Riconciliazione dell'account:una guida per principianti

La riconciliazione dei conti di contabilità generale è una delle attività più trascurate in contabilità. Scopri perché il processo di riconciliazione è così importante e come iniziare a riconciliare i conti oggi stesso.

Oltre a vendere i propri prodotti e servizi, una delle cose più importanti che un piccolo imprenditore può fare è riconciliare i propri conti. La riconciliazione dell'account è semplicemente l'atto di riconciliare un insieme di transazioni con un altro insieme per garantire che entrambi gli insiemi corrispondano.

Scopri quali conti di contabilità generale devono essere riconciliati regolarmente e aspetti chiave da cercare durante il processo di riconciliazione dei conti.

Panoramica:cos'è la riconciliazione?

Se ti è mai stato addebitato un articolo che non hai acquistato o ti sei trovato con un saldo bancario più grande di quello che dovresti avere, capisci l'importanza della riconciliazione del conto.

Anche se potrebbe essere allettante volare a Las Vegas con quei fondi extra, la banca probabilmente troverà l'errore durante la riconciliazione dei conti, lasciandoti bloccato nel deserto con un portafoglio vuoto.

Sebbene gran parte del processo di riconciliazione dei conti sia gestito da un software di contabilità, è comunque necessario farlo. Se hai un problema con il software e continui a registrare le transazioni manualmente, è ancora più importante che i tuoi conti vengano riconciliati regolarmente.

Perché la riconciliazione degli account è importante per le aziende?

Se utilizzi la contabilità in partita doppia nella tua attività, devi eseguire le riconciliazioni dei conti mensilmente. La riconciliazione dei conti più importante che la tua azienda può eseguire è la riconciliazione bancaria.

La riconciliazione bancaria garantisce che il saldo finale del tuo conto bancario corrisponda al saldo riportato nella tua contabilità generale. Anche se sembra abbastanza semplice, non confondere la semplicità con l'importanza.

Lasciare scorrere il processo di riconciliazione bancaria può comportare sbilanciamenti di libri contabili, pagamenti mancanti, addebiti non autorizzati che non vengono mai scoperti e depositi mancanti. E questo è solo l'inizio.

Fresca di scuola, sono stata assunta come assistente contabile. Ero entusiasta finché non ho capito che il mio compito principale era riconciliare cinque conti bancari, nessuno dei quali era stato riconciliato da oltre un anno.

Credimi sulla parola, non vuoi saltare questo processo, nemmeno per un solo mese. E ricorda, non è solo la riconciliazione bancaria che devi completare. Anche altri account devono essere riconciliati.

Come riconciliare i tuoi account per la tua attività

Il processo di riconciliazione include la riconciliazione degli estratti conto bancari, ma include anche una revisione di altri conti e transazioni che devono essere completati regolarmente. Segui i passaggi seguenti per assicurarti che nulla venga trascurato.

1. Completa prima la riconciliazione bancaria

Una delle cose più importanti che puoi fare per mantenere la tua contabilità generale accurata è eseguire una riconciliazione bancaria mensilmente. Fallo per tutti i conti bancari con attività durante il mese.

La maggior parte delle applicazioni software di contabilità offre la riconciliazione bancaria automatica, il che riduce il lavoro. Tuttavia, se alcuni dei tuoi conti bancari non sono collegati al tuo software, dovrai riconciliarli manualmente.

Se non utilizzi un software di contabilità, dovrai preparare un modulo di riconciliazione, che può essere semplice o dettagliato a tuo piacimento. Il modulo deve fornire spazio sufficiente per aggiungere eventuali elementi in sospeso che risolveranno eventuali discrepanze tra i due saldi.

31-7-2020 Riconciliazione bancaria

	Banca	Contabilità generale
Saldo finale al 31-7-2020	$ 15.750	$ 11.990
Commissioni bancarie		$     (50)
Assegno # 777	($  1.365)
Assegno # 779	($  2.025)
Assegno registrato due volte per errore		$     420
	$ 12.360	$ 12.360

Aggiungendo le due colonne, il modulo di riconciliazione bancaria ora mostra il tuo saldo riconciliato di $ 12.360.

2. Completare le voci del diario

Dopo aver completato il modulo di riconciliazione, dovrai rivedere le voci inserite nel modulo e determinare se è necessario completare una registrazione prima nota. La riconciliazione bancaria riflette le seguenti transazioni:

• Le commissioni bancarie di $ 50 sono state registrate dalla banca ma non contabilizzate nella contabilità generale.
• Un assegno in sospeso di $ 1.365 che è stato registrato nella contabilità generale, ma non è stato incassato dal destinatario.
• Un assegno in sospeso di $ 2.025 che è stato registrato nella contabilità generale, ma non è stato incassato dal destinatario.
• Una correzione per un assegno scritto all'elettricista che è stato registrato due volte per errore nella contabilità generale. Dovrai riaccreditare la spesa sul conto delle utenze dove erano stati originariamente registrati entrambi gli assegni.

I due assegni in sospeso non dovranno essere registrati come prima nota, poiché l'adeguamento è a carico della banca. Tuttavia, eventuali rettifiche sul lato della contabilità generale dovranno essere inserite.

Data	Account	Addebito	Credito
31-7-2020	Commissioni bancarie	$ 50
31-07-2020	Conto contanti		$ 50
31-07-2020	Conto contanti	$ 420
31-07-2020	Spese di utilità		$ 420

Una volta apportate queste modifiche alla contabilità generale, il tuo conto bancario verrà riconciliato con il tuo conto di contabilità generale.

3. Riconciliare la contabilità generale con i conti di contabilità secondaria

Se utilizzi un software di contabilità puoi saltare questo passaggio, poiché viene completato automaticamente. Tuttavia, se gestisci i tuoi account manualmente, dovrai riconciliare il saldo della contabilità generale con il saldo della contabilità secondaria.

Ciò garantisce che entrambi i saldi corrispondano. Alcuni dei registri secondari che potresti utilizzare includono cespiti, buste paga, debiti e crediti.

Il processo di riconciliazione è necessario se si utilizza la contabilità contabile manuale per garantire che i saldi di contabilità generale siano accurati. Il modo più semplice per iniziare questo processo è avere a portata di mano i tuoi registri secondari insieme alla tua contabilità generale.

In questo modo puoi spuntare tutte le voci corrispondenti, prendendo nota di eventuali transazioni mancanti, che dovranno essere registrate utilizzando una registrazione prima nota, che metterà in equilibrio la tua contabilità generale e i libri contabili secondari.

4. Esamina le tendenze storiche

Questo passaggio potrebbe non essere necessario per le piccole imprese con attività limitate. Ma se stai elaborando molte transazioni, può essere un'esperienza illuminante rivedere un saldo di prova comparativo.

Un bilancio di prova può dirti molto sulla tua attività in un solo sguardo. Ad esempio, durante la revisione del saldo di prova per l'anno in corso, noti che le spese di viaggio sono state in media di $ 1.500 al mese, ma a luglio le spese di viaggio sono salite a $ 5.000.

La prima cosa da fare dovrebbe essere vedere quali spese compongono quei $ 5.000. Qualcosa è stato inserito nell'account per errore? Qualcuno ha restituito vecchie spese di viaggio? Potrebbero esserci una serie di problemi che hanno causato un aumento così drammatico delle spese.

Forse non hai una spesa per le utenze a luglio perché non hai mai ricevuto una bolletta. Forse avevi un grosso messaggio di posta che ha causato il salto del conto postale.

Ogni volta che qualcosa appare fuori dall'ordinario, ti consigliamo di rivedere i documenti di origine come le fatture inserite per determinare se sono state registrate correttamente e se è necessario apportare modifiche. La revisione del saldo di prova comparativo è una delle cose più importanti che puoi fare per la tua attività.

5. Esegui un bilancio di prova aggiornato

Questo non deve essere un saldo di prova comparativo, perché sei interessato solo a controllare i nuovi saldi dopo che tutte le tue voci di diario sono state completate. Assicurati che le registrazioni a giornale ricorrenti e le registrazioni di storno siano state completate.

Una volta che il saldo di prova appare accurato, puoi essere certo che i tuoi account sono stati riconciliati correttamente.

Domande frequenti

• Sì. Sebbene il processo sia molto più semplice se utilizzi un software di contabilità e puoi saltare il processo di riconciliazione del registro secondario, i tuoi conti bancari dovranno comunque essere riconciliati e qualsiasi discrepanza inspiegabile esaminata.

• Se hai un contabile o un contabile del personale, può sicuramente gestire il processo di riconciliazione, ma in qualità di imprenditore, è tua responsabilità supervisionare ciò che stanno facendo.

  Ricorda, è il tuo nome sul conto bancario e, se si verifica un errore, è tua responsabilità risolverlo tempestivamente.

• Solo perché non hai transazioni nella tua contabilità generale non significa che qualcosa non stia succedendo con i tuoi conti bancari. Non dare per scontato che l'affermazione sia corretta.

  Anche le banche commettono errori, e se per errore prelevano denaro dal tuo conto e tu lo scopri solo tre mesi dopo che è stato commesso l'errore, diventa molto più difficile da risolvere.

Le riconciliazioni dei conti devono essere completate mensilmente

So che preferiresti vendere i tuoi prodotti o fornire servizi ai tuoi clienti piuttosto che rimanere bloccato in ufficio a fare riconciliazioni di account. Ma la buona notizia è che, se vengono eseguiti in modo tempestivo, diventano molto più facili.

E per quelli di voi che gestiscono ancora manualmente la contabilità, il passaggio al software di contabilità eliminerà gran parte del lavoro che state facendo utilizzando i libri mastri manuali. In ogni caso, le riconciliazioni mensili sono d'obbligo.