Una guida indolore alla contabilità e-commerce

Quando chiedi a un imprenditore di e-commerce, qual è la parte meno preferita del suo lavoro, la maggior parte dirà "contabilità".

(Se sei quella gemma rara che ama la contabilità, dai il cinque virtuale!)

Eppure il 41% dei proprietari di piccole imprese gestisce i propri libri senza alcun aiuto.

Fonte:OnPay

Ma ecco il problema:man mano che la tua attività di e-commerce cresce, le tue finanze diventeranno più complicate. Vendite, resi, pagamenti dei fornitori, commissioni bancarie:tutti i movimenti di denaro in entrata e in uscita dovranno essere classificati, analizzati e quindi segnalati correttamente alle autorità fiscali.

Senza sistemi contabili adeguati, puoi essere rapidamente sopraffatto da tutti i dati finanziari con cui ti trovi.

Inoltre, aggiungilo al fatto che:

Il 19% di coloro che si sono percepiti come dotati di un'alfabetizzazione finanziaria elevata sono alfabetizzati finanziariamente.

Non intendiamo scoraggiarti dal fare la tua contabilità con quei dati.

Ma vogliamo davvero ottenere la tua piena attenzione. Perché la contabilità è importante. Ma imparare ad amarlo è difficile. In questa guida spieghiamo tutto ciò che devi sapere sulla contabilità e-commerce senza alcun timore.

Contabilità e-commerce vs contabilità:qual è la differenza?

Partiamo dalle basi e ricapitoliamo chi è chi in ambito contabile.

La contabilità è la pratica contabile di base per mantenere una registrazione ordinata di documenti e transazioni finanziarie. Lo scopo di questa pratica è descrivere e organizzare lo stato delle tue finanze.

Le principali attività di contabilità includono:

• Categorizzazione delle transazioni.
• Fatturazione.
• Riconciliazione account.
• Preparazione bilanci.
• Gestione buste paga.
• Gestione debiti e crediti contabili.

La contabilità è una pratica di analisi di tutti i registri finanziari, prodotti dal contabile, per creare rapporti finanziari, modelli e previsioni. In modo che tu possa capire il livello attuale delle tue finanze e pianificare il futuro.

Le principali attività contabili includono:

• Preparazione di voci rettificate.
• Verifica delle informazioni finanziarie.
• Pianificazione e rendicontazione fiscale.
• Previsioni finanziarie e analisi dei rischi.
• Preparazione di bilanci, report e modelli.

Lo scopo della contabilità è fornirti le conoscenze finanziarie per prendere decisioni aziendali più intelligenti.

I 2 tipi di contabilità per la tua attività di e-commerce

La sistematizzazione è essenziale nella contabilità. Per mantenere organizzati i dati finanziari del tuo e-commerce, puoi utilizzare uno dei due tipi di sistemi di contabilità più diffusi.

1. Contabilità di cassa.

Quando si utilizza il metodo di contabilità in contanti, si aggiunge un nuovo record ogni volta che il denaro arriva sul conto bancario o lo lascia come spesa. In questo modo i tuoi libri rispecchiano tutte le informazioni transazionali, memorizzate nei tuoi metodi di pagamento e conti bancari.

Ecco un rapido esempio di registrazione contabile in base di cassa:

Reddito bisettimanale: $ 615 

La contabilità in contanti è una scelta "di avviamento" per la maggior parte delle piccole imprese di e-commerce. Perché è un sistema semplice da mantenere:devi semplicemente segnalare tutti i movimenti di denaro mentre accadono. Inoltre, sai sempre quanti contanti hai a disposizione in questo momento.

Un altro vantaggio della contabilità in contanti è questo:quando si dichiarano le tasse aziendali alla fine dell'anno, non sarà necessario pagare le imposte sul reddito sui pagamenti che non hai ancora ricevuto. Quindi la tua bolletta fiscale può essere più piccola.

La contabilità di cassa funziona per:

• Piccoli venditori di e-commerce.
• Aziende di produttori.
• Negozi di prodotti su richiesta.
• Negozi Amazon Logistica di Amazon.
• Operazioni di dropshipping.

