Una guida per principianti al Petty Cash:gestirlo e registrarlo

Sei pronto a creare piccole somme per la tua attività? Ti forniremo le migliori pratiche e ti mostreremo il modo semplice per impostare e utilizzare la piccola cassa.

La tua macchina per l'affrancatura ha appena smesso di funzionare e devi inviare rapidamente uno dei tuoi dipendenti all'ufficio postale per ottenere dei francobolli. L'unico problema è che non ha contanti e la sua carta di credito è esaurita.

È qui che entrano in gioco i piccoli contanti. I piccoli contanti sono i soldi che tieni a portata di mano nella tua attività per pagare piccole spese come viaggi di emergenza all'ufficio postale, bevande per visitatori inaspettati o per rimborsare la tua receptionist per aver ritirato le ciambelle per il personale incontro questa mattina.

La maggior parte delle piccole imprese conserva tra $ 100 e $ 200 in piccoli contanti per pagare queste e altre spese impreviste. Se sei pronto per creare un conto di piccola cassa per la tua attività, ti guideremo attraverso il processo.

Panoramica:cos'è la piccola cassa?

La piccola cassa è il denaro che un'azienda tiene a disposizione per pagare acquisti vari. La maggior parte degli acquisti effettuati con piccoli contanti sono spese impreviste che possono apparire, come il caffè mattutino per una riunione o la cena per un dipendente che fa gli straordinari.

Uno dei motivi principali per avere denaro contante a portata di mano è rimborsare rapidamente i dipendenti che hanno speso i propri soldi in articoli per l'azienda o dare la mancia all'autista del servizio di consegna che ha portato il pranzo in ufficio.

I piccoli contanti, come qualsiasi altra spesa, devono essere contabilizzati correttamente nel software di contabilità o nel sistema di contabilità manuale poiché le spese sono legate all'attività e devono essere registrate correttamente per garantire l'accuratezza del bilancio.

Un esempio di piccola cassa

Sulla strada per l'ufficio, Jane riceve una telefonata dal suo capo che le chiede di fermarsi a prendere delle ciambelle per un incontro inaspettato più tardi quella mattina. Jane non ha una carta di credito e ha solo $ 25 per durare fino a quando non viene pagata.

Jane si ferma a prendere due scatole di ciambelle, lasciandola con 5 dollari nel portafoglio. Fortunatamente, il suo ufficio ha un piccolo fondo di cassa, che il suo capo la rimborsa immediatamente, quindi Jane non deve presentare una nota spese e aspettare settimane per essere rimborsata.

I piccoli contanti vengono generalmente spesi per:

• Caffè e altre bevande
• Spuntini da ufficio come frutta e pasticcini
• Gas
• Forniture per ufficio di emergenza
• Rimborsi per i dipendenti

Come impostare e utilizzare la piccola cassa nella tua attività

Se sei pronto per creare un piccolo fondo di cassa per il tuo ufficio ma non sai da dove iniziare, segui i semplici passaggi seguenti per rendere operativo il tuo piccolo fondo di cassa in pochissimo tempo. Per iniziare, assicurati di avere un posto sicuro dove riporre i tuoi piccoli fondi, come una cassetta di sicurezza o un cassetto chiuso a chiave.

1. Imposta i limiti dell'account

Prima di avviare un piccolo fondo di cassa, dovrai decidere quanto vuoi che sia il fondo. Tra $ 100 e $ 200 è abbastanza comune, anche se puoi scendere o aumentare, a seconda della tua attività.

Dovrai anche decidere il punto di rifornimento, che è dove vengono registrate le tue spese, e viene scritto un nuovo assegno per riportare il totale dei piccoli contanti al suo importo originale. Ad esempio, se il tuo piccolo fondo di cassa è di $ 100, potresti voler rimborsare il fondo quando scende al di sotto di $ 15.

2. Determina chi gestirà la piccola cassa

Se hai un responsabile d'ufficio, è la scelta più probabile per gestire il piccolo fondo di cassa. Se hai solo pochi dipendenti, la gestione dei fondi potrebbe spettare a te.

Qualunque cosa tu decida, è importante che una sola persona alla volta abbia accesso al fondo, per evitare prelievi e/o furti non contabilizzati. Una volta determinato chi gestirà la piccola cassa, sei pronto per incassare un assegno e depositare i fondi nella cassetta di sicurezza della piccola cassa.

