10 vantaggi chiave dell'automazione AP

Che cos'è l'automazione AP?

Il software di automazione della contabilità fornitori (AP) consente alle aziende di ridurre le attività manuali e liberare il flusso di cassa. Puoi inviare fatture, gestisci le approvazioni ed elabora i pagamenti attraverso un'unica piattaforma con approvazioni rapide e una migliore visibilità e controllo su importanti processi e dati finanziari.

Circa il 55% delle aziende gestisce i dati finanziari manualmente, secondo il Payables Insight Report 2018 di PayStream Advisors. Che l'elaborazione manuale richiede tempo, richiede personale costoso e introduce spazio per errori, e questa è solo la punta dell'iceberg quando si tratta dei vantaggi.

10 vantaggi dell'automazione della contabilità fornitori (AP)

L'automazione dei processi di contabilità fornitori aggiunge valore e consente al team di concentrarsi sul miglioramento del back office. Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'automazione AP.

1. Risparmio di tempo: Tradizionalmente, le fatture sarebbero rimaste sulle scrivanie o avrebbero aspettato l'approvazione nelle caselle di posta elettronica. Il routing automatizzato elimina questi ritardi e semplifica il processo di approvazione. È possibile applicare regole specifiche al flusso di lavoro in modo che la persona giusta riceva automaticamente una fattura al momento giusto con promemoria programmabili. I dashboard offrono agli utenti un alto livello, visualizzazione in tempo reale dell'elaborazione delle fatture, riducendo il tempo necessario per scovare uno stato. Complessivamente, L'automazione AP si traduce in circa il 18% in meno di giorni di pagamento in sospeso (DPO), secondo il gruppo di Aberdeen. Ciò equivale in media a un risparmio di circa 5,55 giorni.
2. Fatturazione a basso costo: L'automazione dei processi aziendali consente di risparmiare sui costi di manodopera e di ridurre i costi fissi, come forniture per ufficio e affrancatura per la posta interoffice. Il costo medio mensile per elaborare 5, 000 fatture manualmente è $ 64, 500, secondo i dati di APP2P Network. L'elaborazione dello stesso numero di fatture in un'operazione automatizzata costerebbe circa $ 8, 850. Questo è circa un risparmio dell'85%.
3. Precisione migliorata: Optare per l'automazione AP si traduce in errori ridotti. Il software di automazione AP è progettato per proteggerti da alcuni degli errori più comuni. Non è necessario digitare manualmente le intestazioni delle fatture o i dati delle voci. Inoltre, i dati della fattura vengono convalidati rispetto alle informazioni sulla pianificazione delle risorse aziendali (ERP), rendendo facile catturare i pagamenti duplicati.
4. Informazioni avanzate: Con dashboard complete, Il software di automazione AP fornisce una finestra chiara sul ciclo di pagamento. È facile vedere dove si trova una fattura e chi contattare in caso di ritardi. I dati possono essere importati ed esportati con accesso in tempo reale, perfetto per report e analisi, soprattutto alla fine dei cicli economici.
5. Protezione dalle frodi: Si stima che nel 2019 l'81% delle aziende sia stato oggetto di frodi nei pagamenti, rileva l'indagine sulle frodi e il controllo dei pagamenti dell'AFP. Il software di automazione AP può aiutare la tua azienda a proteggersi dalle frodi controllando quali dipendenti hanno accesso all'approvazione delle fatture e al rilascio dei pagamenti. Puoi creare flussi di lavoro di approvazione con più persone e aumentare le possibilità di rilevare fatture fraudolente prima che il pagamento venga elaborato. Con un tale sistema di gestione dei processi in atto, nessun singolo dipendente funge da unica persona incaricata di approvare i pagamenti. Questo non solo aiuta a ridurre la possibilità di frode, ma ti aiuta anche a ricontrollare i dati mancanti o errati.
6. Maggiore trasparenza dei dati: I dashboard migliorati semplificano il monitoraggio della produttività dei dipendenti, che può anche tornare utile per le recensioni dei dipendenti. I manager possono toccare lo strumento per tenere traccia delle prestazioni e della produttività individuali e del team.
7. Conservazione dei dati a basso costo: L'IRS consiglia di salvare i record per un massimo di sette anni. I costi di archiviazione per tutte le scartoffie possono aumentare. Il costo medio annuo per mantenere un singolo schedario standard a cinque cassetti è di $ 2, 603.64 secondo l'Information Technology Department del North Dakota. Nel frattempo, un intero terabyte di dati costa a partire da $ 6,99 al mese per il mantenimento.
8. Controllo facile: Il software completo di automazione AP può aiutarti con la gestione dei documenti, che può essere utile per l'auditing. Il sistema collega tutti i documenti e i messaggi coinvolti in ogni transazione, abbinando le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute. Questo audit trail ricercabile riduce le possibilità di perdere documenti importanti. Può anche aiutarti a mantenere la conformità normativa per i documenti trimestrali o annuali.
9. Integrazione con sistemi esistenti: Il software di automazione AP può integrarsi facilmente con l'ERP della tua azienda, banche dati e principali sistemi finanziari. Non è necessario accedere e uscire da diverse applicazioni o reinserire i dati su più sistemi (e aumentare le possibilità di errore).
10. Sconti per pagamenti anticipati: La maggior parte dei fornitori offre sconti per pagamenti anticipati. E ancora, secondo l'Institute of Finance Management (IOFM), la maggior parte delle aziende acquisisce meno del 21% di tutte le offerte di sconto per pagamento anticipato, e il 12% delle imprese non riscuote sconti per pagamenti anticipati. Ci sono molte ragioni per cui questi sconti vengono persi. Tuttavia, secondo AP &Working Capital Report di PayStream Advisors, Il 31% degli intervistati ha affermato che l'inoltro manuale delle fatture per il pagamento e l'approvazione ostacola uno sconto per il pagamento anticipato.

Scegliere una soluzione di automazione AP

Prima di iniziare ad acquistare software di automazione AP, è importante fare il punto sui processi di contabilità fornitori esistenti. Questo inizia con il sondaggio della tua squadra. Quali sono i loro punti dolenti? Quali colli di bottiglia devono affrontare nelle loro interazioni quotidiane con gli AP? Di cosa avranno bisogno per raggiungere gli obiettivi per il futuro? Usa le loro risposte per formulare un elenco di funzionalità software di automazione AP "indispensabili".

Dopo aver raccolto informazioni dal tuo team, è il momento di valutare il tuo attuale panorama tecnologico. Rivolgiti al tuo team informatico (IT):ci sono requisiti software specifici degni di nota? Dovrai inoltre considerare le integrazioni di sistema. Il principale tra questi è il tuo sistema ERP; si desidera ridurre la doppia immissione di dati. Potresti anche voler integrare il tuo sistema di gestione delle spese o il software di pianificazione del budget.

A seconda di quanti sistemi esistenti hai, potresti scoprire che la soluzione migliore è scegliere un sistema di automazione autonomo. Tuttavia, se la tua attività è nuova, o stai cercando di sostituire il software, stai meglio con una suite procure-to-pay che include l'automazione AP. Questo software copre tutte le esigenze di approvvigionamento, inclusa la gestione degli AP ed è costituito da moduli separati che possono essere utilizzati in diverse combinazioni.

Tieni presente:la migliore soluzione software di automazione AP deve supportare ogni possibile scenario di contabilità fornitori che la tua azienda potrebbe incontrare, cosa che puoi fare con una piattaforma come NetSuite che integra queste funzionalità. Fare i compiti può aiutarti a fare la scelta giusta per il lungo periodo.