Come monitorare e analizzare le variazioni di budget

Le variazioni di budget sono comuni nel mondo degli affari. Scopri come puoi imparare dalle tue varianze per preparare un budget più accurato per la tua piccola impresa.

Una varianza di budget è la differenza tra l'importo preventivato per entrate e spese e l'importo effettivo ricevuto o speso. Le variazioni di budget possono essere favorevoli (maggiori entrate) o sfavorevoli (maggiori costi).

Ulteriori informazioni sulle variazioni di budget e su come possono aiutarti a creare un budget più accurato per la tua piccola impresa.

Panoramica:cos'è una varianza di budget?

Nelle aziende, una varianza di budget è la differenza tra le entrate e le spese preventivate e i totali effettivi.

La maggior parte di noi ha dovuto affrontare variazioni di budget su scala molto più ridotta. Ricordi quando hai preventivato le riparazioni dell'auto a $ 500, ma quando sei andato a ritirare la tua auto, il conto era magicamente salito a $ 850? Questa è una variazione di budget.

Gli imprenditori incontrano lo stesso problema su scala molto più ampia. Sono previste alcune varianze per qualsiasi budget preparato e le variazioni stesse possono essere favorevoli o sfavorevoli, a seconda della varianza stessa e della categoria di budget in cui si trova.

Variazioni di budget favorevoli e sfavorevoli:qual è la differenza?

Avere un budget accurato è essenziale per le piccole imprese che hanno meno margini di errore. Che tu stia preparando una previsione finanziaria o un budget flessibile, l'obiettivo della preparazione del budget è stimare le entrate e le spese nel modo più accurato possibile. Ma non importa quanto tu sia ben preparato durante il processo di definizione del budget, avrai degli scostamenti.

Come qualsiasi altra cosa nella vita, il budget ha varianze favorevoli e varianze sfavorevoli. Una variazione favorevole è quando i tuoi prodotti decollano improvvisamente e invece di guadagnare $ 40.000 di fatturato previsto, guadagni $ 85.000.

Sfortunatamente, ci sono anche variazioni sfavorevoli. Diciamo che hai preventivato $ 1.000 al mese per l'affitto, ma il tuo padrone di casa ha venduto l'edificio in cui ti trovavi, quindi hai dovuto trasferirti. La mossa ha aumentato le spese previste per l'anno, ma ora devi anche pagare $ 1.600 al mese per l'affitto invece dei $ 1.000 che avevi preventivato.

Ma non è sufficiente conoscere semplicemente l'importo della varianza. È anche importante ricordare che dietro ogni calcolo della varianza del budget c'è una ragione per la quale tale varianza esiste.

5 motivi per cui la tua attività potrebbe subire una variazione di budget

Ci sono molte ragioni per cui i totali del tuo budget potrebbero non corrispondere ai totali effettivi. I nuovi imprenditori possono avere difficoltà a stimare le spese quando hanno pochi dati a disposizione.

In altri casi, i budget vengono messi insieme frettolosamente, con tempi di preparazione ridotti, il che può comportare totali di budget imprecisi e varianze elevate. Se ti stai chiedendo perché il tuo budget è così impreciso, uno o più dei seguenti potrebbero essere il motivo:

1. Nessun dato con cui misurare

Le proiezioni finanziarie per i nuovi imprenditori possono essere incostanti. È difficile stimare le entrate e le spese per l'anno in cui non si dispone di dati di riferimento su cui misurare. Il lato positivo è che anche se il tuo budget per il primo anno è molto lontano, le tue variazioni dovrebbero diminuire una volta che inizi a preparare il tuo budget per il tuo secondo anno di attività.

2. Pianificazione impropria

Il budget è un processo lungo e metodico che produce risultati accurati solo se è stata eseguita una pianificazione adeguata. Come imprenditore, potresti essere incline a preparare il budget da solo, ma ottenere il contributo del personale e dei capi dipartimento renderà il tuo budget più accurato e più utile.

3. Eventi imprevisti

Eventi imprevisti possono incidere seriamente sul tuo budget. Non troppe persone pianificano un disastro, ma succedono. Incendi, inondazioni, recessioni e pandemie possono anche avere un impatto sul tuo budget. Posso garantire che quando le aziende stavano preparando i loro budget nel 2019, nessuno avrebbe potuto essere preparato per l'impatto finanziario che il 2020 avrebbe avuto sulla loro attività.

Sebbene sia difficile pianificare eventi catastrofici, può essere utile disporre di un buffer integrato nel budget per salvaguardare la tua attività, soprattutto quando si verifica uno di questi eventi irripetibili.

4. Adeguamento dei costi

Gli adeguamenti dei costi sono uno dei motivi principali di variazioni di budget sfavorevoli. Poiché la maggior parte dei budget viene preparata alla fine dell'anno, qualsiasi notifica ricevuta da un venditore o fornitore in merito a un aumento di prezzo può essere inclusa nel nuovo budget.

Ma se il tuo fornitore non ti avvisa di un aumento di prezzo ma poi aumenta i prezzi nel marzo dell'anno successivo, avrai una variazione di budget sfavorevole da affrontare. Il modo migliore per evitarlo è creare un aumento automatico del prezzo nelle spese preventivate.

