W-9 vs. 1099:Impara le differenze e quando usarle

La maggior parte delle aziende sarà un subappaltatore o assumerà appaltatori indipendenti a un certo punto. The Ascent ti mostra come completare i moduli richiesti dall'IRS agli appaltatori.

Per molte piccole imprese, ci sono attività che restano in sospeso per secoli in attesa di essere completate. Nessuno dei dipendenti a tempo pieno ha il tempo o il desiderio di completarli, ma non sono abbastanza importanti per assumere qualcuno di nuovo.

È qui che entrano in gioco gli appaltatori indipendenti. Li assumi per progetti a breve termine, non paghi sussidi o ritieni le tasse e, se funzionano bene, possono essere presi in considerazione per lavori futuri. Di conseguenza, i contraenti indipendenti hanno spesso rapporti con più aziende.

Quando arriva il momento di completare tutte le tasse aziendali alla fine dell'anno, i dipendenti a tempo pieno ottengono W-2 e gli appaltatori indipendenti ottengono 1099. Esaminiamo come completare 1099 e come il modulo W-9 entra nell'equazione.

Cos'è il modulo W-9?

Il modulo IRS W-9, o Request for Taxpayer Identification Number and Certification, viene utilizzato per ottenere il numero di identificazione fiscale ufficiale di qualsiasi appaltatore che lavora per te. Ciò include le persone che lavorano come dipendenti a contratto e altre attività che svolgono lavori in subappalto.

È buona norma richiedere la compilazione del modulo W-9 prima che i pagamenti vengano effettuati a un appaltatore. Non è strettamente necessario per stampare assegni, come faresti con un modulo W-4 per dipendenti a tempo pieno, ma se arrivi alla fine dell'anno e non ce l'hai, ti muovi rapidamente tra un rock e l'altro e un posto difficile con l'avvicinarsi della scadenza per la presentazione.

Cos'è il modulo 1099?

Il modulo 1099 è il modulo fiscale degli appaltatori indipendenti. I datori di lavoro inviano W-2 a tutti i dipendenti a tempo pieno dettagliando il reddito che hanno guadagnato quell'anno e tutte le detrazioni fiscali. Il 1099 è la versione dell'appaltatore indipendente del W-2. Non devi includere alcuna detrazione sul 1099 perché gli appaltatori sono tenuti a tenere traccia e pagare da soli tutte le tasse degli appaltatori indipendenti.

Per anni i datori di lavoro hanno compilato il modulo 1099-MISC per 1099 appaltatori. A partire dal 2020, è necessario presentare il modulo IRS 1099-NEC (compensazione per i non dipendenti) per i contraenti indipendenti. Usiamo quel modulo in un esempio qui sotto.

Tieni a portata di mano l'articolo sopra sul 1099-MISC. Se sei un appaltatore generale che utilizza subappaltatori durante tutto l'anno, dovrai comunque completare i moduli 1099-MISC per loro. In generale, il 1099-NEC è solo per gli esseri umani.

V-9 contro 1099:qual è la differenza?

Il W-9 è il modulo che invierai ai tuoi appaltatori (o che ti verrà inviato da un appaltatore generale o da una banca) per ottenere le loro informazioni. Il 1099 è il modulo che compili e rilasci ai tuoi appaltatori e al governo alla fine dell'anno.

Come completare un W-9

Fortunatamente, le istruzioni W-9 sul modulo sono chiare poiché probabilmente non sarai in grado di sederti con i tuoi appaltatori e aiutarli a compilarlo. Tuttavia, probabilmente un giorno otterrai il modulo da un'altra società con cui lavori come appaltatore W-9, quindi consulta le istruzioni di seguito per come completarlo.

Se di recente hai aperto alcuni conti bancari o richiesto credito commerciale, probabilmente potresti compilare l'intero modulo in cinque minuti dalla parte superiore della tua testa. Devi solo conoscere il nome della tua attività, il tipo di entità e il codice fiscale.

