Una guida per principianti alle note pagabili

Le note pagabili sono un accordo formale, o cambiale, tra la tua azienda e una banca, un istituto finanziario o un altro prestatore.

A differenza dei debiti passivi, che sono considerati passività a breve termine, le cambiali possono essere classificate come passività a breve oa lungo termine, a seconda dei termini di rimborso indicati nella cambiale.

Panoramica:cosa sono le note pagabili?

Le note pagabili sono una cambiale scritta che promette di pagare una determinata somma di denaro entro una certa data. Una cambiale può essere emessa dall'azienda che riceve il prestito o da un istituto finanziario come una banca. Una cambiale è sempre firmata da entrambe le parti.

Ecco alcune circostanze in cui può essere emessa una cambiale:

• Acquisti materiali all'ingrosso da un fornitore o produttore
• Decidi di acquistare uno stabilimento di produzione, un edificio o un'attrezzatura per la tua attività
• Ricevi un prestito significativo da una banca o un istituto finanziario

Ci sono altri casi in cui è possibile emettere cambiali o cambiali, a seconda del tipo di attività svolta.

Ogni volta che viene emessa una cambiale, il tuo contabile o contabile aziendale dovrebbe classificarla come cambiali pagabili.

Le note pagabili sono considerate una promessa scritta di rimborsare il prestito e di solito specifica i termini esatti del contratto come l'importo che deve essere rimborsato, la data di scadenza di ogni pagamento, il tasso di interesse incluso nel contratto e l'importo degli interessi che dovrà essere rimborsato.

Se il prestito dovesse essere rimborsato entro un anno, sarebbe considerato una passività a breve termine. Tuttavia, se il prestito non è scaduto entro due anni, sarebbe classificato come una passività a lungo termine.

Note pagabili e conti pagabili:qual è la differenza?

Sebbene sia i conti da pagare che quelli da pagare siano conti passivi ed entrambi rappresentino l'importo dovuto e pagabile a un fornitore o un istituto finanziario, ci sono molte differenze sostanziali tra questi due conti passivi.

I debiti verso fornitori sono sempre considerati debiti a breve termine che sono esigibili entro un anno.

Non ci sono accordi scritti relativi ai conti da pagare, che in genere rappresentano forniture o servizi acquistati a credito che ti sono stati concessi da fornitori con cui intrattieni regolarmente affari. Le tue spese aziendali quotidiane come forniture per ufficio, servizi pubblici, beni da utilizzare come inventario e servizi professionali come servizi legali e altri servizi di consulenza sono tutti considerati debiti.

Note pagabili è un contratto formale che contiene una promessa scritta di rimborsare un prestito. L'acquisto di un veicolo aziendale, un edificio o l'ottenimento di un prestito da una banca per la propria attività sono tutti considerati note pagabili. I titoli pagabili possono essere classificati come passività a breve termine, se esigibili entro un anno, o passività a lungo termine, se la data di scadenza è superiore a un anno dalla data di emissione del titolo.

Un esempio di note pagabili in bilancio

La contabilità fornitori si trova sempre tra le passività correnti del tuo bilancio, insieme ad altre passività a breve termine come i pagamenti con carta di credito.

Tuttavia, le note pagabili su un bilancio possono essere trovate nelle passività correnti o nelle passività a lungo termine, a seconda che il saldo sia esigibile entro un anno.

In questo caso, il prestito della Banca di Anycity, un prestito di attrezzature e un altro prestito bancario sono tutti classificati come passività a lungo termine, indicando che non sono esigibili entro un anno.

Un esempio di registrazione prima nota di note pagabili

Di seguito è riportato un esempio di note pagabili e degli interessi corrispondenti e di come ciascuna di esse viene registrata come registrazione prima nota. Ovviamente, per registrare correttamente il prestito, dovrai utilizzare la contabilità in partita doppia.

Di recente hai richiesto e ottenuto un prestito dalla Northwest Bank per un importo di $ 50.000. La cambiale è pagabile due anni dopo l'emissione iniziale della cambiale, che è datata 1 gennaio 2020, quindi la cambiale sarebbe in scadenza il 31 dicembre 2022. Inoltre, c'è un tasso di interesse del 6%, che è pagabile trimestralmente.

Per la prima registrazione a giornale, devi addebitare sul tuo conto in contanti l'importo del prestito:$ 50.000, poiché i tuoi contanti aumentano una volta ricevuto il prestito. Accrediterai anche le note pagabili per registrare il prestito.

Ci sono sempre interessi sulle note pagabili, che devono essere registrate separatamente. In questo esempio, c'è un tasso di interesse del 6%, che viene pagato trimestralmente alla banca.

Questo sarà impostato come un conto interessi passivi e posto tra le passività correnti, poiché gli interessi vengono pagati trimestralmente, che è considerato a breve termine. La voce del diario sarebbe simile a questa:

L'interesse per il primo trimestre della nota pagabile è dovuto il 1 aprile. La registrazione prima nota sarebbe simile a questa:

Gli interessi passivi dovranno essere inseriti e pagati ogni trimestre per la durata della nota, che è di due anni.

Se non hai pagato mensilmente sulla cambiale, pagherai il capitale a dicembre 2022, che è indicato sulla cambiale. La voce del diario sarebbe simile a questa:

Domande frequenti sulle note pagabili

Come contabilizzo gli interessi passivi se devo pagarli annualmente?

Invece di fare una registrazione a giornale trimestrale, creeresti una registrazione a giornale per la tua spesa per interessi annuali, che è di $ 1.500. La voce del diario sarebbe simile a questa:

Quando gli interessi vengono pagati, la prima nota di chiusura sarà:

Se la mia cambiale ha una durata inferiore a un anno, perché non posso semplicemente inserire l'importo delle mie cambiali nei conti fornitori?

Note pagabili indica sempre un accordo formale tra la tua azienda e un istituto finanziario o altro prestatore. La cambiale, che delinea l'accordo formale, indica sempre l'importo del prestito, i termini di rimborso, il tasso di interesse e la data di scadenza della cambiale.

La contabilità fornitori, d'altra parte, è meno formale ed è il risultato del credito che è stato concesso alla tua attività da fornitori e fornitori.

Puoi includere le note pagabili quando prevedi le spese?

Sì, puoi includere le note pagabili quando prepari le proiezioni finanziarie per la tua attività. Questo passaggio include la riduzione delle proiezioni dell'importo dei pagamenti effettuati sul capitale, tenendo anche conto di eventuali nuove note pagabili che potrebbero essere aggiunte al saldo.

Contabilità delle note pagabili correttamente

Man mano che la tua attività cresce, potresti trovarti nella posizione di richiedere e ottenere prestiti per attrezzature, acquistare un edificio o forse solo per aiutare la tua attività a espandersi.

In molti casi, questi prestiti saranno sotto forma di cambiali, che includono una cambiale che espone in dettaglio i termini del prestito, l'importo del prestito, il tasso di interesse e quando è previsto il rimborso. Non registrare correttamente le note pagabili può influire sull'accuratezza dei tuoi rendiconti finanziari, motivo per cui è importante comprendere questo concetto.

Se stai cercando un software di contabilità che possa aiutarti a tracciare meglio le tue spese aziendali e tenere traccia delle note pagabili, assicurati di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent.