Utilizzo dei conti di controllo nella contabilità aziendale

I conti di controllo vengono utilizzati nella contabilità generale per riassumere l'attività nei libri contabili sussidiari. Comunemente utilizzati nei conti attivi e passivi, riportano il saldo di ciascun libro mastro.

I conti di controllo sono conti di contabilità generale che riepilogano l'attività di livello inferiore in un unico saldo. Usato con conti sussidiari, il tuo saldo di controllo dovrebbe essere sempre uguale al saldo nel conto di controllo.

Utilizzati principalmente nelle aziende più grandi che utilizzano ancora sistemi di contabilità manuale, i conti di controllo della contabilità generale vengono utilizzati anche nelle applicazioni software di contabilità e vengono creati durante il processo di impostazione del piano dei conti.

Panoramica:cos'è un account di controllo?

Gli account di controllo sono in genere utilizzati nelle organizzazioni più grandi che hanno centinaia o addirittura migliaia di transazioni. I conti di controllo fanno parte della contabilità in partita doppia, che stabilisce che qualsiasi addebito registrato nella contabilità generale avrà anche un credito corrispondente registrato nella contabilità generale.

Il saldo del conto di controllo deve essere sempre uguale al saldo dei conti contabili sussidiari. I conti di controllo della contabilità fornitori e della contabilità fornitori sono i conti di controllo più utilizzati, sebbene sia possibile utilizzare anche i conti di controllo delle scorte e dei cespiti.

Se hai centinaia o migliaia di clienti o fatture da pagare, dovresti utilizzare un software di contabilità, che elimina la necessità di impostare conti di controllo perché sono automaticamente inclusi nella struttura del piano dei conti.

Tuttavia, se stai ancora utilizzando un sistema di contabilità manuale, lo scopo dei conti di controllo è prendere il saldo dei conti nei libri mastri sussidiari e registrare il totale nella contabilità generale. In questo modo puoi produrre un bilancio di prova e un bilancio senza tutte le transazioni visualizzate.

Se è necessario visualizzare una transazione specifica, è necessario accedere al libro mastro sussidiario appropriato per visualizzare i dettagli. Anche in questo caso, tutte queste informazioni vengono completate automaticamente se utilizzi un software di contabilità.

Qual ​​è il ruolo dell'account di controllo?

I conti di controllo funzionano come un conto riepilogativo, presentando il saldo dei conti sussidiari senza includere i dettagli della transazione. Le aziende che utilizzano un conto di controllo in genere registrano i saldi dai registri sussidiari ogni giorno per assicurarsi che siano sempre in equilibrio.

3 vantaggi dell'utilizzo degli account di controllo

Se stai utilizzando un sistema di contabilità manuale, ci sono vantaggi nell'usare conti di controllo.

1. Individua gli errori

Poiché i conti di controllo riassumono le informazioni nei libri mastri sussidiari, dovrebbero sempre rimanere in equilibrio. Se in qualsiasi momento il conto di controllo e il libro mastro sussidiario non sono in pareggio, il libro mastro sussidiario dovrà essere riconciliato per individuare e correggere l'errore.

2. Elimina il disordine

Immagina il tuo bilancio di prova o il tuo bilancio con centinaia di transazioni visualizzate su di esso.

Invece di visualizzare un elenco dettagliato (e lungo) di transazioni, queste transazioni vengono registrate in dettaglio nei libri mastri sussidiari con solo il saldo aggregato riflesso nella contabilità generale, da cui tutti i dati finanziari vengono estratti per creare i rendiconti finanziari.

3. Proteggiti dalle frodi

L'utilizzo di un account di controllo può proteggersi dalle frodi, in particolare se l'account di controllo è gestito da qualcun altro. Ad esempio, se il tuo contabile o addetto alla contabilità è responsabile dell'inserimento di transazioni di vendita o acquisto, puoi affidare a qualcun altro il compito di controllare il conto, fornendo così una protezione contro le frodi.

Un esempio di account di controllo

Particolarmente utile per le aziende con un numero elevato di transazioni di contabilità fornitori o attivi, il conto di controllo aggrega il totale di tutte le registrazioni registrate nei libri contabili sussidiari, con solo il saldo riportato nella contabilità generale e nei rendiconti finanziari.

Quando si utilizza un conto di controllo per i conti attivi, una serie di transazioni sussidiarie verranno incluse nel saldo del conto di controllo.

Le fatture che sono state create, i pagamenti dei clienti, i resi dei prodotti, i rimborsi e le note di credito pubblicate nei vari libri mastri della contabilità clienti saranno tutti inclusi nel conto di controllo della contabilità clienti.

Ad esempio, il negozio di ferramenta di Jim ha fatturato due clienti per un totale di $ 700. Ha anche ricevuto un pagamento per un importo di $ 275 da una precedente fattura.

Se Jim utilizza un conto di controllo per i crediti, deve addebitare $ 700, che aumenta il saldo dei suoi crediti, e accreditare $ 275, il che ridurrà il suo saldo.

Jim non ha bisogno di pubblicare i dettagli di nessuna delle transazioni poiché i dettagli sono già registrati nel libro mastro sussidiario. Ha solo bisogno di registrare i totali per ogni tipo di transazione.

Se Jim avesse resi o sconti per i clienti, li avrebbe anche registrati nel conto di controllo per assicurarsi che i conti sussidiari e il conto di controllo rimangano in equilibrio.

Il processo verrebbe completato per il conto di controllo della contabilità fornitori, che registrerebbe le transazioni dal giornale di registrazione acquisti e dal conto di cassa.

Domande frequenti

• Il software di contabilità è progettato con conti di controllo già presi in considerazione. Quando imposti il ​​piano dei conti, sarai in grado di scegliere i conti che dovrebbero entrare in qualsiasi conto di controllo.

• Sebbene i conti di controllo siano più comunemente utilizzati per gestire le transazioni di contabilità fornitori e attivi, puoi anche utilizzare conti di controllo per il tuo conto di cassa, inventario, cespiti e persino buste paga se hai più transazioni registrate in quei conti particolari.

• Se hai un'impresa molto piccola, non hai davvero bisogno di utilizzare un account di controllo. Tuttavia, se disponi di numerose transazioni che vengono elaborate quotidianamente e non utilizzi un software di contabilità, l'utilizzo di conti di controllo può aiutarti a gestire tali transazioni e allo stesso tempo proteggerti dalle frodi.

Il controllo degli account può essere utile

Se stai ancora utilizzando i libri mastri manuali per registrare le transazioni contabili, la cosa migliore che puoi fare è passare al software di contabilità, che include la gestione completa dei conti di controllo.

Tuttavia, se non sei pronto per fare il salto, l'utilizzo dei conti di controllo può aiutarti a mantenere la tua contabilità generale sgombra fornendo un modo per assicurarti che le transazioni siano registrate correttamente e che i rendiconti finanziari siano accurati.