Tuttavia, questo metodo di contabilità non è la scelta migliore per le operazioni di e-commerce più grandi poiché non riconosce i futuri crediti e debiti.

Per questo motivo, evita la contabilità in contanti se:

• Gestire un'attività di e-commerce con livelli di scorte elevati e più fornitori.
• Pianifica di richiedere un finanziamento o ottenere un prestito per la tua attività.
• Vuoi coinvolgere i revisori dei conti e ottenere rendiconti finanziari sottoposti a revisione.

2. Metodo di maturazione.

La contabilità per competenza, al contrario, ti chiede di registrare ogni vendita o spesa una volta avvenuta, indipendentemente da quando il denaro raggiunge (o lascia) il tuo conto bancario.

Diamo un'occhiata al suo record di esempio:

Reddito bisettimanale: $ 6.600

L'azienda ha guadagnato $ 2.500 nelle vendite online. Quei soldi sono già finiti sul conto in banca. Ma quell'assegno più grande da $ 5.000 non è ancora stato cancellato e dovrebbe arrivare nella settimana 3. Lo stesso vale per le spese:le spese di spedizione sono state pagate immediatamente. Ma il pagamento dell'appaltatore è dovuto il mese prossimo, il che significa che fino ad allora $ 800 rimarranno sul conto bancario.

La contabilità per competenza è spesso conosciuta come il metodo di contabilità tradizionale in quanto è il sistema utilizzato dalla maggior parte degli istituti finanziari. Pensa a istituti di credito, revisori dei conti, investitori, pianificatori fiscali o chiunque altro sia interessato a conoscere lo stato delle finanze della tua azienda.

In apparenza, la contabilità per competenza sembra più confusa della contabilità di cassa. Devi pensare ai soldi che non hai ancora guadagnato (crediti sul conto) e sottrarre i costi che devi ancora sostenere (debiti sul conto).

Ma una volta superato questo, questo sistema contabile inizia ad avere più senso. Dal momento che fornisce una rappresentazione più realistica del reddito della tua attività ogni mese. Inoltre, ti consente di fare proiezioni finanziarie più accurate tenendo conto dei tuoi obblighi finanziari presenti e futuri.

Lo svantaggio della contabilità per competenza, tuttavia, è che questo modo di tenere i registri sposta l'attenzione da quanti soldi hai a quanti soldi muovi. Contando in pagamenti/spese future, la contabilità per competenza può far sembrare le tue operazioni più redditizie di quanto non siano in realtà. Quindi dovrai tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

Dovresti passare alla contabilità per competenza come imprenditore di e-commerce?

La risposta breve è:sì. Dovrai adottare questo sistema contabile come scala delle tue operazioni. Il metodo in contanti per la dichiarazione dei redditi è consentito solo per le società con una crescita media annua di entrate pari o inferiore a $ 5 milioni.

Cosa ti serve per iniziare a fare la contabilità per il tuo negozio e-commerce

Indipendentemente dal sistema di contabilità utilizzato per primo, devi avere tre cose pronte:

1. Codice fiscale aziendale.

Se operi come una società o una partnership, dovrai richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) all'IRS. È un identificatore univoco a 9 cifre della tua attività da utilizzare in tutti i tuoi documenti fiscali. Puoi richiederlo online e riceverlo immediatamente via e-mail. Le ditte individuali possono utilizzare il loro numero di previdenza sociale (SSN) per lo stesso scopo.

2. Conto bancario aziendale.

Tenere separati i tuoi affari e le tue finanze personali è la prima regola d'oro della contabilità. Apri un conto bancario aziendale dedicato per il tuo negozio di e-commerce. Configura le versioni aziendali delle app di pagamento più diffuse (ad es. PayPal). E assicurati di non spendere soldi dal tuo account aziendale per le tue esigenze personali (a meno che non si qualifichino come spese aziendali deducibili).

D'altra parte, puoi spendere soldi dal tuo conto personale per coprire le tue spese aziendali. Puoi quindi rivendicarli come spese "di tasca propria". Ancora una volta, questa dovrebbe essere una spesa aziendale ragionevole. Oppure rischierai domande normative.

