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Una guida per le piccole imprese ai centri di costo

Man mano che la tua azienda cresce, potresti iniziare a utilizzare i centri di costo. I centri di costo, pur non essendo produttori di entrate, possono avvantaggiare la tua attività in molti modi. Copriamo questi vantaggi qui.

Come imprenditore, il tuo obiettivo è probabilmente incentrato sul fare soldi. Ma per quanto sia importante produrre entrate, ci sono anche delle spese legate alla gestione della tua attività. Un centro di costo è un dipendente o un dipartimento all'interno della tua azienda che esegue le attività necessarie e sostenute per le spese.

Ad esempio, se hai un dipartimento delle risorse umane o anche un singolo dipendente delle risorse umane, sarebbe considerato un centro di costo. I centri di costo forniscono in qualche modo supporto all'azienda. I centri di costo non generano entrate ma sostengono spese, che influiscono direttamente sia sul flusso di cassa che sul conto economico.

Panoramica:cos'è un centro di costo?

I centri di costo sono una funzione importante per qualsiasi azienda. Anche una piccola impresa può beneficiare di un centro di costo. Un centro di costo può essere una singola persona, ad esempio l'addetto alla contabilità responsabile dell'inserimento delle transazioni nell'applicazione software di contabilità, oppure un intero dipartimento delle risorse umane. I centri di costo forniscono supporto amministrativo e di altro tipo alle attività generatrici di entrate.

Le attività dei centri di costo sono sempre incluse nel bilancio della tua azienda. Sebbene un centro di costo non contribuisca con entrate a un bilancio, ha sia attività che passività.

Centro di costo e centro di profitto:qual è la differenza?

Un centro di costo contribuisce indirettamente al profitto aziendale, mentre i centri di profitto esistono per generare entrate. Ad esempio, il centro di relazione con il paziente di un grande ospedale sarebbe considerato un centro di costo, poiché il suo scopo è quello di mantenere buone relazioni con i pazienti. Sebbene questo sia un compito importante che può aumentare indirettamente le entrate mantenendo felici i pazienti, il centro relazioni con i pazienti non realizza profitti.

Tuttavia, il reparto di chirurgia elettiva dello stesso ospedale fornisce procedure chirurgiche elettive ai pazienti e sarebbe considerato un centro di profitto, poiché guadagna entrate. Anche le aziende più grandi e altre organizzazioni possono utilizzare un centro entrate per gestire i ricavi delle vendite.

Ad esempio, diamo un'occhiata al grande magazzino di Debra. Debra è orgogliosa dei suoi scaffali ben forniti di merce di qualità. Molti anni fa, il grande magazzino di Debra è nato come un piccolo negozio di ferramenta locale, ma quando Debra ha aggiunto diversi reparti, le sue entrate sono cresciute. Ora ha 10 centri di profitto che includono abbigliamento, elettronica, mobili, farmaci e articoli per la casa, insieme a molti altri.

Ma per mantenere la sua attività senza intoppi, Debra ha istituito diversi centri di costo, incluso un centro di assistenza clienti che gestisce resi, cambi, preoccupazioni e reclami dei clienti. Ha anche creato un reparto IT incaricato di garantire che tutti i computer del negozio funzionino senza problemi.

Sebbene né il servizio clienti né il reparto IT generino entrate, forniscono un servizio prezioso sia internamente, mantenendo i computer in funzione senza intoppi, sia esternamente, mantenendo i clienti felici e aiutando a risolvere eventuali problemi o preoccupazioni che potrebbero sorgere.

4 vantaggi dei centri di costo

Nella maggior parte delle aziende più grandi, i centri di costo sono una necessità, in quanto forniscono valore aggiunto a un'azienda. Sebbene non siano progettati per realizzare un profitto, migliorano la redditività di un'azienda fornendo questi vantaggi.

1. Creano clienti più felici

Se vendi beni e servizi (e quali attività non lo fanno), mantenere felici i tuoi clienti è essenziale. No, non è solo essenziale, è anche un lavoro a tempo pieno, motivo per cui creare un reparto di assistenza clienti è un investimento degno per la tua attività.

Anche se il tuo servizio clienti costa denaro anziché fare soldi, risolve anche controversie, risolve problemi e sostanzialmente mantiene felici i tuoi clienti. E un cliente felice di solito è un cliente fedele.

2. Mantengono l'attività senza intoppi

Mentre vendi beni e servizi, chi c'è dietro le quinte per garantire che le tue macchine siano mantenute pulite in modo che funzionino in modo ottimale? Chi si assicura che il caffè versato da Tom sia pulito, che i bidoni della spazzatura siano svuotati e che l'aria condizionata e il riscaldamento funzionino correttamente?

