ETFFIN Finance >> Finanza personale corso >  >> Gestione finanziaria >> Contabilità

Impostazione degli obiettivi di contabilità fornitori e in che modo l'automazione AP può essere d'aiuto

Stabilire obiettivi dettagliati e poi misurare regolarmente i progressi è il modo migliore per mantenere tutti i reparti allineati con gli obiettivi a lungo termine dell'azienda. Per i debiti, gli obiettivi possono variare dall'acquisizione di benefici, come sconti per pagamenti anticipati o preferenziali, alla riduzione dei costi eliminando le penalità e alla gestione del flusso di cassa ritardando il pagamento fino all'effettiva scadenza della fattura.

Perché dovresti fissare obiettivi per i conti fornitori?

La definizione degli obiettivi per il team AP sposta il pagamento delle bollette da un compito di pulizia per lo più ingrato a un modo per quel reparto di fornire un vantaggio aziendale strategico. Questo è positivo sia per il morale dei dipendenti che per i tuoi profitti.

Una nota importante:i leader devono essere realistici e fissare obiettivi raggiungibili entro i tempi stabiliti. Altrimenti, stai preparando il team finanziario per il fallimento. Il nostro consiglio è di tenere a mente le attuali condizioni economiche e coinvolgere gli esperti interni che lavorano sui tuoi rendiconti finanziari e costruiscono i tuoi modelli finanziari. Avranno approfondimenti su quali risorse AP deve lavorare e su quali obiettivi sono realizzabili e quali sono un tratto.

Come impostare obiettivi AP

Non c'è niente di sbagliato nell'incoraggiare gli AP a puntare in alto. Quando fai la tua lista di obiettivi, ricorda che l'obiettivo finale è eliminare gli sprechi di denaro come note spese errate o fuori policy, guadagnare condizioni o tassi di interesse migliori, cogliere i vantaggi del pagamento anticipato laddove ha senso dal punto di vista finanziario e, in generale, migliorare il flusso di cassa e il rating creditizio.

Per determinare obiettivi specifici, considerare le migliori pratiche nella riduzione dei costi, tattiche di leva finanziaria e politiche creditizie, così come le sfide dipartimentali e le esigenze dell'azienda in termini di disponibilità di liquidità e credito.

Ecco alcuni suggerimenti per il successo nella definizione degli obiettivi.

Rivedere/verificare il processo AP esistente

Un fattore importante per raggiungere i tuoi obiettivi AP:migliorare o sostituire i processi inefficienti. Ciò inizia con la digitalizzazione dei documenti finanziari e la riduzione al minimo dell'uso di fatture cartacee, assegni e registrazioni di pagamento. Limitando l'uso della carta, riduci i costi e gli errori aumentando l'accesso, migliorare la condivisione dei dati tra le applicazioni ed eliminare il rischio che i record fisici possano essere distrutti in caso di incendio o inondazione. Incoraggia i tuoi fornitori a inviare le fatture in formato elettronico.

Una volta che i tuoi dati finanziari sono digitali, il team AP potrebbe scoprire che i processi inefficienti utilizzati per mescolare le fatture cartacee, ricevute e altri documenti non sono solo goffi, non funzionano più. Suggerimento per professionisti:non limitarti a "sollevare e spostare" quei vecchi flussi di lavoro. Riesaminarli per identificare quali passaggi o processi devono essere eliminati, uniti o perfezionati per creare un reparto AP più moderno ed efficiente, e valuta la possibilità di investire in un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per convertire le fatture cartacee in file digitali. Ciò sarà di grande aiuto per un futuro progetto di automazione AP.

Assicurati di standardizzare anche i formati dei dati. Per esempio, assicurati che i campi simili siano etichettati allo stesso modo e che i tassi di cambio correnti vengano utilizzati per la conversione di valuta. La standardizzazione rende la condivisione o il riutilizzo dei dati più semplice e accurata.

Stabilisci obiettivi SMART

Tipicamente, tecnologie intelligenti, spesso incorporando l'apprendimento automatico, automazione dei processi robotici e intelligenza artificiale, sono più comuni nel front office rispetto a reparti come AP. Un esempio di tecnologia intelligente è la gestione dei lead per il marketing:quando arrivano nuovi lead, il sistema di automazione del marketing può tenere traccia di questi potenziali clienti mentre si muovono attraverso il ciclo di vendita.

