Una guida per le piccole imprese alle ore fatturabili

Per consulenti, appaltatori e società di servizi professionali, le ore fatturabili sono la principale fonte di guadagno. Scopri cosa sono le ore fatturabili e non fatturabili e come monitorarle correttamente.

Le ore fatturabili sono la linfa vitale di qualsiasi azienda di servizi. Che tu fornisca servizi di consulenza o gestisca uno studio legale o CPA, è importante monitorare e fatturare le ore fatturabili e assicurarsi che il tuo personale stia facendo lo stesso.

Panoramica:cosa sono le ore fatturabili?

Il termine è più frequentemente associato agli avvocati, ma le ore fatturabili vengono monitorate anche da società CPA, consulenti, ditte individuali e appaltatori indipendenti. Un'ora fatturabile è considerata il tempo speso a lavorare su attività fatturabili.

Ad esempio, Jane è un appaltatore indipendente che fornisce servizi di risorse umane a vari clienti. Gran parte del tempo di Jane viene dedicato alla gestione delle buste paga, alla creazione di lettere di assunzione per i dipendenti del suo cliente e all'analisi di eventuali problemi delle risorse umane che potrebbero sorgere. Finché Jane svolge un lavoro specifico per un cliente, sarebbe considerato fatturabile.

Ore fatturabili e ore non fatturabili:qual è la differenza?

Il modo più semplice per determinare se il lavoro è fatturabile è se è correlato a un cliente specifico. Ad esempio, il tempo che Jane dedica all'elaborazione delle buste paga per il suo cliente, alla scrittura di una lettera di iscrizione per un cliente da utilizzare nella propria attività o alla determinazione se un cliente ha violato le leggi sul lavoro è considerato fatturabile.

D'altra parte, le ore non fatturabili sono quelle trascorse a svolgere attività generali incentrate sull'attività in generale piuttosto che su un determinato cliente.

Ore fatturabili	Ore non fatturabili
Qualsiasi attività direttamente correlata a un progetto del cliente come il completamento di un rapporto	Partecipare a un evento di networking nel tuo settore
Ricerca di un progetto cliente	Esecuzione di attività amministrative generali come la registrazione dei pagamenti dei clienti
Incontro con un cliente o per conto di un cliente	Rispondere alle richieste di potenziali nuovi clienti
Pianificazione del progetto di un cliente	Creazione di una proposta per un nuovo cliente
Rispondere all'e-mail di un cliente	Partecipare a corsi di formazione o workshop
Rispondere alle domande dei clienti per telefono	Incontro con potenziali clienti

5 tipi di settori con ore fatturabili

Chiunque sia un appaltatore indipendente o un dipendente di un'azienda di servizi dovrà tenere traccia delle proprie ore fatturabili. I seguenti sono cinque dei settori che maggiormente necessitano di tenere traccia delle ore fatturabili.

1. studi legali

Gli avvocati tengono traccia del tempo fatturabile più di qualsiasi altro settore, e con buone ragioni. Gli avvocati che lavorano in uno studio legale sono tenuti a lavorare un numero minimo di ore fatturabili ogni anno, con conseguenze come la possibilità di licenziamento in caso contrario.

2. Società di contabilità

Le società di contabilità, come gli studi legali, spesso fatturano ai clienti a ore, anche se è più probabile che le società CPA utilizzino metodi di fatturazione alternativi, come la fatturazione forfettaria, per attività specifiche. Tuttavia, analogamente alla fatturazione degli studi legali, molte aziende hanno ancora CPA che monitorano e fatturano regolarmente le proprie ore.

3. Consulenza

All'inizio del 2020, 1,6 milioni di consulenti lavoravano negli Stati Uniti. Se fai consulenza, le ore fatturabili sono la chiave della tua sopravvivenza. A meno che un consulente non fattura una tariffa forfettaria per un progetto specifico, cosa rara, fattura a ore.

4. Liberi professionisti

I liberi professionisti sono simili ai consulenti, anche se possono o meno fatturare a ore, a seconda del lavoro. Ad esempio, gli scrittori freelance in genere vengono pagati in base all'articolo e non all'ora, anche se gli assistenti amministrativi freelance fatturano ai loro clienti ogni ora.

5. Pubblicità e pubbliche relazioni

Le agenzie pubblicitarie e di pubbliche relazioni tradizionalmente addebitavano ai propri clienti di ora in ora, ma ora molte sono passate a un sistema di fatturazione forfettario. Se lavori come rappresentante di pubbliche relazioni freelance, probabilmente continuerai a fatturare ai tuoi clienti ogni ora.

