Contabilità e-commerce:best practices da seguire nel 2022

Nel 2020, l'e-commerce statunitense ha mostrato un'immensa crescita del 44%, la più alta degli ultimi due decenni. Quindi la quota delle vendite online sul totale delle vendite al dettaglio è balzata al 21%, un dato abbastanza significativo rispetto al 15,8% del 2019. Molti fattori hanno indotto questa crescita, di cui la pandemia e il suo impatto sul comportamento dei consumatori sono stati i maggiori contributori. Molte attività esistenti hanno dovuto passare al modello di e-commerce per rimanere a galla e in futuro continueranno ad apparire altre attività di e-commerce, conquistando gradualmente il posto della classica vendita al dettaglio.

Pertanto, la domanda di contabilità per l'e-commerce non farà che aumentare, poiché l'e-commerce sembra diventare una tendenza a lungo termine che né gli imprenditori né i contabili possono ignorare.

In questo articolo, voglio dare un'occhiata più da vicino alle peculiarità della contabilità dell'e-commerce e condividere alcune delle migliori pratiche contabili da considerare nel panorama mutevole del business dell'e-commerce.

Nota: inoltre, controlla il nostro articolo sull'importanza di una corretta SEO per l'e-commerce per aumentare le vendite online.

Contenuti:

1. Panoramica modificata dell'attività di e-commerce

2. Cos'è la contabilità e-commerce?

3. In che modo la contabilità e-commerce differisce dalla contabilità tradizionale?

4. Sfide della contabilità e-commerce

5. Best practice per la contabilità dell'e-commerce

Cambiamento del panorama dell'attività di e-commerce

Senza dubbio, lo scoppio del COVID-19 e la crisi che ne è seguita hanno cambiato il panorama del business dell'e-commerce. E pur parlando di cambiamento, spesso si intende l'aumento della quantità dei business online, spesso trascuriamo i cambiamenti qualitativi che sono intervenuti. Quali sono questi cambiamenti?

Bene, per prima cosa, parliamo un po' del motivo per cui il cambiamento è avvenuto.

La pandemia ha cambiato drasticamente la vita delle persone in molti ambiti, compreso l'acquisto di beni o servizi. L'autoisolamento, il distanziamento sociale e altre misure di confinamento hanno indotto i clienti a cercare modi sicuri e convenienti per acquistare. Ed è qui che l'online è diventata la risposta alle loro esigenze, dando loro accesso a una varietà di prodotti e servizi disponibili per l'acquisto senza uscire di casa. Inoltre, la domanda online è cambiata drasticamente per comprendere prodotti e servizi che tradizionalmente utilizzavano l'acquisto offline, come beni di prima necessità o di consumo, medicinali, cosmetici, libri e molti altri. Inoltre, il pubblico online si è esteso per includere nuovi segmenti e gruppi di consumatori che in precedenza avevano una rappresentanza online piuttosto bassa.

Quindi eccoli qui, i cambiamenti qualitativi:abitudini di acquisto, domanda online e pubblico. Complessivamente, hanno stimolato il grande passaggio all'online per molte aziende (in precedenza fisiche) e la comparsa di nuove aziende con un modello puramente online o di e-commerce, poiché le aziende hanno dovuto adattarsi al panorama in evoluzione e trovare nuovi mezzi per rispondere ai clienti necessità. Ma anche gli imprenditori hanno dovuto affrontare la necessità di rivedere le loro pratiche di gestione, compreso l'approccio alla contabilità.

Cos'è la contabilità e-commerce?

Per definizione, contabilità e-commerce è il modo di raccogliere, analizzare, organizzare e riportare dati finanziari, come transazioni commerciali, risorse, ecc., per un'attività di e-commerce. Le informazioni che gli imprenditori ottengono dalla contabilità dovrebbero fornire loro un quadro chiaro delle finanze aziendali, delle fonti di profitti e perdite e altre informazioni preziose, sulla base delle quali possono prendere decisioni informate su budget, crescita, raccolta fondi e molti altri.

