Una guida per principianti alla contabilità di responsabilità

Qualsiasi azienda può trarre vantaggio dall'implementazione di un sistema di contabilità di responsabilità, anche una piccola pizzeria. Scopri come utilizzare questa pratica nella tua piccola impresa per migliorare le prestazioni.

Quando ero bambino, i miei genitori mi compravano vestiti che probabilmente erano due taglie in più. Dicevano:"Ci crescerai".

Gli imprenditori devono prepararsi per crescere. Le aziende devono scalare o creare strutture che promuovano una crescita regolare. La contabilità di responsabilità è solo uno dei meccanismi per prepararsi alla creazione di un'attività più ampia.

Panoramica:cos'è la contabilità di responsabilità?

La contabilità di responsabilità crea una struttura che lega un dipendente allo svolgimento di ogni funzione aziendale.

La struttura separa ogni funzione o reparto aziendale, ad esempio vendite, contabilità, gestione dell'inventario in una delle quattro categorie, chiamate centri di responsabilità, a seconda che abbia il controllo su ricavi, costi, investimenti o una combinazione di questi.

I centri di responsabilità vengono creati fino a quando tutte le entrate e le spese del tuo conto profitti e perdite non sono state assegnate a un dipendente.

L'obiettivo finale è che i dipendenti siano misurati solo in base ai risultati che possono controllare e ogni funzione aziendale ha un manager che può rispondere delle sue prestazioni.

Stai anche suddividendo la tua attività in parti più piccole, il che aiuta a valutare la salute della tua attività attraverso l'analisi del rapporto. La categorizzazione delle funzioni aziendali suddivide il budget principale della tua attività in un modo nuovo.

Sebbene la contabilità di responsabilità sia più comunemente utilizzata nelle organizzazioni globali con diversi dipartimenti, è possibile adattare questa struttura a una piccola impresa con pochi dipendenti. Ti mostreremo come.

Vantaggi della contabilità di responsabilità

Un'azienda che implementa la contabilità di responsabilità sviluppa aspettative chiare per i propri dipendenti, può fornire nuove informazioni sulla redditività e si prepara alla crescita.

Anche se puoi contare i tuoi dipendenti con le tue 10 dita, è comunque utile utilizzare la contabilità di responsabilità. Nei piccoli team, ogni dipendente ha un ruolo significativo da svolgere nel successo della tua azienda.

1. Stabilisce aspettative chiare

Se non altro, portare un sistema di contabilità di responsabilità nella tua azienda aggiunge un livello di struttura alla tua azienda e chiarisce le aspettative per ogni dipendente.

Per utilizzare un approccio di gestione della contabilità di responsabilità, pensa al ruolo di ciascun dipendente nell'azienda elencando i suoi compiti. Il dipendente ha il controllo su entrate, costi o entrambi? Hai implementato correttamente la contabilità di responsabilità quando hai almeno una persona responsabile per ogni conto delle entrate e delle spese nel piano dei conti dell'azienda.

Tenendo presente i loro compiti e la portata del loro controllo, puoi creare e condividere le metriche che utilizzerai per valutare periodicamente le loro prestazioni. Un imprenditore che misura le prestazioni dei dipendenti con una scala standardizzata gestisce per obiettivi, uno stile di gestione comune compatibile con la contabilità di responsabilità.

La contabilità di responsabilità consente anche la gestione per eccezione. Con questo approccio, un imprenditore presta particolare attenzione alle aree dell'attività che hanno prestazioni insufficienti o sovraperformanti.

In altre parole, un imprenditore dovrebbe sapere a chi rivolgersi per una spiegazione quando l'azienda perde le sue proiezioni finanziarie.

2. Fornisce nuove informazioni

I centri di responsabilità ti fanno guardare alla tua attività in un modo nuovo. Imparerai qualcosa di nuovo sulla sua redditività. Creando silos artificiali all'interno della tua attività, raccogli nuove informazioni sulle prestazioni di aspetti specifici della tua attività.

