Utilizzo delle fatture proforma:una guida per le piccole imprese

Una fattura pro forma non è affatto una fattura, ma un contratto di vendita informale tra te e i tuoi clienti. Scopri cos'è una fattura pro forma e i vantaggi di utilizzarne una.

Se non hai mai sentito parlare di una fattura pro forma, non sei solo. Pro forma è un termine latino che significa "come una questione di forma" e viene fornito ai tuoi clienti come cortesia piuttosto che come documento vincolante. Nella maggior parte dei casi, una fattura pro forma si colloca tra un preventivo e una fattura completata e viene utilizzata per avvisare i clienti del costo finale di beni e servizi.

Panoramica:che cos'è una fattura pro forma?

Una fattura pro forma non è affatto una fattura, ma piuttosto un precursore per scrivere una fattura. Le aziende utilizzano le fatture pro-forma quando forniscono ai propri clienti un preventivo o un preventivo per beni o servizi e servono a consigliare ai clienti i costi finali di una transazione di vendita.

Le fatture pro forma, se utilizzate, vengono sempre inviate ai clienti prima della consegna di beni e servizi. Possono essere particolarmente utili per le aziende che spediscono prodotti a livello globale perché forniscono al personale doganale i dettagli di cui hanno bisogno per quanto riguarda il tipo di merce inclusa nella spedizione, la quantità, il prezzo, il peso e qualsiasi altra specifica.

La maggior parte delle applicazioni software di contabilità può creare una fattura pro forma, ma come nella contabilità manuale, le informazioni fornite su una fattura pro forma non vengono mai registrate nella contabilità generale finché non diventa una normale fattura per servizi resi o beni forniti.

Fattura pro forma e fattura normale:qual è la differenza?

Ci sono molte somiglianze tra una fattura pro forma e una fattura normale. Entrambi forniscono dettagli come il numero di articoli venduti, il costo unitario e il costo finale, nonché informazioni sulla spedizione.

Ma ci sono tante differenze tra una fattura pro forma e una fattura regolare quante sono le somiglianze, a cominciare dalla sua posizione legale. Una fattura pro forma può essere inviata a titolo di cortesia, ma non costituisce un accordo vincolante tra l'acquirente e il venditore, a differenza di una normale fattura.

Fattura pro forma:	Fattura standard:
È un documento non vincolante inviato solo a scopo informativo	È un documento vincolante che l'acquirente è obbligato a pagare
Viene sempre inviato prima della ricezione di beni e servizi	Viene inviato dopo la ricezione dei beni e servizi acquistati
I termini finali e il prezzo sono negoziabili	Non è negoziabile
Non è registrato in un sistema contabile	Viene inserito in un sistema contabile quando viene emesso
È valido per un periodo di tempo limitato	Resta valido fino al soddisfacimento dei termini

3 vantaggi derivanti dall'utilizzo di una fattura pro forma

Sebbene alcuni titolari di attività commerciali possano ritenere superflua la creazione e l'invio di una fattura pro forma, l'utilizzo di questo tipo di fattura presenta alcuni vantaggi.

1. Forniscono dettagli rilevanti prima della consegna

Una fattura pro forma fornisce ai tuoi clienti molti dei dettagli che si troveranno sulla fattura finale, inclusa una ripartizione di tutti gli articoli ordinati e il loro costo. Dovrebbero essere inclusi anche tutti i termini di vendita pertinenti.

Non sarà necessario aggiungere termini finali come la data di scadenza o un numero di fattura fino alla creazione della fattura finale. Inoltre, le fatture pro forma possono essere utilizzate per notificare ai clienti le date di consegna previste.

2. Fornisce un livello di impegno sia da parte dell'acquirente che del venditore

Sebbene non vincolante, una fattura pro forma indica un livello informale di impegno sia da parte dell'acquirente che del venditore. Una fattura pro forma può anche fungere da preventivo o ordine di acquisto per il tuo cliente, che in molti casi può essere una necessità per ottenere l'approvazione della vendita e il pagamento della fattura finale.

3. Può fungere da strumento di negoziazione

Poiché una fattura pro forma fornisce tutte le informazioni di vendita rilevanti, offre anche l'opportunità sia all'acquirente che al venditore di apportare modifiche. Sebbene ciò possa rivelarsi più vantaggioso per il tuo cliente, può anche aiutare a fidelizzare i clienti a lungo termine.

Un esempio di fattura pro forma

Una fattura pro forma avrà quasi tutti gli stessi dettagli che avrà una fattura normale ad eccezione di un numero di fattura. Le fatture pro forma possono anche visualizzare le informazioni sulla spedizione per assicurarsi che la spedizione possa sdoganare senza problemi (il software di fatturazione può aiutare in questo).

Tieni presente che la fattura pro forma non è considerata una fattura pro forma, né offre condizioni pro forma o un'opzione di pagamento pro forma perché è progettata per essere utilizzata solo a scopo informativo. Solo una fattura normale dovrebbe includere questi elementi.

Un'altra occasione in cui una fattura pro forma può tornare utile è quando vendi merci ai tuoi clienti in conto deposito. L'esempio seguente illustra come utilizzare una fattura pro forma per le vendite in conto deposito.

Una volta definiti i numeri di spedizione, verrà inviata una regolare fattura per il pagamento di tutti gli articoli venduti.

Quando dovresti utilizzare una fattura pro forma su una fattura normale

Una fattura pro forma non sostituisce mai una normale fattura, ma viene utilizzata in aggiunta a una normale fattura. Una fattura pro forma non è richiesta per tutte le vendite, ma può essere utile in determinate circostanze.

Se è richiesta una fattura di vendita provvisoria

Una fattura pro forma fornisce ai tuoi clienti un resoconto dettagliato della vendita prima della sua conclusione. Queste informazioni possono essere preziose, o talvolta addirittura necessarie, per i tuoi clienti.

Ad esempio, se vendi a qualsiasi agenzia governativa, una fattura pro forma fornirà loro i dettagli della vendita di cui hanno bisogno per ottenere l'approvazione della vendita finale. Una fattura pro forma offre inoltre al cliente un'ultima occhiata alle condizioni di vendita, inclusi prezzi e termini di pagamento, offrendo l'opportunità di apportare modifiche o adeguamenti dell'ultimo minuto a un ordine.

Per scopi di spedizione internazionale

Uno degli usi più vantaggiosi di una fattura pro forma è per la spedizione internazionale. Poiché la fattura pro forma contiene tutti i dettagli necessari per accelerare lo sdoganamento, molte aziende utilizzano queste fatture con spedizioni internazionali. Ciò fornisce ai clienti una fattura standard una volta che il prodotto ha autorizzato i clienti ed è stato ricevuto.

Quando si vendono articoli in conto deposito

La vendita in conto deposito è sempre un affare complicato poiché puoi fatturare solo per gli articoli che sono stati venduti. È allora che una fattura pro forma torna utile. La fattura pro forma ti consente di inviare una sorta di fattura preliminare al tuo cliente con i dettagli degli articoli spediti, consentendoti di fornire loro una fattura regolare una volta che gli articoli sono stati venduti.

Le fatture pro forma possono essere utili

Non tutte le aziende devono utilizzare fatture pro forma. Ad esempio, se fornisci servizi di pulizia ai tuoi clienti, è probabile che né tu né il tuo contabile avrete mai bisogno di preparare una fattura pro forma per i vostri clienti.

Tuttavia, per chi vende all'estero, in conto deposito, o ad aziende che necessitano di un accordo più formale prima di concludere una vendita, sapere come creare una fattura pro forma è d'obbligo.