Una guida per principianti alle categorie di spesa aziendale

Ti stai chiedendo quali spese aziendali possono essere detratte dal tuo reddito imponibile? Ecco un elenco di alcune delle categorie di spesa delle piccole imprese più comuni.

Informarsi sulle comuni categorie di spesa delle piccole imprese renderà molto più facile determinare cosa è e cosa non è deducibile al momento delle tasse.

Alcune delle categorie di spesa più comuni includono utenze, viaggi, stipendi e altri salari e spese di affitto, ma ce ne sono molte altre di cui dovresti essere a conoscenza.

In questo articolo spiegheremo che tipo di spese sono deducibili e ti forniremo un elenco delle categorie di spese aziendali più comunemente utilizzate.

Panoramica:cosa conta come una spesa aziendale deducibile?

L'IRS ha definito le spese aziendali come "il costo per portare avanti un'attività commerciale", proseguendo dicendo che queste spese sono generalmente deducibili se l'azienda opera per realizzare un profitto.

Ma cosa conta come una spesa aziendale? Molto più di quanto tu possa immaginare. In effetti, qualsiasi spesa considerata ordinaria e necessaria per la tua attività è probabilmente una spesa deducibile.

Quindi, per ogni dollaro che spendi per le spese ordinarie e necessarie, che spiegheremo di seguito, potrai prelevare una detrazione fiscale dello stesso importo, riducendo notevolmente il tuo carico fiscale.

Un avvertimento:dovrai tenere conto del tuo metodo di contabilità quando arriva il momento di detrarre le spese.

Ad esempio, a dicembre 2019, ricevi una fattura da Atlas Roofing per le riparazioni completate all'inizio del mese. Il conto è di $ 1.750 e verrà pagato a gennaio 2020.

Se utilizzi il metodo di contabilità in contanti, non puoi detrarre tale spesa per il 2019, ma può essere detratta nel 2020, quando paghi il conto.

Se utilizzi il metodo della contabilità per competenza, puoi riconoscere la spesa nel mese in cui è stata eseguita, dicembre, quindi puoi detrarre la spesa di $ 1.750 per il 2019, anche se verrà pagata nel 2020.

Quali sono le categorie di spesa aziendale?

Di seguito troverai un elenco di alcune delle categorie di spesa delle piccole imprese più comuni che possono essere detratte dal tuo reddito imponibile.

Se desideri ulteriori informazioni sulle detrazioni aziendali e su ciò che è esattamente consentito, assicurati di visitare la panoramica sulla detrazione delle spese aziendali sul sito Web dell'IRS.

Ti consigliamo anche di controllare la pubblicazione 535 dell'IRS; Spese aziendali, per una spiegazione più completa delle spese aziendali e di cosa esattamente puoi detrarre.

1. Pubblicità: Ciò include il costo della pubblicazione di annunci o della pubblicazione di annunci pubblicitari per la tua attività.
2. Formazione continua :Stai pensando di tornare a scuola per imparare le ultime novità nel tuo campo? È deducibile.
3. Spese di credito e di riscossione: Se devi avvalerti di agenzie esterne per riscuotere i saldi scaduti, puoi detrarli.
4. Quote e abbonamenti: I costi di abbonamento alle pubblicazioni relative alla tua attività sono deducibili, così come le quote associative per le organizzazioni professionali.
5. Programmi di benefici per i dipendenti: Il costo dell'assicurazione sanitaria per i dipendenti o dei benefici pensionistici come una corrispondenza 401(k) è completamente deducibile.
6. Assicurazione: I premi assicurativi per responsabilità generale, indennità del lavoratore, responsabilità da prodotto e invalidità sono deducibili.
7. Manutenzione e riparazioni: Che si tratti di manutenzione ordinaria come l'assistenza HVAC o di sostituzione di piastrelle incrinate nell'area della reception, la manutenzione e le riparazioni sono deducibili.
8. Spese d'ufficio e forniture: Ciò include elementi come penne e matite, cartelle di file, toner per la fotocopiatrice e cartucce di inchiostro per la stampante.
9. Affrancatura e spedizione: Il costo della spedizione degli ordini o semplicemente dell'invio di una lettera è una spesa deducibile.
10. Stampa: Che si tratti di un documento di una pagina o di un opuscolo per i tuoi clienti, il costo della stampa è deducibile.
11. Affitto: Se affitti un ufficio o uno spazio commerciale, l'affitto è deducibile.
12. Stipendi e altri compensi: Gli stipendi dei dipendenti così come gli eventuali stipendi pagati ai dipendenti a contratto sono completamente deducibili.
13. Telefono: Che si tratti di un sistema telefonico all'avanguardia o di telefoni cellulari per i tuoi rappresentanti sul campo, il costo dei tuoi telefoni è completamente deducibile.
14. Viaggiare: Qualsiasi viaggio di lavoro è deducibile, sia locale, nazionale o internazionale, purché ritenuto necessario per la tua attività.
15. Utilità: Il costo di gas, luce e acqua è una spesa completamente deducibile.