Come monitorare le ore fatturabili nella tua piccola impresa

Sia che tu stia utilizzando un software di contabilità, un software di fatturazione e tempo o che registri il tuo tempo utilizzando un foglio di calcolo, segui la nostra guida rapida per iniziare a monitorare correttamente le ore fatturabili.

1. Determina la tua tariffa oraria

Questo non è così tagliato e asciugato come potresti pensare. Se offri un solo servizio, è facile impostare le tariffe, ma se offri più servizi, è probabile che tu abbia più tariffe.

Ad esempio, utilizzando la nostra consulente Jane come esempio, Jane offre una varietà di servizi HR ai suoi clienti e tutti con una tariffa di fatturazione diversa.

• Servizi amministrativi:$ 30/ora
• Servizio di reclutamento specializzato -- $ 50/ora
• Rapporti con i dipendenti:$ 60/ora

Non solo Jane ha bisogno di tenere traccia delle sue ore per ciascuno dei suoi clienti, ma deve anche tenere traccia del suo lavoro o progetto in modo che venga utilizzata la tariffa di fatturazione corretta.

2. Crea un foglio di calcolo o inizia a utilizzare il software di monitoraggio del tempo

Il tuo software di contabilità può offrire funzionalità di monitoraggio del tempo, ma la maggior parte non lo fa. Sebbene tu possa certamente registrare il tuo tempo su un foglio di lavoro, è meglio utilizzare un'applicazione di monitoraggio del tempo adeguata per una fatturazione più accurata.

Ad esempio, Jane sta attualmente lavorando a un progetto amministrativo per il Cliente A quando il Cliente B la chiama, frenetica perché il suo computer si è bloccato e non riesce a inserire il suo libro paga. Jane smette di lavorare al progetto del Cliente A e trascorre i successivi 30 minuti al telefono per aiutare il Cliente B.

Immediatamente dopo aver riattaccato, torna a lavorare sul progetto del Cliente A e solo un'ora dopo si rende conto di non aver registrato la chiamata con il Cliente B come tempo fatturabile. E poiché è trascorso così tanto tempo, non ha idea di quanto tempo sia stato trascorso al telefono con il Cliente B poiché la chiamata era sul telefono dell'ufficio e non sul cellulare.

Se Jane avesse utilizzato un software di rilevamento del tempo, avrebbe potuto interrompere il timer per il Cliente A e avviare un nuovo timer per il Cliente B e riavviare il timer del Cliente A quando la sua telefonata è stata completata.

Il software di monitoraggio del tempo può essere un vero toccasana per i consulenti e i proprietari individuali che si ritrovano a destreggiarsi tra più clienti contemporaneamente. Non solo rende molto più semplice il monitoraggio del tempo, ma può anche aprire gli occhi quando ti rendi conto di quanto tempo non hai fatturato.

3. Crea clienti e progetti

Una volta che hai determinato le tue tariffe, sei pronto per impostare i tuoi clienti e i loro progetti. Questo è un passaggio importante perché aiuterà ad automatizzare notevolmente il processo di fatturazione. Una volta stabilito il prezzo corretto per tutti i servizi che offri, sarà molto più semplice fatturare correttamente i tuoi clienti.

4. Tieni traccia e calcola le ore

L'inserimento delle ore lavorate in un foglio di calcolo funziona tecnicamente, ma non è il modo migliore per monitorare e calcolare le ore. Come hai visto in precedenza, le probabilità di dimenticare di annotare le ore su un foglio di calcolo sono piuttosto alte, il che significa che finisci per fatturare ai tuoi clienti solo una parte delle ore effettive lavorate.

Ma che tu stia utilizzando un foglio di calcolo o un software, sei pronto per calcolare le ore lavorate e fatturare ai tuoi clienti una volta terminato il mese.

5. Cliente fattura

Questo è il passaggio finale e importante. Se utilizzi un software di fatturazione e tempo o un'applicazione di contabilità che tiene traccia del tempo per te, puoi facilmente trasferire il tuo tempo fatturabile su una fattura e fatturare ai tuoi clienti in pochi minuti. Quando prepari una fattura, assicurati di includere un dettaglio delle ore lavorate e dei servizi corrispondenti prestati.

Dovrai anche essere sicuro e includere i termini di pagamento, che dovresti aver già concordato con il tuo cliente.

Assicurati di monitorare le ore fatturabili

Le ore fatturabili sono la chiave per la sopravvivenza di molti proprietari individuali, liberi professionisti e società di servizi. Che tu sia un avvocato, un assistente amministrativo o un consulente, se fornisci servizi ai tuoi clienti, vuoi tenere traccia delle ore fatturabili. Smetti di vendere te stesso e i tuoi servizi allo scoperto e inizia a monitorare correttamente le ore fatturabili oggi stesso.