il rischio che un incendio o un disastro naturale distrugga documenti cartacei, comprese le fatture pagate. La perdita è molto meno probabile quando i dati finanziari sono disponibili digitalmente e sottoposti a backup continui. E, trovare un particolare PO è questione di pochi clic.

L'utilizzo di metodi di pagamento più moderni è un altro modo per ridurre la dipendenza dalla carta. Gli assegni costano alle aziende più dello scambio elettronico di dati (EDI) e di altri metodi di pagamento digitali come il deposito diretto, quindi smetti di pensare ai pagamenti come assegni e inizia a pensarli come trasferimenti di denaro.

Automatizza le fatture

Portali di fornitori self-service che consentono ai partner di inserire o confermare il contatto, le stesse informazioni sui termini e sui pagamenti lasciano ancora meno lavoro al tuo reparto AP. I portali aiutano anche a garantire che questi dati siano accurati e dovrebbero ridurre le domande quando arriva il momento di pagare i fornitori.

Monitora regolarmente report e KPI

Affidarsi a report basati su fogli di calcolo può portare a opportunità mancate, soprattutto quando le condizioni aziendali stanno cambiando. Visibilità costante sugli ultimi dati finanziari, come il tuo rapporto di fatturato AP, tramite un sistema ERP consente un migliore processo decisionale nel momento e in futuro.

L'accesso a informazioni aggiornate sugli AP consentirà ai team finanziari di controllare meglio il flusso di cassa, individuare e ridurre le frodi, identificare tendenze importanti nelle spese, trova i colli di bottiglia nei flussi di lavoro AP e riduce al minimo i problemi di conformità. Può anche aiutare un'azienda a decidere se ottenere un prestito bancario per coprire un deficit di budget o negoziare con i fornitori per termini di pagamento prolungati.

Stabilire controlli e processi

I controlli e le regole giusti possono prevenire i problemi prima che si verifichino. Ciò renderà il team AP molto più efficiente ed è un approccio molto migliore rispetto all'attesa fino a quando si verifica un errore o un ritardo e poi dedicare tempo prezioso a riparare il danno. Le aziende dovrebbero limitare l'accesso alle loro informazioni finanziarie, avere una chiara separazione dei compiti e impostare controlli interni per segnalare automaticamente comportamenti e attività sospetti che potrebbero indicare una frode.

4 migliori processi AP per farti guadagnare

In un nuovo rapporto, Deloitte suggerisce una serie di processi che possono portare a un flusso di cassa più libero. Loro includono:

1. Limita il numero di fornitori con cui lavori con per consentire all'azienda di negoziare condizioni più favorevoli. Come bonus, I team AP riducono al minimo il numero di contatti, risparmio di tempo.
2. Sii diligente sull'accuratezza dei dati. Conserva le informazioni sugli sconti per quantità e per pagamenti anticipati, SLA e contatti chiave aggiornati in modo da poter trarre il massimo vantaggio.
3. Richiedi fattura dettagliata e corrispondenza dell'ordine di acquisto. È tempo ben speso per tenere traccia di chi ha effettuato un ordine, eliminare i pagamenti duplicati e garantire che i fornitori effettuino la fatturazione secondo i termini concordati. Restituisci ordini di acquisto imprecisi in modo da reimpostare l'orologio di pagamento dovuto.
4. Definire gli SLA per l'elaborazione dei pagamenti. A meno che non ci sia un vantaggio finanziario per farlo, non pagare le fatture fino a quando richiesto. Ma non essere in ritardo, o - impostare le aspettative per le approvazioni dipartimentali e l'elaborazione del team AP.

Delega il lavoro a più di un touchpoint

Evita di avere un singolo punto di errore che potrebbe comportare ritardi e sanzioni, violazioni contrattuali, o perdita dello stato di priorità con i principali fornitori. Addestrare il personale finanziario in modo che sia sempre disponibile qualcuno in grado di gestire l'AP, non importa chi è in vacanza, ammalato o ha lasciato l'azienda.

La formazione incrociata significa anche che le persone più esperte possono concentrarsi sul miglioramento dei processi e sulla risoluzione di eccezioni e colli di bottiglia.

Monitora i pagamenti duplicati

Tieni d'occhio i pagamenti duplicati per evitare di avere denaro vincolato al processo di rimborso di un fornitore o di perderlo per sempre. Un sistema che confronta più dei numeri di fattura, come il contenuto della fattura, può rilevare errori di doppia fatturazione prima che i pagamenti duplicati vadano a buon fine.

Un portale dei fornitori può anche standardizzare i formati e i campi delle fatture in modo che sia molto meno probabile la duplicazione della fatturazione e dei pagamenti.

Tieni traccia delle controversie e delle risoluzioni sulle fatture

Le controversie sulle fatture possono facilmente aumentare se non vengono risolte rapidamente. A volte un partner promette una risoluzione, ma non si concretizza mai. È una buona pratica avere contratti con i fornitori, comunicazioni, ordini di lavoro, fatture di vendita e altri documenti pertinenti prontamente disponibili in modo da poterli rivedere al primo segno di una controversia sulla fattura. Questo ti fornirà le informazioni obiettive necessarie per risolvere una controversia e una traccia di prove nel caso in cui si trasformi in contenzioso.

