Come calcolare l'equivalente a tempo pieno (FTE)

Full-Time Equivalent (FTE) è un metodo utilizzato per determinare il numero di dipendenti a tempo pieno attualmente impiegati. FTE somma tutti i tuoi dipendenti part-time per creare dipendenti FTE.

L'equivalente a tempo pieno, o FTE, è una metrica utilizzata per determinare quanti dipendenti a tempo pieno e part-time hai attualmente nel personale. Ogni FTE equivale al numero di ore di lavoro dei tuoi dipendenti a tempo pieno.

Per determinare il numero di FTE creati dai tuoi dipendenti part-time, devi sommare il loro numero di ore lavorate e dividerlo per il numero di ore in una settimana lavorativa a tempo pieno.

Ad esempio, se la tua settimana lavorativa a tempo pieno è di 40 ore e hai due dipendenti part-time che lavorano 20 ore alla settimana, quando le loro ore vengono sommate, creano un FTE.

Panoramica:cos'è un dipendente FTE?

Se attualmente impieghi sia dipendenti a tempo pieno che part-time, devi determinare quanti dipendenti FTE hai. Un dipendente FTE non è necessariamente un singolo dipendente; può essere una combinazione di più dipendenti part-time che, sommate le loro ore, creano un equivalente a tempo pieno, o FTE, dipendente.

Il calcolo degli FTE può essere utile per definire il budget delle esigenze attuali e future della forza lavoro. Consente inoltre ai datori di lavoro di esaminare le ore totali lavorate nell'azienda anziché guardare solo quanti dipendenti a tempo pieno e part-time fanno parte del personale.

I datori di lavoro devono anche calcolare gli FTE per essere conformi a determinate leggi e programmi federali, tra cui:

• Affordable Care Act (ACA): L'ACA richiede alle piccole imprese con almeno 50 FTE sul personale per l'anno precedente di fornire un'assicurazione sanitaria essenziale e conveniente ai propri dipendenti. Se la tua azienda ha meno di 50 FTE, avrai la possibilità di richiedere un credito d'imposta per le piccole imprese del 50% se scegli di offrire l'assicurazione sanitaria ai tuoi dipendenti.
• COBRA: COBRA è un programma federale che richiede ad alcuni datori di lavoro qualificati di fornire la continuazione dell'assicurazione sanitaria ai dipendenti e alle persone a loro carico al termine del loro rapporto di lavoro. L'offerta di COBRA è richiesta solo se attualmente fornisci un piano di assicurazione sanitaria ai tuoi dipendenti e hai impiegato almeno 20 FTE nell'anno solare precedente.

Il calcolo degli FTE è richiesto anche per qualsiasi piccola impresa che attualmente collabora con il governo federale a titolo professionale, poiché la presentazione di un rapporto FTE è una parte obbligatoria della maggior parte dei contratti del governo federale.

Come calcolare l'equivalente a tempo pieno (FTE)

Calcolare l'equivalente a tempo pieno per la tua azienda può richiedere molto tempo se attualmente elabori manualmente la busta paga e i benefici per i dipendenti.

Quando calcoli l'FTE, assicurati che i dati del tuo libro paga siano facilmente accessibili poiché avrai bisogno di queste informazioni per completare i tuoi calcoli. L'intero calcolo sarà molto più agevole se utilizzi un software di gestione stipendi o un fornitore di servizi di gestione stipendi, poiché puoi utilizzare i rapporti sulle buste paga per ottenere le informazioni necessarie.

Passaggio 1:crea un elenco di tutti i dipendenti e le loro ore lavorate

Questo può essere fatto manualmente o utilizzando i rapporti sulle buste paga disponibili presso il tuo fornitore di servizi di buste paga.

Una volta che hai un elenco di dipendenti, dovrai determinare quante ore lavora ogni dipendente ogni settimana. Mentre i dipendenti a tempo pieno di solito lavorano la stessa ora ogni settimana, le ore per i dipendenti part-time possono variare di settimana in settimana, quindi assicurati di guardare ogni settimana per visualizzare le ore effettive lavorate.

Per la nostra azienda di esempio, diremo che abbiamo i seguenti dipendenti nello staff:

Dipendente	Ore lavorate settimanali
Angela Amministratore	40
Barbara contabile	40
Donald addetto alle consegne	25
Hannah Risorse umane	40
Responsabile ufficio Oliver	25
Peter Programmatore	30

Una volta completato l'elenco, puoi passare al passaggio successivo.

Fase 2:determina cosa è considerato un lavoro a tempo pieno

Il lavoro a tempo pieno varia da azienda a azienda. Alcuni datori di lavoro considerano a tempo pieno tutto ciò che supera le 35 ore settimanali, mentre altri richiedono che i dipendenti lavorino 40 ore settimanali per essere considerati a tempo pieno.

