Una guida per principianti alla contabilità di magazzino

Se mantieni l'inventario in magazzino, devi assicurarti che sia contabilizzato correttamente. Ecco una guida rapida ai metodi di contabilità dell'inventario e al loro funzionamento.

Il movimento dell'inventario influisce sulla tua azienda in diversi modi, influendo sul flusso di cassa, sul costo delle merci vendute e persino sui profitti, motivo per cui contabilizzarlo correttamente è così importante.

La contabilità per l'inventario può essere un compito complicato, quindi i principianti della contabilità potrebbero voler consultare un contabile esperto o un CPA per assistenza.

Panoramica:cos'è la contabilità dell'inventario?

La contabilità dell'inventario è la valutazione dei prodotti dell'inventario per la rivendita.

La gestione degli acquisti e della rotazione delle scorte deve seguire le regole dei principi contabili generalmente accettati (GAAP), che richiedono che tutte le scorte siano adeguatamente contabilizzate utilizzando il metodo del costo o il metodo del valore di mercato.

È anche importante ricordare che l'inventario è considerato un bene corrente, quindi non è ammortizzabile.

Se vendessi un solo articolo, la contabilità dell'inventario sarebbe semplice, ma è probabile che tu abbia più articoli nell'inventario e devi contabilizzare ciascuno di questi articoli separatamente. Anche se questo non è difficile, puoi rapidamente incorrere in complicazioni quando i costi di inventario variano.

Sia il costo delle merci vendute che la valutazione dell'inventario dipendono dalla corretta contabilizzazione dell'inventario. E poiché l'inventario è considerato una spesa operativa, gli acquisti di materiali e prodotti influiscono direttamente sul tuo conto economico, mentre un aumento dei livelli di inventario influirà direttamente anche sui totali di bilancio.

La contabilità dell'inventario viene utilizzata principalmente per determinare il costo delle merci vendute e per valutare l'inventario alla fine di ogni periodo contabile. Quando si determina il costo delle merci vendute per un periodo contabile specifico, la formula è:

Inventario iniziale + Acquisti – Inventario finale =Costo della merce venduta

Ad esempio, il tuo inventario iniziale per il mese di marzo ha un valore di $ 5.250. Acquisti inventario aggiuntivo per un importo di $ 4.100 e termini il periodo con un valore di inventario di $ 3.100. Ecco come calcolare il costo delle merci vendute per il mese di marzo:

$ 5.250 + $ 4.100 – $ 3.100 =$ 6.250

La valutazione dell'inventario è determinata attribuendo un valore specifico ai prodotti che rimangono nell'inventario alla fine del periodo contabile.

Ti mostreremo come farlo utilizzando i tre metodi di contabilità dell'inventario più utilizzati:first in/first out (FIFO), last in/first out (LIFO) e media ponderata, con ogni metodo che presenta vantaggi e svantaggi.

Come fare la contabilità di magazzino con il metodo FIFO

First in/first out, o FIFO, è il tipo più comune di metodo di valutazione delle scorte utilizzato. È abbastanza autoesplicativo:First in/first out significa semplicemente che gli articoli dell'inventario che sono stati acquistati per primi, o i più vecchi, sono i primi a essere venduti.

Ad esempio, il 2 gennaio 2020, acquisti 100 cristalli dal tuo fornitore abituale al costo di $ 4 ciascuno. Il 15 gennaio devi acquistare altri 100 cristalli, ma il tuo fornitore abituale ha aumentato il prezzo a $ 6 ciascuno.

Quando la tua scorta inizia a esaurirsi alla fine di gennaio, ti rivolgi a un altro fornitore, che ti offre un prezzo di $ 5 per cristallo, quindi il 30 gennaio acquisterai altri 100 cristalli al nuovo costo.

Per monitorare correttamente i costi di inventario e il valore dell'inventario rimanente alla fine del mese, dovrai tenere traccia dei prezzi e delle vendite per tutti e tre i livelli di prezzo poiché il modo in cui contabilizzi il prezzo dell'inventario influirà direttamente sul costo delle merci vendute e la valutazione del tuo inventario.

Analizziamolo ulteriormente:

• 02-01-2020:100 cristalli @ $ 4 ciascuno =$ 400
• 15-1-2020:100 cristalli @ $ 6 ciascuno =$ 600
• 30-1-2020:100 cristalli @ $ 5 ciascuno =$ 500

Oltre ad aver acquistato i cristalli a gennaio, hai avuto anche due grandi ordini di clienti; uno il 20 gennaio per 125 cristalli e uno il 31 gennaio per 140 cristalli. Ecco come valuteresti l'inventario acquistato il 20-1-2020 utilizzando il metodo FIFO:

• 100 cristalli @ $ 4 ciascuno =$ 400
• 25 cristalli @ $ 6 ciascuno =$ 150
• Costo totale dell'inventario =$ 550

Poiché utilizziamo il metodo FIFO, il nostro ordine include i primi cristalli che sono stati messi in magazzino, che costavano $ 4 ciascuno. I restanti cristalli nell'ordine sono stati presi dal secondo gruppo di cristalli acquistati, che costava $ 6 ciascuno.

Il prossimo acquisto, completato il 31-1-2020 sarebbe:

• 75 cristalli @ $ 6 ciascuno =$ 450
• 65 cristalli @ $ 5 ciascuno =$ 325
• Costo totale dell'inventario =$ 775

Con questo ordine, i cristalli più vecchi in stock, che costavano $ 6 ciascuno, sono stati venduti per primi, insieme a 65 cristalli dell'acquisto più recente. Dopo che entrambi questi acquisti sono stati completati, sei rimasto con 35 cristalli in stock, tutti del valore di $ 5 ciascuno per un valore totale di $ 175.