Chiedi perché gli assegni non vengono incassati

Gli assegni non incassati possono tornare a schiacciare il flusso di cassa in un secondo momento, a volte molto più tardi, se non c'è una data di scadenza sull'assegno. Il rovescio della medaglia, un assegno non incassato può segnalare un problema di emissione o spedizione, o una svista da parte del venditore. Ciò potrebbe comportare un aumento dei costi per la tua azienda sotto forma di penali per ritardi o altre penali e potrebbe danneggiare il tuo rapporto con il fornitore.

Imposta un periodo di tempo standard dopo il quale segui e chiedi perché gli assegni non sono stati incassati. Un sistema automatizzato che contrassegna automaticamente gli assegni non incassati ti consente di agire il prima possibile.

Riconciliare i conti frequentemente

Il denaro può scivolare attraverso le lacune nelle riconciliazioni dei conti. Per esempio, se hai pagato un venditore più di quanto registrato nel libro mastro, forse a causa di un ritardo o di un costo aggiuntivo per un aumento delle dimensioni dell'ordine, allora non hai una visione accurata di quanti soldi hai in banca. Ciò potrebbe portare a assegni respinti e altri problemi finanziari che influiscono negativamente sul rating creditizio della tua azienda. Evita questo con una soluzione che riconcilia automaticamente il libro mastro frequentemente.

Rivedere i contratti regolarmente

I contratti possono scadere, lasciando la tua azienda aperta ad aumenti imprevisti dei costi o condizioni meno favorevoli. Al contrario, contratti correnti mal negoziati possono avere tassi di interesse elevati, termini di pagamento brevi e mancanza di incentivi.

Investendo tempo e attenzione, potresti essere in grado di negoziare condizioni più favorevoli che potrebbero aiutarti a gestire meglio le tue finanze. Le organizzazioni dovrebbero cercare in modo proattivo le opportunità rivedendo regolarmente tutti i contratti.

Controlla i tuoi processi di approvvigionamento

La frode dei debiti è un problema enorme. Secondo un rapporto del 2020 dell'Association for Financial Professionals (AFP), L'82% delle imprese è stato bersaglio di frodi nel 2018, e quel numero è cresciuto costantemente negli ultimi anni.

Controlla regolarmente i tuoi processi di approvvigionamento, e adottare misure per rimediare alle vulnerabilità. Cerca in modo proattivo modi per rendere l'approvvigionamento più efficiente e accurato e rafforza i controlli di conformità e sicurezza. Ospitare tutti i documenti in un unico sistema AP che ha più controlli e contrappesi, autenticazione a doppio fattore, l'abbinamento automatizzato degli ordini di acquisto e i controlli avanzati su utenti e autorizzazioni aiuteranno a prevenire le frodi.

Mentre le minacce di frode esterna sono in aumento, la frode interna è una preoccupazione, pure. Non dimenticare di prendere in considerazione la gestione delle spese T&E:l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) afferma che il 20% delle piccole imprese e il 13% delle aziende più grandi hanno segnalato rimborsi spese fraudolenti.

Cerca difetti nei tuoi processi di fatturazione

Nessun sistema rimane perfetto, anche se inizia così. Un sistema AP che si adattava perfettamente alle tue esigenze quando avevi 100 dipendenti e 20 fornitori potrebbe non essere così meraviglioso man mano che la tua azienda cresce. Non aspettare che AP sia una fonte costante di problemi.

I tipici difetti del processo AP non includono alcun modo per individuare errori di immissione dei dati, documentazione smarrita o ritardi nei pagamenti che finiranno per costare all'azienda le commissioni e l'incapacità di gestire eccezioni e fatture non standard.

Trova una soluzione software per gestire tutto

È difficile, soprattutto per una piccola squadra, mantenere le migliori pratiche su base continuativa, soprattutto se l'azienda cresce. La risposta è utilizzare il software e automatizzare il maggior numero possibile di processi. Ciò eviterà molti dei problemi di cui abbiamo discusso senza richiedere un'attenzione costante da parte del personale addetto alla contabilità fornitori.

Come NetSuite può aiutare

NetSuite è un sistema ERP unificato che dispone di tutti gli strumenti necessari per seguire le migliori pratiche per AP e altri processi finanziari chiave. NetSuite consente alle aziende di creare un elenco di fornitori, tenere traccia delle bollette ed effettuare pagamenti tramite vari metodi (controllare, trasferimento bancario, filo), gestire i processi AP dall'ordine di acquisto al pagamento in modo da ridurre il carico di lavoro per i dipendenti. La soluzione può tenere traccia degli ordini di acquisto, fatture, pagamenti in contanti e note spese dei dipendenti; instradare automaticamente queste transazioni attraverso le approvazioni appropriate; e infine registrarli nella contabilità generale.

NetSuite ha anche ampie capacità di reporting, dando ai team AP un comodo accesso alle informazioni di cui hanno più bisogno. I dashboard configurabili possono elencare le fatture che richiedono l'approvazione, fatture in sospeso con scadenze o altri dati pertinenti per aiutare le aziende a gestire i propri contanti mantenendo il controllo sulle spese.