3. Crea un registro

Il registro della piccola cassa è uno dei componenti più importanti della gestione della piccola cassa. Tutte le transazioni effettuate in entrata o in uscita di piccola cassa devono essere registrate nel registro di piccola cassa. È anche importante che tutti i soldi sborsati dal fondo di piccola cassa abbiano una ricevuta.

Ad esempio, affinché Jane venga rimborsata per le ciambelle che ha acquistato per la riunione, deve fornire una ricevuta. La ricevuta verrà utilizzata in seguito come supporto per la registrazione della transazione di piccola cassa come spesa nella contabilità generale.

Data	Dettagli	Incassare	Cash Out	Saldo
8-3-2020	Spedizione		$ 7,25	$ 92,75

Il registro della piccola cassa dovrebbe includere la data, i dettagli della transazione, il denaro che hai messo in piccola cassa, l'importo distribuito e un saldo corrente. Una volta che il tuo saldo corrente raggiunge l'importo di ricostituzione, sei pronto per emettere un assegno per riportare il totale dei piccoli contanti all'importo finanziato originale.

4. Riconciliare e registrare le piccole spese di cassa

Quando il tuo piccolo fondo di cassa inizia a esaurirsi, è il momento di registrare le spese e rimborsare il fondo. Per riconciliare, dovrai abbinare le tue ricevute con gli importi registrati sul modulo di piccola cassa.

Il tuo denaro disponibile dovrebbe sempre corrispondere all'importo registrato nel tuo registro di piccola cassa. In caso contrario, dovrai contabilizzare eventuali contanti over and short. Una volta che l'account è riconciliato, sei pronto per registrare le tue spese nella tua contabilità generale.

Data	Dettagli	Incassare	Cash Out	Saldo
8-1-2020	Piccoli contanti	$ 100,00		$ 100,00
8-3-2020	Spedizione		$ 7,25	$  92,75
8-9-2020	Ciambelle per la riunione		$ 12,25	$  80,50
15-8-2020	Gas		$ 10,50	$ 70,00
21-08-2020	Forniture per ufficio		$ 25,00	$ 45,00
23-08-2020	Spedizione		$ 18,25	$  26,75
25-8-2020	Caffè per meeting		$ 11,25	$  15,50

Per registrare le piccole transazioni in contanti per agosto, dovresti registrare le spese come registrazione prima nota.

Data	Account	Addebito	Credito
25-8-2020	Spedizione	$ 27,50
	Gas	10:50
	Forniture per ufficio	23:00
	Alimenti e bevande	23.50
	Conto bancario		$ 84,50

5. Rivalutare periodicamente il fondo di piccola cassa

Se ti ritrovi a passare rapidamente attraverso la piccola cassa, puoi aumentare la quantità di piccola cassa che tieni a portata di mano. Inoltre, prenditi qualche minuto per vedere per cosa stai spendendo piccoli contanti.

Ad esempio, se acquisti sempre caffè per l'ufficio, potrebbe essere una buona idea acquistare caffè con i tuoi fondi regolari, piuttosto che esaurire la piccola liquidità per acquistare caffè ogni lunedì per la riunione del personale.

La piccola cassa può essere uno strumento utile se gestita correttamente

Se decidi di creare un piccolo fondo di cassa per la tua piccola impresa, ci sono alcune cose che puoi fare per assicurarti che funzioni senza intoppi, come la creazione di una politica di piccola cassa che delinei per cosa possono essere utilizzati la piccola cassa così come qualsiasi importi massimi di spesa.

Ad esempio, non si desidera utilizzare denaro contante per spese elevate, quindi può aiutare a impostare un limite di dollari, ad esempio $ 25,00. Qualsiasi cifra superiore a tale importo verrebbe pagata o rimborsata con altri mezzi. È utile anche assicurarsi che tutte le spese rimborsate abbiano una ricevuta.

Sebbene un piccolo fondo di cassa potrebbe non essere necessario se lavori da solo, se hai anche un solo dipendente, potrebbe valere la pena istituire un piccolo fondo di cassa per gestire correttamente quelle spese impreviste.