Che cos'è una voce di diario? Una guida per principianti

Le voci del diario vengono utilizzate per registrare l'attività finanziaria della tua attività. Le voci del diario vengono registrate nei libri mastri sussidiari se tieni i libri manualmente, oppure vengono registrate direttamente nella contabilità generale (G/L) se utilizzi un software di contabilità.

In qualunque modo siano registrati, sono una necessità per qualsiasi attività commerciale.

Panoramica:cos'è una voce di diario?

Come piccolo imprenditore, uno dei lavori che generalmente assumi è quello di contabile o contabile. Parte di quel lavoro è la registrazione delle voci del diario.

Se hai familiarità con i termini contabili, sai che le registrazioni prima nota sono semplicemente una registrazione di tutte le tue transazioni commerciali. Sono il primo passo del ciclo contabile, e forse il più importante, in quanto rappresentano tutte le attività finanziarie che influenzeranno la tua attività.

È importante sapere come creare una voce di diario adeguata o una voce generale per la tua attività. Le prime note contabili seguono sempre il metodo di contabilità in partita doppia, con ogni registrazione prima nota che ha sempre una registrazione di addebito e una di accredito.

Le prime note sono sempre datate e dovrebbero includere una descrizione della transazione. Ragionieri e contabili in genere assegnano un numero univoco a ciascuna registrazione prima nota quando vengono immesse manualmente e, se si utilizza un software di contabilità, l'applicazione assegnerà automaticamente un numero a ciascuna registrazione prima nota.

Come preparare le voci del diario per la tua piccola impresa

Il primo passaggio nella preparazione delle prime note per la tua azienda è determinare esattamente quale transazione deve essere inserita.

Se stai utilizzando un software di contabilità, la maggior parte delle registrazioni prima nota viene creata dal tuo software di contabilità, quindi dovrai solo inserire le registrazioni di rettifica di fine mese, ad esempio quando si riconciliano i conti bancari o quando si inseriscono i ratei per buste paga e altro spese.

Usiamo il seguente come esempio. Visiti il ​​tuo negozio di forniture per ufficio locale e acquisti carta e penne per la tua attività. L'acquisto totale è di $ 150,00. Ecco come prepareresti la tua voce di diario.

Fase 1:identifica gli account che saranno interessati

Prima di poter scrivere e registrare una registrazione prima nota, dovrai determinare quali conti nella tua contabilità generale saranno interessati dalla registrazione prima nota. In questo esempio, il tuo conto di forniture per ufficio e il tuo conto di cassa sono i conti che saranno interessati.

Suggerimenti per identificare gli account giusti:

• Ordina prima le tue transazioni: Se hai depositi bancari, spese e registrazioni di vendita da effettuare, l'ordinamento per tipo di transazione renderà molto più semplice registrare le tue registrazioni prima nota.
• Usa il buon senso per identificare gli account corretti: All'inizio questo processo può creare confusione, ma man mano che elabori più registrazioni a giornale, inizierai a capire quali conti dovresti utilizzare per le tue transazioni.

Fase 2:determina il tipo di account

Se hai speso $ 150 al negozio, creerai una spesa per il tuo account di forniture per ufficio riducendo la quantità di contanti nel tuo conto bancario. Dovrai applicare regole contabili standard a ciascun account.

Per aumentare un conto spese, dovresti addebitare il conto e per diminuire il tuo conto in contanti, che è una risorsa, dovresti accreditare il conto.

Suggerimenti per identificare il tipo di account:

• Ricorda i tipi di account: I tipi di conto includono attività, passività, spese, entrate e conti di capitale/proprietario. Tutte le registrazioni prima nota in contabilità devono rientrare in una di queste categorie. Ad esempio, il conto delle forniture per ufficio è una spesa, mentre il conto contanti è una risorsa.
• Utilizza le regole di contabilità standard per determinare quale account viene addebitato e quale account viene accreditato: Quando si registra la transazione di cui sopra nell'esempio delle forniture per ufficio, aumenterai le tue spese perché hai acquistato forniture per ufficio, che è un conto spese, mentre diminuirai le tue risorse perché hai utilizzato il tuo conto in contanti, che è una risorsa, per acquistare quelle forniture.

Fase 3:prepara la tua voce di diario

Hai identificato i conti che saranno coinvolti nella registrazione del diario, nonché il tipo di conti che sono. Ora sei pronto per preparare la tua voce di diario.

Suggerimenti per la preparazione di una voce di diario:

• Inserisci la data corretta: Il primo passo è datare la tua voce di diario. Questo per garantire che sia pubblicato nel periodo corretto.
• Scrivi il nome e il numero dell'account: Quando si prepara una registrazione prima nota, includere sempre il numero di conto Co.Ge. e il nome del conto.
• Inserisci l'importo del debito e del credito: Utilizzando l'esempio sopra, addebiterai (aumentando) il tuo conto di forniture per ufficio, che è un conto spese, e accrediterai (riducendo) il tuo conto di cassa, che è un conto patrimoniale.