In che modo la contabilità e-commerce differisce dalla contabilità tradizionale?

Sebbene la definizione di contabilità e-commerce sembri piuttosto tradizionale, alcune peculiarità che derivano dalla natura di un'attività di e-commerce lo rendono diverso dalla contabilità tradizionale. Prima di tutto, di solito si tratta di volumi più elevati di transazioni da raccogliere ed elaborare. Quindi, il numero di canali di vendita da cui le aziende di e-commerce ricevono pagamenti e sono necessari i dati sulle transazioni di tutti loro consolidati nei libri. Ci sono anche alcuni aspetti da monitorare unici per le attività di e-commerce, come l'inventario o il costo delle merci, ecc.

Tutto ciò rende la contabilità dell'e-commerce un processo molto più complicato che richiede un approccio diverso e un maggiore investimento di tempo e sforzi per evitare le sfide che contabili e imprenditori potrebbero dover affrontare nella gestione dei libri contabili.

Sfide della contabilità e-commerce

Come accennato in precedenza, ci sono sfide specifiche per la contabilità dell'e-commerce che gli imprenditori o i contabili dell'e-commerce devono considerare e sapere come affrontarle. Questi includono errori di immissione dei dati, responsabilità dell'imposta sulle vendite, gestione di rimborsi o storni di addebito, gestione delle commissioni di elaborazione dei pagamenti e gestione dell'inventario. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di essi.

Errori di immissione dei dati

A meno che tu non stia vendendo qualcosa di super particolare o esclusivo, come le opere d'arte dei delfini o i cappelli lavorati a maglia di lana di bue grugnito fatti a mano dai monaci tibetani (e probabilmente, lo fai solo per farti piacere), devi importare un sacco di dati sulle transazioni nella contabilità. Spesso, questi dati provengono da più canali, come processori di pagamento o piattaforme di e-commerce, che un'azienda di e-commerce utilizza per le vendite. L'inserimento manuale di questi dati è altamente soggetto a errori e c'è anche il rischio di perdita di dati (tralasciando che l'inserimento manuale di migliaia di transazioni è un puro dolore al collo per un contabile, giorni di dolore). Di conseguenza libri imprecisi e, di conseguenza, rendicontazione errata, dichiarazione dei redditi, conciliazione fallita (e tutti quegli incubi che puoi immaginare).

Imposta sulle vendite

L'imposta sulle vendite è un'altra grande sfida per le aziende di e-commerce. A causa delle regolari modifiche e aggiornamenti introdotti dalle autorità fiscali, rimane una delle tasse più complicate a cui sono soggette le aziende di e-commerce.

Le condizioni e le tariffe dipendono fortemente da dove un'azienda ha il suo nesso, in altre parole, la sua presenza. Per le attività fisiche è abbastanza chiaro, nel senso che devono denunciare e pagare alle autorità fiscali dello stato in cui si trovano (presenza fisica o nesso fisico ). Ma per un'attività di e-commerce, che potrebbe non avere alcuna rappresentazione fisica, di solito si parla di nesso economico . Fondamentalmente, il nesso economico si riferisce alle soglie di fatturato o volume delle vendite (o entrambe) stabilite da uno stato. Queste soglie (così come le aliquote dell'imposta sulle vendite) possono variare da stato a stato.

Quindi, se vendi interstatali, complica notevolmente la tua contabilità, poiché devi applicare le tasse corrette alle vendite e anche segnalarle e pagarle negli stati giusti (tenendo presente che alcune piattaforme di e-commerce lo fanno per te)

Gestione di rimborsi e chargeback

I rimborsi e gli storni di addebito sono un aspetto normale della gestione di un'attività di e-commerce. Sono inevitabili, poiché gli articoli acquistati potrebbero non adattarsi, essere danneggiati durante la consegna, non funzionare a causa del deterioramento e per molti altri motivi. E a meno che un'azienda non si preoccupi della fedeltà dei clienti, è una delle migliori pratiche di e-commerce avere una politica di restituzione delle piccole imprese. Quindi è fondamentale registrare accuratamente i rimborsi nella contabilità per non rovinare i libri contabili.

