3 migliori pratiche per la registrazione delle spese non in contanti

Tutte le aziende hanno spese non monetarie. Scopri cosa sono le spese non monetarie e come registrarle accuratamente per la tua piccola impresa con questi suggerimenti.

I nuovi imprenditori o quelli nuovi alla contabilità tendono a equiparare le spese alla produzione di cassa, partendo dal presupposto che qualsiasi spesa creata dalla tua attività includerà anche una riduzione della liquidità. Anche se questo è vero se stai utilizzando la contabilità di cassa, se stai utilizzando la contabilità per competenza, una spesa registrata non include sempre una riduzione di cassa.

Per i proprietari di piccole imprese, è probabile che le spese di ammortamento siano il tipo più comune di spesa non in contanti di cui la tua azienda dovrà preoccuparsi. Ricorda che l'ammortamento viene utilizzato per addebitare un costo a un articolo con biglietto di grandi dimensioni durante la sua vita utile, anziché spenderlo al momento dell'acquisto.

L'ammortamento è considerato una spesa non in contanti poiché stai registrando solo la spesa mensile, poiché l'esborso in contanti era già stato registrato quando l'articolo è stato originariamente acquistato.

Panoramica:cosa sono le spese non monetarie?

Le spese non monetarie, a volte note come spese non monetarie, sono qualsiasi spesa registrata nel conto economico che non comporta un esborso di denaro. Le transazioni non monetarie sono sempre rilevate nel conto economico, in quanto incidono direttamente sull'utile netto totale, ma non influiscono sul flusso di cassa.

Ad esempio, la tua azienda acquista un grosso pezzo di attrezzatura per la tua fabbrica. L'attrezzatura è costata $ 5.000, che hai pagato in contanti. Tuttavia, la spesa dell'attrezzatura non è stata registrata al momento dell'acquisto, ma sarà invece ammortizzata in cinque anni. Ecco come registreresti la spesa iniziale, che influirà sul tuo rendiconto finanziario:

	Account	Addebito	Credito
1-11-2020	Immobilizzazioni - Attrezzature	$ 5.000
1-11-2020	Contanti		$ 5.000

Successivamente, dovrai creare un conto di contrassegno per la tua attrezzatura per tenere traccia delle tue spese di ammortamento mensili. Questa spesa verrà registrata ogni mese per i prossimi cinque anni fino a quando l'attrezzatura non sarà completamente ammortizzata o smaltita.

Se utilizzi un software di contabilità, uno dei modi più semplici per essere sicuro che le spese di ammortamento siano registrate correttamente è creare una registrazione prima nota ricorrente, che garantisca che il tuo conto economico sia accurato ogni mese.

	Account	Addebito	Credito
1-11-2020	Spese di ammortamento	$ 83,33
1-11-2020	Fondo ammortamento		$ 83,33

Poiché hai già pagato l'intero articolo al momento dell'acquisto, registrerai solo la spesa dell'articolo ogni mese e non il suo costo.

3 spese non monetarie che la tua azienda può subire

Esistono numerosi tipi di spese non monetarie che la tua azienda potrebbe subire, ma ci sono tre esempi di addebiti non monetari che sono più comunemente sperimentati dalle piccole imprese.

1. Spese di ammortamento

Ogni volta che acquisti un articolo di grande valore per la tua attività, dovrà essere ammortizzato. L'ammortamento, come sopra dettagliato, è l'atto di spesare l'acquisto lungo la vita utile del bene anziché spenderlo tutto in una volta. Poiché hai già speso denaro contante, ma spenderai il bene durante la sua vita utile, la spesa di ammortamento è considerata una spesa non in contanti.

2. Spese di ammortamento

L'ammortamento è simile all'ammortamento ma riguarda beni immateriali come brevetti, diritti d'autore e altri beni che non hanno una presenza fisica ma devono essere spesati durante la loro vita utile. E come una spesa di ammortamento, una spesa di ammortamento è considerata una spesa non monetaria, poiché il bene è già stato pagato.

3. Fondo svalutazione crediti

Se vendi a credito, è probabile che alcuni dei clienti che hanno acquistato prodotti a credito non paghino. Mentre piccoli importi possono essere semplicemente cancellati alla fine dell'anno, importi maggiori dovrebbero essere spesati durante l'anno per tenere conto in modo più accurato dei pagamenti dei clienti che potrebbero non essere pagati. Questo può essere fatto creando un contro-conto che viene utilizzato con il tuo conto clienti.