Esempio di una voce di diario

Di seguito è riportato un esempio di registrazione prima nota che è stata completata in base alla transazione finanziaria di cui sopra.

Si noti che la data viene inserita per entrambe le righe. È la registrazione prima nota n. 1, il numero di conto è incluso dopo il nome del conto e il conto delle forniture per ufficio è stato addebitato e il conto in contanti è stato accreditato.

Il miglior software di contabilità per la documentazione delle prime note

Di gran lunga, il modo migliore per ridurre la quantità di registrazioni a giornale che è necessario eseguire mentre si completano facilmente quelle necessarie è utilizzare un software di contabilità.

Quando si utilizza un software di contabilità, le registrazioni prima nota vengono completate ogni volta che si elaborano i conti fornitori, si calcola il costo contabile o si esegue qualsiasi altra transazione contabile di base, lasciandoti la possibilità di registrare solo voci come le registrazioni di rettifica di fine mese.

Il software di contabilità calcola e registra automaticamente anche le registrazioni di chiusura, assicurando che i saldi di apertura siano corretti per il nuovo anno.

Ecco tre applicazioni di contabilità per piccole imprese che semplificano la creazione e la registrazione delle prime note.

1. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro è un'applicazione desktop che offre anche connettività remota. AccountEdge Pro è adatto per le piccole imprese in crescita che cercano un'applicazione di contabilità in grado di crescere insieme a loro.

Particolarmente adatto per rivenditori e venditori online, AccountEdge Pro offre l'integrazione con Shopify e UPS Shipping.

AccountEdge Pro non include un feed bancario, ma puoi scaricare il tuo estratto conto per la riconciliazione all'interno dell'applicazione. La schermata di registrazione dei conti in AccountEdge Pro semplifica la registrazione delle registrazioni a giornale, con un'opzione disponibile per rendere una registrazione a giornale ricorrente, nonché la possibilità di stornare la registrazione a giornale di un mese precedente per cose come i ratei.

È inoltre disponibile un campo promemoria per inserire una descrizione della registrazione prima nota.

AccountEdge offre quattro piani:Basic, Pro, Priority Zoom e Priority ERP, con prezzi a partire da $ 149 all'anno.

2. Sage 50Contabilità cloud

Sage 50cloud Accounting è considerata un'applicazione ibrida, che offre installazione in locale e accesso remoto all'applicazione tramite Microsoft 365.

Sage 50cloud Accounting offre piani adatti sia per uffici con una sola persona che per aziende che richiedono capacità multiutente, con l'edizione Quantum che supporta fino a 40 utenti.

Puoi facilmente creare registrazioni prima nota in Sage 50cloud Accounting accedendo alla schermata Registrazione prima nota generale, dove puoi inserire i dettagli della tua transazione, inclusi un codice transazione univoco e la descrizione della registrazione prima nota.

Puoi anche stornare una transazione facendo clic sulla casella Storno registrazione prima nota nella parte superiore dello schermo.

Sage 50cloud Accounting offre tre piani:Accounting, Premium Accounting e Quantum Accounting, con prezzi a partire da $ 278,95 all'anno.

3. QuickBooks in linea

Originariamente progettato per le aziende molto piccole, QuickBooks Online continua ad aggiungere caratteristiche e funzionalità, rendendolo adatto anche alle aziende in crescita.

Disponibile in quattro piani, con disponibile anche un piano di lavoro autonomo, le funzionalità sono molto basate sui piani, con molte funzionalità che si trovano solo nei piani più costosi.

QuickBooks Online offre funzionalità come i feed bancari automatici, che ridurranno notevolmente il numero di voci del diario che devono essere create.

Quando devi creare una voce di diario, puoi farlo facilmente, con QuickBooks Online che assegna automaticamente un numero di riferimento a tutte le voci di diario. Sono disponibili un campo descrizione e un campo promemoria per specificare in dettaglio a cosa serve la voce.

QuickBooks Online ti consente anche di eliminare una registrazione a giornale precedentemente registrata, ma per mantenere un audit trail, qualsiasi registrazione a giornale pubblicata per errore deve essere stornata, non eliminata.

QuickBooks Online offre quattro piani regolari:Simple Start, Essentials, Plus e Advanced, oltre a un piano autonomo disponibile per i liberi professionisti, con prezzi a partire da $ 10 al mese per i primi tre mesi.

Le registrazioni di giornale fanno parte del processo di contabilità finanziaria

Se hai scelto di utilizzare un software di contabilità, le prime note di contabilità finanziaria diventano rare, con le tipiche registrazioni prima nota effettuate solo per registrare ratei, rettifiche di fine mese e spese di ammortamento.

A sua volta, l'applicazione software di contabilità gestisce il peso maggiore del lavoro, creando automaticamente le prime note durante l'elaborazione delle transazioni finanziarie, aumentando la precisione e riducendo il carico di lavoro.

Se desideri saperne di più su altre applicazioni di contabilità per piccole imprese, assicurati di controllare le nostre recensioni sul software di contabilità per piccole imprese.