3. Software di contabilità.

Le app di contabilità e i servizi online possono farti risparmiare un sacco di tempo nella registrazione delle vendite, nella gestione delle spese, nella generazione di report e in altre attività di contabilità. Ecco perché il 50% delle piccole imprese li utilizza.

Fonte:OnPay 

Le app di contabilità più popolari per i piccoli negozi di e-commerce sono:

• FreshBooks.
• QuickBooks online.
• Xero.
• Onda.
• Kashoo.
• Saggio.

5 importanti attività di contabilità e-commerce con cui iniziare

Con tutti gli strumenti in fila, diamo un'occhiata alle principali attività contabili che dovrai svolgere su base settimanale/mensile:

1. Categorizza tutte le transazioni.
2. Mantieni un budget aziendale.
3. Rimani aggiornato con le tasse.
4. Distinguere tra resi e chargeback.
5. Esercitati a tenere registrazioni accurate.

Essere diligenti con ciascuno di loro ti aiuterà a capire il tuo flusso di cassa e a prepararti per la stagione fiscale.

Categorizza tutte le tue transazioni

La categorizzazione delle transazioni è la pratica di base della contabilità dell'e-commerce. Dovresti contrassegnare ogni transazione sul tuo rendiconto finanziario come entrata o uscita. La maggior parte delle app di contabilità ordina automaticamente le transazioni per te, quindi dovresti semplicemente esaminarle e assegnare categorie extra corrette (ad es. stipendio, marketing, resi, ecc.).

Classificare le tue transazioni ti aiuta a stimare il tuo:

• Spese regolari e una tantum
• Entrate mensili

Puoi quindi utilizzare queste cifre per valutare il conto economico della tua attività online, pianificare le tue tasse e creare un budget aziendale.

Mantieni il budget aziendale

Un budget aziendale è un conteggio di tutte le tue spese aziendali e altri obblighi finanziari, accuratamente riassunti e sommati alle tue entrate regolari. Il numero totale ti dice di quanti soldi hai bisogno per raggiungere il pareggio o realizzare un profitto.

L'obiettivo di un budget è aiutarti:

• Controlla i tuoi schemi di flusso di cassa.
• Rimani aggiornato su tutte le spese ricorrenti e non pianificate.
• Sapere quando concedersi il lusso e quando pedalare.
• Metti da parte un po' di reddito per il giorno di pioggia (e tasse).
• Evita o riduci i debiti commerciali.
• Rimani concentrato su obiettivi finanziari a lungo termine.

Considerando che il 2020 è stato un anno difficile per le piccole imprese di e-commerce, il budget può essere una buona pratica da seguire e rispettare. Ecco come:

1. Rivedi il tuo flusso di cassa.

Per pianificare in modo efficace, devi sapere quando e dove vanno a finire i tuoi soldi e quanto arrivano regolarmente.

Registra prima le tue spese poiché la maggior parte di queste sarà ricorrente. Nota quanto spendi per:

• Acquisti di inventario.
• Pagamenti del fornitore.
• Stipendi dei dipendenti/subappaltatori.
• Imballaggio e gestione.
• Affrancatura e spedizione.
• Costi di elaborazione dei pagamenti.
• Banca commerciale.
• Software, app, abbonamenti.
• Hosting di siti web.
• Pubblicità.
• Tasse.
• Rimborsi/restituzioni.

Quindi considera le spese una tantum (non) pianificate. Il numero totale che otterrai è il tuo budget di base, una somma di cui hai bisogno per raggiungere il pareggio ogni mese.

Poiché i volumi di vendita dell'e-commerce possono variare a zig zag a causa delle fluttuazioni dei prezzi, dei cambiamenti della domanda, della stagionalità e di altre condizioni di mercato, i tuoi ricavi possono fluttuare. Quindi potresti finire per avere mesi di flusso di cassa negativo, ovvero quando hai guadagnato meno di quanto hai speso.

Questo è un altro motivo per avere un budget e mettere da parte delle entrate extra.

2. Crea un calcolatore di budget settimanale.

Per mantenere un flusso di cassa positivo, soprattutto nelle prime fasi di crescita, è necessario essere consapevoli di ogni centesimo speso.