Se non hai fatto nessuna di queste cose, puoi trovare tutte queste informazioni nei documenti di registrazione dell'impresa o in una recente dichiarazione dei redditi. Se ancora non riesci a trovare il tuo codice fiscale, questo articolo può aiutarti.

Come compilare il modulo 1099

Quando ricevi W-9 dai tuoi appaltatori, caricali nel tuo software di contabilità. Il programma che utilizzo ha una sezione di manutenzione del fornitore in cui inserisco la ragione sociale, l'indirizzo e il codice fiscale da stampare sugli assegni.

Con la maggior parte dei software di contabilità, sarai in grado di completare direttamente i 1099 con queste informazioni sul fornitore e i pagamenti effettuati durante l'anno. Dovresti anche essere in grado di filtrare facilmente i moduli 1099 specifici per appaltatori indipendenti e completare il modulo manualmente, che è ciò che esamineremo in seguito.

Di solito, quando il governo cambia una forma, è frustrante. All'inizio della mia carriera, ho trascorso quattro anni a compilare il modulo SBA 1919 per i clienti quasi quotidianamente e poi durante la notte l'intero modulo è cambiato. Ho sempre pensato che la memoria muscolare fosse solo per il karate finché non mi sono ritrovato a riempire senza pensare quadrati inesistenti che erano stati spostati di tre pagine in basso.

Il 1099-NEC è una delle poche modifiche al modulo che ho visto in cui ora è molto più facile da completare. Aggiungi le informazioni della tua azienda nelle caselle del pagatore e le informazioni dell'appaltatore nelle caselle del destinatario. Il numero di conto è il numero dell'appaltatore 1099 nel tuo sistema. Se non trattieni le tasse, cosa che la maggior parte delle aziende non fa, compila semplicemente la casella n. 1 e sei pronto per inviare i 1099.

Ecco alcuni altri elementi da tenere a mente:

• I 1099 sono richiesti solo se i pagamenti totali effettuati all'appaltatore ammontano a più di $ 600 durante l'anno.
• L'importo segnalato è per il pagamento in contanti, non per il pagamento maturato. Se hai un appaltatore che lavora a un grande progetto che va a cavallo di due anni per un pagamento forfettario, lo segnaleresti tutto nell'anno in cui viene effettuato il pagamento.
• Le aziende utilizzano spesso appaltatori indipendenti in modo da non dover fornire vantaggi o pagare le tasse sui salari. Non chiamare i veri dipendenti a tempo pieno appaltatori indipendenti. (Immagina l'IRS come un gigantesco occhio di Sauron alla ricerca di aziende che lo fanno e non hai aquile per farti volare rapidamente fuori Mordor.)

Come presentare il modulo 1099 all'IRS

Assicurati di acquistare i tuoi 1099 direttamente dall'IRS o dalla tua società di software di contabilità. Ci sono cinque copie delle informazioni che abbiamo completato sopra. Uno è per il governo federale, uno è per il dipartimento delle imposte statale, due vanno al destinatario e uno è per i tuoi file.

Il modulo è dovuto ai destinatari e all'IRS il 1 febbraio di ogni anno. Puoi archiviare online con l'IRS se il tuo software di contabilità è in grado di creare il tipo di file corretto per i moduli. Non possono essere scansionati.

Il percorso più semplice è semplicemente inviare per posta tutti i moduli con il modulo 1096, che è un riepilogo di tutti i 1099 che stai compilando. L'indirizzo è lo stesso di tutte le altre tasse assortite per le piccole imprese:

Rimani aggiornato

È una sorta di rito di passaggio per le aziende completare un W-9 da un partner o una banca e iniziare a inviare 1099 alla fine dell'anno. Entrambi i moduli sono abbastanza facili da completare e non dovrebbero impedirti di esplorare tutte le strade commerciali.