Allo stesso tempo, può essere impegnativo e dispendioso in termini di tempo, poiché la vendita e il rimborso potrebbero avvenire in periodi diversi e non tutti i sistemi di pagamento forniscono i dettagli sugli importi del rimborso (ad esempio Articolo Stripe em> ), in modo da poter cercare manualmente la vendita corrispondente e applicarvi il rimborso.

Gestire le commissioni di elaborazione dei pagamenti

Per ogni pagamento che ricevi tramite un gateway di pagamento o una piattaforma di e-commerce, il servizio può addebitarti una commissione, solitamente nota come commissione del processore. Tali commissioni dovrebbero essere registrate correttamente nella tua contabilità in modo che tu possa capire l'importo reale guadagnato dalla vendita di questo o quell'oggetto. Gli importi delle commissioni possono variare da piattaforma a piattaforma. Inoltre, possono variare a seconda dei volumi di pagamento che stai elaborando tramite questa o quella piattaforma e persino dalle categorie di prodotti che stai vendendo.

Gestione dell'inventario

Per un'attività di e-commerce, è fondamentale gestire correttamente l'inventario e rifletterlo correttamente nella contabilità. Senza di essa, sarà quasi impossibile controllare i flussi di cassa aziendali, pianificare i budget, effettuare ordini di fornitura tempestivi, ecc. Inoltre, la gestione dell'inventario nel modo giusto aiuta le aziende di e-commerce a evitare cose come l'eccesso di scorte o l'esaurimento delle merci in magazzino, il che può influire negativamente influenzare le vendite.

Il monitoraggio dell'inventario può essere impegnativo e comporta il monitoraggio regolare delle modifiche all'inventario (soprattutto quando si verificano rimborsi). E la vendita attraverso più canali complica solo le cose.

Best practice per la contabilità dell'e-commerce

Di seguito, ho raccolto alcune delle migliori pratiche contabili che potrebbero aiutare a soddisfare le esigenze peculiari delle aziende di e-commerce.

Una nota. Vedrai che alcuni suggeriscono di utilizzare un software di automazione della contabilità. Ma non c'è da meravigliarsi, poiché l'uso del software rimane tra i migliori consigli sull'efficienza contabile già da molto tempo. È difficile sopravvalutare il valore che il software di contabilità fornisce sia agli imprenditori che ai contabili. Svolgendo una parte significativa delle attività contabili, aiuta a fare i libri in modo più accurato ed efficiente.

Quindi, veniamo subito alle best practice.

• Integra tutte le tue fonti di pagamento con il software di contabilità;
• Indica quanti più dettagli necessari possibili;
• Assicurati di applicare correttamente le imposte sulle vendite alle tue vendite;
• Utilizza al meglio le possibilità di reporting del tuo software di contabilità;
• Riconciliati regolarmente.

Conclusione

Oggi, la domanda nella contabilità dell'e-commerce è più alta che mai, poiché sempre più aziende passano al modello di e-commerce per adattarsi al mutato comportamento di acquisto e soddisfare in modo efficiente le esigenze dei clienti in un processo di acquisto più sicuro e conveniente. Ma è fondamentale comprendere le peculiarità e le sfide della contabilità dell'e-commerce che derivano dalla natura dell'attività di e-commerce e provvedere ad esse.

L'uso del software di automazione della contabilità è una delle migliori pratiche per i contabili e gli imprenditori di e-commerce. Può aiutare ad affrontare in modo efficiente queste sfide, portando la contabilità a un nuovo livello con accuratezza, rapporti migliori, riconciliazioni più rapide e semplici e migliora drasticamente i flussi di lavoro contabili.