Il tuo personale di manutenzione, ecco chi. Mentre gli operatori delle macchine e le persone che evadono gli ordini sono vitali per la tua attività, lo sono anche le persone che facilitano loro lo svolgimento del proprio lavoro.

3. Gestiscono i tuoi dipendenti

Quando hai iniziato, indossavi molti cappelli. Forse lo fai ancora. Ma man mano che la tua attività cresce, sai che non puoi continuare a gestire in modo efficace tutte le aree della tua attività, in particolare le risorse umane e le buste paga.

I centri di costo delle risorse umane e del personale gestiscono l'intero processo di assunzione, dall'inserimento iniziale del lavoro alla lettura delle domande e dei curricula, fino alla gestione dell'intero processo di colloquio. Inoltre gestiscono le controversie dei dipendenti, indagano sui reclami e assicurano che la tua attività sia conforme alle leggi statali e federali.

4. Cercano opportunità innovative

Non dimentichiamo l'importanza della finanza e della contabilità. Sebbene questo centro di costo possa gestire le entrate, gestisce anche l'analisi dei rendiconti finanziari, funge da area di determinazione dei costi delle risorse e gestisce le tasse. Un buon dipartimento finanziario e contabile valuta anche le tendenze delle vendite, rivede diverse strategie di prezzo ed esamina i cambiamenti nel settore.

Il tuo personale finanziario e contabile può anche individuare nuove aree per la tua attività da esplorare o determinare quali prodotti e servizi sono meno e più redditizi.

Come funziona un centro di costo

I centri di costo devono essere consapevoli delle spese organizzative, pur fornendo i servizi di supporto necessari. Un centro di costo, come un centro di produzione o di profitto, ha un budget che deve essere gestito.

Poiché i costi sostenuti dai centri di costo sono interni e utilizzati per prendere decisioni di gestione, i centri di costo utilizzano la contabilità gestionale per tenere traccia dei dati. Di solito, quando si verificano licenziamenti, iniziano nei centri di costo, poiché queste posizioni non generano entrate.

Esempio di centro di costo

Tornando al grande magazzino di Debra, Debra ha uno staff contabile di quattro persone:un contabile senior e tre impiegati. Svolgono questi compiti.

  • Conti da pagare: Uno degli impiegati contabili gestisce tutte le transazioni di contabilità fornitori, assicurando che le fatture siano inserite correttamente e pagate tempestivamente.
  • Contabilità clienti: Un altro impiegato gestisce tutti i conti attivi per l'azienda, inclusa la registrazione dei pagamenti dei clienti, il follow-up dei clienti sullo stato dei pagamenti e l'avvio del processo di riscossione dei pagamenti in ritardo.
  • Compiti di contabilità generale: L'addetto alla contabilità senior di Debra gestisce attività contabili più avanzate come la registrazione delle spese di ammortamento, la gestione del libro paga e delle relative spese fiscali e la registrazione di voci di rettifica.
  • Analisi finanziaria: Il contabile di Debra gestisce e analizza i rendiconti finanziari, aiutando l'azienda a individuare le aree che necessitano di miglioramenti e identificando diversi modi in cui possono aumentare le entrate.

Sebbene nessuna di queste attività generi entrate, sono tutte essenziali per la salute e il benessere dell'attività di Debra. Se le bollette non vengono pagate in tempo, il rating di Debra potrebbe diminuire, compromettendo la sua capacità di acquistare beni per i rivenditori. Se i pagamenti non vengono accreditati correttamente sull'account di un cliente, potrebbero esserci gravi ripercussioni.

Lo stesso vale per il tempestivo follow-up di eventuali account di pagamento in ritardo. Le buste paga devono essere elaborate alla scadenza, le tasse devono essere pagate e le prestazioni dell'azienda devono essere regolarmente analizzate per ridurre al minimo le spese massimizzando le entrate. Ecco perché il centro di costo contabile e finanziario è così importante per l'attività di Debra.

I centri di costo possono aiutarti a gestire la tua attività

Man mano che la tua attività cresce, crescerà anche il processo di contabilità necessaria per la tua piccola impresa. Quando si verifica una crescita, potresti voler creare e gestire vari centri di costo. Pur fungendo da metodo di gestione efficace, i centri di costo possono aiutarti a monitorare meglio le prestazioni aziendali e le relative spese e, se gestiti correttamente, possono anche aiutare la tua attività a crescere.