Un modo per farlo è creare "tasche di denaro" separate per diverse categorie di spesa settimanale e aggiornarle regolarmente. In questo modo saprai esattamente quanto hai speso e potrai ridurre quelli non essenziali durante la prossima settimana.

Puoi tenere un foglio di calcolo simile in cui elenchi tutte le tue spese e le entrate settimanali per stimare le dinamiche del tuo flusso di cassa:

Rimani aggiornato con le tasse

I proprietari di attività di e-commerce hanno due categorie di tasse a cui pensare:le tasse sul reddito delle imprese e le tasse sulle vendite.

La gestione delle imposte sulle vendite può essere difficile poiché è necessario tenere conto di entrambi:

• Imposte statali sulle vendite (riscosse in 45 stati e nel Distretto di Columbia).
• Imposte locali sulle vendite (riscosse in 38 stati).

Fonte:Tax Foundation

1. Assicurati che le tue aliquote fiscali siano corrette per i clienti.

A seconda della piattaforma di e-commerce che stai utilizzando per il tuo negozio, puoi aggiungere manualmente tutte le imposte sulle vendite al modulo di pagamento o farle calcolare automaticamente, in base all'indirizzo di spedizione dei clienti. La seconda opzione è meno soggetta a errori.

2. Paga le tasse aziendali trimestrali stimate.

Tutte le aziende di e-commerce che potrebbero dover pagare più di $ 1.000 di tasse entro la fine dell'anno dovrebbero effettuare pagamenti fiscali trimestrali stimati. L'IRS calcola le tue quote in base all'ultimo reso e prevede il pagamento in base al calendario.

3. Presentare le imposte sulle vendite.

Devi mantenere registrazioni chiare che hai riscosso l'imposta sulle vendite per ogni fattura cliente. Tutti questi record dovranno essere compilati presso la giurisdizione fiscale locale in base alla data di scadenza. La frequenza di riempimento varia da stato a stato, ma in genere è entro la metà o la fine di ogni mese.

Distinguere tra resi e storni di addebito

I resi e gli storni di addebito dei clienti sono due diversi tipi di spese che richiedono una registrazione separata.

1. Reso in negozio.

I negozi di e-commerce possono avere una o più politiche di reso e questo dovrebbe riflettersi nella tua contabilità:

• Credito negozio: Registra la transazione originale come spesa e aggiungila all'elenco dei fornitori.
• Rimborso completo: Una volta che il prodotto ti arriva, classifica la transazione di rimborso in "Resi e indennità" e sottraila direttamente per le tue entrate.

2. Memorizza lo storno di addebito.

Gli storni di addebito si verificano quando un cliente contesta una transazione con la propria banca sostenendo che era fraudolenta. Purtroppo, tale "frode amichevole" rappresenta dal 40% all'80% di tutte le perdite per frode tra gli e-tailer.

Classifica tutti gli storni di addebito come "Resi e indennità". Inoltre, se lo storno di addebito includeva un costo aggiuntivo, contrassegnalo come una spesa aziendale.

Esercitati a tenere registrazioni accurate per il tuo negozio e-commerce

La contabilità è l'arte di mantenere registri finanziari che raccontano una storia finanziaria completa della tua attività (per te stesso e per chiunque altro chieda).

Dal momento che stai autodenunciando i tuoi dati finanziari e fiscali alle autorità, devi mantenere la prova di tutte le tue affermazioni. Ciò significa che dovresti archiviare i seguenti record per la tua contabilità aziendale di e-commerce:

• Scontrini, bollette e fatture.
• Assegni annullati e rimbalzati.
• Dichiarazioni fiscali precedenti.
• Moduli W2 e 1099.
• Conto bancario, estratti conto della carta di debito/credito.
• Estratti conto da portafogli di pagamento online.
• Registri delle entrate dalla tua piattaforma di e-commerce come BigCommerce.

Tutti questi registri dovrebbero essere conservati per almeno 3 anni.

Sembra molto? Bene, è meglio pagare un extra per l'archiviazione nel cloud, quindi rischiare possibili multe se non riesci a eseguire il backup dei tuoi crediti finanziari durante un audit.