Ecco un grafico che scompone l'attività di inventario utilizzando il metodo di valutazione FIFO:

Data	Transazione	Unità	Costo per unità	Costo totale
1-01-2020	Apertura inventario	0
02-01-2020	Cristalli acquistati	100	$ 4	$ 400
15-1-2020	Cristalli acquistati	100	$ 6	$ 600
20-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-100	$ 4	-$400
20-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-25	$ 6	-$150
30-1-2020	Cristalli acquistati	100	$ 5	$ 500
31-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-75	$ 6	-$450
31-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-65	$ 5	-$325
31-1-2020	Fine della valutazione dell'inventario	35	$ 5	$ 175

Il costo della merce venduta per il mese di gennaio con il metodo contabile FIFO è:

$ 0 + $ 1.500 - $ 175 =$ 1.325

Come fare la contabilità di magazzino con il metodo LIFO

Last in/first out, o LIFO, calcola il valore dell'inventario in base alla premessa che gli ultimi articoli dell'inventario acquistati sono i primi venduti. Utilizzando le stesse transazioni di cui sopra, ecco come differirebbero i totali del tuo inventario utilizzando LIFO:

Il primo acquisto da parte del cliente, effettuato il 20 gennaio sarebbe:

• 100 cristalli @ $ 6 ciascuno =$ 600
• 25 cristalli @ $ 4 ciascuno =$ 100
• Costo totale dell'inventario =$ 700

Utilizzando LIFO, poiché i cristalli da $ 6 sono stati gli ultimi articoli di inventario aggiunti prima dell'acquisto del cliente il 20 gennaio, sono i primi venduti.

Il prossimo acquisto, completato il 31 gennaio, sarebbe:

• 100 cristalli @ $ 5 ciascuno =$ 500
• 40 cristalli @ $ 4 ciascuno =$ 160
• Costo totale dell'inventario =$ 660

Dopo questi acquisti, sei rimasto con 35 cristalli in stock, tutti del valore di $ 4 ciascuno per un valore totale di $ 140, poiché utilizzando il metodo LIFO, sia i cristalli da $ 5 che i cristalli da $ 6 sono stati venduti per primi, lasciando solo i cristalli da $ 4 in stock .

Data	Transazione	Unità	Costo per unità	Costo totale
1-01-2020	Apertura inventario	0
02-01-2020	Cristalli acquistati	100	$ 4	$ 400
15-1-2020	Cristalli acquistati	100	$ 6	$ 600
20-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-100	$ 6	-$600
20-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-25	$ 4	-$100
30-1-2020	Cristalli acquistati	100	$ 5	$ 500
31-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-100	$ 5	-$500
31-1-2020	Ordine cliente (FIFO)	-40	$ 4	-$160
31-1-2020	Fine della valutazione dell'inventario	35	$ 4	$ 140

Il costo delle merci vendute con il metodo LIFO per il mese di gennaio è di $ 1.360. Il calcolo è:

$ 0 + $ 1.500 - $ 140 =$ 1.360

LIFO è spesso utilizzato a fini fiscali, partendo dal presupposto che l'inventario più recente sia il più costoso. L'utilizzo di LIFO può ridurre i livelli di reddito imponibile, con conseguente riduzione della spesa fiscale.

Come valutare l'inventario utilizzando il metodo della media ponderata

Il metodo della media ponderata calcola la media del costo totale del tuo inventario. In questo caso, dovresti aggiungere il costo di tutti e tre i tuoi acquisti di inventario per il mese:

• 100 cristalli @ $ 4 ciascuno =$ 400
• 100 cristalli @ $ 6 ciascuno =$ 600
• 100 cristalli @ $ 5 ciascuno =$ 500

Successivamente devi aggiungere il conteggio totale dell'inventario per il mese, che sarebbe 300. Per trovare la media ponderata per il tuo inventario, dovresti utilizzare la seguente formula:

$ 1.500 ÷ 300 =$ 5

Data	Transazione	Unità	Costo per unità	Costo totale
1-01-2020	Apertura inventario	0
02-01-2020	Cristalli acquistati	100	$ 4	$ 400
15-1-2020	Cristalli acquistati	100	$ 6	$ 600
20-1-2020	Cristalli acquistati	100	$ 5	$ 500
30-1-2020	Ordine cliente (media ponderata)	-125	$ 5	-$625
31-1-2020	Ordine cliente (media ponderata)	-140	$ 5	-$700
1-31-2020	Ending inventory valuation	35	$5	$175

Using the weighted average, the ending inventory valuation would be $175, while the cost of goods sold for the month would be:

$0 + $1,500 - $ $175 =$1,325

Weighted average is best used in a manufacturing environment where inventory is frequently intermingled, and difficult to track separately.

Inventory accounting doesn’t have to be difficult

Whether you’re manufacturing items or purchasing products from a supplier for resale, it’s essential that inventory be accounted for properly. Finding the method that best suits your business can go a long way toward making the process easier.

Using good accounting software can also simplify inventory management by assisting with the inventory valuation process; tracking inventory movement, including sales orders and customer purchases; and producing financial statements such as a balance sheet or profit and loss statement.

If you’re looking for accounting software that can track inventory for your business, be sure to check out The Ascent’s accounting software reviews.