Come classificare le spese per la tua piccola impresa

È davvero abbastanza semplice classificare le spese aziendali, ma molti proprietari di piccole imprese rimandano questo processo fino a quando non è assolutamente necessario, creando più lavoro nel processo.

Ricorda, se stai cercando investitori, finanziamenti esterni o hai bisogno di creare proiezioni finanziarie, dovrai avere una stima accurata delle tue normali spese aziendali, classificate correttamente. Ecco alcuni modi per rendere il processo un po' più semplice.

Suggerimento n. 1:imposta i tuoi conti spese in modo che riflettano la tua attività

Se fornisci telefoni cellulari ai rappresentanti sul campo e ai venditori esterni, assicurati di includere una spesa separata per i telefoni.

Per le aziende più piccole, o quelle che utilizzano solo una rete fissa dell'ufficio, la bolletta mensile può essere addebitata sul conto delle utenze. Alcune attività più piccole combinano le spese di stampa e di spedizione, ma se la tua azienda spedisce regolarmente merci ai clienti, dovresti avere un account separato per le tue spese di spedizione e spedizione.

Suggerimento n. 2:codifica le fatture fornitore con il conto spese corretto

Quando imposti i tuoi fornitori, inserisci un codice o una categoria di spesa predefinita, se possibile. Questo collega automaticamente il fornitore alla spesa corretta, eliminando la necessità di codificare manualmente le fatture fornitore.

Se ciò non è possibile, assicurati di esaminare e codificare correttamente la fattura per il processo di contabilità fornitori, assicurandoti che ogni fattura inserita sia codificata sul conto corretto. Anche la coerenza è importante, quindi assicurati di codificare e registrare le fatture in modo coerente di mese in mese.

Suggerimento n. 3:smetti di usare i fogli di calcolo e inizia a utilizzare il software di contabilità

Sebbene il software di contabilità non sia di grande aiuto se le fatture non vengono registrate nel conto spese corretto, può fare molto per aiutarti a classificare e tenere traccia delle tue spese durante tutto l'anno.

Un altro bonus:invece di perdere tempo a sommare le tue spese, potrai creare in pochi minuti un report che mostrerà tutte le tue spese aziendali dell'anno, semplificando anche il processo di detrazione.

Il miglior software di contabilità per classificare le spese aziendali

Se devi tenere traccia di numerose spese, è meglio utilizzare un software di contabilità per tracciarle correttamente.

Sebbene sia certamente possibile tenere traccia delle spese utilizzando un elenco di spese aziendali o inserendo le spese in un foglio di calcolo, al momento delle tasse, apprezzerai la possibilità di estrarre facilmente tali spese. Inoltre, hai la sicurezza di disporre di un backup adeguato e di una solida pista di controllo, in caso di verifica.

Ecco alcune delle migliori applicazioni software di contabilità per tenere traccia delle spese aziendali.

1. Libri di Zoho

Zoho Books offre eccellenti capacità di contabilità e contabilità per le piccole imprese, inclusa una solida funzionalità di gestione delle spese.

Una caratteristica utile in Zoho Books è l'opzione per registrare una spesa, registrare il chilometraggio o registrare le spese all'ingrosso. Zoho Books offre anche un'eccellente guida su come tenere traccia delle spese aziendali.

2. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro è progettato per semplificare la vita ai proprietari di piccole imprese. Una delle sue migliori caratteristiche è la possibilità di assegnare un conto spese appropriato a ciascun fornitore, così quando inserisci una fattura per quel fornitore, i conti corretti verranno addebitati e accreditati automaticamente.

Sebbene ci siano casi in cui un fornitore può avere più conti spese aziendali, come un'azienda che può offrire sia servizi di stampa che di spedizione, in molti casi i fornitori rappresenteranno un solo tipo di spesa aziendale. Impostandolo durante il processo di configurazione del fornitore, puoi eliminare la necessità di allocare la spesa quando viene inserita.

3. FreshBook

FreshBooks offre diversi modi per tenere traccia e gestire le tue spese, inclusa l'immissione di spese standard, la possibilità di caricare le ricevute dal tuo cellulare o l'opzione di scansionare una ricevuta direttamente in FreshBooks.

Con la categorizzazione automatica delle ricevute, FreshBooks semplifica il monitoraggio e la successiva deduzione di tutte le spese consentite ed è anche una buona opzione per coloro che preparano le note spese.

Non tutto è deducibile

Insieme a questo lungo elenco di detrazioni consentite, ci sono alcune spese che non sono mai deducibili per gli imprenditori, tra cui lobbismo, contributi politici, appartenenza a organizzazioni sociali e, naturalmente, qualsiasi attività illegale come tangenti o tangenti.

La buona notizia è che la stragrande maggioranza delle spese aziendali è deducibile. Assicurati solo di monitorarli correttamente per trarne vantaggio e, se hai domande su cosa è e non è deducibile, è sempre meglio indirizzarli al tuo commercialista o CPA.