5. Cambiare le esigenze dei clienti

La tua attività esiste perché fornisci ai tuoi clienti qualcosa di cui hanno bisogno o che desiderano. Ma cosa succede quando non hanno più bisogno o desiderano ciò che stai vendendo?

Rachel possiede un bed and breakfast. Quando ha preventivato per il 2020, era conservatrice e ha aumentato il livello dei suoi clienti solo del 10%, il che è stato giustificato da un aumento degli sforzi sia pubblicitari che di marketing. Sebbene il suo budget sia stato abbastanza accurato per i primi due mesi del 2020, per il resto dell'anno le sue entrate hanno subito un enorme calo, con conseguente variazione sfavorevole del budget di oltre il 65%.

Sebbene Rachel non sia in grado di prevedere la pandemia di COVID-19, sta affrontando un aumento delle entrate nel prossimo futuro perché le esigenze dei suoi clienti sono cambiate.

Il cambiamento delle esigenze dei clienti di solito non è così drastico come affrontare una pandemia. Ma è importante rivalutare frequentemente i prodotti e i servizi che vendi per essere sicuro che soddisfino ancora le esigenze dei tuoi clienti.

Come monitorare e analizzare gli scostamenti di budget

È facile monitorare le variazioni di budget. Qualsiasi applicazione software di contabilità che includa anche il budget di base sarà in grado di fornirti un budget rispetto a un rapporto effettivo. Se gli scostamenti sono numerosi, può anche essere utile creare un budget rivisto per il saldo del tuo anno fiscale.

Esegui regolarmente un budget per generare rapporti effettivi

Tieniti aggiornato sulle variazioni di budget può aiutarti a individuare possibili tendenze, nonché potenziali punti problematici. Se esegui questo rapporto solo una volta all'anno, perdi l'opportunità di essere proattivo su eventuali variazioni perché è meglio esaminarle man mano che si verificano piuttosto che a fine anno. Assicurati che il tuo rapporto mostri gli scostamenti positivi e negativi sia in termini di importo in dollari sia in percentuale.

Cerca il "perché" dietro la varianza

Se non hai raggiunto le entrate previste, devi chiedere perché. Se le tue spese sono il doppio di quanto avevi preventivato, devi trovare il motivo della varianza. Si presume che il budget iniziale sia stato preparato utilizzando dati di riferimento accurati e che le entrate siano state stimate in base al rendimento passato. Se è vero, sta a te trovare la causa dietro la varianza.

Valuta la possibilità di modificare il tuo budget

L'adeguamento dei budget a metà anno è un evento comune, in particolare se si rileva che entrate e spese differiscono notevolmente dai totali previsti. Se la variazione si è verificata solo una volta, probabilmente non devi preoccuparti di rivedere il tuo budget, ma se sembra essere un problema più permanente, è meglio apportare alcune modifiche.

Come utilizzare l'analisi della varianza del budget per le previsioni future

Le variazioni di budget possono fornire molte informazioni preziose sulla preparazione del prossimo budget. Guarda dove eri perfetto e dove le tue varianze erano piuttosto elevate e dedica un po' di tempo ad analizzare entrambi i risultati per vedere cosa c'era dietro.

Tieni presente che una varianza sfavorevole che è fuori dal tuo controllo richiede meno azione di una semplicemente imprecisa. Ad esempio, se il tuo fornitore interrompe improvvisamente l'attività, l'effetto a catena di tale atto può devastare il tuo budget, incluso un calo delle entrate dovuto agli ordini arretrati o un aumento dei costi dovuto all'utilizzo di un nuovo fornitore.

Con meno entrate e spese maggiori, il tuo budget ne risentirà seriamente. A questo punto, potrebbe essere una buona idea creare un budget rivisto che rifletta accuratamente l'aumento dei costi e le minori entrate.

Tuttavia, se le tue variazioni sono un problema occasionale, è meglio continuare a monitorare il tuo budget ma rinunciare alle revisioni a meno che non sorgano altri problemi.

Le variazioni di budget sono fondamentali per le prestazioni dell'azienda

In un modo o nell'altro, operiamo tutti con un budget limitato. Ad esempio, se guadagni $ 30.000, probabilmente non acquisterai una casa da un milione di dollari. Lo stesso principio vale per le imprese. Nessuna azienda che guadagna $ 30.000 acquisterà un impianto di produzione per $ 2,1 milioni. Ecco perché i budget sono così importanti e devono essere accurati.

Ogni giorno, le decisioni aziendali vengono prese in base al budget di un'azienda e le ripercussioni di agire in base a numeri errati possono essere fatali, in particolare per le piccole imprese con risorse limitate su cui fare affidamento. Ad esempio, se il budget di un progetto si esaurisce, potrebbe costarti migliaia di dollari.

Prenditi il ​​tempo necessario per creare un budget basato sui fatti e sulle prestazioni passate e resisti all'impulso di essere troppo ottimista (o pessimista) sui numeri. Utilizza queste variazioni di budget per creare un budget più accurato per l'anno a venire.