Ad esempio, Katie gestisce un piccolo negozio di articoli da regalo che di recente ha iniziato a vendere ai clienti a credito. In precedenza, l'importo del suo debito inesigibile era molto piccolo, ma ora vorrebbe un modo più efficace per tenere conto di eventuali crediti inesigibili alla fine dell'anno. Se l'importo tipico dei crediti di Katie fosse $ 18.000, potrebbe stimare che circa il 10% di tale importo potrebbe non essere ricevuto dai suoi clienti. Per registrare tale spesa, deve completare la seguente registrazione prima nota:

	Account	Addebito	Credito
12-1-2020	Spese per debiti inesigibili	$ 1.800
1-12-2020	Indennità per crediti dubbi		$ 1.800

Alla fine dell'anno, quando Katie può determinare meglio la quantità di crediti inesigibili che deve cancellare, può adeguare di conseguenza la sua indennità per crediti dubbi e la sua contabilità clienti. Qualsiasi credito inesigibile che lei ha speso per l'anno sarà considerato una spesa non in contanti perché l'importo viene inserito per ridurre il saldo dei suoi crediti e non influisce direttamente sul suo saldo di cassa.

Esempio di spesa non in contanti

Maria possiede una piccola casa editrice. Uno dei suoi concorrenti sta cessando l'attività, dando a Maria la possibilità di acquistare i diritti d'autore su diverse pubblicazioni. Maria finisce per acquistare diversi diritti d'autore per $ 10.000 e andrà bene per i prossimi dieci anni.

Per registrare correttamente questo acquisto, Maria dovrà ammortizzare la spesa nei prossimi dieci anni. Il suo primo passo sarebbe registrare l'acquisto iniziale dell'attività immateriale:

	Account	Addebito	Credito
10-1-2020	Beni immateriali - Copyright	$ 12.000
1-10-2020	Contanti		$ 12.000

Dopo la registrazione iniziale dell'acquisto, Maria dovrà ammortizzare la spesa per i diritti d'autore nei prossimi dieci anni. Avrebbe bisogno di creare un conto di contrassegno per registrare la sua spesa di ammortamento e quindi inserire la seguente voce:

	Account	Addebito	Credito
10-1-2020	Spese di ammortamento - Diritti d'autore	$ 100
1-10-2020	Fondo ammortamento - Diritti d'autore		$ 100

Anche in questo caso, come l'ammortamento, una spesa di ammortamento è considerata una spesa non in contanti, poiché la parte in contanti della transazione è già stata correttamente registrata.

3 best practice per la registrazione delle spese non monetarie

Per registrare correttamente le spese non monetarie, tu o il tuo contabile dovete capire esattamente quali sono le spese non monetarie e come dovrebbero essere registrate. Mentre l'ammortamento e l'ammortamento sono due delle spese non monetarie più comuni che i proprietari di piccole imprese dovranno affrontare, ci sono altre spese non monetarie di cui tutti gli imprenditori dovrebbero essere a conoscenza. Seguire queste best practice può essere d'aiuto.

1. Ricordati di registrare le spese non monetarie solo nel tuo conto economico

Le spese come l'ammortamento e le spese di ammortamento devono essere correttamente registrate nel conto economico. Ciò ridurrà il reddito netto e il reddito imponibile netto. Tieni presente che le spese non in contanti non avranno alcun impatto sul tuo rendiconto finanziario, poiché il denaro è già stato contabilizzato al momento dell'acquisto originale.

2. Scopri la differenza tra flusso di cassa e reddito netto

Il flusso di cassa netto e l'utile netto non sono gli stessi. Il flusso di cassa rappresenta la quantità di denaro che fluisce in entrata e in uscita dalla tua attività, mentre l'utile netto indica la quantità di denaro che la tua attività ha guadagnato dopo aver preso in considerazione le entrate e le spese appropriate.

3. Familiarizzare con le spese non in contanti

Mentre l'ammortamento e l'ammortamento sono i tipi più comuni di spese non monetarie che la tua piccola impresa dovrà probabilmente affrontare, ci sono molti altri tipi di spese non monetarie di cui dovresti essere a conoscenza.

• Compensazione basata su azioni
• Guadagni non realizzati
• Perdite non realizzate
• Imposte differite sul reddito
• Svalutazioni di attività
• Accantonamenti per perdite future
• Svalutazioni o oneri patrimoniali

Sebbene la maggior parte delle voci di questo elenco di spese non monetarie abbia maggiori probabilità di incidere sulle imprese pubbliche, le spese non monetarie come le svalutazioni di attività e gli accantonamenti per perdite future possono sicuramente avere un impatto sulle piccole imprese e sulle loro controparti più grandi.

Perché sono importanti le spese non monetarie?

Le spese non sempre indicano una riduzione in contanti. Le spese non monetarie come l'ammortamento riducono il reddito ma non influiscono sul flusso di cassa. Se stai utilizzando la contabilità per competenza per la tua attività, la corretta registrazione delle spese non monetarie è un must per produrre rendiconti finanziari accurati.

È anche importante ricordare che le spese non monetarie incidono solo sul tuo conto economico, dove hanno un impatto diretto sul reddito imponibile della tua attività.