Come altro esempio, l'automazione intelligente dell'elaborazione del credito può semplificare e accelerare l'onboarding di nuovi clienti raccogliendo dati dal rapporto di credito del cliente, reperire e validare i documenti senza che il cliente debba caricarli e giudicare chiede se e quanto credito concedere anche in mancanza di uno o due dei documenti consueti.

Esistono diversi modi in cui l'automazione può aiutare le aziende di piccole e grandi dimensioni. Per AP in particolare, l'automazione può eliminare il banale, attività ripetitive come l'elaborazione e l'approvazione delle fatture dei fornitori. I pagamenti possono essere programmati automaticamente in base alle date di scadenza, sconti per pagamenti anticipati o altre regole predefinite. I pagamenti regolari a fornitori consolidati possono anche essere approvati automaticamente o contrassegnati per la revisione se gli importi superano una determinata soglia. In conclusione:le tecnologie di elaborazione intelligente aiutano a integrare le informazioni provenienti da varie applicazioni. I CFO possono e devono sostenere la tecnologia per aiutare i loro team a lavorare in modo più intelligente.

I team devono anche stabilire obiettivi intelligenti determinando quali processi devono essere automatizzati e collegati per garantire meno errori, maggiore trasparenza e maggiore efficienza.

Categorie di obiettivi:precisione, efficienza, adattabilità

Mentre ci sono molti obiettivi per il personale AP a cui mirare, precisione, efficienza e adattabilità sono gli obiettivi principali.

L'accuratezza in AP non riguarda solo l'inserimento corretto dei dati e l'archiviazione corretta delle prove di pagamento e di altri documenti, anche se entrambi sono critici. Garantire l'accuratezza implica anche precisione e standardizzazione, oltre a frequenti aggiornamenti, nelle riconciliazioni dei conti, calcoli matematici, controlli e equilibri di supervisione e nella creazione di piste di controllo per trovare e correggere facilmente gli errori, risparmiando tempo durante gli audit annuali e abbassando i costi di audit.

C'è semplicemente poco spazio per gli errori ovunque nei processi AP. Stabilisci obiettivi per migliorare costantemente la precisione e rilevare gli errori in anticipo.

Allo stesso modo, come abbiamo discusso, non otterrai efficienza se automatizzi semplicemente i processi antiquati esistenti. Per rendere l'AP più efficiente, ripensare i processi:come portare a termine il lavoro con il minimo sforzo, tempo e risorse? Dovrai anche modificare i processi per la tempestività piuttosto che fare affidamento su esecuzioni batch. Per esempio, il tuo vecchio processo AP potrebbe essere stato quello di pagare le fatture il 15 e il 30 di ogni mese. Con l'automazione, puoi tagliare i costi spostandoti più rapidamente sulle fatture che offrono uno sconto di pagamento anticipato e migliorare il flusso di cassa aspettando fino alla data di scadenza per pagare le fatture che non offrono sconti simili.

Stabilisci obiettivi che porteranno AP al suo massimo livello di efficienza in ogni processo. interessante, un recente sondaggio Brainyard ha rilevato che i leader finanziari stanno spingendo per adattarsi alle nuove sfide adottando più tecnologia. Assicurati che AP entri in questo slancio perché questo è il modo per ottenere una maggiore precisione ed efficienza.

Grafico 5:Cambiamenti diffusi

Deck:Quanto è cambiato ciascuno dei seguenti elementi per la tua azienda a causa della pandemia?

Dati:Brainyard Autunno 2020 Stato del sondaggio sul ruolo dei CFO

In terzo luogo, l'adattabilità deve essere un obiettivo primario di AP perché l'azienda si evolverà nel tempo insieme alle esigenze dei clienti e all'economia generale. I processi AP eccessivamente restrittivi possono ostacolare la competitività di un'azienda o danneggiarne la reputazione e il merito creditizio.

12 esempi di obiettivi AP

Mentre gli obiettivi di AP varieranno in base alle esigenze e alla cultura aziendale, strategia aziendale globale e pratiche standard del settore, ci sono degli obiettivi comuni a tutti.

1. Risparmiare tempo

Un grande vantaggio nell'aggiungere efficienze ai tuoi processi AP:liberare il personale dal trascorrere del tempo in attività ripetitive in modo che possano concentrarsi su un lavoro più strategico e gratificante.

Questo può essere ottenuto in diversi modi, dall'automazione di attività ripetitive all'utilizzo di tecnologie intelligenti come l'automazione dei processi robotici (RPA) per raccogliere dati tra le applicazioni per una maggiore efficienza, integrazioni ad hoc e tempi di elaborazione ridotti.