Ai fini dei nostri calcoli, assumiamo che l'azienda campione consideri 40 ore settimanali di lavoro a tempo pieno. Dovrai conoscere la cifra giusta per la tua attività per calcolare correttamente gli FTE.

Fase 3:calcola le ore lavorate dei dipendenti per il mese

Innanzitutto, somma tutte le ore lavorate a tempo pieno per la settimana. L'azienda campione ha attualmente tre dipendenti a tempo pieno:

3 x 40 =120 ore settimanali

Successivamente, aggiungerai il tuo dipendente part-time che lavora 30 ore settimanali al totale:

30 x 1 =30 ore a settimana

Infine, aggiungerai i tuoi due dipendenti part-time che lavorano ciascuno 25 ore a settimana:

25 x 2 =50 ore a settimana

Una volta che tutte le ore dei dipendenti sono state contabilizzate, puoi completare questo passaggio aggiungendo tutte le ore lavorate per la settimana.

120 + 30 + 50 =200

Ciò significa che, se combinati, i tuoi dipendenti a tempo pieno e part-time lavorano 200 ore a settimana.

Fase 4:separa le ore part-time

Ora che hai calcolato tutte le ore dei tuoi dipendenti per la settimana, sei pronto per calcolare i tuoi FTE totali. Per fare ciò, dovrai separare i tuoi tre dipendenti part-time dal totale delle ore lavorate settimanali e calcolare le loro ore totali separatamente:

30 + 50 =80 ore lavorate part-time a settimana

Se sommate, le ore dei tuoi tre dipendenti part-time equivalgono a 80 ore.

Abbiamo già stabilito che, in questa azienda campione, un dipendente a tempo pieno equivalente, o FTE, lavora 40 ore in una settimana. Per calcolare le ore FTE per i tuoi dipendenti part-time, esegui il seguente calcolo:

80 (ore part-time) ÷ 40 (ore full-time) =2 FTE

Ciò indica che le ore combinate dei tuoi tre dipendenti part-time (80 ore), se divise per la tua normale settimana lavorativa a tempo pieno (40 ore), equivalgono a due FTE.

Ricorda che il tuo calcolo cambierà in base all'agenzia o al programma per il quale stai calcolando gli FTE, poiché diversi enti e programmi governativi hanno requisiti di calcolo diversi.

Ad esempio, se si sta completando un calcolo FTE ai fini della rendicontazione ACA, è necessario dividere il numero totale di ore lavorate dai dipendenti part-time per 30 anziché 40, poiché l'IRS considera tutto ciò che supera le 30 ore settimanali a tempo pieno lavoro.

Inoltre, poiché Peter Programmer lavora 30 ore a settimana, secondo il calcolo ACA, sarebbe considerato un dipendente a tempo pieno piuttosto che un dipendente part-time, come nel primo esempio.

Se stai calcolando gli FTE per determinare l'idoneità COBRA, puoi basare il tuo calcolo sui requisiti a tempo pieno stabiliti dalla tua azienda piuttosto che aderire allo standard di 30 ore settimanali obbligatori per i calcoli ACA.

Fase 5:aggiungi il totale dei dipendenti a tempo pieno al totale FTE

Ora che hai determinato che i tuoi tre dipendenti part-time equivalgono a due FTE, puoi aggiungere quel numero al totale dei dipendenti a tempo pieno per determinare il totale FTE finale per la tua attività. In questo caso, il totale è cinque:due FTE dei tuoi dipendenti part-time e tre FTE dei tuoi dipendenti a tempo pieno.

Questo processo deve essere ripetuto per ogni settimana del libro paga durante tutto l'anno. Se i tuoi dipendenti lavorano lo stesso numero di ore ogni settimana, il processo di calcolo sarà semplice.

Tuttavia, se la tua azienda cambia regolarmente l'orario del suo orario di lavoro part-time, aggiunge personale aggiuntivo durante determinati mesi o licenzia personale durante i periodi di rallentamento, dovrai essere sicuro di tenere conto di tutte queste modifiche nel conteggio FTE finale, che dovrebbe essere basato sui totali dell'anno precedente.

Il tuo numero FTE è importante

Poiché molte agenzie governative utilizzano gli FTE per determinare l'idoneità a determinati programmi, è importante che tu o il tuo amministratore di benefit calcoliate correttamente i vostri dipendenti equivalenti a tempo pieno. Anche il numero di FTE di cui dispone la tua attività può influire sulle tasse aziendali, poiché molti programmi prevedono detrazioni fiscali in base al numero di FTE impiegati dalla tua attività.

Per tutti questi motivi, è importante che tu impari a calcolare accuratamente i dipendenti equivalenti a tempo pieno.