Una guida per le piccole imprese ai budget flessibili

Un budget flessibile può essere una risorsa utile per gli imprenditori che lottano per pianificare adeguatamente i costi variabili. Se produci prodotti, scopri come un budget flessibile può aiutare la tua attività.

Un budget flessibile è un budget creato utilizzando un costo o una formula specifici. A differenza di un budget statico, un budget flessibile include costi fissi e variabili che possono essere adeguati in base alla percentuale di entrate o ai costi di produzione sostenuti nel corso del periodo di budget.

Panoramica:cos'è un budget flessibile?

Un budget flessibile è progettato per cambiare in base alle entrate o ai livelli di produzione. A differenza di un budget statico, che può essere preparato in previsione delle prestazioni, un budget flessibile consente di modificare il budget principale originale utilizzando le vendite effettive e/o il volume di produzione.

Ad esempio, se prepari un budget statico per una piccola azienda manifatturiera, il budget rimarrà lo stesso indipendentemente dal fatto che la fabbrica produca 500 o 5.000 prodotti, lasciando la tua attività con un budget impreciso man mano che la produzione aumenta o diminuisce.

È meglio utilizzare un budget flessibile in un ambiente di produzione in cui il budget può essere basato sul volume di produzione.

La creazione di un budget aziendale, in particolare un budget flessibile, richiede una certa dimestichezza con il processo contabile ed è meglio affidarlo a contabili e contabili esperti con conoscenze di contabilità analitica.

Budget statico e budget flessibile:qual è la differenza?

Sia i budget statici che quelli flessibili sono progettati per stimare entrate e spese future.

Tuttavia, un budget statico rimane all'importo preventivato originale, indipendentemente da eventuali modifiche all'attività, alla produzione o al volume delle entrate, mentre un budget flessibile è progettato per adeguare i totali del budget in base a eventuali modifiche alle entrate o alla produzione.

In altre parole, se il tuo ristorante prevede di servire 1.000 pasti in un mese, ma in realtà servi 2.000 pasti, le tue spese preventivate in un budget statico rimangono le stesse, mentre i totali del budget si adeguano per riflettere i cambiamenti sia nelle entrate che nella produzione.

Vantaggi di avere un budget flessibile per la tua piccola impresa

Se gestisci un ambiente di produzione di alto livello, la creazione di un budget flessibile può aiutare a mitigare le variazioni tipiche dei budget statici.

Sebbene completato a posteriori, quando i livelli di produzione per l'intero mese sono disponibili, la creazione di un budget flessibile può aiutarti a prevedere meglio sia le entrate che le spese che possono essere direttamente legate alla produzione. Ecco alcuni altri modi in cui un budget flessibile può essere utile per la tua attività:

1. Riflette i costi variabili

La modifica dei costi nel processo di produzione può avere un grave impatto sul margine di profitto. Eventuali cambiamenti imprevisti del mercato potrebbero trovare un materiale essenziale per la tua linea di produzione che improvvisamente costa più di tre volte l'importo originariamente previsto.

L'utilizzo di un budget flessibile ti avviserà immediatamente di eventuali modifiche che potrebbero incidere sui tuoi profitti, consentendoti di apportare modifiche in modo proattivo anziché reattivo.

2. Include dati in tempo reale

Anche se preparare qualsiasi budget è sempre meglio che non averne uno, un budget statico non ti prepara a variazioni di entrate e spese in tempo reale.

Sebbene le variazioni siano annotate nei budget statici, un budget flessibile consente di inserire le entrate e le spese relative a quel particolare periodo di budget, adattando i costi flessibili utilizzando dati in tempo reale.

3. Consente variazioni di mercato

Se possiedi una gelateria, sai che il culmine della tua attività sarà nei caldi mesi estivi. L'utilizzo di un budget flessibile ti consente di tenere conto dell'aumento delle entrate, dei costi di manodopera più elevati e dei costi di inventario più elevati durante i mesi più impegnativi senza dover adeguarti per mesi in cui l'attività è più lenta.

Come creare e implementare un budget flessibile per la tua attività

La creazione di un budget flessibile può richiedere molto tempo, ma una volta creato il budget iniziale, puoi semplicemente sfruttare i tuoi numeri originali per creare un budget flessibile in tempo reale che tenga conto degli aumenti e delle diminuzioni delle entrate.