2. Formazione dei dipendenti AP

Il personale AP sa il fatto suo quando si tratta di attività finanziarie, ma può ancora sentirsi un po' perso quando vengono implementate nuove tecnologie. Rendere la formazione e l'aggiornamento dei dipendenti un obiettivo costante. I tassi di adozione della tecnologia aumenteranno, e così sarà l'efficienza del personale.

Se persiste la resistenza all'uso della tecnologia, potrebbe essere perché quei dipendenti sono preoccupati di perdere il lavoro a causa dell'automazione. Contrasta ciò offrendo esempi di nuove iniziative che offrono maggiori opportunità di avanzamento e sviluppo delle competenze. Il modo migliore per coinvolgere il personale AP ed essere entusiasta dell'apprendimento è far eseguire al team delle risorse umane un esercizio di "analisi delle persone", dove le risorse umane esaminano gli obiettivi di business per decidere dove sono necessari formazione/riqualificazione o nuovi talenti.

3. Fornire supporto ai dipendenti

È normale che una nuova tecnologia sembri semplice nella sessione di allenamento ma, nell'uso effettivo, in qualche modo diventa molto più complesso. Collaborare con il fornitore o il partner di integrazione per fornire, dal giorno 1, supporto per aiutare le persone a superare eventuali ostacoli e per apprendere più funzionalità man mano che aumenta la loro familiarità con il software.

Alcuni metodi collaudati prevedono la nomina di un "super utente" peer per ciascun dipartimento e/o la fornitura di tutorial video su richiesta e documenti FAQ.

4. Maggiore precisione

Per i migliori risultati, fissare obiettivi di precisione specifici. I benchmark potrebbero essere riduzioni degli errori dei dati misurati in percentuali o occorrenze, o nella standardizzazione di campi o moduli all'interno e tra i processi. Scegli aree specifiche in cui desideri aumentare la precisione dei dati, impostare orari realistici e quindi utilizzare metriche per misurare i progressi.

5. Prestazioni

Gli obiettivi di rendimento che probabilmente vorrai impostare includono la conformità, riduzione dei costi, prestazioni contro budget, e guadagnato efficienze. Automatizzare l'intero processo anziché ciascuna parte separatamente ti consentirà di ottenere maggiori guadagni in ciascuna di queste e in altre metriche.

Le metriche fiscali sono tra le più facili da monitorare e, per ovvie ragioni, il più utilizzato in finanza. Diamo un'occhiata ad alcuni di quelli.

6. Riduzioni dei costi

Ancora, fissare obiettivi specifici e granulari. Le fonti di risparmio potrebbero includere un minor numero di ore del personale dedicate a ripetizioni, lavoro di basso livello; raccogliere più sconti per pagamenti anticipati; rinegoziazione di condizioni e tassi di interesse più favorevoli; o una migliore trasparenza per correzioni di rotta precedenti.

7. Fatture pagate in tempo

I tempi dei pagamenti basati su una politica antiquata e spesso arbitraria sono ormai lontani. I moderni dipartimenti AP mirano a guadagni più strategici rispetto alla convenienza del pagatore. Il pagamento puntuale delle fatture influisce sia sul flusso di cassa che sulla reputazione dell'azienda. È altrettanto importante non pagare una fattura troppo presto quanto non pagare in ritardo. Stabilisci obiettivi di tempestività in modo che vengano raccolti contanti e sconti anticipati, ma le fatture che non ne offrono nessuno vengono invece pagate alla data di scadenza. E, attenzione a questi sei problemi di fatturazione comuni che possono intasare i lavori.

8. Tempo di elaborazione AP e arretrato

L'automazione è il mezzo migliore per eliminare gli AP arretrati e ottenere un rapporto di turnover AP più elevato perché accelera i tempi di elaborazione. Stabilisci obiettivi specifici che ti aiuteranno a diventare il più automatizzato possibile per la tua azienda, in modo che gli sforzi siano olistici anziché frammentari.

9. Giorni di pagamento in sospeso

Il DPO è un rapporto indicativo in quanto rivela quanto tempo impiega un'azienda a pagare i propri debiti. In altre parole, è un indicatore di quanto bene l'azienda gestisce il flusso di cassa verso i fornitori e altri creditori.

Un DPO più elevato può significare che l'azienda ha una buona liquidità e trattiene i suoi soldi più a lungo pagando le bollette in un secondo momento. Però, se il DPO è troppo alto, segnala eventuali problemi nel pagare le bollette. Un DPO basso indica che un'azienda paga troppo velocemente, che potrebbe lasciarlo a corto di contanti ad un certo punto.

