Una guida per le piccole imprese alla comprensione dei budget di produzione

Se gestisci un'azienda manifatturiera, è fondamentale essere in grado di prevedere con precisione la quantità di produzione di cui avrai bisogno ciascuno periodo. The Ascent ti guida attraverso come creare un budget di produzione.

Prima di dedicarmi alla contabilità, prendevo regolarmente in giro le abitudini di bilancio di mia moglie. Ogni mese annotava tutte le spese del mese prima in un piccolo diario e calcolava quanto aveva speso per varie carte di credito e per le utenze. A seconda di come è andato il mese, avrebbe stanziato denaro per il mese successivo.

Adesso guardo indietro a quei giorni e rido. Come contabile, la mia vita è ora dominata dai budget, inclusi il budget principale, il budget di capitale e, oggetto di questo articolo, il budget di produzione.

Panoramica:cos'è un budget di produzione?

Il budget di produzione, o budget di produzione, viene utilizzato da contabili e manager per determinare quante unità devono essere prodotte in un determinato periodo per stare al passo con la domanda e gestire l'inventario. Ci sono quattro componenti del budget di produzione:

1. Inventario iniziale
2. Domanda
3. Produzione
4. Inventario finale

La formula del budget di produzione è:

Inventario finale + Domanda - Inventario iniziale =Produzione richiesta

Come creare il tuo budget di produzione

Clothes Call realizza giubbotti riflettenti arancioni che i lavoratori del traffico indossano per essere visti dagli automobilisti. Di solito ci vogliono alcuni mesi per completare i permessi per il lavoro sul traffico, il che è positivo per Clothes Call perché l'azienda ha molto tempo per i suoi ordini e può prevedere con precisione la domanda.

Diamo un'occhiata al budget di produzione per il mese prossimo.

Clothes Call ha 200 unità rimaste dal mese scorso e il proprietario sa che l'azienda deve concludere questo mese con 400 unità poiché l'inverno è la loro stagione di punta. La domanda in base ai contratti in corso è di 1.500 unità da vendere durante il mese. Utilizzando la formula delle unità di produzione di cui sopra, possiamo calcolare che Clothes Call deve realizzare 1.700 nuovi giubbotti questo mese per stare al passo con la domanda e guardare al prossimo mese.

Esempio di budget di produzione

Ho lavorato alla KFC per quattro anni al liceo e all'università. Da sedicenne intraprendente, ho deciso che volevo fare il supervisore. Molte delle responsabilità del supervisore erano quelle che ti aspetteresti:coordinare dove i dipendenti avrebbero lavorato in quel turno, completare le liste di controllo di chiusura/apertura, assicurarsi che le linee guida sulla sicurezza alimentare fossero seguite, ecc.

La mia responsabilità preferita era decidere quanto pollo doveva essere cucinato. La produzione di pollo fritto potrebbe non essere dove pensavi che sarei andato per il mio esempio nel mondo reale, ma funziona perfettamente.

Quando lavoravo in KFC, ci volevano circa 16 minuti per cucinare un lotto di pollo e decidevamo ogni ora circa quanto cucinare. Utilizzando questo esempio, esaminiamo ogni passaggio della formula del budget di produzione.

1. Inventario iniziale: Di solito supervisionavo i pomeriggi e le notti, quindi all'inizio del mio turno avevamo sempre almeno un po' di pollo nella stufa. Abbiamo utilizzato un sistema informatico per tenere traccia di quanto pollo era stato cotto e quanto era stato acquistato per farci sapere quanti pezzi c'erano nella stufa.
2. Richiesta: Il sistema informatico prevedeva anche quanti pezzi avremmo venduto ogni ora in base a quanto è stato venduto quel giorno dell'anno scorso e alle tendenze delle ultime settimane.
3. Produzione: Quando abbiamo detto ai cuochi di cuocere più pollo, avremmo inserito nel sistema quanti nuovi pezzi sono stati prodotti.
4. Inventario finale: Avevamo sempre bisogno di avere l'inventario finale per effettuare le vendite all'inizio dell'ora successiva o, alla fine del turno, per togliere la carne dall'osso per i panini barbecue e le torte salate.

La formula dei prodotti finiti di pollo fritto è piuttosto semplice ed è stata progettata per consentire ai ragazzi di 16 anni di prendere decisioni su quanto pollo cucinare. Ma c'era un problema:le previsioni del pollo erano spesso imprecise e difficili da applicare.

In realtà, i supervisori in genere ordinavano di cucinare più pollo quando sentivano che ne avessimo bisogno. Probabilmente KFC ha pagato un sacco di soldi per produrre l'algoritmo per prevedere la domanda, ma, dopo tre o quattro turni che sono stati scoperti senza polli in un momento di punta o che hanno buttato via il pollo vecchio perché non era stato acquistato, nessuno ha prestato attenzione alle previsioni della domanda.

E nessuno aveva il tempo di tornare in ufficio ogni 15 minuti per digitare manualmente quanti pezzi erano stati cotti, quanti erano stati buttati via come rifiuto e quanti erano stati mangiati dai dipendenti.

C'era anche un altro problema di controllo dell'inventario. La maggior parte delle persone ha acquistato una combinazione di gambe e cosce (la scelta corretta) o una combinazione di seno. Nessuno voleva le ali. Quindi, alla fine del turno, avremmo spesso 50 o più ali rimaste. Il sofisticato sistema informatico non aveva modo di entrare perché avevamo 30 ali nel riscaldatore ma nessun seno.

Nel tempo, ho avuto un'idea di quanta domanda sarebbe cambiata in notti diverse e avrei effettuato chiamate in base a quella. Vedrei anche cosa ne pensavano i cuochi di pollo che avevano lavorato in KFC per anni.

Questo esempio ricorda che i budget di produzione funzionano solo se tengono conto dei problemi del mondo reale e della situazione unica della tua azienda.

Domande frequenti

• Per semplificare, l'esempio sopra ha appena esaminato le unità richieste. Potresti ampliare ulteriormente il budget per includere stime dei costi di manodopera e dei materiali per calcolare il costo di produzione unitario.

• È possibile che il tuo software di contabilità abbia un'opzione per eseguire i budget di produzione. Altrimenti, è facile crearne uno in un foglio di calcolo se non hai a che fare con un sacco di prodotti diversi. Se hai un'attività più complicata, potresti voler cercare un software migliore.

• Il budget è una delle principali responsabilità contabili. Dalle associazioni di proprietari di 10 case alle società da miliardi di dollari, non troverai molte aziende che non trarranno vantaggio dal budget.

  Puoi fare semplicemente una previsione di un conto economico per l'anno e monitorare i tuoi progressi, oppure puoi creare diversi fogli di calcolo intensi per analizzare ogni aspetto della tua attività.

Raccordo di produzione

I budget di produzione possono essere un modo molto efficace per ridurre gli sprechi e pianificare in anticipo la tua attività. Tieni presente che i budget di produzione possono diventare rapidamente una classica formula di spazzatura in entrata e in uscita se non stai attento. Non importa quanto spendi per costruire il budget, se ha input sbagliati o difficili da inserire, i tuoi dipendenti potrebbero decidere di ignorarlo completamente.