Per ottenere il massimo dal tuo budget, dovresti avere familiarità con i seguenti termini contabili:

• Periodo contabile: Il periodo di tempo coperto dal bilancio di una società. Un periodo contabile può essere un mese di calendario, un trimestre o un anno.
• Costi fissi: I costi fissi sono costi che rimangono coerenti indipendentemente dal fatto che la produzione o i servizi aumentino o diminuiscano.
• Costi variabili: I costi variabili sono costi che cambiano in base alla produzione o ai livelli di servizio.

Se sei pronto a creare un budget flessibile per la tua attività, ecco alcuni passaggi per guidarti:

Passaggio 1:crea un budget generale statico

Il primo passaggio nella creazione di un budget flessibile consiste nel creare un budget generale statico. Ciò consente di assumere livelli di produzione standard e tutte le spese associate. Il budget statico funge anche da base per l'adeguamento delle variazioni di budget sul budget flessibile.

Fase 2:identifica i costi fissi e variabili per il periodo

Per creare un budget aziendale accurato, dovrai separare i costi fissi dai costi variabili poiché un budget flessibile riguarda solo le spese variabili, come livelli di produzione, materiali e manodopera.

Spese come affitto, stipendi di gestione e costi di marketing rimangono statiche e non cambiano in base alla produzione.

Fase 3:inserisci i livelli di produzione in base agli effettivi

Invece di stimare i livelli di produzione, utilizza i dati effettivi del mese precedente per creare il tuo budget flessibile. Ad esempio, se la tua azienda ha prodotto 50.000 unità a gennaio e desideri preventivare 75.000 unità a febbraio, devi considerare i costi variabili.

Diciamo che il tuo costo indiretto dei materiali per produrre 50.000 unità è stato di $ 22.000 mentre il tuo costo indiretto del lavoro è stato di $ 19.000. Per costruire il tuo budget flessibile, dividi il costo totale di ciascuna categoria per il numero di unità. Ad esempio:

$ 22.000 ÷ 50.000 =$ 0,44

Ciò significa che il costo del materiale indiretto per unità è di $ 0,44.

Il costo del lavoro indiretto è:

$ 19.000 ÷ 50.000 =$ 0,38

Entrambi questi totali verrebbero inclusi nel budget flessibile in base alla produzione. In altre parole, se stai pianificando di produrre 75.000 unità per febbraio, i totali previsti si rifletteranno nel tuo budget flessibile, rendendo il costo del materiale indiretto $ 0,44 x 75.000 =$ 33.000.

Lo stesso calcolo si applicherebbe ai costi indiretti del lavoro, che sarebbero $ 0,38 x 75.000 =$ 28.500.

Puoi anche aggiungere il costo delle utenze per un quadro più completo. Ad esempio, se la tua elettricità per la fabbrica fosse di $ 750 per produrre 50.000 unità, il tuo calcolo per determinare il costo delle utenze sarebbe di $ 750 ÷ 50.000 =$ 0,015.

L'esempio di budget flessibile riportato di seguito mostra sia l'importo del budget statico originale sia un budget flessibile basato sull'aumento dei livelli di produzione.

Fase 4:confronta con i risultati effettivi

Una volta creato il budget flessibile, alla fine del periodo contabile vorrai confrontare i totali del budget flessibile con quelli effettivi. Questo confronto ti consente di apportare eventuali rettifiche future in base alla varianza di budget flessibile indicata nel confronto.

I budget flessibili creano un quadro accurato dei costi di produzione

Sebbene anche un budget statico sia meglio di nessun budget, la creazione di un budget flessibile fornisce un quadro molto più chiaro dei ricavi e dei costi di produzione.

Tieni presente che se tu o il tuo contabile non avete dimestichezza con la contabilità dei costi, è meglio lasciare il processo di creazione di un budget flessibile nelle mani di un professionista contabile o di un CPA.

Sebbene il software di contabilità sia una parte importante del monitoraggio di tutte le tue transazioni finanziarie, molte applicazioni software semplicemente non hanno la capacità di preparare un budget flessibile.

Se ti trovi nel mercato del software di contabilità per la tua piccola impresa, assicurati di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent e trova un'applicazione adatta alle tue esigenze aziendali.