La tua piccola impresa che vende scarpe potrebbe sembrare un'impresa. Ma puoi dividerlo in più attività o centri di profitto, in base all'inventario:

• Scarpe da donna
• Scarpe da uomo
• Scarpe eleganti
• Scarpe casual

Se c'è un solo manager responsabile di questi beni, puoi comunque trarre vantaggio dal pensare alla tua attività come a reparti separati. Puoi massimizzare la redditività spigolando quali tipi di inventario stanno guadagnando di più.

Sblocca il potenziale dei potenti strumenti analitici del tuo software di contabilità creando nuovi centri di responsabilità.

3. È un must per una piccola impresa con grandi aspirazioni

Le grandi organizzazioni hanno troppe cose da fare perché la C-suite segua da vicino ogni dipendente. La contabilità di responsabilità riduce il tempo di supervisione dei dirigenti e tiene d'occhio la strategia a lungo termine dell'azienda.

Le aziende in crescita traggono vantaggio dalla standardizzazione del maggior numero possibile di operazioni, comprese le valutazioni dei dipendenti. Man mano che la tua azienda aggiunge dipendenti, diventa sempre più difficile tenere traccia delle prestazioni di ciascun dipendente a meno che non siano tenuti a uno standard.

Poiché i manager esistono a tutti i livelli di un'organizzazione, i centri di responsabilità sono disponibili in tutte le dimensioni e possono essere annidati l'uno nell'altro. La contabilità di responsabilità crea la struttura necessaria per il ridimensionamento.

Tipi di centri di responsabilità

I centri di responsabilità aiutano il top management nelle grandi organizzazioni a creare una serie di parametri rispetto ai quali valutare i manager in diverse aree dell'attività.

Esistono quattro tipi di centri di responsabilità:centro di profitto, centro di costo, centro di entrate e centro di investimento. I proprietari di piccole imprese potrebbero avere difficoltà a decidere come dividere le loro attività in centri di responsabilità, ma ricorda:puoi avere un centro con un solo dipendente.

Implementiamo un sistema di contabilità di responsabilità al Kimberly's Pizza Palace, che impiega due pizzaiolo (il termine per una persona che fa le pizze) e due cassieri.

Tipo 1:Centro di profitto

Un centro di profitto opera come una mini impresa all'interno di un'azienda più grande. Il gestore ha il controllo sia sui costi che sui ricavi.

Quando entri in un grande magazzino, stai guardando diversi centri di profitto sotto l'ombrello del grande magazzino. Le sezioni di abbigliamento femminile, scarpe da uomo e arredamento per la casa sono centri di profitto con budget, spese e ricavi aziendali propri.

Se non riesci a decidere se una determinata area della tua attività è un centro di profitto, chiedi se il dipartimento può compilare il proprio conto profitti e perdite.

Il dipartimento porta denaro attraverso la vendita di prodotti e servizi? Il responsabile del reparto prende decisioni sui costi assumendo dipendenti, offrendo sconti o decidendo quali beni vendere? Se la risposta a entrambe le domande è sì, stai cercando un centro di profitto.

Kimberly's Pizza Palace sembra essere un'attività semplice che non può essere ridefinita in centri di responsabilità. Ma possiamo creare due centri di profitto separati con i pizzaiolos.

Un pizzaiolo viene pagato più del secondo perché ha più esperienza. Il secondo pizzaiolo guadagna meno ed è specializzato nella produzione di pizze per amanti della carne, che è la pizza più cara da Kimberly.

Puoi creare un rapporto di responsabilità per ogni pizzaiolo. Ogni report avrà l'aspetto di un conto economico che scompone i profitti aziendali di pizzaiolo.

Potresti scoprire che una parte significativa delle tue entrate è dovuta al secondo pizzaiolo, perché fa una pizza meschina per gli amanti della carne. Da lì puoi decidere quante ore lavora ciascun pizzaiolo e quanto pagarle.

Tipo 2:Centro entrate

L'unico compito di un centro di entrate è portare denaro attraverso la vendita di prodotti e servizi. I gestori non hanno alcuna responsabilità per le spese aziendali.