3 Best practice per la contabilità rapida da ricordare

Svolgere queste cinque attività di contabilità per il tuo negozio di e-commerce può essere travolgente, soprattutto quando hai appena iniziato.

Ricorda:non è necessario entrare in modalità guru finanziario e provare a creare fantasiose proiezioni del flusso di cassa o utilizzare formule a più fasi per calcolare il tuo indice di redditività.

Mantieni la tua contabilità semplice e puntuale:

1. Previsione per grandi spese.

Tieni un registro diretto di tutti i debiti in conto regolare, insieme a un foglio di calcolo Excel del budget settimanale. In questo modo saprai sempre le tue quote e potrai lavorare con le entrate rimanenti per far fronte a una spesa maggiore:un nuovo edificio del magazzino, più pubblicità o inventario extra.

2. Metti da parte denaro (e tempo) per le tasse.

La stagione delle tasse può essere frenetica se arrivi con disinvoltura. Un terzo dei proprietari di piccole imprese dedica più di 80 ore (=due settimane lavorative) all'anno alla preparazione delle dichiarazioni dei redditi federali. Il tuo impegno a mantenere registri accurati durante tutto l'anno ripagherà enormemente.

Per quanto riguarda i soldi, metti da parte il 30%-40% del tuo reddito d'impresa per i pagamenti delle tasse di fine anno.

3. Supervisiona la gestione dell'inventario.

Il settore della vendita al dettaglio degli Stati Uniti deve affrontare $ 50 miliardi di perdite all'anno a causa delle scorte immobili. Non sommare questi numeri poiché l'accumulo non necessario di scorte ha un impatto sulla tua liquidità e si rifletterà negativamente su tutte le tue risorse e sui tuoi profitti.

Lo stesso vale per le materie prime:non essere tentato di acquistare in eccesso a meno che tu non sappia che puoi utilizzare tutte le scorte. I costi di archiviazione finiranno per sovraccaricare qualsiasi tipo di sconto all'ingrosso che stai ricevendo.

Per eseguire operazioni snelle, imposta un volume minimo e massimo di inventario che puoi mantenere, in base ai tuoi budget e alle proiezioni del flusso di cassa.

I due problemi di contabilità e-commerce comuni di cui tenere conto

Per migliorare ulteriormente i tuoi account, non lasciarti trascinare dai seguenti comportamenti:

1. In attesa dell'ultimo minuto per rivedere i rendiconti finanziari.

Non rimandare la categorizzazione delle spese fino alla fine del mese o, peggio, alla fine dell'anno di riferimento. Con migliaia di record da vagliare, ti perderai qualcosa di importante. Può essere qualcosa di minore come una detrazione non riscossa. O un'omissione importante che potrebbe richiedere correzioni nelle dichiarazioni dei redditi.

Cosa fare invece: Blocca 2-3 ore al mese quando ti siedi e rivedi tutti i documenti finanziari, li organizzi per categoria e poi esegui una riconciliazione del conto bancario.

2. Errori mancanti (per mancanza di tempo).

Quando fai i tuoi libri in fretta, gli errori si insinuano. Avere errori nei tuoi registri contabili può evitare le tue proiezioni finanziarie e causare perdite finanziarie. Se quelli vengono lasciati incustoditi, possono passare alle tue tasse. Quindi dovrai presentare una dichiarazione dei redditi modificata. Che, ripeto, non è la cosa più divertente da fare.

Cosa fare invece: Automatizza la tua contabilità per prevenire errori e incongruenze manuali. Una volta che hai un budget, assumi un chief financial officer (CFO), CPA (certified public accountant) o un contabile e-commerce interno per aiutarti con la dichiarazione dei redditi.

Conclusione

Non devi essere un contabile certificato per essere al passo con le tue finanze e-commerce.

Con il giusto sistema di contabilità in atto, un'app di contabilità di supporto e un'adeguata diligenza puoi prendere una buona conoscenza della tua contabilità e imparare ad amare la pratica dell'analisi dei tuoi dati finanziari. Soprattutto, quando queste informazioni si traducono in un reddito più elevato!