ETFFIN Finance >> Finanza personale corso >  >> Gestione finanziaria >> Contabilità

Che cos'è l'automazione AP e come funziona?

Come la maggior parte dei team finanziari sa fin troppo bene, un processo di contabilità fornitori manuale può essere noioso e soggetto a errori. Lavorando con pile di fatture cartacee, contattare individualmente gli approvatori pertinenti e spedire gli assegni non è solo lento, apre l'azienda alle frodi e rende dolorosi gli audit.

La tecnologia di automazione della contabilità fornitori (automazione AP) mira a fornire un sistema più efficiente, modo rapido e accurato per gestire questo processo finanziario di back-end. Eliminando i processi manuali e le pile di carta, L'automazione AP può migliorare le tue relazioni con fornitori e partner risparmiando tempo e denaro, ridurre i giorni di vendita in sospeso (DSO), migliorando così il flusso di cassa.

Video:cos'è l'automazione AP?

Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori (automazione AP)?

La tecnologia di automazione AP automatizza i passaggi di routine come la ricezione di fatture, codifica, percorso per l'approvazione, pagamento e riconciliazione. Potresti imbatterti nel termine elaborazione "touchless", il che significa generalmente che l'automazione AP elimina la necessità di inserire manualmente i dati in qualsiasi fase, anche se gli approvatori potrebbero dover ancora approvare i pagamenti con un clic del mouse.

Il software di automazione AP in genere fornisce anche dashboard e strumenti analitici che aiutano a gestire il processo AP e diagnosticare i problemi. Poiché tutti i dati della contabilità fornitori sono digitalizzati e archiviati in un unico sistema, è più facile cercare e controllare le informazioni.

Come funziona l'automazione della contabilità fornitori?

Il software di automazione AP converte le fatture dei tuoi fornitori in un formato digitale standard e quindi le invia attraverso un flusso di lavoro digitale che culmina con il pagamento dei fornitori.

All'inizio di questo processo, L'automazione AP utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre informazioni dalle fatture. Alcuni prodotti utilizzano l'apprendimento automatico per riconoscere i modelli nel tempo e migliorare la precisione; Per esempio, possono suggerire codici di contabilità generale specifici o percorsi di approvazione basati sull'esperienza passata. Personalizzando le regole per la tua attività, come variazioni accettabili o gerarchie di approvazione, potresti essere in grado di eliminare la necessità di un intervento manuale per la maggior parte delle fatture.

Perché automatizzare la contabilità fornitori?

Ci sono molte ragioni per automatizzare AP. Alcuni comportano un ritorno sull'investimento tangibile e rapido. Riducendo la necessità di lavoro manuale, L'automazione AP può ridurre i costi di elaborazione. Può anche aiutarti a scalare più facilmente AP man mano che la tua attività cresce riducendo la necessità di assumere più persone.

L'automazione AP fornisce anche strumenti che possono aiutarti a gestire i pagamenti e il flusso di cassa in modo più rigoroso. Rendendo il processo di pagamento più veloce e agevole, L'automazione AP può anche aumentare la tua capacità di acquisire sconti sui pagamenti dei fornitori.

Altri vantaggi includono meno frodi, meno errori e controlli più fluidi.

Principali attività di contabilità fornitori da automatizzare

Le attività AP che possono trarre i maggiori vantaggi dall'automazione sono quelle in cui è possibile ridurre i tempi di elaborazione o aumentare la precisione, entrambi i quali risparmiare denaro. Rispetto alla lavorazione manuale, L'automazione degli AP può migliorare notevolmente i seguenti passaggi:

  • Inserimento dati. L'automazione dell'acquisizione dei dati di tutti i documenti di origine è più rapida e meno soggetta a errori rispetto all'immissione manuale dei dati.
  • Corrispondenza fattura . Le fatture possono essere abbinate automaticamente ai documenti giustificativi, come ordini di acquisto e ricezione di documenti (abbinamento a tre vie). Questa corrispondenza automatica è più veloce e più accurata della corrispondenza manuale, soprattutto per le aziende che altrimenti potrebbero dover abbinare documenti archiviati in luoghi diversi.
  • Codifica fatture . È possibile stabilire regole che impostano automaticamente il codice di contabilità generale corretto per ogni fattura, eliminando i tempi e le incongruenze inerenti alla codifica manuale.
  • Percorso di approvazione . L'instradamento elettronico a tutti gli approvatori necessari è più rapido rispetto all'invio manuale dei documenti a ciascuno di essi, e fornisce anche un migliore monitoraggio durante il flusso di lavoro.