Il classico esempio di centro entrate è il reparto vendite di un'azienda, in cui il manager potrebbe essere valutato esclusivamente in base al record delle vendite del reparto.

Ma i contabili sostengono se i centri di entrate esistono solo in teoria. I centri di entrate dovrebbero occuparsi esclusivamente delle vendite. Ma è difficile chiamare qualcosa un centro di entrate quando non ci sono parti di un'attività in cui non devi spendere soldi per guadagnare qualcosa.

Alcuni dicono che l'ufficio di locazione di un condominio è un centro di entrate, poiché esiste solo per generare entrate attraverso gli inquilini che pagano l'affitto. Ma le responsabilità di un gestore di leasing si estendono oltre il numero di contratti di locazione firmati. Un ufficio di leasing comporta molti costi, inclusi gli stipendi e le commissioni per gli agenti di leasing.

Poiché è improbabile che il gestore del leasing non abbia alcun ruolo in alcune parti del processo di assunzione, non puoi separare le responsabilità di vendita del gestore del leasing dai costi che gestisce.

Potresti essere propenso a pensare ai cassieri del Kimberly's Pizza Palace come parte di un centro di entrate, ma non lo sono.

Sebbene siano essenziali per gli incassi dell'azienda, i cassieri non vendono attivamente la pizza. La valutazione delle prestazioni di un cassiere non dovrebbe essere legata alle vendite dell'azienda; invece, dovrebbe essere correlato alle loro competenze nel contare i contanti, dare il resto accurato e spostare la linea lungo.

Tipo 3:Centro di costo

Nessuno sostiene l'esistenza dei centri di costo. Sono le parti di un'azienda che non cercano di guadagnare. Invece, supportano le operazioni:pensa ai tuoi dipartimenti di contabilità, legale e risorse umane. Sebbene non generino entrate, i centri di costo sono essenziali per far muovere l'azienda.

Molte parti dei grandi magazzini rappresentano centri di costo. Un servizio clienti non guadagna i soldi dell'azienda, ma è necessario per soddisfare i clienti. I servizi di sartoria gratuiti supportano le vendite di vestiti in più reparti, ma non puoi risalire alle entrate del reparto sartoria.

Una piccola impresa dovrebbe considerare i suoi contabili, il personale di manutenzione e i dipendenti del servizio clienti come centri di costo. Sono essenziali per la tua attività, ma le loro valutazioni delle prestazioni non dovrebbero avere nulla a che fare con le vendite dell'attività.

I cassieri del Kimberly's Pizza Palace possono essere considerati parte di un centro di costo. Sono essenziali per il business, ma non possono generare entrate. Sono un costo per la pizzeria.

Tipo 4:Centro di investimento

I centri di investimento si occupano dell'effetto che gli investimenti hanno sui ricavi e sulle spese delle imprese. I centri di investimento gestiscono i crediti o il denaro dovuto a un'azienda dalla vendita di beni e servizi.

Gli investimenti aziendali includono l'acquisto di beni che la tua azienda conserva per più di un anno, come macchinari, automobili, edifici e terreni. Questi acquisti possono influire in modo significativo sulla tua attività e i responsabili di grandi decisioni di acquisto dovrebbero essere valutati in base all'impatto della risorsa sui profitti dell'azienda.

Ad esempio, Kimberly, il proprietario di Kimberly's Pizza Palace, potrebbe prendere in considerazione l'acquisto di nuovi forni per pizza che cuociono la pizza in meno tempo. Gli attuali forni funzionano più lentamente e rischiano di rompersi nei prossimi anni.

L'autovalutazione di Kimberly dovrebbe includere un'analisi dell'effetto dei nuovi forni sul business. Le vendite potrebbero aumentare dopo che si è diffusa la voce che i tempi di ritiro sono diminuiti; le vendite potrebbero anche rimanere le stesse perché a nessuno importava dei tempi di ritiro più lunghi.

Valuta la tua attività da una nuova prospettiva

Fondamentale per il successo di un'azienda è l'organizzazione contabile. Dopo aver appreso le basi della contabilità, considera come puoi migliorare la struttura della tua attività con un sistema di contabilità di responsabilità.