Stabilisci obiettivi che manterranno il tuo DPO nel punto giusto, né troppo alto né troppo basso, per il bene della salute finanziaria generale della tua azienda.

10. Metriche basate sul volume (numero di fatture elaborate)

Stabilisci qui degli obiettivi per determinare che il lavoro stia procedendo a un ritmo sufficiente per completare le attività da svolgere e pagare le fatture in tempo. Tracciando il numero di fatture evase, avrai una buona misura non solo della quantità di lavoro svolto, ma anche del numero di fornitori che l'azienda sta utilizzando. Troppi fornitori possono portare a opportunità perse in sconti e occasioni sul volume. Troppo pochi possono lasciare la tua azienda vulnerabile a un'interruzione o un'interruzione presso il fornitore.

11. Metriche di pagamento (numero di pagamenti effettuati)

Le "eccezioni" sono discrepanze, spesso da parte del venditore, e richiedono la manipolazione all'interno di sistemi automatizzati. Le metriche di pagamento ti diranno con quale frequenza si verificano le eccezioni e se il problema spetta al fornitore o ai tuoi processi. Poiché le eccezioni sono costose da gestire, vorrai sapere quali fornitori stanno intasando i tuoi sistemi o cosa nei tuoi processi sta creando un collo di bottiglia. Questa conoscenza ti aiuterà a correggere il problema.

Suggerimenti per la gestione di crediti e debiti

crediti Debiti Offri un pagamento scontato in cambio di pagamenti più rapidi Controlla i contratti per assicurarti che la tua azienda non paghi i fornitori in anticipo Coinvolgi i consumatori per aiutare a prevenire i ritardi di pagamento, controversie o inadempienze Mappa i tuoi fornitori business-critical per determinare la priorità di pagamento Invia tempestivamente, fatture complete e solleciti proattivi Verificare le opportunità di sconto con i fornitori Assicurarsi che non vi siano ostacoli al pagamento, come errori di fatturazione o fatturazione ritardata Comunicare per capire quali fornitori potrebbero essere a rischio e quali fornitori possono potenzialmente estendere i termini Dare priorità ai clienti con saldi consistenti nel processo di riscossione di contanti Assicurarsi che i sistemi e i processi siano efficienti per evitare ritardi ed errori Assicurarsi che il sistema di pagamento sia funzionale e conveniente. Online con più opzioni di pagamento funziona meglio Assicurarsi che il pagamento venga eseguito tramite il metodo di pagamento concordato Definire obiettivi di incasso settimanali Quando possibile, calcolare i termini di pagamento dalla data di ricezione della fattura piuttosto che dalla data della fattura

L'obiettivo dovrebbe essere una riduzione costante del numero di eccezioni. Potresti anche voler impostare una barra sul numero di eccezioni mensili o trimestrali ritenute accettabili dalla tua azienda per il tuo team AP a cui tendere.

Si noti inoltre che le eccezioni possono indicare frode, un problema significativo con AP. Il sondaggio annuale dell'AFP rivela un continuo aumento della prevalenza delle truffe. Considera un riconoscimento speciale per il personale AP che individua e denuncia i tentativi di frode.

12. Metriche finanziarie (rimborsi guadagnati, sconti pagati anticipatamente)

Monitoraggio degli sconti, sconti e altri premi di pagamento disponibili ti aiuteranno a raccoglierne di più. In questo caso, le metriche finanziarie misurano quanto denaro è stato guadagnato attraverso queste misure. Ciò significa che non solo tali opportunità sono state identificate, sono stati anche completati con successo. Stabilisci obiettivi per assicurarti che il tuo team AP guadagni costantemente.

L'automazione AP può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi AP

La maggior parte delle aziende scopre di superare i propri processi AP man mano che ottengono risultati più grandi e migliori. Ciò è particolarmente vero se i tuoi processi AP sono basati su carta. Maneggiare la carta ti rallenterà, soprattutto quando c'è un volume apprezzabile e crescente, ed è costoso, pure. Infine, antiquato, i processi AP cartacei diventeranno un ostacolo alla crescita perché influiscono negativamente sul flusso di cassa.

Il software di automazione AP consente al tuo team di scalare per adattarsi al cambiamento e alla nuova crescita senza interruzioni. Ulteriore, l'automazione può trasformare AP da un semplice centro di costo in un elemento di differenziazione finanziario strategico. Approfittando di nuovi vantaggi, dagli sconti anticipati alla gestione delle condizioni contrattuali, puoi far progredire la tua azienda più velocemente.