Come automatizzare i conti fornitori?

Le aziende generalmente applicano software di automazione AP implementando software AP, sia in un modello software-as-a-service, dove l'applicazione è ospitata nel cloud, o nei locali, per le aziende che preferiscono ospitare e gestire i propri sistemi.

Una volta che un sistema è a posto, il personale finanziario e gli approvatori devono essere formati, e vale la pena dedicare del tempo a configurare le regole in modo da poter automatizzare il maggior numero possibile di passaggi. E mentre il processo AP è piuttosto standard, le aziende potrebbero avere alcuni requisiti unici che vorrai assicurarti che la soluzione possa ospitare quei flussi di lavoro. Ciò fornirà il massimo ritorno sull'investimento.

Quali sono i vantaggi dell'automazione AP?

L'automazione degli AP può anche fornire vantaggi non solo per il gruppo finanziario ma per l'intera organizzazione:

  • C'è meno bisogno di conservare la carta e pagare le spese di spedizione e consegna.
  • Meno errori manuali riducono la necessità per più reparti di dedicare tempo a indagare sui problemi e gestire i reclami dei fornitori.
  • Gli audit e gli sforzi per la conformità sono più facili. Le funzionalità integrate di sicurezza e responsabilità possono segnalare attività sospette, aiutando a rilevare le frodi.
  • Pagare in modo tempestivo e prevedibile può migliorare la tua reputazione e aiutarti nelle future negoziazioni con i fornitori.
  • Il personale può essere ridistribuito per compiti di valore più elevato, come l'analisi dei dati sui pagamenti, invece di dedicare il loro tempo all'immissione manuale dei dati.

Come selezionare il software AP?

La selezione del giusto software di automazione AP per la tua azienda dovrebbe includere i seguenti quattro passaggi:

  • Pianificazione. Metti insieme un team interfunzionale in grado di definire gli obiettivi della tua azienda per l'automazione AP.
  • Raccolta requisiti. Il tuo dipartimento AP documenta come funziona l'elaborazione dei tuoi conti correnti fornitori e crea un elenco di requisiti per una soluzione di automazione AP. Al termine di questa fase, si crea una richiesta di proposta (RFP) e la si invia a fornitori selezionati che soddisfano i criteri.
  • Valutazione del fornitore . Valuti le proposte dei fornitori che rispondono alla tua RFP, esaminando gli aspetti delle soluzioni proposte, come caratteristiche, costi e modalità di attuazione.
  • Selezione del fornitore . Approfondisci per scoprire esattamente quanto i fornitori più promettenti soddisfino le tue esigenze; ciò può comportare lo sviluppo di documenti di scoperta dettagliati e la richiesta di demo. Quindi, seleziona il tuo fornitore

Automazione della contabilità fornitori con NetSuite

La soluzione Accounts Payable di NetSuite aiuta le aziende a risparmiare tempo, migliorare il controllo e aumentare la produttività automatizzando l'elaborazione e il pagamento delle fatture. Per esempio, il software può ridurre al minimo il tempo e lo sforzo necessari per elaborare le fatture eliminando l'inserimento manuale e calcolando automaticamente gli sconti. Gestisce automaticamente l'elaborazione delle eccezioni in caso di discrepanze tra fatture e ordini di acquisto. NetSuite fornisce anche informazioni in tempo reale sull'intero processo di contabilità fornitori per ridurre il rischio di fatture perse o pagamenti fraudolenti di fatture.